Documento informativo que muestra el importe y las condiciones de una operación antes de emitir la factura definitiva.

Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento que anticipa a un cliente el precio y las condiciones de una futura venta, con un formato similar al de una factura, pero sin validez fiscal ni contable. No genera obligación de declarar IVA ni sustituye a la factura definitiva.

Se utiliza para que el cliente conozca de antemano el importe exacto que va a pagar antes de que el vendedor emita el documento fiscal correspondiente. 

Es habitual en oficios que necesitan formalizar un encargo antes de comenzar el trabajo o confirmar la información de trabajos que han sido subcontratados.

En un negocio de reformas, instalaciones o mantenimiento, la factura proforma suele emitirse cuando un cliente pide un documento con aspecto de factura para gestionar un pago, una financiación o una aprobación interna, pero el trabajo todavía no se ha ejecutado ni se ha emitido la factura real.

Diferencias entre factura proforma, presupuesto y factura

Los tres documentos se confunden con frecuencia porque comparten información similar, pero cada uno cumple una función distinta:

• Presupuesto: propuesta comercial que detalla las partidas, mediciones y condiciones de un trabajo. Se utiliza antes de que el cliente acepte el encargo. 
• Factura proforma: documento con formato similar al de una factura que anticipa el importe final acordado. No tiene validez fiscal ni se contabiliza como una venta.
• Factura: documento mercantil con validez legal y fiscal que acredita la operación y permite declararla ante Hacienda. Se emite cuando se realiza el trabajo o la entrega, o cuando se recibe un anticipo sobre la operación.

Qué debe incluir una factura proforma

En su forma más básica, una factura proforma se compone de los siguientes elementos:

• Nombre y datos del emisor y del cliente.
• Fecha de emisión y plazo de validez de la oferta.
• Descripción de los productos o servicios.
• Cantidades, precio unitario e importe total.
• Impuestos aplicables, indicados a título informativo.
• Condiciones de pago y forma de entrega.
• Mención expresa de «Factura proforma» o «Proforma», para evitar confundirla con una factura real.

Cuándo emitir una factura proforma

El principal objetivo de una factura proforma es dar al cliente una confirmación formal del importe antes de que exista una obligación fiscal. Es especialmente útil cuando:

• El cliente necesita justificar un gasto o solicitar financiación antes de que el trabajo comience.
• Se requiere un anticipo y el cliente pide un documento detallado para autorizar el pago.
• La operación implica una exportación o un trámite aduanero en el que se necesita declarar el valor de la mercancía antes del envío.

Una vez el cliente acepta la proforma y se ejecuta el trabajo, debe emitirse la factura con validez fiscal. Del mismo modo, cuando la empresa recibe el pago de un anticipo, debe generar la factura correspondiente. La proforma nunca debe utilizarse como justificante contable.

Utilizar un programa para gestionar la facturación permite mantener conectados el presupuesto inicial, los pagos recibidos y la factura definitiva, evitando duplicar datos o confundir una proforma con un documento fiscal.

Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma

¿Una factura proforma lleva IVA?
Puede reflejar el IVA a título informativo, pero no genera la obligación de declararlo ante Hacienda hasta que se emite la factura definitiva o se cobra un anticipo.

¿Cuánto tiempo es válida una factura proforma?
No existe un plazo legal fijo. Lo habitual es que el propio documento indique una fecha de validez de la oferta, después de la cual los precios o las condiciones pueden variar.

¿Puedo usar una factura proforma como justificante de un gasto?
No. Al carecer de validez fiscal, no sirve para deducir gastos ni declarar ingresos. Para ello es necesaria la factura definitiva.