Si llevas el presupuesto en un documento de Word, el parte de trabajo en una libreta o el contrato de mantenimiento por correo electrónico, cada vez que alguien contacta por una instalación hay que reconstruir el historial a mano o tirar de memoria, deprisa y, muchas veces, mal.

La mayoría de las empresas de climatización no tienen un problema de falta de información, sino de orden. Digitalizar no significa comprar más programas: significa unificar todo el recorrido del trabajo en un único sitio al que cualquier técnico pueda acceder desde el móvil, incluso cuando está fuera de la oficina.

Documentos, fotografías, comentarios e historial de actuaciones deben estar conectados y disponibles para todo el equipo.

Presupuesto, parte de trabajo y factura: todo en el mismo sitio

Todo suele nacer de un presupuesto. Sin embargo, este puede cambiar cuando el cliente pide una unidad de mayor potencia o aparece un desnivel imprevisto en el trazado del conducto. Tener un sistema que permita almacenar esa información y trasladarla posteriormente a los trabajos y las facturas supone ahorrar tiempo y trabajar con más orden.

Un sistema que conecta el presupuesto, el parte de trabajo digital y la factura evita que los cambios se pierdan entre documentos diferentes. El parte, firmado por el cliente desde el móvil del técnico, puede convertirse en la base de la factura o recoger conceptos que ya estaban valorados previamente en el presupuesto.

Gestión de contratos de mantenimiento y avisos recurrentes

Imagina un contrato de mantenimiento de un edificio de 40 viviendas, con dos visitas anuales por vivienda. Sin un sistema que genere los avisos automáticamente, alguien tiene que revisar un Excel todos los meses para comprobar a qué clientes les corresponde una revisión.

El historial de cada vivienda también es importante: qué ocurrió en la vivienda 32, qué problema tuvo hace cinco años la vivienda 44, qué piezas se sustituyeron o qué técnico realizó la última intervención. Un software GMAO permite conservar esta información y consultarla antes de cada visita.

Con frecuencia, el olvido se descubre cuando el cliente llama molesto, no antes. Un contrato bien configurado genera cada aviso de forma automática, facilita la planificación de los trabajos, permite asignar al técnico según su disponibilidad o ruta y deja constancia de la visita en el historial del equipo o de la instalación.

Software para cumplir con lo que exige la ley: RITE y Verifactu

Las instalaciones térmicas de los edificios están reguladas por el RITE, que establece requisitos relacionados con su diseño, instalación, mantenimiento, uso e inspección. Entre otras obligaciones, las instalaciones deben mantenerse conforme a un programa de mantenimiento preventivo adaptado a sus características, potencia y condiciones de uso.

Además, en los casos en los que sea obligatorio suscribir un contrato de mantenimiento, la empresa mantenedora debe emitir anualmente un certificado de mantenimiento. Este documento debe identificar la instalación, la empresa mantenedora y al mantenedor habilitado responsable, además de declarar que la instalación se ha mantenido conforme al Manual de Uso y Mantenimiento y a las exigencias del RITE.

Por otro lado, las entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, incluidos los autónomos, deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027. Puedes consultar todos los detalles en la guía de Vendomia sobre Verifactu para empresas de climatización.

Un software que permita generar y conservar los partes de mantenimiento, preparar el certificado correspondiente y emitir la factura desde la misma información ayuda a cumplir ambas exigencias sin duplicar el trabajo administrativo. Además, utilizar un sistema de facturación adaptado a Verifactu permite mantener la trazabilidad de las facturas y de sus registros.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener un programa de mantenimiento preventivo por escrito?

Sí. El RITE establece que las instalaciones térmicas deben mantenerse conforme a un programa de mantenimiento preventivo. Las operaciones y su periodicidad dependen del uso del edificio, el tipo de equipo, su potencia nominal y las instrucciones del fabricante.

¿Qué diferencia hay entre el certificado de mantenimiento y el parte de trabajo?

El parte de trabajo es un documento operativo y comercial que recoge lo realizado durante una visita concreta: comprobaciones, materiales utilizados, tiempos, incidencias, fotografías y firma del cliente.

El certificado de mantenimiento es un documento reglamentario que debe emitirse anualmente en los casos en los que el RITE obliga a suscribir un contrato de mantenimiento. En la práctica, un parte correctamente estructurado puede aportar buena parte de la información necesaria para preparar ese certificado, aunque ambos documentos tienen finalidades diferentes.

¿Qué pasa si no se emiten los certificados de mantenimiento?

El incumplimiento de las obligaciones de mantenimiento y documentación puede dar lugar a requerimientos, inspecciones o sanciones conforme a la normativa aplicable. Su control corresponde al órgano competente de la comunidad autónoma en la que se encuentre la instalación.

¿Existe un modelo oficial de certificado?

El RITE establece el contenido mínimo que debe incluir el certificado, pero el modelo concreto puede ser determinado por el órgano competente de cada comunidad autónoma.

Vendomia no obliga a cambiar la forma de trabajar de un instalador. Evita que tenga que introducir el mismo dato tres veces: el técnico rellena el parte en la vivienda del cliente, ese parte alimenta el historial del equipo, genera el siguiente aviso de mantenimiento cuando existe un contrato y permite preparar la factura.

Si quieres ver cómo quedarían tus presupuestos, partes y contratos de mantenimiento en un mismo sitio, pide una demo aquí. Te enseñaremos el programa utilizando un caso real de climatización, no una plantilla genérica.