Identificador utilizado para agrupar determinadas facturas bajo una secuencia de numeración propia y correlativa.

Qué es una serie de facturación

Una serie de facturación es un identificador que permite agrupar determinadas facturas y asignarles una secuencia de numeración independiente.

La identificación completa de cada factura está formada por su serie, cuando se utilice, y por su número. Por ejemplo, «ALC-125» y «MUR-125» son facturas diferentes porque pertenecen a series distintas.

Cada serie mantiene su propia secuencia correlativa. Esto permite separar la facturación por identidad fiscal, establecimiento, actividad, línea de negocio o tipo de documento sin mezclar las numeraciones.

Utilizar un sistema para a href="https://vendomia.com/funciones/identidades/">gestionar identidades y series de facturación ayuda a mantener correctamente separadas las entidades emisoras, las actividades y las numeraciones correspondientes.

Normativa sobre las series de facturación

La numeración y el uso de las series se regulan principalmente en los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

Toda factura debe incluir un número y, cuando corresponda, una serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.

La normativa permite utilizar series separadas cuando existan razones que lo justifiquen. Entre otros casos, pueden utilizarse cuando:

• La empresa dispone de varios establecimientos desde los que realiza sus operaciones.
• Se desarrollan actividades u operaciones de diferente naturaleza.
• Existen distintas identidades fiscales emisoras.
• Se necesita separar diferentes tipos de documentos.
• Se quiere distinguir la facturación de varias líneas de negocio.

No obstante, existen situaciones en las que utilizar una serie específica no es opcional, sino obligatorio.

Cuándo es obligatorio utilizar series diferentes

Las facturas rectificativas deben emitirse mediante una serie específica e independiente de la utilizada para las facturas ordinarias.

Una factura rectificativa no debe ocupar un número dentro de la serie ordinaria ni sustituir directamente la factura original. Debe mantener su propia identificación y hacer referencia al documento que corrige.

También deben utilizarse series separadas cuando, durante un mismo año natural, una empresa emite facturas completas y facturas simplificadas.

Además, existen otros supuestos específicos previstos por la normativa, como determinadas facturas expedidas por el destinatario de la operación, por terceros o en operaciones sometidas a reglas especiales.

Cuándo puede ser conveniente utilizar varias series

Aunque no siempre sea obligatorio, disponer de varias series puede mejorar el control administrativo y contable de la empresa.

Algunos usos habituales son:

Los identificadores anteriores son solamente ejemplos. La normativa no obliga a utilizar esos prefijos concretos, pero la estructura elegida debe ser clara, coherente y suficientemente diferenciada.

Diferencia entre una identidad fiscal y una serie

Una identidad fiscal determina quién emite la factura. Incluye datos como la razón social, el NIF, el domicilio fiscal y, cuando corresponda, el logotipo y otros datos identificativos.

La serie, en cambio, organiza la numeración de las facturas emitidas por esa identidad.

Si un grupo opera mediante varias sociedades, cada factura debe emitirse con los datos de la entidad que ha realizado realmente la operación. No basta con utilizar una serie distinta si se mantiene una razón social o un NIF incorrectos.

Cada identidad puede tener asociadas una o varias series. Por ejemplo, una sociedad puede utilizar una serie ordinaria, otra rectificativa y otra destinada a una delegación concreta.

Qué debe cumplir una serie de facturación

Una serie debe configurarse y utilizarse de forma que permita identificar cada factura sin ambigüedades.

Entre los requisitos y buenas prácticas principales se encuentran:

• Mantener una numeración correlativa dentro de la serie.
• No repetir la misma combinación de serie y número.
• Utilizar un identificador que permita distinguirla de las demás.
• Aplicar de forma coherente el criterio para el que fue creada.
• No modificar ni reutilizar el número de una factura ya emitida.
• Documentar las anulaciones, incidencias o huecos que puedan producirse.
• Mantener separadas las series que la normativa exige diferenciar.
• Asociar cada serie a la identidad fiscal emisora correcta.

Un sistema para emitir y organizar las facturas debe asignar el siguiente número disponible dentro de la serie seleccionada y evitar duplicidades entre documentos.

Numeración correlativa y huecos en una serie

La normativa exige que la numeración sea correlativa dentro de cada serie. Esto significa que debe seguir una secuencia ordenada y coherente.

No obstante, puede aparecer un hueco como consecuencia de una incidencia técnica, un documento iniciado que finalmente no se emitió o una anulación correctamente registrada.

Un hueco no debe rellenarse creando una factura ficticia ni reutilizando el número de otro documento. La empresa debe identificar la causa y conservar una justificación suficiente.

Tampoco debe eliminarse una factura publicada para que su número pueda utilizarse de nuevo. Si contiene un error, debe corregirse mediante el procedimiento fiscal correspondiente.

Consulta esta guía para corregir una factura ya emitida sin borrar el documento original y manteniendo su trazabilidad.

Reinicio de la numeración al cambiar de año

La numeración puede reiniciarse al comenzar un nuevo ejercicio, pero no es obligatorio hacerlo.

Una empresa puede crear, por ejemplo, la serie «2026-A» y comenzar con el número 1. Al comenzar el ejercicio siguiente, podría abrir la serie «2027-A» y volver a comenzar la numeración.

Otra posibilidad es mantener la misma serie y continuar la numeración de forma ininterrumpida entre ejercicios.

Ambos sistemas pueden ser válidos. Lo importante es que la identificación sea inequívoca, la numeración sea correlativa dentro de cada serie y el criterio se aplique de manera coherente.

Series de facturación y VERI*FACTU

Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación se regulan en el Real Decreto 1007/2023.

Estos sistemas deben generar un registro de facturación por cada factura emitida. El registro incluye, entre otros datos, la serie y el número utilizados para identificar el documento.

La normativa contempla dos modalidades principales de cumplimiento:

Modalidad VERI*FACTU
Los registros de facturación se remiten electrónicamente a la Agencia Tributaria conforme se generan.

Modalidad NO VERI*FACTU
Los registros se conservan en el propio sistema con las medidas de seguridad exigidas y deben poder exportarse o transmitirse cuando los solicite la Administración tributaria.

En ambas modalidades, el programa debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Una factura emitida no debe borrarse ni modificarse directamente para ocultar un error. Las correcciones y anulaciones deben generar los registros correspondientes y conservar la relación con el documento original.

En la modalidad de facturación con VERI*FACTU, Vendomia remite los registros a la Agencia Tributaria manteniendo la identificación formada por la serie y el número de cada factura.

La Agencia Tributaria publica la información oficial sobre los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU, incluidas sus modalidades, requisitos técnicos y plazos de adaptación.

Para ampliar esta información, consulta también esta guía sobre cómo funciona el sistema VERI*FACTU.

Ventajas de gestionar correctamente las series

Disponer de un programa para centralizar la facturación reduce el riesgo de duplicar números, seleccionar una identidad incorrecta o mezclar documentos que deberían pertenecer a series distintas.

Una configuración adecuada permite:

• Identificar rápidamente el tipo de factura.
• Separar distintas sociedades o identidades fiscales.
• Diferenciar delegaciones, establecimientos o puntos de venta.
• Analizar los ingresos de cada actividad o línea de negocio.
• Mantener una serie específica para las rectificativas.
• Evitar duplicados y errores administrativos.
• Facilitar la revisión contable y fiscal.
• Conservar la trazabilidad de las correcciones.

Ejemplo de uso de varias series

Una empresa instaladora dispone de delegaciones en Alicante y Murcia y utiliza las series «ALC» y «MUR» para identificar las facturas gestionadas desde cada establecimiento.

La delegación de Alicante emite las siguientes facturas:

• ALC-101.
• ALC-102.
• ALC-103.

La delegación de Murcia puede tener, al mismo tiempo, las facturas MUR-101, MUR-102 y MUR-103. No existe duplicidad porque cada documento se identifica mediante la combinación de su serie y su número.

Al centralizar la administración, un usuario intenta asignar manualmente el número ALC-103 a una nueva factura. Como esa identificación ya existe, el sistema debe impedir el duplicado y asignar el siguiente número correlativo disponible: ALC-104.

Semanas después, se detecta un error en la factura ALC-102. La empresa no debe borrarla ni sustituir su contenido directamente. Debe emitir una factura rectificativa dentro de su serie específica, por ejemplo, RECT-15, haciendo referencia a ALC-102.

Preguntas frecuentes sobre las series de facturación

¿Es obligatorio utilizar una serie en todas las facturas?
No. Toda factura debe tener un número, pero la serie se utiliza cuando corresponde. Sí existen supuestos en los que una serie específica resulta obligatoria, como las facturas rectificativas.

¿Puedo tener varias series de facturación al mismo tiempo?
Sí. Pueden utilizarse varias series cuando existan razones que lo justifiquen, siempre que cada una mantenga una numeración propia, correlativa y coherente.

¿Puedo utilizar el mismo número en dos series diferentes?
Sí. Por ejemplo, «A-25» y «B-25» son identificaciones distintas. Lo que no debe repetirse es la misma combinación de serie y número.

¿Las facturas rectificativas necesitan una serie propia?
Sí. Deben emitirse mediante una serie específica e independiente de la utilizada para las facturas ordinarias.

¿Las facturas completas y simplificadas pueden compartir serie?
No cuando ambas se expiden durante el mismo año natural. En ese caso, el Reglamento de facturación obliga a utilizar series separadas.

¿Puedo reiniciar la numeración cada año?
S&iacute. Puede abrirse una nueva serie para cada ejercicio, por ejemplo, «2026-A». No es obligatorio reiniciar anualmente, pero el criterio elegido debe aplicarse de forma coherente y permitir identificar cada factura sin ambigüedad.

¿Qué pasa si queda un hueco en la numeración?
Debe comprobarse la causa y conservarse una justificación. No debe crearse una factura ficticia para rellenarlo ni reutilizarse el número de una factura ya emitida.

¿Puedo borrar una factura y utilizar de nuevo su número?
No. Una factura emitida debe conservarse. Si contiene un error, debe corregirse mediante una factura rectificativa o el procedimiento que corresponda, manteniendo la trazabilidad del documento original.

¿Qué diferencia existe entre una identidad fiscal y una serie?
La identidad fiscal determina quién emite la factura e incluye su razón social y NIF. La serie organiza la numeración de las facturas emitidas por esa identidad.

¿Cada sociedad de un grupo debe tener sus propias series?
Cada sociedad debe emitir las facturas con sus propios datos fiscales. Dentro de cada identidad pueden configurarse las series necesarias para organizar sus documentos y actividades.

¿Es obligatorio incluir el año en la serie?
No. Puede incluirse para facilitar la identificación del ejercicio, pero también puede mantenerse una serie continua entre varios años.

¿VERI*FACTU obliga a cambiar las series utilizadas?
No necesariamente. Las obligaciones sustantivas sobre numeración y series siguen procediendo del Reglamento de facturación. El sistema informático debe generar y conservar correctamente los registros asociados a cada factura.

¿La Agencia Tributaria detecta inmediatamente cualquier hueco?
La modalidad VERI*FACTU remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria, pero esto no significa necesariamente que se emita de inmediato un requerimiento por cada salto. La empresa debe mantener en todo caso una numeración coherente y justificar las incidencias.

¿Un programa de facturación evita todos los errores de numeración?
Reduce considerablemente su riesgo al asignar los números de forma automática, pero la empresa debe configurar correctamente las identidades y series y seleccionarla adecuada en cada operación.