Parte de trabajo
Qué es un parte de trabajo
Los partes de trabajo son un documento que refleja una serie de tareas a realizar por uno o más empleados de una empresa. Se utilizan habitualmente en las empresas de servicios para dejar constancia de un trabajo realizado durante el día, y donde el cliente puede dar conformidad.
En su forma más básica, un parte de trabajo, registra una serie de tareas o actividades a realizar durante una jornada laboral. Esto puede incluir los trabajos manuales a realizar, los materiales necesarios, cualquier gasto adicional, e incluso los resultados del trabajo.
El principal objetivo de un parte de trabajo es hacer un seguimiento de las actividades diarios de un equipo de trabajo.
Es habitual asignar partes de trabajo a cada miembro del equipo para delegar las tareas a realizar, aunque la forma de hacerlo varía de empresa a empresa.
Tipos de parte de trabajo
Debes tener muy claro que no existe un único modelo de parte de trabajo.
Aunque todos los partes de trabajo tienen un mismo objetivo -registrar el trabajo de un operario-, no todos lo registran de la misma forma. Su contenido puede variar en función del tipo de servicio, la empresa o el trabajo que se vaya a realizar.
Estos son algunos de los tipos de partes de trabajo más habituales.
Parte de trabajo de instalación
El parte de trabajo de instalación se utiliza para documentar la puesta en marcha de nuevos equipos, sistemas o instalaciones en las dependencias del cliente.
Además de identificar al cliente y al técnico responsable, suele incluir los materiales instalados, las horas de trabajo, las pruebas realizadas, las observaciones del operario y la firma del cliente para confirmar que la instalación ha quedado correctamente finalizada.
Es uno de los modelos más utilizados por empresas de electricidad, climatización, fontanería, telecomunicaciones o energías renovables.
Parte de trabajo de mantenimiento
El parte de trabajo de mantenimiento registra las actuaciones realizadas durante una revisión periódica o un servicio de mantenimiento contratado.
En este tipo de parte se anotan las comprobaciones efectuadas, el estado de los equipos, las operaciones de mantenimiento realizadas, las incidencias detectadas y las recomendaciones para futuras intervenciones.
Es habitual en empresas que ofrecen contratos de mantenimiento preventivo para instalaciones, maquinaria o equipos técnicos.
Parte de trabajo de reparación o avería
Cuando un cliente comunica una incidencia, el técnico utiliza un parte de trabajo de reparación para dejar constancia de toda la intervención.
En él suele registrarse el diagnóstico de la avería, las acciones realizadas para solucionarla, las piezas sustituidas, los materiales utilizados, el tiempo empleado y el estado final del equipo una vez completada la reparación.
Este tipo de parte es muy común en empresas de servicio técnico (SAT) y mantenimiento.
Parte de trabajo de obra o reforma
Las empresas de construcción y reformas utilizan este tipo de parte para registrar el avance de una obra y controlar el trabajo realizado cada día. Suelen llamarse partes de obra o de construcción.
Además de las horas de los operarios, puede incluir los materiales consumidos, las tareas ejecutadas, las incidencias surgidas durante la jornada, fotografías del avance y cualquier información relevante para el seguimiento del proyecto.
Su principal objetivo es mantener un control detallado de la evolución de la obra y facilitar la planificación de los siguientes trabajos.
Parte de trabajo de inspección o revisión técnica
El parte de trabajo de inspección se utiliza cuando el objetivo de la visita no es instalar ni reparar, sino comprobar el estado de una instalación o verificar que cumple determinados requisitos técnicos.
En este documento se registran las comprobaciones realizadas, las mediciones obtenidas, las posibles anomalías detectadas y las recomendaciones del técnico.
Es frecuente en inspecciones reglamentarias, revisiones de seguridad y auditorías técnicas.
Parte de trabajo de puesta en marcha
Después de instalar determinados equipos o sistemas, muchas empresas generan un parte específico para documentar su puesta en marcha.
En él se registran las configuraciones realizadas, las pruebas de funcionamiento, los parámetros iniciales, la formación ofrecida al cliente y la confirmación de que el equipo funciona correctamente antes de su entrega.
Este tipo de parte es habitual en instalaciones industriales, climatización, maquinaria o sistemas de automatización.
¿Cuál es el tipo de parte de trabajo más utilizado?
Aunque existen distintos tipos de partes de trabajo, la mayoría de empresas de instalaciones, mantenimiento y reformas utilizan un único modelo digital que adapta automáticamente la información según el servicio realizado.
De esta forma, el técnico puede registrar desde una instalación hasta una reparación, un mantenimiento o una inspección utilizando el mismo sistema, incorporando únicamente los campos necesarios en cada intervención. Esto simplifica el trabajo diario, evita errores y facilita la gestión de toda la información desde una única plataforma.
Firma de partes de trabajo
En muchas ocasiones, un parte de trabajo puede ser firmado por el cliente como una forma de aceptar el trabajo realizado. las firmas de los trabajos sirven para protegerse ante imprevistos y para dar el visto bueno de forma definitiva.
Sin una firma válida, un parte de trabajo podría estar sujeto a cambios posteriores y suponer un problema para la empresa.
Asignar partes de trabajo
Las partes de trabajo son asignados a uno o más empleados de la empresa, donde se les marca las tareas a realizar. Las partes de trabajo suelen indicar a detalle todo lo que se debe hacer— desde los materiales utilizar, hasta la fecha en la que los trabajos deben comenzar.
Existen varias formas de gestionar los partes de trabajo en una empresa, dependiendo de su tamaño y sus políticas:
En algunos casos, los empleados tienen libre albedrío para gestionar los trabajos y crear nuevas actividades a realizar. Esto es más común en los equipos pequeños donde se espera un cierto nivel de proactividad por parte de los empleados.
En empresas más estructuradas, suele haber una persona encargada de gestionar los partes y asignar las actividades diarias al resto de la plantilla. Este tipo de rol suele ser el de un gestor de proyectos o un supervisor de obra. En este tipo de situaciones, los empleados reciben los partes de trabajo y simplemente se encargan de marcarlos como completados.
Ventajas de un parte de trabajo
La principal ventaja de los partes de trabajo es poder organizar la gestión del día día dentro de una empresa. Gracias a ellos, se puede llevar un control exhaustivo del trabajo realizado por la plantilla Y saber las tareas que se deben hacer dentro de la jornada laboral.
Además de eso, los partes de trabajo permiten tener un histórico de todo lo realizado hasta el momento, ya que es habitual anotar la fecha y hora en que se realizan los trabajos.
En algunos casos, también se indica el tiempo requerido para completar los trabajos de forma real, por lo que es una buena herramienta para afinar las estimaciones de una empresa al hacer un presupuesto.
En general, las empresas que utilizan los partes de trabajo se benefician de una mejor gestión empresarial.
Cómo crear un parte de trabajo
Los partes de trabajo pueden ser tan sencillos o tan elaborados como la empresa lo necesite. Esto depende del sector, ya que algunas industrias requieren de unos partes de trabajo más detallados que otros.
En casi cualquier caso, un parte de trabajo se compone de los siguientes elementos:
- Nombre y descripción
- Fecha de inicio y fecha de finalización
- Materiales requeridos
- Empleados asignados al parte
- Lista de tareas a realizar
- Observaciones y comentarios
- Requiere firma o no
- Número de horas estimadas
Plantilla parte de trabajo
Aunque una plantilla de parte de trabajo puede ayudarte a organizar mejor las intervenciones de tu empresa, lo cierto es que, a medida que aumenta el volumen de trabajos, gestionar los partes en papel o en Excel suele convertirse en una tarea lenta y propensa a errores.
Por eso, cada vez más empresas de instalaciones, mantenimiento y reformas optan por digitalizar sus partes de trabajo mediante un software especializado. De esta forma, los técnicos pueden completar cada parte desde el móvil, registrar las horas de trabajo, los materiales utilizados, añadir fotografías, recoger la firma del cliente y enviar toda la información a la oficina en tiempo real.
Ahora bien, si todavía no quieres dar ese paso y prefieres empezar con un sistema más sencillo, hemos preparado una guía con varios ejemplos reales de partes de trabajo y una plantilla de parte de trabajo en Excel totalmente gratuita para que puedas descargarla y adaptarla a las necesidades de tu empresa.
