Cada verano pasa lo mismo en Climac. El teléfono no para, entran WhatsApps a todas horas y la bandeja de correo se llena de "se me ha estropeado el aire" o "necesito instalación urgente". El trabajo en la calle se multiplica, pero el verdadero cuello de botella no está en los técnicos: está en la oficina, intentando que ninguna petición se quede por el camino.

Es un problema habitual en cualquier empresa de climatización: en temporada alta, gestionar peticiones de instalación, avería y mantenimiento a mano se vuelve inviable. Con eso llegaron a nosotros. Llevamos semanas trabajando con Climac para montar, sobre Vendomia, un sistema capaz de absorber todas esas peticiones sin perder ni una.

El problema: peticiones de climatización que llegan por todos los canales

Lo primero que vimos fue que las peticiones no tienen un solo origen. Llaman, escriben por WhatsApp, mandan un correo. Cada canal es un mundo, y unificarlos ya es complicado de por sí.

Pero había algo más de fondo: Climac no tiene un único tipo de cliente. Tiene dos, y son muy distintos entre sí.

Por un lado está el recomendador: un administrador de fincas, una empresa de reformas, alguien que actúa de intermediario y te va pasando avisos de sus propios clientes. Por otro está el cliente final: el que de verdad contrata y recibe el servicio en su casa o su local.

Son dos experiencias distintas de principio a fin. Pero si querías controlar el volumen de avisos que llegaba en pleno agosto, los dos tenían que entrar por el mismo sitio.

La solución: formularios de captación de leads a medida

Aquí no reinventamos nada. Un formulario lo tiene cualquier página web. Lo que hicimos fue sacarlo de la web y meterlo en el día a día, apoyándonos en los formularios de captación de leads de Vendomia: un enlace fijo y público que se puede pegar donde haga falta, en una respuesta automática, en la firma de un correo, en la descripción de un perfil.

Ese enlace no pasa por ningún otro sitio. Se copia, se manda, y el cliente llega directo al formulario, sea quien sea.

Con los recomendadores fuimos un paso más allá: cada uno tiene su propio formulario, personalizado a su nombre. Un administrador de fincas concreto tiene el suyo, una constructora tiene el suyo. Así resolvimos cómo hacer llegar la petición correcta al sitio correcto, viniera de quien viniera.

Ordenar lo que entra con un CRM para climatización

Recibir la petición era solo la mitad del problema. La otra mitad era qué hacer con ella.

Aquí tampoco hacía falta inventar nada nuevo: un CRM de ventas de toda la vida. El formulario ya se encarga de crear el cliente o asociarlo si ya existe, de identificar de qué formulario viene y de asignar automáticamente a un encargado. A partir de ahí, cada petición tiene sus propias tareas y partes de trabajo —llamar, visitar, presupuestar— y avanza por fases visibles para todo el equipo.

El resultado es una lista ordenada de todo lo que ha entrado, con quién lleva cada cosa y qué falta por hacer. Nada se queda esperando en una bandeja de entrada sin que nadie se dé cuenta.

"Los formularios han cambiado toda la forma de trabajar con colaboradores." Jose Enrique, Climac

Si en tu empresa de climatización el verano se convierte en un cuello de botella parecido, puedes ver cómo funcionaría en tu caso concreto. Solicita tu demo gratuita de Vendomia

Formularios inteligentes que preguntan lo justo

Con el sistema en marcha, el siguiente problema fue la calidad de la información. Un formulario básico servía para recoger la petición, pero luego había que llamar igualmente para preguntar detalles: ¿hace falta escalera?, ¿dónde está exactamente la avería?, ¿tienes una foto?

Así que hicimos los formularios más inteligentes. Ahora se puede subir una foto directamente desde el formulario, así que la incidencia llega ya visible, sin tener que pedirla aparte. Y las preguntas se adaptan: si respondes algo que requiere más detalle, el formulario saca preguntas adicionales; si no hace falta, no las saca. El formulario solo se alarga cuando de verdad aporta algo.

Con eso, Climac empezó a recibir de entrada lo que antes tenía que pedir por teléfono: si hace falta escalera, foto de la incidencia, dirección exacta del problema. Lo único que queda por hacer es confirmar fecha y mandar presupuesto. Ya no hace falta llamar solo para recopilar datos que el cliente podría haber dado desde el principio.

"Antes perdíamos una llamada solo para saber lo que ya deberíamos tener escrito. Ahora esa llamada la usamos para cerrar la visita." Jose Enrique, Climac

Beneficios de digitalizar la gestión de avisos de climatización

• Un único canal para todo tipo de cliente. Recomendadores y clientes finales entran por el mismo sistema, cada uno con su propio formulario de captación de leads.
• Menos llamadas para recopilar información. Fotos, dirección y detalles de la incidencia llegan con la propia petición.
• Ninguna petición se pierde. Cada aviso queda registrado en el CRM, asignado y con su fase de progreso visible.
• Formularios que se adaptan. Solo se alargan cuando la respuesta anterior lo requiere, así que no se pide de más.
• Trazabilidad completa. Se puede ver en cualquier momento qué se ha hecho con cada petición y qué queda pendiente.
• Colaboradores mejor gestionados. Cada recomendador tiene su enlace propio, lo que simplifica la relación y el seguimiento con ellos.

"En temporada alta antes vivíamos apagando fuegos. Ahora sabemos en todo momento cuántas peticiones tenemos abiertas y en qué punto está cada una." Jose Enrique, Climac

Preguntas frecuentes sobre la gestión de peticiones en climatización

¿Qué es un formulario de captación de leads?

Es un formulario personalizable que recoge automáticamente los datos de un cliente potencial —o lead, como se conoce en el argot comercial— y los envía directamente al CRM, sin que nadie tenga que copiarlos a mano. Puedes verlo en detalle en nuestra guía sobre generación de leads.

¿Sirve este sistema para otros sectores además de climatización?

Sí. El mismo esquema de formularios personalizados y CRM funciona igual para fontaneros, electricistas, instaladores o cualquier empresa de servicios que reciba avisos por varios canales a la vez.

¿Cuánto tarda en implementarse un sistema así?

Depende del número de formularios y colaboradores a configurar, pero al tratarse de funciones ya existentes en Vendomia, la puesta en marcha es rápida. La mejor forma de verlo es pidiendo una demo con tu caso concreto.

¿Quieres ver cómo quedaría este sistema aplicado a tu empresa? Solicita tu demo gratuita de Vendomia