Si tienes una empresa, es posible que hayas oído hablar del término CRM. Esta herramienta es indispensable para poder escalar un negocio, ya que te ayuda de muchas formas-- a generar más ventas, a optimizar tu tiempo, y en general a aumentar la satisfacción de tus clientes.

Un CRM es un software que te facilita mucho el día día en tu negocio. Así que vamos a echar un vistazo a todo lo que puede hacer por ti y explorar la forma de implantar un CRM en tu empresa.

Qué es un software CRM

Literalmente, un CRM es un Customer Relationship Manager. Se trata de un herramienta hecha especialmente para gestionar la relación con tus clientes y prospectos potenciales. Un software CRM se utiliza para vender más, cerrar nuevos negocios, y también hacer seguimiento de los clientes existentes.

El funcionamiento de un CRM está pensado para crear una cartera de clientes (una base de datos de tus contactos), y consiste en una serie de herramientas que te facilitan el proceso de captación, venta y servicio.

Base de datos de tus contactos

Normalmente, un CRM para agentes comerciales incorporará una agenda de contactos. En ella puedes guardar todos los datos de prospectos y clientes potenciales, al igual que haces en tu móvil. Pero a diferencia de una simple agenda, un CRM te aporta herramientas de comunicación.

Algunos CRM te permiten mandar mensajes directamente a tus contactos, o abrir una conversación de WhatsApp con un par de clics. Por ejemplo, en Vendomia tenemos un montón de opciones para administrar tus contactos:

  • Puedes enviar mensajes directamente
  • Puedes etiquetar y clasificar contactos a fondo
  • Puedes saber si un contacto es cliente, proveedor, o más
  • Puedes ver todo lo que tiene asociado (facturas, proyectos, etc...)

Calendario de actividades con clientes

Además de tener una base de datos de tus clientes, en un CRM también podrás encontrar un calendario donde anotar actividades durante el día.

Las actividades varían para cada empresa, pero normalmente representan los eventos, reuniones, llamadas o tareas sueltas pendientes de realizar.

La idea de un CRM es que tienes una serie de acciones para realizar durante el día, y puedes hacer un seguimiento de cada contacto viendo todas las actividades que tiene asociadas.

ERP vs CRM

Hay que resaltar que un CRM no es un ERP, sino parte de él. Los ERP son software todo ne uno para los negocios, que integran desde la gestión de contactos hasta los proyectos y la contabilidad. 

Se podría decir que el CRM es la parte especializada en ventas y generar clientes. Y mientras que un CRM puede incorporar varios elementos adicionales para facilitar el día día, un ERP se considera mucho más exhaustivo y completo.

Cómo funciona un CRM

Hoy en día existen muchas soluciones CRM que puedes implementar en tu empresa. Pero por lo general, te puedes encontrar con que la mayoría tiene las siguientes características:

CRM en la nube

Cada día, más herramientas y software CRM se alojan en la nube. Esto es porque almacenar una herramienta de trabajo en Internet te da muchas ventajas por encima de una aplicación instalada en tu ordenador:

  • Esta siempre accesible desde cualquier terminal
  • No te tienes que preocupar de actualizaciones
  • Se encarga de las copias de seguridad de tus datos automáticamente
  • No necesitas equipamiento caro para utilizarlo

Pese a esto, todavía existen algunas herramientas que se tienen que instalar individualmente en ordenadores. Mi consejo es evitar este tipo de herramientas, ya que para una empresa supone más una limitación que es una ventaja.

Te permite agilizar el trabajo

Algunos programas de software CRM están preparados para automatizar algunas tareas. 

Si analizas tu día a día, pronto te darás cuenta de que hay muchas tareas que se repiten. ¿Por qué no automatizarlo?

Las herramientas CRM están especializadas para facilitar todo este proceso, y una de las funciones que incorporan es la automatización de tareas.

Por ejemplo, te puedo ayudar con recordatorios automáticos de los eventos que tengas grabados en el calendario. Si la herramienta te avisa automáticamente un par de horas antes de una reunión, eso te dará tiempo para prepararte.

Permite crear embudos de venta

En ocasiones ya hemos hablado sobre los embudos y túneles de venta-- se trata de una forma de categorizar la progresión de tus clientes potenciales para saber qué tan efectivo eres vendiendo.

Y la herramienta por excelencia para tener embudos de venta es el CRM.

Utilizar un embudo de ventas es el primer paso para estructurar el proceso de ventas, y es algo prácticamente esencial si quieres crecer en volumen de negocio. Como no puedes tratar a cada cliente de una forma especializada, la solución es dejar que la herramienta lo haga por ti.

Tiene informes y reportes de ventas

Lo que no se puede medir, no se puede mejorar. Un elemento clave de todas las empresas que triunfan es que miden su progreso, y luego hacen pequeños cambios para ser más efectivos.

Igual piensas que esto es algo reservado solo para aquellos que tienen equipos grandes, pero eso no es cierto.

Incluso siendo autónomo, tú también puedes empezar a crear un histórico de tus proyectos y después ver tus resultados. Haciendo esto como parte de tu rutina, puedes empezar a crear mejores hábitos que a su vez te ayudan a facturar más.

Todo esto es esencial para alcanzar el umbral de rentabilidad en tu empresa.

Las ventajas de usar un CRM

Ahora que ya sabes cómo funciona por encima una herramienta CRM, vamos a echar un vistazo a todo lo que te puede aportar. Después de todo, ¿por qué querría implantar un CRM en mi empresa?

Los CRM se consideran una parte indispensable de los negocios hoy en día. Si digitalizarse es importante, tener una herramienta que te asista en el proceso de ventas lo es aún más.

Y lo primero que tienes que tener en cuenta es que no hace falta ser una empresa grande para utilizar un software de ventas comerciales. Muchas herramientas tienen un precio muy asequible, y te aportan grandes ventajas para competir con empresas mucho mayores.

Realmente, no hay ninguna desventaja a la hora de implantar un CRM comparado con hacer las cosas a la antigua.

Mantén a todo tu equipo al día

La ventaja más importante de utilizar un CRM es la trazabilidad.

Tener trazabilidad significa que todo lo que haces en la empresa deja un rastro-- que luego tus compañeros pueden observar y ponerse al día sin necesidad de interrumpirte. Imagina que uno de tus miembros del equipo se va de vacaciones; cuando vuelva, puede consultar el software para saber todo lo que ha ocurrido sin que tengas que montar una reunión.

Un software con trazabilidad es el primer paso para crear un equipo colaborativo, que funciona de forma eficiente y ágil.

Automatiza las ventas

La clave para ser más efectivo en tu empresa es automatizar. El tiempo del que dispones cada día es lo único que te permite competir con empresas más grandes, así que es esencial que lo aproveches al máximo.

Y con la automatización, puedes poner en piloto automático tareas repetitivas y simples. Aquí tienes unos ejemplos:

  • Enviar un e-mail después de una propuesta
  • Crear una lista de tareas al empezar un proyecto
  • Asignar etiquetas a un contacto al realizar ciertas acciones
  • Crear recordatorios para ciertos tipos de evento

La gracia consiste en crear un proceso sencillo que te ahorra minutos cada día. Y poco a poco, ir mejorando para optimizar tu tiempo como empresario. 

Más tranquilidad y control sobre tu empresa

Todas estas ventajas te ayudan, entre otras cosas, a reducir los errores y a ser más eficiente. Eso te aporta tranquilidad y serenidad a la hora de llevar tu negocio-- hay empresas que son un caos día a día, en las que los trabajadores sufren de mucho estrés.

Un software te ayuda a quitarte preocupaciones, a la vez que te hace más efectivo y organizado en la captación de clientes.

Cómo saber si necesito un CRM

En mi opinión, todas las empresas deberían utilizar algún tipo de CRM sin importar su tamaño. Desde el freelancer más pequeño, hasta las grandes empresas con cientos de empleados. Una herramienta de gestión de clientes no sólo te allana el terreno para crecer, sino también te hace más fácil el día a día.

Aquí tienes algunos indicios de que necesitas-- urgentemente-- implantar un CRM en tu empresa:

Sientes que el día a día te satura

En una empresa siempre hay mucho trabajo por hacer. Mucho.

Cuando no estás atendiendo clientes, te toca realizar proyectos, cuidar de la facturación, revisar temas legales, y mucho más. En cierto modo, es normal que haya una sensación de desorden o saturación.

El problema llega cuando se te hace difícil cumplir con tus objetivos propuestos. No es lo mismo tener muchas cosas pendientes de hacer que estar desorganizado-- en este último caso, la falta de orden hace que cometas errores y que tu calidad de servicio sea inferior.

El software sirve para facilitar tu día a día de muchas formas, no sólo anotando todo en una pantalla:

  • Te indica los siguientes pasos a realizar
  • Te permite automatizar pequeñas acciones, como mandar un email enlatado
  • Te puede impedir hacer acciones si no has completado pasos anteriores
  • Te recuerda sólo lo importante

Te encuentras repitiendo llamadas o contactos

¿Recuerdas lo que hemos dicho sobre la trazabilidad? Una parte importante de tener un registro de acciones es que puedes saber si algo se ha hecho o no.

De lo contrario, corres el riesgo de repetir acciones sin necesidad y perder el tiempo.

Imagina que es lunes y que has tenido un fin de semana muy ocupado. ¿Cómo sabes si ya has enviado esa propuesta al cliente que te contactó el viernes? La realidad es que es imposible saberlo si no está escrito en alguna parte.

La principal razón por la que anotamos todo en un CRM, es porque no te puedes acordar de todo, a la vez, en todo momento. Es uno de los motivos por los que tener un proceso simple para anotar todas tus tareas te aporta efectividad y tranquilidad.

No te resulta fácil sacar información específica

La principal ventaja de un software de ventas es que puedes analizar toda la información que grabas. Si no, ¿para qué ibas a tomarte la molestia de anotarlo todo?

Cada 1-3 meses, deberías programarte un espacio de tiempo y sentarte a analizar el progreso de tu empresa. Puedes hacerte preguntas como éstas:

  • ¿Ha aumentado la facturación?
  • ¿Cuánto tardo en cerrar un negocio?
  • ¿Están los clientes satisfechos?
  • ¿Quien es mi mejor tipo cliente?
  • ¿Cuáles han sido las principales quejas?

Si no tienes la capacidad de sacar listados de clientes, tiempos de venta, o un resumen de tus principales... entonces necesitas un software CRM que te ayude a centralizar toda la información.

Cómo implementar un CRM

¿Estás ya convencido de la importancia de un CRM? Si todavía no utilizas un software de gestión de clientes, prueba a echar un vistazo a Vendomia.

Todo lo que hemos hablado en este artículo puedes realizarlo con nuestra plataforma, y así conseguir más ventas con menos esfuerzo. Ante todo, ten en cuenta que llevar una empresa es como una carrera de fondo; cada día que trabajas debe ser sostenible para evitar que te quemes.

¿Tienes ya un CRM?