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Cuando arrancamos una empresa, queremos mantener los gastos bajos y empezar a generar ingresos cuanto antes. Por eso, en temas como la facturación o la gestión de proyectos, muchos recurren a Excel. Es una herramienta accesible, conocida y económica. Pero pronto ese sistema práctico se convierte en un dolor de cabeza. Las fórmulas que se rompen, versiones duplicadas, errores difíciles de encontrar… Y cuando el volumen de trabajo crece, las limitaciones empiezan a ser un problema.

Cuando una empresa crece, también lo hace la carga de trabajo. Si tienes la sensación de que estás al borde del colapso por la cantidad de proyectos que gestionas, no estás solo. La buena noticia es que gestionar muchos proyectos a la vez sin perder la cabeza es posible. Pero solo puedes conseguirlo siempre que cuentes con las herramientas y los procesos adecuados. Ahí es donde entra en juego una herramienta de gestión de proyectos adaptada a tus necesidades específicas. En este artículo aprenderás cómo gestionar proyectos de reformas, construcción o mantenimiento de forma eficaz. Te contaremos cómo dividir, priorizar y hacer seguimiento de cientos de proyectos sin perder el control.

Si bien gestionar cientos de proyectos al año es una tarea complicada para una empresa con varios departamentos, parecer una imposible para un negocio pequeño. Pero es exactamente lo que consiguió hacer Todo En Común. Durante años, esta consultoría social trabajaba únicamente con Excel. Este método de trabajo, aunque es muy común entre empresas, pronto se les quedó corto. La información se perdía, los documentos se dispersaban y la carga de trabajo crecía sin control.  Por eso, tomaron la decisión de mejorar sus procesos internos y establecer una metodología de trabajo más clara. ¿Su secreto?  Decidió dejar de invertir horas y horas de trabajo en Excel e invirtió en un software de gestión completo. Y, ahora, gestionan más de 500 proyectos con diversos clientes entre 3 personas.

Cada empresa es un mundo. Tiene su forma concreta de trabajar, sus procesos determinados, sus propios retos del día a día y unas metas muy concretas que alcanzar. Por eso, no existe una receta universal para hacer crecer un negocio.  Lo que funciona para una, puede no servir para otra. Y lo que a ti te frena, quizá ni siquiera sea un problema para otra empresa del mismo sector. Quizá llegaste a este artículo buscando una solución rápida, una especie de truco mágico que te ayude a escalar tu negocio de forma inmediata. Pero si algo hemos aprendido acompañando a otras empresas en su crecimiento, es que el primer paso para avanzar es saber exactamente qué te está frenando.

Cobrar no siempre es fácil. Si ya resulta incómodo pedirle a un amigo que te devuelva 15 euros, imagina lo que supone para tus empleados reclamar deudas a clientes.  Esta es una situación delicada que afecta al flujo de caja. También, puede repercutir negativamente en la moral del equipo y, si no se gestiona bien, en la reputación de tu empresa. Porque reclamar un impago no es solo un trámite financiero. Es una conversación compleja, que requiere equilibrio entre firmeza y profesionalidad. Si se hace mal, puedes perder al cliente, recibir malas reseñas o dañar la imagen de tu marca. Pero si se hace bien, puedes recuperar el cobro, mantener la relación comercial y reforzar la confianza.

Si cada cierto tiempo tienes que emitir manualmente una factura por el mismo servicio o producto, probablemente ya sepas el desgaste que eso implica.  Repetir tareas, perder tiempo valioso en recordar fechas, corregir errores, enviar recordatorios y perseguir pagos... es un desgaste innecesario para ti y para tu equipo. La facturación recurrente es una solución sencilla y eficaz para todo ese trabajo repetitivo que va restando rentabilidad a tu negocio sin que te des cuenta. Al automatizar el cobro de servicios periódicos, puedes olvidarte del papeleo y mejorar tu flujo de caja.  Al automatizar la creación de las facturas, ahorras tiempo que puedes dedicar en centrarte en lo importante: hacer crecer tu empresa.

La gestión de cobros es una de esas tareas que, si no está bien organizada, puede volverse una fuente constante de estrés para una empresa. Además de las pérdidas perdidas económicas, supone conflictos con los clientes al tener que reclamarles dinero. Muchos negocios aún siguen haciendo este seguimiento de forma manual, con recordatorios improvisados y documentos por aquí y por allá. El resultado es facturas que se olvidan, cobros que no llegan a tiempo y equipos administrativos desbordados.  Automatizar esta parte del proceso no solo ahorra tiempo, también protege tu flujo de caja y tu salud mental. 

Cuando tu empresa empieza a crecer, lo normal es que tu carga administrativa crezca también.  Pero, ¿y si no tuviera que ser así?  En Key&Rent lo tenían claro: crecer no podía significar pasar más horas facturando. Por eso, hemos aplicado la tecnología para que su sistema de facturación no se viera afectado por el aumento de clientes.  Con 10 minutos para facturar al día, gestionan entre 100 y 200 clientes de forma controlada.  La automatización les ha permitido escalar sin sumar costes administrativos. Ahorrar grandes costes y captar más clientes con menos coste adicional administrativo es clave para crecer de manera eficiente y sostenible.

¿Sabías que ofrecer el método de pago adecuado puede marcar la diferencia entre cerrar una venta o perder un cliente? Tanto si tienes una tienda online, como si ofreces servicios o trabajas con otras empresas, elegir cómo vas a cobrar es una decisión estratégica. Y no solo por comodidad, sino porque afecta directamente a tu liquidez, a tu carga administrativa y, lo más importante, a la experiencia de tus clientes. En este artículo te explicamos qué tipos de métodos de pago existen y cómo elegir el más adecuado para tu negocio. 

Muchos negocios del sector de la construcción siguen confiando en partes de trabajo en papel, a pesar de que esto les supone una gestión lenta, desorganizada y poco eficiente.  ¿Te ha pasado alguna vez que un parte no llega a tiempo, no se entiende bien o simplemente se pierde? Ese descontrol afecta la productividad del equipo y a la rentabilidad del proyecto. Por eso, cada vez más empresas están dando el paso hacia los partes de trabajo digitales. Porque no se trata solo de dejar el papel atrás, sino de ganar visibilidad, control y eficiencia en la gestión diaria.

¿Alguna vez te has excedido del presupuesto en un proyecto? O, ¿se ha cumplido la fecha límite que te habías marcado para acabarlo? Seguramente haya pasado porque no has planificado de modo eficiente tus proyectos.  Tener un plano o mapa a seguir bien detallado y estructurado es clave para alcanzar los objetivos que te has establecido en cada proyecto.  Un plan de acción que establezca cada paso a seguir te ayuda a mantener el rumbo, optimiza la gestión del tiempo, los recursos y el presupuesto. Esta planificación eficiente te permite anticipar posibles obstáculos, asignar tareas de manera estratégica y garantizar que cada fase del proyecto se desarrolle sin contratiempos.

Los presupuestos no son solo un documento para ganar clientes. Son la base de la rentabilidad de cualquier proyecto de construcción.  Alguna vez has hecho un presupuesto, lo ha aprobado el cliente y todo parecía ir bien. Pero, ¿el proyecto avanza y empiezas a notar que los números no cuadran? Cuando se cometen errores en la elaboración de un presupuesto, no solo se pierden oportunidades comerciales. También, se pone en riesgo la salud financiera del negocio. Por eso, en este artículo vamos a repasar los cinco errores más comunes al hacer presupuestos de obra. Y, lo más importante, cómo puedes evitarlos con una mejor planificación y las herramientas adecuadas.