En muchas ocasiones, nuestros clientes de reformas y oficios nos preguntan por la diferencia entre los ERP y los CRM. Suelen tener dudas sobre el funcionamiento de cada una de estas herramientas— algunos incluso piensan que se trata de lo mismo.

En realidad, son herramientas para empresas muy diferentes. Ambos son programas de gestión y te ayudan a controlar mejor tu empresa de reformas. Pero su alcance y uso cambian por completo, y están enfocados de forma diferente en un negocio.

En este artículo vamos a definir qué es un ERP, qué es un CRM, y sus diferencias, con ejemplos aplicados al sector de la construcción y las reformas.

¿Qué es un ERP y un CRM, y cómo funcionan?

Los ERP o CRM son herramientas que te ayudan en la gestión de tu empresa. Son herramientas de software pensadas para hacer que el día a día de tu negocio sea más fácil, dándote diferentes herramientas para ello.

ERP significa Enterprise Resource Planning (por sus siglas en inglés), y es una herramienta integral para la planificación de recursos empresariales. Un ERP puede englobar todo el sistema de gestión de una empresa de reformas, y se usa para administrar recursos (personal, materiales, maquinaria) de forma interna.

Un CRM es un Customer Relationship Manager (también en inglés), y su función principal es gestionar tu relación con clientes y prospectos. Los CRM son más especializados porque se enfocan en la actividad diaria con gente externa a tu negocio: sobre todo, en captar obras y hacer seguimiento de presupuestos.

En qué se parecen ERP y CRM

Tanto un CRM como un ERP son herramientas de software. Y aunque es posible tener uno de estos programas instalado en tu ordenador, hoy en día la mayoría de los software de gestión se hospedan en la nube.

A primera vista, un CRM puede parecerse bastante a un ERP. Se podría decir que los CRM son una pieza muy importante de un ERP, enfocándose en la parte de contactos, actividad y calendario.

Dicho de forma simple: un CRM suele ser un componente que viene dentro de un ERP.

Diferencias entre ERP y CRM

Sin embargo, es importante no confundir los términos, ya que tienen un uso completamente diferente. Como hemos dicho antes, los ERP son una herramienta de gestión integral de recursos para las empresas. Y por tanto, van más allá de lo que un CRM puede hacer.

Además de tener funciones típicas de un CRM, un ERP también puede gestionar nóminas, flotas de vehículos, contabilidad... En otras palabras, se trata de un software de back office para mantener el control de toda la empresa.

Puesto que los sistemas ERP abarcan todos los aspectos de un negocio, también son menos especializados.

Un CRM tendrá herramientas muy concretas enfocadas a gestionar tu cartera de clientes: un calendario, envío de correos, o notificaciones de seguimiento de presupuestos. Un ERP, no tanto.

Funciones de un ERP en una empresa de reformas

Entonces, ¿qué es lo que puedo hacer con un ERP?

Cuando se hace una buena implantación, este software de back office te permite intercomunicar los diferentes departamentos de tu empresa —oficina, obra, compras— y gestionar de forma más eficiente tus recursos.

Aquí tienes una lista de los aspectos que podría gestionar un ERP en una empresa de reformas:

• Catálogo de materiales y control de stock
• Visión general de las obras y presupuestos
• Gestión de proyectos y partes de trabajo
• Facturación y contabilidad
• Empleados y nóminas de operarios
• Gestión de activos: furgonetas, maquinaria...
• Almacenamiento de documentación técnica

Ventajas de un ERP

Como puedes ver, un ERP abarca casi todo. Tener una herramienta de este tipo te facilita mover información entre oficina y obra, y así poder crear informes detallados sobre el estado actual de tu empresa.

Si buscas tener un negocio de reformas que crezca hasta tener una plantilla grande (10 operarios o más), tener al menos un ERP sencillo es imprescindible.

No solo porque la gestión de una empresa de ese tamaño empieza a complicarse, sino porque es un sistema de gestión que te ayuda a conseguir mejores resultados.

Gracias a un ERP puedes analizar a detalle lo que ocurre en tu negocio— por ejemplo, podrías sacar información como la siguiente:

• Los clientes que más obra te aportan
• La circulación de stock de materiales en tu almacén
• La productividad de cada cuadrilla u operario
• La evolución de los beneficios por obra

Problemas de un ERP

Ahora bien, no todo son ventajas.

Los sistemas ERP son bastante complejos, ya que mueven mucha información e intentan darle sentido a todo lo que pasa día a día. Tu captación de clientes se comunica con la gestión de proyectos, que a su vez debe estar al tanto de la facturación, y así sucesivamente.

El problema de todo esto es que tu software puede llegar a ser un poco superficial, sin herramientas especializadas para cada parte de tu empresa. Esto depende de la solución concreta que elijas— algunos ERP son más potentes que otros, con el correspondiente incremento en su coste.

Al final, hay que tener en cuenta lo que venimos diciendo: un ERP está pensado para toda la empresa, mientras que un CRM se especializa en los clientes y las ventas.

Funciones de un CRM para captar y gestionar obras

Ahora vamos con los CRM: ¿qué es lo que me aporta un Customer Relationship Manager?

Mientras que un ERP tiene como objetivo centralizar todos los recursos y facilitar la planificación, el CRM te sirve para gestionar tu trato con los clientes y conseguir más obras.

Como hemos dicho antes, un CRM suele ser una parte de un sistema ERP. Pero al estar enfocado únicamente en las ventas, también es más potente y posee muchas más herramientas útiles. En un CRM, es normal que te encuentres con las siguientes funcionalidades:

• Agenda de contactos, con etiquetas y asignación
• Sistema de actividades con eventos, tareas y gestión de reuniones o visitas para medir
• Calendario de eventos con todo lo pendiente
• Gestión de oportunidades de venta mediante embudos de venta

Las ventajas de los CRM

Utilizar un CRM tiene muchas ventajas de cara a conseguir más obras.

Este tipo de herramientas contiene información sobre tu agenda de contactos, en la que se incluyen tanto los clientes actuales como los prospectos potenciales. Su principal función es hacerte saber dónde puedes encontrar oportunidades para cerrar nuevas obras, por lo que tendrás muchas opciones para filtrar, administrar y trabajar tu cartera.

Aquí tienes algunos ejemplos concretos de las ventajas de un CRM. Esto ya lo hemos hablado en otros artículos más a detalle, donde hablamos a fondo sobre lo que es un CRM y cómo usarlo para crecer:

• Mantener a todo tu equipo en constante comunicación
• Cerrar más obras sabiendo el momento adecuado para volver a contactar con un cliente
• Automatizar el envío de presupuestos y comunicaciones
• Fidelizar clientes con seguimiento después de terminar la obra

En resumen, con un CRM puedes crear estrategias para conseguir obras de forma más efectiva.

Desventajas de los CRM

Puesto que un CRM se especializa en los clientes, a nivel de empresa también tiene algunas desventajas. Principalmente, su capacidad de trazabilidad.

En la mayoría de empresas de reformas, un presupuesto aceptado significa una nueva obra. Es decir, tu CRM deberá comunicarse con tu herramienta de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de principio a fin: desde el primer contacto hasta la última factura. Con esto consigues saber de dónde ha salido cada obra, y tener una idea más global del rendimiento de un cliente.

Mientras que en un ERP esto es sencillo, un CRM que trabaja de forma aislada lo tiene más difícil.

Hoy en día esto se puede solucionar con integraciones, pero una herramienta independiente no funcionará igual que un software de gestión integral.

Cabe decir que en Vendomia hemos solucionado esto incluyendo tanto el CRM de ventas como la gestión de obras y proyectos en una única solución— así puedes conocer el estado de cada obra y tener a mano información muy valiosa, como por ejemplo:

• ¿Qué clientes te traen más obras?
• ¿Qué tipo de reformas se cierran con más facilidad?
• ¿Cuántas horas promedio he invertido en cada cliente desde el primer presupuesto?

¿Necesito un ERP o un CRM para mi empresa de reformas?

En nuestra opinión, todas las empresas de reformas que crecen van a necesitar una solución ERP tarde o temprano. Se trata de una herramienta esencial para poder evolucionar como negocio— una empresa que no utiliza un ERP es como un coche que no tiene ruedas.

Ahora bien, no necesitas un ERP que lo cubra todo si estás empezando, o si eres autónomo con un equipo pequeño. Por ejemplo, es poco probable que tengas que llevar un control exhaustivo de nóminas si tienes menos de cinco personas en tu empresa. Tampoco es probable que necesites tu propio programa de contabilidad si tienes una gestoría que te lo lleva todo.

Nuestra recomendación es que busques una solución ERP conforme veas que la necesitas. Cuando la falta de control empiece a doler —presupuestos perdidos, obras sin seguimiento, materiales que no cuadran— es señal de que debes ir buscando un sistema más completo.

Un ERP vs. varias soluciones independientes

Aunque normalmente se habla de ERP como una única solución, no es del todo necesario hacerlo así. Una alternativa es contratar varias herramientas diferentes e integrarlas para gestionar todos los departamentos. En lugar de tener un software integral que lo hace todo, puedes usar varios programas e interconectarlos.

Por ejemplo, puedes contratar un software de facturación para cobrar tus obras, y tener por otro lado una solución distinta para la gestión de proyectos.

Tener varias herramientas diferentes tiene sus ventajas— no solo tienes herramientas más especializadas para cada parte de tu negocio, sino que también diversificas las soluciones de software, sin depender de un solo proveedor.

Soluciones de gestión semi-completas

También existen soluciones mixtas que te ofrecen varios aspectos de la gestión de tu empresa, como Vendomia. Nuestra plataforma cubre más de un departamento de tu empresa de reformas, pero no todos.

Por ejemplo, no tocamos ni la contabilidad ni la gestión de nóminas. La razón de esto es que así podemos especializarnos e integrar perfectamente cada pieza, sin tener que abarcarlo absolutamente todo:

• Facturación y gastos
• Presupuestos de obra
• Ventas y captación de clientes
• Contactos
• Proyectos y partes de trabajo
• Documentación técnica
• Marketing y páginas web

¿Son compatibles el ERP y el CRM al mismo tiempo?

Puesto que un CRM forma parte de un ERP, tenerlos al mismo tiempo es posible.

Eso sí, todo dependerá de la implementación que hagas en tu empresa. Si tienes soluciones diferentes, lo ideal es asegurarte de que están integradas entre sí y que se comparte la información en ambos sentidos: que un presupuesto aceptado en el CRM se convierta automáticamente en obra dentro del ERP, por ejemplo.

Sin duda lo más fácil es tener una sola herramienta que lo controle todo, pero también deberás valorar el coste y la complejidad de tu ERP. Algunas soluciones son muy potentes y te dan todo lo que necesitas para la parte CRM, pero a un precio muy elevado.

Nuestra recomendación

En nuestra opinión, un software que te permita gestionar varios departamentos pero que aun así tenga herramientas especializadas es lo más conveniente. Se trata de un balance entre la facilidad de uso en el día a día y la complejidad de controlar todos los datos de tu empresa.

Si tienes una pequeña empresa de reformas, no será necesario que lleves un control exhaustivo de todo lo que ocurre. Es probable que tu día a día se centre más en conseguir obras y completarlas bien, que en administrar la contabilidad o hacer seguimiento de todos los activos.

Vendomia como ERP ligero para empresas de reformas

En nuestro caso, desarrollamos la plataforma Vendomia como una solución a mitad de camino entre un CRM de ventas y un ERP completo, pensada para empresas de reformas, servicios y oficios.

La idea es que las empresas pequeñas de reformas no tienen la necesidad de controlarlo todo— más bien al revés: solo hay que hacer seguimiento de lo más importante y centrarse en conseguir obras y trabajar bien. Por eso mismo excluimos funcionalidades como la contabilidad o la gestión de nóminas.

A cambio de eso, hemos podido crear un sistema modular con herramientas y funciones muy especializadas. Nuestro CRM permite, entre otras cosas:

• Crear múltiples embudos de venta según el tipo de obra
• Etiquetar y segmentar tus contactos
• Convertir presupuestos aceptados en facturas, obras o proyectos
• Crear actividades, tareas y partes de trabajo
• Conectar tu calendario de actividades con Google Calendar

La ventaja de todo esto es aprovechar la integración que ofrece un ERP, y al mismo tiempo mantener una solución sencilla y fácil de utilizar para la pequeña empresa de reformas.

Te animo a que hagas una prueba gratuita de Vendomia, y veas si funciona para tu empresa.