Factura expedida y recibida en formato electrónico con la misma validez legal que una factura en papel.

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es una factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico. Debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde su emisión hasta el final del periodo obligatorio de conservación.

Tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que incluya todos los datos obligatorios y cumpla los requisitos establecidos por la normativa de facturación.

Una factura electrónica puede utilizar un formato no estructurado, como un PDF enviado por correo electrónico, o un formato estructurado que pueda ser procesado automáticamente por sistemas informáticos.

Entre los formatos estructurados más habituales se encuentran Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Estos formatos permiten que el emisor y el receptor intercambien la información sin tener que volver a introducir manualmente los datos de la factura.

En España, la factura electrónica es obligatoria desde 2015 para determinados proveedores que facturan a las administraciones públicas, a través del punto general de entrada FACe. La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, extiende progresivamente esta obligación a las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

Factura electrónica y Verifactu: no es lo mismo

Es habitual confundir ambos conceptos porque afectan a la facturación digital, pero regulan cuestiones diferentes:

• Verifactu: establece cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación para garantizar que los registros sean íntegros, trazables e inalterables. Puedes consultar más información sobre la facturación adaptada a Verifactu.
• Factura electrónica B2B: regula el formato de la factura y la manera en que se intercambia entre empresas y profesionales.

Ambas obligaciones coexistirán y, en la práctica, muchas empresas y autónomos tendrán que cumplir las dos: utilizar un sistema informático de facturación conforme y enviar sus facturas B2B mediante formatos y canales admitidos.

Cuándo es obligatoria

• Facturación a la Administración Pública (B2G): es obligatoria desde 2015 para determinados proveedores del sector público, salvo las excepciones previstas por la normativa.
• Facturación entre empresas y autónomos (B2B): la Ley 18/2022 establece que la factura electrónica será el formato obligatorio en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. El Real Decreto 238/2026 desarrolla el funcionamiento técnico del sistema, incluidos los formatos admitidos, las plataformas de intercambio y la comunicación de los estados de la factura y del pago.

La aplicación efectiva de la obligación B2B depende de la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo. A partir de ese momento se aplicarán plazos diferentes según el volumen de operaciones de cada empresa.

Mientras la obligación B2B no resulte aplicable a tu negocio, puedes seguir utilizando los formatos admitidos actualmente para facturar a otras empresas. Aun así, es un buen momento para digitalizar el proceso de facturación: cuando llegue la obligación, no partirás de cero.

Qué debe incluir una factura electrónica

• Los datos obligatorios de cualquier factura: número y serie, fecha de expedición, datos del emisor y del receptor, descripción de la operación, base imponible, impuestos e importe total.
• Un mecanismo que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
• Un formato electrónico que permita conservarla y consultarla durante el periodo legalmente establecido.
• En el sistema obligatorio B2B, un formato estructurado admitido, como Facturae, UBL, CII o EDIFACT.
• En el ámbito B2B, la comunicación de los estados de la factura y del pago dentro de los plazos establecidos por la normativa.

Cuándo emitir factura electrónica en tu empresa

• Si facturas a una administración pública y estás dentro de los proveedores obligados, debes emitir la factura en formato electrónico y presentarla mediante el punto de entrada correspondiente.
• Si facturas a otras empresas o autónomos, deberás adaptarte cuando entre en vigor el calendario obligatorio de facturación electrónica B2B.
• Aunque todavía no te resulte obligatoria, utilizar un programa para emitir y gestionar facturas permite reducir errores, centralizar los documentos y mantener conectados los presupuestos, los proyectos y la facturación.
• Digitalizar la facturación también facilita el seguimiento de los cobros y prepara a la empresa tanto para Verifactu como para la obligación de factura electrónica B2B.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

¿Un PDF enviado por correo electrónico es una factura electrónica?
Sí, puede considerarse una factura electrónica en formato no estructurado si se expide y recibe electrónicamente y cumple los requisitos legales. Sin embargo, un PDF no es un formato estructurado y no permite que los datos sean procesados automáticamente como ocurre con Facturae, UBL o CII.

¿La factura electrónica debe estar siempre firmada digitalmente?
No necesariamente. La normativa exige garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, pero esto puede hacerse mediante una firma electrónica u otros controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable.

¿Factura electrónica y Verifactu son lo mismo?
No. Verifactu establece requisitos para los sistemas informáticos y los registros de facturación. La factura electrónica regula el formato del documento y su intercambio por medios electrónicos.

¿Desde cuándo es obligatoria entre empresas?
El calendario de aplicación comienza a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla el sistema técnico. Desde ese momento se aplicarán plazos diferentes en función del volumen de operaciones de cada empresa.

Nota sobre la vigencia del contenido normativo: a fecha de redacción, julio de 2026, el calendario definitivo de obligatoriedad B2B dependía de la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo técnico. Conviene comprobar las fechas actualizadas antes de publicar y revisar periódicamente este contenido mientras el calendario no sea definitivo.