En muchas ocasiones, nuestros clientes nos preguntan por la diferencia entre los ERP y los CRM. Suelen tener dudas sobre el funcionamiento de cada una de estas herramientas-- algunos incluso piensan que se tratan de lo mismo.

En realidad, son herramientas para empresas muy diferentes. Ambos son programas de gestión, y te ayudan a controlar mejor tu empresa. Pero su alcance y uso cambian por completo, y están enfocados de forma diferente en un negocio.

En este artículo vamos a definir qué es un ERP, qué es un CRM, y sus diferencias.

¿Qué es un ERP y un CRM, y cómo funcionan?

Los ERP o CRM son herramientas que te ayudan en la gestión de tu empresa. Son herramientas de software pensadas para hacer que el día a día de tu negocio sea más fácil, dándote diferentes herramientas para ello.

ERP significa Enterprise Resource Planning (por sus siglas en inglés), y es una herramienta integral para la planificación de recursos empresariales. Un ERP puede englobar todo el sistema de gestión de una empresa, y se usa para administrar recursos (humanos, capital, operativos) de forma interna.

Un CRM es un Customer Relationship Manager (también en inglés), y su función principal es la de gestionar tu relación con clientes y prospectos. Los CRM son más especializados porque se enfocan a la actividad diaria con gente externa a tu negocio. En la mayoría de los casos, están orientados a las ventas.

En qué se parecen ERP y CRM

Tanto un CRM como ERP son herramientas de software. Y aunque es posible tener uno de estos programas instalados en tu ordenador, hoy en día la mayoría de los software de gestión se hospedan en la nube.

A primera vista, un CRM puede parecerse bastante a un ERP. Se podría decir que los CRM son una pieza muy importante de un ERP, enfocándose en la parte de contactos, actividad y calendario.

Dicho de una forma simple: un CRM suele ser un componente que viene en los ERP.

Diferencias entre ERP y CRM

Sin embargo, es importante no confundir los términos ya que tienen un uso completamente diferente. Como hemos dicho antes, los ERP son una herramienta de gestión integral de recursos para las empresas. Y por tanto, van más alla de lo que un CRM puede hacer.

Además de tener funciones típicas de un CRM, un ERP también puede gestionar nóminas, flotas, contabilidad... En otras palabras, se trata de un software de back office, para mantener el control en la empresa.

Puesto que los sistemas ERP abarcan todos los aspectos de un negocio, también son menos especializados.

Un CRM tendrá herramientas muy concretas enfocadas a gestionar tu cartera de clientes. Por ejemplo, un calendario, envío de correos, o notificaciones. Un ERP, no tanto.

Funciones de un ERP

Entonces, ¿qué es lo que puedo hacer con un ERP?

Cuando se hace una buena implantación, este software de back office te permite intercomunicar los diferentes departamentos de tu empresa y gestionar de forma más eficiente tus recursos.

Aquí tienes una lista de todos los aspectos que podría gestionar un ERP:

  • Catálogo de productos y control de stock
  • Visión general de las ventas
  • Gestión de los proyectos y trabajos
  • Facturación y contabilidad
  • Empleados y nóminas
  • Gestión de activos: flotas, maquinaria...
  • Almacenamiento de procesos internos

Ventajas de un ERP

Como puedes ver, un ERP abarca casi todo. Tener una herramienta de este tipo te facilita mover información entre cada departamento, y así poder crear informes detallados sobre el estado actual de tu empresa.

Si buscas tener un negocio que crezca hasta tener una gran cantidad de empleados (10 o más), tener al menos un ERP sencillo es imprescindible.

No solo porque la gestión de una empresa de semejante tamaño empieza a complicarse, sino por que es un sistema de gestión que te ayuda a conseguir mejores resultados.

Gracias a un ERP puedes analizar a detalle lo que ocurre en tu negocio-- por ejemplo, podrías sacar información como la siguiente:

  • Los clientes que más negocio aportan
  • La circulación de stock en tus inventarios
  • La productividad de los empleados
  • La evolución de los beneficios

Problemas de un ERP

Ahora bien, no todo son ventajas.

Los sistemas ERP son bastante complejos, ya que mueven mucha información e intentan darle sentido a todo lo que pasa día a día. Tu departamento de ventas se comunica con la gestión de proyectos, que a su vez debe estar al tanto de la facturación, y así sucesivamente.

El problema de todo esto es tu software puede llegar a ser un poco superficial, sin tener herramientas especializadas para cada parte de tu empresa. Esto depende de la solución concreta que elijas-- algunos ERP son más potentes que otros, con el correspondiente incremento en su coste.

Al final, hay que tener en cuenta lo que venimos diciendo: un ERP está pensado para toda la empresa, mientras que un CRM se especializa en los clientes y las ventas.

Funciones de un CRM

Ahora vamos con los CRM: ¿qué es lo que me aporta un Customer Relationship Manager?

Mientras que un ERP tiene como objetivo centralizar todos los recursos y facilitar la planificación, el CRM te sirve para gestionar tu trato con los clientes y aumentar las ventas.

Como hemos dicho antes, un CRM suele ser una parte de un sistema ERP. Pero al estar enfocado únicamente en las ventas, también es más potente y posee muchas más herramientas útiles. En un CRM, es normal que te encuentres con las siguientes funcionalidades:

  • Agenda de contactos, con etiquetas y asignación
  • Sistema de actividades con eventos, tareas y gestión de reuniones
  • Calendario de eventos con todo lo pendiente
  • Gestión de oportunidades de venta, mediante embudos de venta

Las ventajas de los CRM

Utilizar un CRM tiene muchas ventajas de cara a las ventas de la empresa.

Este tipo de herramientas contiene información sobre tu agenda de contactos, en la que se incluyen tanto los clientes como los prospectos potenciales. Su principal función es hacerte saber donde puedes encontrar oportunidades para cerrar nuevos proyectos, por lo que tendrás muchas opciones para filtrar, administrar y trabajar tu cartera.

Aquí tienes algunos ejemplos concretos de las ventajas de un CRM. Esto lo ya lo hemos hablado en otros artículos más a detalle, donde hablamos a fondo sobre lo que es un CRM y cómo usarlo para crecer:

  • Mantener a todo tu equipo en constante comunicación
  • Aumentar las ventas sabiendo el momento adecuado para contactar
  • Automatizar procesos de venta y comunicación
  • Fidelizar clientes con un servicio post-venta

En resumen, con un CRM puedes crear estrategias para vender de forma más efectiva.

Desventajas de los CRM

Puesto que un CRM se especializa en los clientes, a nivel de empresa también tiene algunas desventajas. Principalmente, su capacidad para la trazabilidad.

En la mayoría de empresas, una venta cerrada significa un nuevo trabajo. Es decir, tu CRM deberá comunicarse con tu herramienta de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de principio a fin. Con esto consigue saber de dónde ha salido cada proyecto, y tener una idea más global del rendimiento de un cliente. 

Mientras que en un ERP esto es sencillo, un CRM que trabaja de forma aislada lo tiene más difícil. 

Hoy en día esto lo puede solucionar con integraciones, pero una herramienta independiente no funcionará igual que un software de gestión integral.

Cabe decir que en Vendomia hemos solucionado esto incluyendo tanto el CRM de ventas como la gestión de proyectos en una única solución-- así puedes conocer el estado de tus proyectos y tener a mano la información muy valiosa como por ejemplo:

  • ¿Qué clientes tienen más proyectos?
  • ¿Qué tipo de proyectos se cierran con más facilidad?
  • ¿Cuántas horas promedio he invertido en cada cliente desde la venta?

¿Necesito un ERP o un CRM?

En mi opinión, todas las empresas que crecen van a necesitar una solución ERP tarde o temprano. Se trata de una herramienta esencial para poder evolucionar como negocio-- una empresa que no utiliza un ERP es como un coche que no tiene ruedas.

Ahora bien, no necesitas un ERP que lo cubra todo si estás empezando, o si eres parte de un equipo pequeño. Por ejemplo, es poco probable que tengas que llevar un control exhaustivo de las nóminas si tienes menos de cinco personas en tu empresa. Tampoco es probable que necesitas tu propio programa de contabilidad si tienes una gestoría que te lo lleva todo.

Mi recomendación es que busques una solución ERP conforme veas que lo necesitas. Cuando duela, es señal de que debes ir buscando un sistema más completo.

Un ERP vs. varias soluciones independientes

Aunque normalmente se habla de ERP como una única solución, no es del todo necesario hacerlo así. Una alternativa es contratar múltiples herramientas diferentes e integrarlas para gestionar todos los departamentos. En lugar de tener un software integral que lo hace todo, puedes usar varios programas e interconectarlos.

Por ejemplo, puedes contratar un software de facturación para cobrar por tu trabajo. Y tener una solución para la gestión de los proyectos por otro lado.

Tener múltiples herramientas diferentes tiene sus ventajas-- no sólo tienes herramientas más especializadas para cada departamento, sino que también diversificas las soluciones de software, sin depender de un solo proveedor.

Soluciones de gestión semi-completas

También existen soluciones mixtas que te ofrecen varios aspectos de la gestión de tu empresa, como Vendomia. Nuestra plataforma cubre más de un departamento de tu empresa, pero no todos.

Por ejemplo, no tocamos ni la contabilidad ni la gestión de nóminas. La razón de esto es que así podemos especializarnos e integrar perfectamente cada pieza, sin tener que abarcarlo absolutamente todo:

  • Facturación y gastos
  • Presupuestos
  • Ventas
  • Contactos
  • Proyectos y trabajos
  • Documentación
  • Marketing y páginas web

¿Son compatibles los ERP y CRM al mismo tiempo?

Puesto que un CRM forma parte de un ERP, tenerlos al mismo tiempo es posible.

Eso sí, todo dependerá de la implementación que hagas en tu empresa. Si tienes soluciones diferentes, lo ideal es asegurarte de que están integradas entre sí mismas y que se comparte la información en ambos sentidos.

Sin duda lo más fácil es tener una sola herramienta que lo controle todo, pero también deberás balancear el coste y la complejidad de tu ERP. Algunas soluciones son muy potentes y te dan todo lo que necesitas para la parte CRM, pero a un precio muy elevado.

Nuestra recomendación

En nuestra opinión, un software que te permita gestionar varios departamentos pero que aún así tenga herramientas especializadas para ello es lo más conveniente. Se trata de un balance entre la facilidad de uso en el día día, y la complejidad de controlar todos los datos de tu empresa.

Si tienes una pequeña empresa, no será necesario que lleves un control exhaustivo de todo lo que ocurre. Es probable que tu día a día se centre más en conseguir clientes y completar proyectos, que en administrar la contabilidad o hacer un seguimiento de todos los activos.

Vendomia como ERP ligero

En nuestro caso, desarrollamos la plataforma Vendomia como una solución a mitad de camino entre un CRM de ventas y un ERP completo.

La idea es que las empresas pequeñas no tienen la necesidad de controlarlo todo-- más bien al revés: solo hay que hacer un seguimiento de lo más importante y centrarse en generar negocio y trabajar bien. Por eso mismo excluimos funcionalidades como la contabilidad o la gestión de nóminas.

A cambio de eso, hemos podido crear un sistema modular con herramientas y funciones muy especializadas. Nuestro CRM permite, entre otras cosas:

  • Crear múltiples embudos de venta
  • Etiquetar y segmentar tus contactos
  • Convertir ventas a facturas, pedidos o proyectos
  • Crear actividades, tareas y eventos
  • Conectar tu calendario de actividades con Google Calendar

La ventaja de todo esto es aprovechar toda la integración que ofrece un ERP, y al mismo tiempo mantener una solución sencilla y fácil de utilizar para la pequeña empresa.

Te animo a que hagas una prueba gratuita de Vendomia, y veas si funciona para tu empresa.