Factura simplificada
Documento fiscal que sustituye al antiguo tique y recoge los datos básicos de una venta o servicio en los casos permitidos por la normativa.
Qué es una factura simplificada
Una factura simplificada es un documento fiscal con un contenido más reducido que una factura ordinaria. Sustituye al antiguo tique y puede emitirse en determinados supuestos sin incluir todos los datos del destinatario.
Tiene validez fiscal, siempre que cumpla los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación.
Se utiliza principalmente en ventas al por menor y servicios de importe reducido, donde pedir todos los datos del cliente para cada operación resultaría poco práctico. Aun así, debe numerarse, conservarse y declararse correctamente. Utilizar un programa para emitir y gestionar facturas ayuda a mantener estos documentos organizados y evitar errores administrativos.
En empresas que realizan servicios de mantenimiento y reparaciones puntuales, la factura simplificada puede utilizarse en ventas de material menor o intervenciones urgentes de bajo importe, cuando no se dispone de todos los datos fiscales del cliente en el momento del cobro.
Hasta qué importe se puede emitir
La normativa permite emitir una factura simplificada en los siguientes supuestos:
- Cuando el importe de la operación no exceda de 400 €, IVA incluido.
- Cuando deba emitirse una factura rectificativa, independientemente de su importe.
- En determinadas operaciones expresamente autorizadas por la normativa, cuando su importe no exceda de 3.000 €, IVA incluido.
Entre las operaciones que pueden documentarse mediante una factura simplificada de hasta 3.000 € se encuentran las ventas al por menor, los servicios de hostelería y restauración, el transporte de personas, las peluquerías, los aparcamientos y otras actividades enumeradas expresamente en el Reglamento de Facturación.
Por encima de estos límites, cuando la operación no se encuentre entre los supuestos autorizados, debe emitirse una factura ordinaria con todos los datos exigidos.
Qué debe incluir una factura simplificada
En su forma más básica, una factura simplificada debe incluir los siguientes elementos:
- Número y, cuando corresponda, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
- Fecha de expedición.
- Fecha en la que se realizó la operación o se recibió un pago anticipado, cuando sea diferente de la fecha de expedición.
- NIF y nombre, apellidos, razón o denominación social completa del emisor.
- Identificación de los bienes entregados o de los servicios prestados.
- Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
- Importe total de la operación.
- En las facturas rectificativas, la referencia inequívoca a la factura corregida y a los datos que se modifican.
La mención «Factura simplificada» no es un requisito general obligatorio, aunque es recomendable incluirla para identificar claramente el documento y evitar confundirlo con una factura ordinaria.
Cuando una empresa emite facturas ordinarias y simplificadas durante un mismo año natural, debe utilizar series de facturación separadas para cada tipo de documento.
Si el destinatario necesita deducirse el IVA, debe solicitar que se incluyan también su NIF y su domicilio, y que la cuota de IVA aparezca desglosada por separado.
Cuándo emitir una factura simplificada
El objetivo de la factura simplificada es agilizar la facturación y el cobro en determinadas operaciones sin renunciar a la validez fiscal del documento. Es una opción adecuada cuando:
- Se realiza una venta o un servicio cuyo importe no supera los límites establecidos y no resulta práctico solicitar todos los datos del cliente.
- La operación se produce en un punto de venta o durante una intervención rápida.
- Se realiza alguna de las actividades expresamente autorizadas para emitir facturas simplificadas de hasta 3.000 €.
- Debe corregirse una operación anterior mediante una factura simplificada rectificativa.
Si el cliente necesita utilizar el documento para deducirse el IVA, debe pedir que se incorporen los datos adicionales exigidos. También puede solicitar una factura ordinaria en sustitución o canje de la factura simplificada.
Las facturas simplificadas emitidas mediante un sistema informático sujeto a la normativa de los sistemas de facturación también deben generar sus correspondientes registros de forma íntegra, trazable e inalterable. Además, deben incorporar el código QR y, cuando se utilice la modalidad correspondiente, la indicación del sistema Verifactu.
Preguntas frecuentes sobre las facturas simplificadas
¿Es lo mismo una factura simplificada que un tique?
No exactamente. La factura simplificada sustituyó a los antiguos tiques como documento reconocido por el actual Reglamento de Facturación. Tiene validez fiscal siempre que incluya los datos obligatorios.
¿Puedo deducir el IVA de una factura simplificada?
Sí, siempre que incluya el NIF y el domicilio del destinatario y muestre por separado la cuota de IVA repercutida. Los límites de 400 y 3.000 € determinan en qué operaciones puede emitirse una factura simplificada, pero no son por sí solos el requisito que permite deducir el impuesto.
¿Qué pasa si el cliente pide una factura completa en vez de una simplificada?
El emisor debe facilitar un documento que incluya los datos necesarios para que el destinatario pueda ejercer sus derechos fiscales. Puede completar la factura simplificada con la información adicional exigida o emitir una factura ordinaria en sustitución o canje. Esta nueva factura no tiene la consideración de factura rectificativa.
¿Las facturas simplificadas deben llevar una serie diferente?
Sí, cuando una empresa emite tanto facturas ordinarias como simplificadas durante el mismo año natural, debe utilizar series separadas para cada tipo de documento.
¿Todas las operaciones de hasta 3.000 € pueden documentarse con una factura simplificada?
No. El límite general es de 400 €, IVA incluido. El límite de 3.000 € solo se aplica a determinadas operaciones y sectores expresamente recogidos en el Reglamento de Facturación.
