Acuerdo entre una empresa y un cliente para realizar revisiones, inspecciones o tareas de mantenimiento de forma periódica.

Qué es un contrato de mantenimiento

Un contrato de mantenimiento es el acuerdo por el que una empresa se compromete a revisar y mantener una instalación de forma periódica durante un plazo determinado, a cambio de una cuota que puede ser fija, variable o una combinación de ambas.

Qué suele incluir

El núcleo es el calendario de visitas de mantenimiento preventivo, junto con el alcance de las intervenciones correctivas incluidas, si el contrato las cubre. A eso se suman los plazos de respuesta ante avisos o incidencias, lo que normalmente se conoce como SLA. También incluye las condiciones económicas, cuota fija, coste de una intervención adicional, y si los materiales están incluidos o se facturan aparte. Por último, la duración del contrato y cómo se renueva, algo que a veces se pacta con prórroga tácita y a veces requiere renovación expresa cada año.

Tipos habituales de contrato de mantenimiento

Hay tres modelos que se repiten en el sector. El contrato solo preventivo incluye únicamente las revisiones periódicas planificadas, sin cubrir averías. El contrato integral va más allá: mete preventivo y mantenimiento correctivo dentro de la misma cuota, así que la empresa asume el riesgo de las averías a cambio de una tarifa algo más alta. Y luego está la variante de materiales incluidos o excluidos, que determina si el coste de las piezas de recambio entra en la cuota o se factura aparte cada vez que hace falta cambiar algo. En estos casos, llevar un buen control de costes del mantenimiento es clave para saber si el contrato sigue siendo rentable.

Un caso habitual: una comunidad de vecinos firma un contrato solo preventivo para el ascensor, pensando que así ahorra frente al integral. A los ocho meses, el motor falla y la reparación cuesta 1.800 €, facturados por completo aparte porque el contrato nunca cubría correctivo. La comunidad se queja de que "no está incluido en el mantenimiento".

Este tipo de malentendido es tan frecuente que muchas empresas de mantenimiento ya explican la diferencia entre preventivo y correctivo antes de que el cliente firme, no después de la primera avería.

Para evitar este tipo de conflictos, conviene registrar cada visita, revisión o avería mediante partes de trabajo digitales, dejando constancia de qué se ha hecho, qué materiales se han utilizado y si la intervención estaba incluida o no en el contrato.

Cómo gestionar contratos de mantenimiento sin perder el control

Cuando una empresa tiene pocos contratos, puede controlar visitas, avisos y renovaciones de forma manual. Pero cuando aumenta el volumen de clientes, también aumentan las revisiones pendientes, las averías, los materiales utilizados y las intervenciones que hay que facturar aparte.

Por eso, muchas empresas utilizan una GMAO o software de mantenimiento para planificar visitas, registrar partes de trabajo, controlar costes y saber qué incluye exactamente cada contrato.

Preguntas frecuentes sobre el contrato de mantenimiento

¿Un contrato de mantenimiento incluye siempre las averías?
No. Depende del tipo de contrato: unos cubren preventivo y correctivo a la vez, otros solo las revisiones planificadas, facturando aparte cualquier intervención correctiva.

¿Qué pasa si se supera el plazo de respuesta pactado en el contrato?
Depende de las condiciones del SLA acordado, que puede incluir penalizaciones o compensaciones. Pero solo si quedaron pactadas por escrito de antemano.

¿Se puede gestionar un contrato de mantenimiento sin GMAO?
Con pocos contratos, sí. A partir de cierto volumen, controlar plazos, avisos y planificación sin una GMAO o herramienta especializada se vuelve prácticamente imposible de sostener sin que algo se caiga.