Presupuesto por administración
Modalidad de contratación en la que el cliente abona los costes reales admitidos de materiales, mano de obra y otros gastos, junto con la remuneración acordada para el contratista.
Qué es el presupuesto por administración
El presupuesto por administración es una modalidad de contratación en la que el cliente paga los costes reales admitidos de la obra, como los materiales, la mano de obra y las subcontratas, junto con la remuneración acordada para el contratista.
A diferencia de un presupuesto cerrado, el importe final no queda fijado por completo antes de comenzar. Se calcula a medida que se ejecutan los trabajos y se conocen los gastos reales del proyecto.
La remuneración del contratista puede consistir en un porcentaje sobre los costes, una cantidad fija, una tarifa por horas o servicios, o una combinación de varios sistemas.
Las condiciones deben establecerse por contrato, indicando qué gastos pueden repercutirse, cómo se calcula la remuneración, qué documentos deben aportarse y qué procedimiento se seguirá para autorizar gastos extraordinarios.
Cómo funciona un presupuesto por administración
El contratista registra los costes directos conforme se producen. Estos pueden incluir los materiales consumidos, las horas de mano de obra, el alquiler de maquinaria y las subcontratas vinculadas específicamente al proyecto.
El acuerdo también debe aclarar si determinados costes indirectos, como la administración, los seguros, los vehículos o los gastos generales de la empresa, están incluidos en la remuneración del contratista o se repercuten mediante una cantidad adicional.
Los materiales pueden justificarse mediante albaranes y facturas de proveedores vinculados a la obra correspondiente.
La mano de obra se documenta mediante partes de trabajo en los que se registran los operarios, las tareas realizadas, las horas empleadas y los materiales utilizados.
Para que esta modalidad resulte transparente, es necesario controlar los costes reales de la obra y mantener cada compra, gasto, hora y subcontrata vinculados al proyecto que los ha generado.
Sobre los costes admitidos se aplica la remuneración pactada para la empresa contratista. Esta remuneración debe cubrir su labor de organización, coordinación, responsabilidad y gestión, además de generar el beneficio previsto.
Las partes pueden acordar liquidaciones semanales, mensuales o por fases para facturar los trabajos realizados, los gastos debidamente justificados y la remuneración correspondiente al contratista.
Qué debe acordarse antes de empezar
Aunque no exista un importe final cerrado, el contrato debe definir con claridad las reglas que se aplicarán durante la ejecución.
Entre otros aspectos, conviene acordar:
- Los trabajos incluidos y el alcance inicial de la obra.
- Los materiales, horas, desplazamientos, subcontratas y otros gastos que pueden repercutirse.
- La tarifa aplicada a la mano de obra.
- La forma de calcular la remuneración del contratista.
- La documentación que se entregará al cliente.
- La frecuencia de las liquidaciones y facturas.
- Los gastos que requieren autorización previa.
- El presupuesto orientativo o el límite máximo de gasto, cuando exista.
Cuándo se utiliza esta modalidad
Se utiliza cuando resulta difícil definir y valorar todo el alcance antes de comenzar. A diferencia del precio alzado, el importe final no queda completamente cerrado desde el inicio.
Puede resultar adecuada en obras con muchas incertidumbres, trabajos de reparación cuyo alcance solo puede conocerse al desmontar un equipo o reformas en edificios antiguos donde existen instalaciones ocultas.
También puede utilizarse cuando el proyecto evoluciona durante la ejecución y el cliente quiere decidir progresivamente qué trabajos se realizan.
Esta modalidad funciona mejor cuando existe transparencia en el registro de costes y una comunicación frecuente entre cliente y contratista. La confianza es importante, pero debe apoyarse siempre en documentación y criterios previamente acordados.
Ejemplo de un presupuesto por administración
Una reforma de una casa antigua comienza con una estimación inicial, pero sin un importe final cerrado porque no se conoce el estado de las instalaciones situadas dentro de las paredes.
Al retirar los revestimientos aparece una instalación eléctrica de los años setenta que debe sustituirse por completo. Este trabajo no podía calcularse con precisión antes de abrir los tabiques.
La empresa informa al cliente del nuevo trabajo, presenta una estimación de los materiales y las horas necesarias y solicita su autorización antes de continuar.
Cada semana, el cliente recibe los albaranes de los materiales, los partes de horas del equipo y el detalle de las subcontratas. De este modo, puede comprobar cómo evoluciona el coste a medida que avanza la obra.
Al finalizar, la liquidación incluye los costes reales debidamente justificados y admitidos conforme al contrato, junto con el porcentaje, la tarifa o la cantidad fija acordada como remuneración del contratista.
Para comprobar que esa remuneración cubre la estructura de la empresa y genera suficiente beneficio, consulta esta guía para calcular el margen real de la obra.
Preguntas frecuentes sobre el presupuesto por administración
¿Qué riesgo tiene el presupuesto por administración para el cliente?
El principal riesgo es que el coste final supere la estimación inicial. Para limitarlo, pueden establecerse presupuestos orientativos, límites de gasto, revisiones periódicas y la obligación de solicitar autorización antes de superar determinadas cantidades.
¿Qué porcentaje de gestión es habitual?
No existe un porcentaje válido para todos los proyectos. La remuneración depende de las funciones asumidas por el contratista, la complejidad de la obra, su duración, los riesgos y los costes que ya estén incluidos. También puede pactarse una cantidad fija, una tarifa o una fórmula mixta.
¿Puede fijarse un límite máximo de gasto?
Sí. Aunque el importe se calcule a partir de los costes reales, puede establecerse un presupuesto orientativo, un límite máximo o un procedimiento de autorización para los gastos que superen una cantidad determinada.
¿El cliente debe aceptar todos los gastos?
No necesariamente. Solo deben repercutirse los gastos incluidos en las condiciones acordadas y correctamente justificados. Los costes extraordinarios o ajenos al alcance inicial pueden requerir la autorización previa del cliente.
¿El presupuesto por administración elimina el margen del contratista?
No. Además de recuperar los costes admitidos, el contratista recibe la remuneración pactada por organizar, coordinar y ejecutar la obra. Esta puede establecerse como porcentaje, cantidad fija, tarifa o combinación de varios sistemas.
¿Es obligatorio entregar al cliente las facturas de los proveedores?
Depende de las condiciones pactadas, pero la modalidad exige suficiente transparencia para justificar los importes repercutidos. El contrato debe establecer qué documentos se entregarán, con qué frecuencia y con qué nivel de detalle.
¿Se puede transformar una obra por administración en un precio cerrado?
Sí. Cuando el alcance ya puede definirse con suficiente precisión, las partes pueden acordar un importe cerrado para los trabajos pendientes. El cambio debe documentarse indicando desde qué momento y sobre qué alcance se aplica.
