Para muchas empresas de reformas, el marketing por recomendación es una de las mejores fuentes de clientes. Sobre todo, en el caso de los autónomos y las pequeñas empresas del sector. Cuando recibes nuevos presupuestos que ya vienen recomendados por otro profesional o por un cliente satisfecho, la probabilidad de cerrar la obra es mucho más alta.

La mayoría de empresas de reformas hacen esto de forma natural. Cuando haces un buen trabajo, tus clientes suelen hablar bien de ti, y eso te empieza a traer nuevas solicitudes de presupuesto que ya vienen con confianza previa.

Los programas de referidos van un paso más allá. Con ellos, puedes definir unos términos claros para compensar a todo el que te traiga clientes: un arquitecto, un interiorista, una inmobiliaria, un administrador de fincas o incluso otro profesional del sector. Y dar un motivo real para conseguir recomendaciones de cliente.

¿Qué es un programa de referidos?

Lo primero es lo primero: ¿qué es exactamente un programa de afiliados o referidos?

Un programa de referidos es una forma estructurada de compensar a intermediarios que te aportan volumen de negocio. Esto normalmente se mide en clientes y obras cerradas, de forma que si un colaborador te trae un cliente nuevo, le pagas una comisión.

Los programas de referidos se pueden hacer de muchas formas diferentes. Por ejemplo, puedes determinar el valor de la comisión que se le pagará al colaborador, los tiempos de pago, o incluso las condiciones si el cliente cancela la obra.

Algunos programas incluso consideran el tiempo mínimo que debe pasar tras terminar la obra antes de pagar la comisión, para asegurarse de que el cliente ha pagado todo y no ha habido ninguna incidencia.

¿Para qué me sirve un programa de referidos?

El marketing de referidos es una forma más de conseguir obras, haciendo que otros profesionales recomienden tu trabajo y te ayuden a llegar a más clientes.

En un programa de referidos, tanto tu empresa como el colaborador ganan. Tú recibes clientes nuevos, y la otra persona se lleva una comisión por ello.

Uno de los usos más útiles de tener un programa de referidos es poder colaborar con más facilidad con otros profesionales complementarios a tu especialidad.

Te pongo un ejemplo del sector. Si tienes una empresa de reformas integrales, es muy compatible colaborar con arquitectos e interioristas que diseñan proyectos pero no los ejecutan— ellos aportan el diseño y el cliente, y tú la ejecución de la obra. También puedes colaborar con agentes inmobiliarios, que a menudo tienen clientes que acaban de comprar una vivienda y necesitan reformarla, o con administradores de fincas, que gestionan el mantenimiento de muchas comunidades a la vez.

Un programa de referidos permitiría a cualquiera de estos profesionales recomendar tu empresa a cambio de una comisión por cada obra cerrada.

Los programas de referidos son más comunes de lo que parece

Aunque no lo parezca, hay muchas empresas del sector construcción que hacen uso de programas de referidos para conseguir más obra.

Es habitual que grandes cadenas y franquicias de reformas trabajen con una red de comerciales o colaboradores autónomos, a los que compensan según el rendimiento y el número de obras conseguidas cada mes.

Esto quiere decir que el marketing de referidos no está limitado a las pequeñas empresas. Puede ayudar a cualquier negocio de reformas, sea cual sea su tamaño.

Cómo funciona un programa de referidos

El funcionamiento general de un programa de referidos es bastante sencillo. Te das de alta como colaborador, traes clientes a la empresa, y más adelante te pagan tus comisiones.

O por lo menos, esa es la versión resumida.

Como ya hemos dicho antes, cada programa de referidos puede funcionar de su propia manera. Algunos tardan más en pagar, mientras que otros son completamente manuales.

De forma muy generalizada, los programas de referidos funcionan así:

Paso #1: Se crea el programa de referidos

Lo primero es montar el programa con todos los términos y condiciones que conlleva. Más adelante veremos todo lo que involucra esto, pero en líneas generales implica tener claro cómo se da de alta un colaborador.

Además de montarlo, suele ser necesario dar a conocer el programa entre tu red de contactos: arquitectos, interioristas, administradores de fincas u otros profesionales con los que ya trabajas.

Paso #2: Alta de colaboradores

Con el programa en marcha, un colaborador puede registrarse oficialmente. Esto es necesario, porque en muchos casos se necesita su información fiscal para poder pagarle después.

Es importante dejar claro cómo vas a saber que un cliente viene de un colaborador concreto: puede ser tan simple como preguntar al cliente quién le ha recomendado, o algo más formal como un código o referencia que el colaborador te facilita.

Paso #3: Pago de comisiones

Finalmente, los colaboradores que te generan obras reciben sus comisiones de forma habitual y conforme a los términos de tu programa.

Aquí es necesario llevar un seguimiento de todas las comisiones a pagar, y a qué cliente y obra corresponde cada una. Se debe hacer el pago a cada colaborador, normalmente por transferencia, y después contabilizar una factura que lo acredite.

Cómo crear un programa de referidos para tu empresa de reformas

Ahora que ya sabes en qué consiste un programa de referidos, puedes plantearte crear uno para tu empresa.

Montarlo es más fácil de lo que parece, sobre todo si al principio cuentas con un número limitado de colaboradores. Aun así, hay varias cosas que deberás tener en cuenta:

Define los términos y condiciones del programa

El primer paso es que tengas claro cuánto quieres dar y cómo. Esta es la parte más importante, ya que tienes que definir claramente los términos que tus colaboradores deberán aceptar.

Los términos y condiciones tienen que definir varias cosas, como mínimo:

Cuánto vas a pagar por cada cliente

Lo primero es lo primero: el dinero. Un programa de referidos no está limitado a pagar una comisión estática por cada cliente— puedes plantear cualquier estructura de compensación:

• Algunas empresas pagan una comisión fija por obra cerrada
• Otras pagan un porcentaje del valor de la obra
• Otras pagan según el tipo de reforma (integral, parcial, mantenimiento)

Además, a todo esto le puedes añadir un sistema de comisiones progresivas: cuantas más obras te traiga un colaborador en un año, más le pagarás por cada una a partir de cierto número.

Las comisiones por volumen son una forma de incentivar el esfuerzo de tus colaboradores, ya que cuantas más obras generen, más se llevarán en proporción a sus resultados.

Durante cuánto tiempo vas a pagar

Si tu empresa ofrece servicios de mantenimiento recurrente (por ejemplo, contratos de mantenimiento con comunidades de vecinos), la duración de la comisión también debes definirla.

Si un colaborador te trae un cliente que firma un contrato de mantenimiento continuado, ¿va a ser recurrente esa comisión, o vas a pagar una cantidad única al principio?

En el caso de servicios recurrentes, hay varias formas de plantear el pago:

• Comisión recurrente mientras el contrato de mantenimiento siga activo
• Comisión por un tiempo limitado, como el primer año
• Comisión fija y única al cerrar el contrato

Todo depende de los incentivos que quieras dar a tus colaboradores. Si mantener al cliente contento depende también de la relación con el colaborador (por ejemplo, un administrador de fincas que sigue de cerca cómo va el mantenimiento), puede ser recomendable una comisión recurrente.

Por otro lado, si tu programa está orientado simplemente a conseguir obras puntuales, puedes considerar una comisión única. Eso sí, recuerda velar tanto por tus clientes como por tus colaboradores: reducir demasiado las comisiones hace que un colaborador se lo piense dos veces antes de recomendarte.

Plazos de pago de las comisiones

Otro detalle importante es el plazo para pagar. Aquí tienes que tener en cuenta cuándo se considera una obra como cerrada y cobrada— hay obras en las que el cliente pide cambios o se retrasa el pago final, y eso debería reflejarse en cuándo pagas la comisión.

Lo normal es pagar la comisión una vez que el cliente ya ha abonado la obra o la fase correspondiente. También puedes imponer una cantidad mínima para procesar el pago, de forma que no tengas que gestionar comisiones muy pequeñas una a una.

Condiciones de devolución

También están las condiciones si un cliente cancela la obra o hay un impago después de haber pagado la comisión al colaborador.

Para estas situaciones, los términos de tu programa deben dejar claro qué ocurrirá: si asumes tú el riesgo, o si el colaborador debe devolver la comisión en caso de impago del cliente.

En cualquiera de los casos, debes tener muy en cuenta la posibilidad de impagos antes de definir tus condiciones.

Organiza el pago de comisiones

Finalmente, el último detalle a tener en cuenta es la facturación. Parte de los costes de gestión de un programa de referidos es crear las facturas y organizar a todos los colaboradores para tener la contabilidad en regla.

Para esto, puedes recurrir a un sistema de autofactura. ¿Y qué son las autofacturas?

Una autofactura es como cualquier otra factura normal, con la diferencia de que es el pagador el que la emite. Es decir, serías tú quien emita las facturas de tus colaboradores, con la intención de pagarles sus comisiones.

Sin autofacturas: cada colaborador debería hacerte su propia factura y emitirla a tu nombre para que le puedas pagar. Esto puede dar problemas, ya que cada colaborador puede hacer un seguimiento distinto de su contabilidad.

Con autofacturas: aquí tú tienes el control para crear las facturas de forma organizada cuando sea necesario. Es una carga mayor, ya que debes asegurarte de que está todo correcto y tener la aprobación de tu colaborador para autofacturarle. Pero te da el control para organizar la contabilidad, sobre todo si haces uso de un software de facturación potente.

Revísalo todo con un asesor

Una vez tengas listos todos los términos y condiciones de tu programa de referidos, un último paso es llevarlos ante un asesor.

Hay que tener en cuenta que un programa de referidos supone un acuerdo entre el colaborador y tu empresa, y debes tratarlo con la misma seriedad que cualquier contrato con un cliente.

Por ello, debes asegurarte de que ya está todo en regla y que no falta ninguna cláusula que os proteja a ambas partes.

Una vez lo tengas revisado y aprobado, una buena idea es tenerlo por escrito y accesible para tus colaboradores, por ejemplo, en la página web de tu empresa.

Cómo utilizar un programa de referidos para conseguir más obras

Una cosa es montar un programa de referidos. Y otra es crear una red de colaboradores que sean leales y te consigan más obras de forma constante.

Vamos a ver algunas cosas que puedes aportar a tus colaboradores para potenciar la efectividad de tu programa.

Crea un panel de seguimiento

Lo que se puede medir, se puede mejorar. Si le das a tus colaboradores una forma de ver cómo van sus recomendaciones, les ayudarás a traerte más clientes.

Las empresas que tienen un buen programa de referidos suelen ofrecer información sobre las últimas recomendaciones generadas:

• Clientes derivados
• Obras cerradas
• Tasa de conversión de presupuesto a obra
• Comisiones generadas

Si lo que buscas es que tus colaboradores lo tengan más fácil, un primer paso es que puedan disponer de esta información sin tener que preguntártelo cada vez.

Facilita recursos y materiales

Otra cosa que puedes hacer con facilidad es aportar material de apoyo a tus colaboradores. Esto puede incluir:

• Fotos de antes y después de tus obras
• Un catálogo de servicios y precios orientativos
• Tarjetas o folletos con un código de recomendación

Los recursos que aportes dependen de quiénes son tus colaboradores. Si trabajas con arquitectos e interioristas, puede interesarte más un catálogo de acabados y materiales. Si trabajas con administradores de fincas, un catálogo de servicios de mantenimiento puede ser más útil.

Da formación a tus colaboradores

Otra forma de potenciar tu programa de referidos es dar formación o información periódica a tus colaboradores.

Tu red de colaboradores es una extensión de tu negocio— cuanto mejor conozcan lo que ofreces, mejor te podrán recomendar. La información que puedes compartir con ellos puede ser:

• Novedades sobre los servicios que ofreces
• Casos de obras recientes que puedan enseñar a sus propios clientes
• Cambios en precios o en plazos de entrega

Ejemplo de programa de referidos en el sector

Como puedes ver, los programas de referidos no son complicados. Aunque suponen un coste adicional de gestión, a la larga pueden ser muy rentables, ya que facilitan la colaboración entre profesionales complementarios.

Sin ir más lejos, en Vendomia tenemos nuestro propio programa de referidos que nos ayuda a conseguir nuevos clientes con más facilidad. A día de hoy, más del 50% de nuestros clientes proviene de alguna referencia o colaboración.

El programa de referidos no solo sirve para aumentar negocio, también es una herramienta de colaboración muy potente. Con él, podemos entablar relaciones con otras empresas y profesionales del sector reformas. Te pongo varios casos:

• Contactamos con arquitectos e interioristas que trabajen con empresas de reformas y quieran recomendar Vendomia a sus clientes
• Ofrecemos a gestorías y asesorías la posibilidad de recomendar Vendomia a sus clientes autónomos y pymes de reformas
• Anunciamos nuestro programa de referidos a todos nuestros clientes actuales del sector

Sin un programa de referidos, esto sería mucho más difícil— al fin y al cabo, se trata de dar incentivos correctos a tus contactos. Estarán encantados de recomendarte.

De la misma forma, si tienes una empresa de reformas, imagina construir tu propia red: arquitectos que te recomiendan para ejecutar sus proyectos, administradores de fincas que te llaman para cada nueva comunidad, o clientes satisfechos que te traen a sus vecinos. Con un programa de referidos bien definido, todos esos colaboradores tienen un motivo claro para seguir recomendándote.

Aprovecha el marketing de referidos

Como puedes ver, un programa de referidos puede serle útil a cualquier empresa de reformas que quiera conseguir más obras. Es una herramienta que permite llegar a nuevos colaboradores, ya que ofreces la posibilidad de que cualquiera que te recomiende gane algo con ello.

¿Estás haciendo marketing de referidos en tu empresa de reformas? ¿Qué resultados has conseguido? Te esperamos en los comentarios.