En los últimos años, la normativa laboral ha hecho mucho hincapié en hacer obligatorio del control horario de trabajadores. El Estado considera que esta es una medida clave para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales. Sin embargo, muchas empresas aún se preguntan quién debe implementar un registro de la jornada de forma digital. También tiene dudas sobre cuándo es obligatorio que esté activo y por qué.

Las aplicaciones de control horario no son solo una exigencia legal. Son una herramienta muy útil para gestionar de forma eficiente la jornada laboral. Por eso, en este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la fecha, la normativa y los beneficios del control horario.

¿Qué es el control horario obligatorio?

El control horario obligatorio es un sistema que permite registrar de manera precisa las horas de inicio y fin de la jornada laboral. El control horario de trabajadores guarda también un registro de los descansos de cada empleado. El registro del horario laboral es obligatorio en muchos países, entre ellos, España. En este país es obligatorio desde la modificación legislativa que introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. 

Según la normativa, los datos registrados deben ser lo más detallados y completos posible. Por eso, el control horario de trabajadores deberá concretar las horas exactas del fichaje de trabajo y las pausas durante la jornada. Además, los datos del control horario de trabajadores deberán ser accesibles tanto para el empleado como para sus representantes legales. Del mismo modo, deben estar a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, durante un plazo de al menos cuatro años.

¿A quién afecta la ley de control horario de trabajadores?

Todas las empresas, de forma ajena a sus sectores de actividad o tamaño, están obligadas a registrar la jornada laboral de los trabajadores. Y, afecta a todos los emplados sin importar si su tipo de contrato es parcial o completo. No obstante, hay excepciones a esta normativa:

1. Altos cargos directivos. El personal de alta dirección está exento de cumplir con el registro del control horario obligatorio. Con la excepción de que su actividad no se limigd al cargo de consejero. U, otra excepción es que sea miembro de la administración que revisa la forma jurídica de la sociedad. 
2. Autónomos. El control horario de trabajadores no es obligatorio para los autónomos. Por lo tanto, no es necesario que registren su hora de comienzo y fin de jornada. Pero esta excepción solo afecta al autónomo, no a los trabajadores que tenga a su cargo que sí deberán fichar todos los días. 
3. Relaciones laborales de carácter especial. Algunas actividades específicas también están exentos de cumplir con la ley de control horario de trabajadores. Estas incluyen personal doméstico, trabajadores familiares no remunerados, deportistas profesionales o artistas de espectáculos públicos, entre otros.

Recuerda: si te encuentras en uno de estos tres supuestos, no te haría falta un registro de la jornada. Pero, si esta no es tu situción, un software de control horario de trabajadores te permitirá cumplir la normativa con facilidad. 

¿Cuándo debe tu negocio implementar un programa de control horario de trabajadores?

El registro de control horario obligatorio, digital y remoto es una realidad para inicios del 2025. Aunque no se ha fijado una fecha límite concreta, se prevé que la medida se apruebe en enero de 2025.

A partir de este momento, no serán válidos los fichajes de la jornada laboral en papel por considerarse un método poco fiable. Es recomendable que las empresas implanten un software de control horario de trabajadores muy pronto. Se aconseja hacerlo antes de que su uso entre en vigor e Inspección de Trabajo comience a realizar controles de forma remota.

¿Por qué el control horario para empresas es obligatorio?

La principal razón por la que el control horario de trabajadores es obligatorio es la ley. Si bien es un motivo de peso, debes saber que implementar un programa de gestión horaria proporciona otras ventajas que cumplir solo con un requisito legal. 

La normativa que estipula el control horario obligatorio es el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Esta ley obliga a usar sistemas de registro digitales y que cumplan con la ley de protección de datos.

Además, el Real Decreto incluye que el sistema de fichaje debe contemplar la flexibilidad horaria. Dicha flexibilidad horaria puede reflejarse en al registrar la jornada laboral como varios turnos diarios.

Si no cumples con esta normativa y sigues usando registro en papel, tu empresa será multada. El control horario de trabajadores es una obligación legal. Por ello, se interponen sanciones por su incumplimiento.

Ventajas del control horario de trabajadores

Más allá de evitar sanciones, implementar un sistema adecuado para registrar la jornada laboral aporta beneficios clave tanto para los empleados como para la empresa.

A continuación, exploraremos por qué adoptar el control horario de trabajadores puede transformar la manera en que tu negocio se organiza. Sabrás por qué es en una herramienta estratégica en el crecimiento de tu empresa.

Beneficios de un programa de fichaje de trabajo para las empresas

Las herramientas de control horario ayudan a optimizar la gestión, aumentar la eficiencia y evitar problemas legales a las empresas. Algunas de las principales ventajas que puede ofrecerte un sistema de control horario son:

1. Mejor gestión del tiempo y recursos. Un sistema de control horario de trabajadores permite monitorizar las horas trabajadas en tiempo real. Esto facilita la asignación eficiente de tareas y recursos. 

También ayuda a identificar posibles áreas de mejora en la gestión operativa. Si utilizas el control horario de trabajadores junto a una aplicación de tareas y proyectos, puedes medir cuánto estás tardando en llevar a cabo tus proyectos. Además, podrás saber a qué tareas necesitan dedicar más tiempo tus empleados y qué recursos están usando para ello. Así podrás calcular mejor los costes para futuros proyectos y obtener un margen de beneficio más claro.

2. Reducción de costes. La automatización del registro de horas elimina errores manuales y evita posibles conflictos relacionados con el cálculo de las horas extra o el absentismo. 

Al ahorrar dinero, podrás invertirlo en otras áreas más útiles de la empresa como el marketing digital. Otra opción es invertir estos recursos ahorrados en formar a tus comerciales en técnicas de venta para conseguir más ingresos. ¡Así de útil es el control horario de trabajadores!

3. Incremento de la productividad. Con un control horario de trabajadores claro, los empleados tienden a ser más responsables con el tiempo que dedican a cada tarea. Esto mejora la productividad general y ayuda a cumplir plazos de manera más eficiente.

4. Facilidad para gestionar jornadas y turnos. Las empresas con turnos rotativos o jornadas flexibles se benefician especialmente de un sistema de control horario de trabajadores. Este tipo de herramienta facilita la organización de los horarios y asegura que todo esté bajo control.

5. Acceso a datos para la toma de decisiones.Los sistemas modernos de control horario generan datos que permiten a las empresas analizar patrones de trabajo. Dicha información también permite identificar posibles ineficiencias y tomar decisiones basadas en datos concretos.

Además, muchos software de control horario son compatibles con otras herramientas de gestión interna como los CRM y los ERP. Los datos proporcionados por estas aplicaciones te permitirán tener una visión mucho más clara y detallada del rendimiento de tu negocio. Podrás saber qué está funcionando y qué no para tomar decisiones adecuadas.

6. Mejor relación laboral con los empleados. La transparencia en el registro de horas mejora la confianza entre empleadores y empleados. Garantiza que se respeten las condiciones laborales, lo que se traduce en un ambiente laboral más positivo.

7. Adaptación a la transformación digital. Implementar un sistema de control horario de trabajadores permite a las empresas avanzar hacia la digitalización, optimizando procesos y adaptándose a las demandas del mercado actual.

Beneficios del registro de la jornada para los trabajadores

Implementar de un sistema de control horario de trabajadores garantiza que los derechos laborales se respeten. Asimismo, promueve la transparencia y facilita un equilibrio entre la vida profesional y personal. ¿Y cómo logra hacerlo?

1. Protección de los derechos laborales. El control horario de trabajadores asegura que las horas extras sean registradas y compensadas de acuerdo con la legislación vigente. 
2. Transparencia en la gestión del tiempo. Tanto los empleados como los empleadores tienen claridad sobre las horas trabajadas y las tareas que se están realizando en tiempo real. De esta forma es mucho más fácil tener un control del tiempo que cuesta hacer cada tarea y calcular su precio en los proyectos. 
3. Equilibrio entre vida laboral y personal. Con un registro claro de las horas trabajadas, los empleados pueden gestionar mejor su tiempo. Esto fomenta un entorno laboral saludable y contribuye al bienestar general del equipo.
4. Modernización y comodidad. La mayoría de los sistemas de control horario de trabajadores actuales son digitales y accesibles desde dispositivos móviles. Esto permite a los empleados registrar su jornada de manera rápida y sencilla, sin complicaciones ni pérdida de tiempo. 
5. Ambiente de trabajo justo. El control horario ayuda a garantizar que todos los empleados cumplan con las mismas condiciones laborales, promoviendo la igualdad dentro de la empresa. 

¿Qué ocurre si no tienes un software de control horario de trabajadores?

Las empresas que no lleven un registro horario, o que no lo hagan de manera digital, estarán incumpliendo la ley. Y, por ello, se arriesgarán a importantes sanciones. Estas multas se han agravado, llegando hasta los 10.000 euros por empleado. 

Más allá del daño económico, no llevar el registro de la jornada también perjudicará a la imagen de la empresa y a la retención de talento. Esto concederá ventajas a la competencia. No esperes a que las inspecciones laborales te sorprendan o a que la falta de organización afecte al rendimiento de tu equipo.

Adopta un sistema de control horario de trabajadores como el Vendomia y, además de cumplir con la normativa, te ayudará a optimizar tus operaciones. Este software favorecerá también a fomentar un ambiente laboral más transparente y equilibrado. 

Nuestro programa de control horario de trabajadores es muy intuitivo y fácil de usar. No perderás tiempo en enseñar a tus trabajadores a cómo usarlo de forma adecuada. Además, es bastante asequible y se puede utilizar con el resto de funciones de Vendomia. Pero, más que contártelo, te dejamos el siguiente vídeo, donde podrás comprobar por ti mismo lo práctico que es nuestro programa de control horario. 

Si aún no tienes un software de control horario de trabajadores, este es el momento de dar el paso. Convierte una obligación en una ventaja estratégica para tu negocio. Solicita la demo gratuita de nuestro software de control horario a través del botón solicita tu demo. ¡Y haz que tu empresa cumpla con la ley!