Factura recapitulativa
Factura que agrupa varias operaciones realizadas con un mismo cliente durante un periodo determinado en un único documento.
Qué es una factura recapitulativa
Una factura recapitulativa es una factura que agrupa varias operaciones, entregas o servicios realizados para un mismo cliente durante un periodo determinado.
En lugar de emitir un documento por cada operación, permite agrupar varios trabajos, servicios o mantenimientos en una sola factura. Esto simplifica la gestión administrativa cuando se realizan múltiples operaciones para el mismo cliente a lo largo de un mes.
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación, permite incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas para el mismo destinatario, siempre que se hayan efectuado dentro del mismo mes natural.
Cuando el destinatario es un empresario o profesional, la factura recapitulativa debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se realizaron las operaciones. En los demás casos, debe emitirse como máximo el último día del mes natural en el que se llevaron a cabo.
En un negocio de oficios, es habitual utilizarla en contratos de mantenimiento con varias visitas mensuales, suministros periódicos de material o servicios en los que cliente y proveedor acuerdan facturar una vez al mes.
Qué debe incluir una factura recapitulativa
La mención «Factura recapitulativa» es recomendable para identificar claramente el tipo de documento, aunque el Reglamento de Facturación no la establece como una indicación obligatoria específica.
El documento debe incluir los datos fiscales del emisor y del destinatario, el número y la serie de la factura y su fecha de expedición dentro del plazo correspondiente.
También debe identificar las operaciones incluidas. Conviene reflejar la fecha, la descripción, la cantidad y el importe de cada entrega o servicio para que el destinatario pueda comprobar de dónde procede el total facturado.
A partir de estas operaciones se calculan la base imponible, los tipos impositivos aplicables, las cuotas de IVA y el importe total de la factura.
Cuándo emitir una factura recapitulativa
Tiene sentido cuando se realizan varias entregas, intervenciones o servicios recurrentes para el mismo cliente dentro de un mismo mes natural.
Un contrato de mantenimiento con visitas periódicas es uno de los casos más claros. También puede utilizarse para agrupar suministros recurrentes de material o distintos trabajos realizados para un cliente que ha acordado recibir una única factura mensual.
No pueden incluirse en una misma factura recapitulativa operaciones realizadas en meses naturales diferentes. También deben respetarse los plazos de expedición aplicables según el tipo de destinatario.
Una empresa de mantenimiento de climatización visita el mismo centro comercial seis veces durante un mes: realiza dos revisiones preventivas y atiende cuatro avisos correctivos.
En lugar de emitir seis facturas separadas, agrupa las seis operaciones en una única factura recapitulativa. El cliente recibe un solo documento en el que cada visita aparece desglosada por fecha, concepto e importe, en lugar de tener que comprobar y contabilizar seis facturas diferentes.
Para conocer el proceso completo, los requisitos y los datos que debe contener, consulta esta guía sobre cómo hacer una factura recapitulativa.
Preguntas frecuentes sobre la factura recapitulativa
¿Hasta cuándo puedo esperar para emitir una factura recapitulativa?
Si el destinatario es un empresario o profesional, debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se realizaron las operaciones. Para otros destinatarios, debe expedirse como máximo el último día del mismo mes natural.
¿Es obligatorio detallar cada operación por separado dentro de la factura?
Las operaciones incluidas deben quedar correctamente identificadas. Para garantizar la claridad y la trazabilidad del documento, conviene indicar la fecha, la descripción y el importe correspondiente a cada entrega o servicio.
¿Se pueden incluir operaciones de varios meses en la misma factura recapitulativa?
No. Las operaciones agrupadas deben haberse realizado para el mismo destinatario dentro de un único mes natural.
¿Una factura recurrente y una factura recapitulativa son lo mismo?
No. Una factura recurrente se genera periódicamente con unas condiciones previamente definidas. Una factura recapitulativa agrupa varias operaciones que se han realizado realmente durante un periodo concreto.
