A medida que tu empresa crece, puede que tengas que montar una intranet desde cero. Tener una intranet te ayuda a mejorar la comunicación dentro de tu empresa, e incluso puede servir como zona privada de usuarios en donde tus clientes pueden entrar y acceder a contenido restringido.

Toda empresa necesita una intranet tarde o temprano. Es una herramienta que da acceso privado y te permite hacer muchas cosas, además de mejorar la productividad.

Vamos a echar un vistazo a este tipo de sistemas, y por qué te puede interesar crear una intranet para tu empresa o negocio. Y sobre todo, aprender a montar una desde cero.

¿Qué es una intranet?

Una intranet es una página web con una zona privada de acceso restringido.

Es un espacio privado a la que sólo personas autorizadas pueden acceder, lo que te permite comunicarte de forma segura y controlada. Las intranet tienen muchas formas diferentes, y seguramente tú ya has usado alguna de ellas-- aquí tienes algunos ejemplos:

  • Un grupo de WhatsApp
  • Una red social como Facebook
  • Un software de productividad en tu empresa
  • Un portal de empleados
  • Una red privada de empresas
  • Una cuenta dentro de una tienda online

Como te puedes imaginar, estos sistemas se utilizan tanto en las empresas como a nivel particular-- cualquier sitio que tenga un acceso privado y sirva para comunicarse se podría decir que es una intranet. Todo depende del objetivo que tenga.

una intranet es un sitio web con una zona privada de acceso restringido

Las tiendas online tienen su propia mini-intranet

Además de eso, también se llama a intranet a las páginas en donde tus visitantes se pueden registrar para acceder a contenidos privados, con un usuario y una contraseña. Si has comprado alguna vez en una tienda online, entonces habrás usado su intranet para acceder a tus pedidos y compras.

Estas áreas privadas se utilizan a menudo para ofrecer un acceso personal en donde puedes hacer todo tipo de tareas.

¿Para qué me sirve crear una Intranet?

Una intranet tiene muchos usos, y todo depende de lo que quieras conseguir con ella.

Pero para la mayoría de pequeños negocios, estas redes privadas te pueden servir para organizar mejor tu empresa.

Por ejemplo, echa un vistazo a Vendomia.

Vendomia tiene un sistema de usuarios y permisos que te permite controlar quién puede hacer qué en la empresa. Por ejemplo, los administrativos sólo pueden consultar las facturas, mientras que los agentes de ventas tienen permiso para usar el CRM y hacer seguimiento de oportunidades de venta. Además, todo lo que hace cada persona se queda grabado para que otros puedan estar al día:

vendomia es una intranet que tiene un sistema de usuarios y permisos que te permite controlar quien hace o mira que en la empresa

Eso sin mencionar el calendario de eventos, las notas internas, y muchas otras cosas que permiten a los empleados trabajar mejor.

Sin una intranet, sería muy difícil estar organizados y funcionar correctamente.

Cómo crear una Intranet

Existen muchas formas de desarrollar una intranet; todo depende de lo que quieras montar y cuáles son tus objetivos.

Una cosa es montar una zona privada para tu tienda online donde tus clientes puedan consultar sus pedidos y facturas. En casos como éstos, un simple sistema de acceso de usuarios te puede servir. Otra cosa totalmente diferente sería crear un portal para empleados de tu empresa, en donde se puedan mandar mensajes y compartir archivos.

Antes de montar una intranet, debes tener muy claro qué es lo que quieres conseguir. En general, éstas son las tres principales formas de hacer un sistema privado de acceso: 

  • Utilizar un CMS como WordPress (con plugins WordPress de Intranet)
  • Usar software de Intranet especializado, como Vendomia
  • Crear una Intranet desde cero en PHP u otro lenguaje de programación

Vamos a echar un vistazo a cada uno de estos métodos, junto con sus ventajas y desventajas.

Crear una intranet con WordPress

WordPress es el sistema de gestión de contenidos web más utilizado en todo el mundo. Lo utilizarás principalmente para crear una página web, pero se puede también adaptar para cosas como una Intranet WordPress.

Crear una intranet con WordPress es sencillo: WordPress ya tiene su propio sistema de usuarios y de acceso, y basta con activar una opción para que cualquier persona se pueda registrar en tu página web.

Ahora sólo tienes que añadir funcionalidades extra mediante plugins WordPress, en función de lo que quieras hacer con ella.

Montar una red social en WordPress

Si lo que buscas es tener tu propia red social, puedes instalar el plugin BuddyPress.

Este plugin te añade funcionalidades para que los usuarios puedan publicar estados y compartir contenidos, tal y como lo harían en Facebook. Tendrás que configurar algunas partes de este plugin, ya que tiene muchas opciones y es bastante flexible.

el plugin BuddyPress te permite crear una intranet paso a paso

Crear un CRM en WordPress

Otra forma de crear una intranet en WordPress es añadiendo funcionalidades de CRM.

Por si no lo conocías, un CRM es una herramienta para interactuar con tus clientes (Customer Relationship Manager, por sus siglas en inglés). Se utiliza en las empresas para la gestión del día a día, y suele tener una agenda de contactos, gestión de pedidos y ventas, y un calendario.

Para añadir estas funciones puedes instalar el plugin Jetpack CRM. Basta con instalarlo desde el repositorio oficial de WordPress, y después solo tienes que configurarlo a tu gusto.

el plugin Jetpack CRM es otra opción para crear una intranet paso a paso

Jetpack CRM también cuenta con algunas extensiones de pago para integrarlo con otras funcionalidades de tu sitio, como por ejemplo una tienda online en Woocommerce.

Intranet para tienda online

También es posible que simplemente quieras añadir un sistema de acceso para tu tienda online en WordPress. En estos casos no tienes que hacer mucho-- Si utilizas un plugin como Woocommerce o Easy Digital Downloads para hacer funcionar la tienda, estás de suerte.

Estos plugins traen funcionalidad para que tus clientes puedan acceder o registrarse en tu página web, y luego poder ver su lista de pedidos y hacer consultas.

plugin como Woocommerce o Easy Digital Downloads sirven para crear la intranet de una tienda online

Lo único que tendrás que tener en cuenta es que tu página de acceso sea clara, y que el portal de usuarios muestre correctamente los contenidos.

Otros complementos para una intranet con WordPress

Una intranet creada con WordPress puede ser totalmente diferente para cada sitio web. Y en muchos casos, la funcionalidad que necesitas puede estar repartida entre varios plugins diferentes.

Si buscas refinar la experiencia de tu página web, aquí tienes algunos otros plugins que puedes utilizar:

Utilizar un software de intranet

WordPress es un sistema muy potente para crear páginas web, pero si lo que buscas es una solución empresarial, puede quedarse bastante corto.

El gran problema de WordPress es que es una solución genérica. El que sea muy flexible hace que también necesite mucha potencia y que sea lento. Y además, está orientado solamente a páginas web con lo que usarlo como herramienta de gestión resulta incómodo y complicado.

Tal y como hemos visto antes, montar una intranet WordPress consiste en ensamblar pieza a pieza la funcionalidad que buscas-- el problema es que esas piezas no se comunican del todo bien, al provenir de diferentes desarrolladores.

En resumen:

Si sólo necesitas un sistema de usuarios para tu página web, WordPress te puede servir. Si buscas una intranet para tu empresa, te conviene más utilizar un software especializado.

Aquí puedes saber todo lo que necesitas al comparar WordPress vs diseño web a medida utilizando una plataforma hospedada.

Un software de gestión para empresas es una intranet

Un software de intranet no solo se limita a tener un acceso con usuario y contraseña. También suele venir acompañado de muchas otras herramientas de gestión para las empresas:

  • Facturación y gastos
  • Oportunidades de venta y CRM
  • Gestión de proyectos y trabajos
  • Documentar procesos
  • Publicación web

En otras palabras, Las intranet corporativas suelen ser más bien un software de gestión.

Lo importante en estas herramientas empresariales es la productividad y la facilidad con la que puedes hacer el día a día. El software que utilizas debe estar enfocado a ser más eficiente y a la automatización, para poder trabajar con facilidad.

Puede que tu empresa necesite unas herramientas muy concretas para funcionar.

Pero para la mayoría de casos, aquí tienes una lista de las cosas que toda intranet empresarial debería tener. Estas funcionalidades son las más vitales para ser rentable:

Calendario de eventos y tareas

Lo más importante es el calendario. Todas las empresas tienen que saber las tareas y eventos de cada día, y una intranet debería al menos tener un lugar donde visualizarlo todo.

Además, un sistema de tareas es esencial para poder asignar trabajos a personas concretas, y saber qué es lo que hay pendiente por hacer.

Calendario de eventos y tareas de la intranet de Vendomia

Aquí es esencial que la gente pueda ver todos los eventos del día, y que se puedan asignar a determinados empleados.

Mensajería entre usuarios y compartir archivos

Un uso habitual es poder comunicarse con otros usuarios y compartir archivos en el día día.

Piensa en esto: las llamadas y la reuniones son una forma de comunicación disruptiva-- es decir, te interrumpen. Por otro lado, el chat y los mensajes son formas de comunicarse que respetan tu tiempo, porque una persona decide cuándo puede revisar correos o ponerse al día.

oportunidades de venta en la intranet de vendomia

En una intranet, es vital que un usuario pueda dejar notas, mensajes y eventos para que otros sean notificados.

Notificaciones

Si hay una funcionalidad que resulta esencial para una intranet, son las notificaciones. En una empresa ocurren muchas cosas durante el día, y es muy importante que todos los trabajadores estén actualizados.

Por eso, es importante que tu Internet privada tenga mucha flexibilidad al configurar las notificaciones:

  • Recibir las notificaciones en tiempo real
  • Recibir notificaciones por correo
  • Poder elegir qué notificaciones recibir
  • Tener un histórico de actividad

Documentar procesos de la empresa

Por último, todo tiene que ser documentado para poder replicar y hacer que la empresa funcione correctamente.

Uno de los secretos de las grandes empresas son los procesos operativos estandarizados (los SOP). En pocas palabras significa que todo lo que hacen se documenta y se queda archivado.

Así, cuando una persona falta sus conocimientos están disponibles.

la intranet para documentar procesos de la empresa

Las intranet corporativas deben tener al menos algún sitio donde guardar todo ese conocimiento. Esto puedes hacerlo con algo tan simple como el bloc de notas, pero una red privada te permite compartirlo, preservarlo, y distribuirlo entre tus empleados.

Por ejemplo, en Vendomia hemos creado una sección llamada Procesos... Enfocado especialmente a documentar todo lo que hacemos. Desde nuestro proceso de ventas, hasta la forma de afrontar proyectos.

Cómo desarrollar una intranet desde cero

La tercera forma de crear tu propia intranet sería desarrollarla desde cero. Es decir, hacer uso de un lenguaje de programación como PHP y una base de datos para programar todas las funcionalidades que necesites.

Esta es la forma más cara de montar una zona privada. Ya existe software que te aporta una solución en cuestión de minutos (u horas si decides utilizar WordPress), Y es mucho más económico recurrir a uno de estos productos.

Eso sí, existen razones por las que puede ser conveniente crear un software a medida:

  • Funcionalidad a medida: Si lo has hecho tú mismo, la intranet estará hecha y optimizada para el funcionamiento de tu empresa. Esto casi garantiza una mayor productividad.
  • Control sobre el software: Un desarrollo a medida te permite añadir nuevas funcionalidades según las necesitas, y puede evolucionar junto a tu empresa.
  • Libertad a largo plazo: Crear el software tú mismo evita que dependas de otra empresa cuando sea necesario cambiar de proveedor.

En otras palabras, hacer el software desde cero es hacer una inversión a largo plazo. Si buscas desarrollar una intranet a medida, tienes dos alternativas:

  • Realizar el proyecto dentro de tu empresa, con programadores que hayas contratado
  • Contratar a una empresa externa para el desarrollo del proyecto

Dependiendo del tipo de empresa que tengas, puede que valga la pena hacer un proyecto interno para desarrollar esta herramienta-- Es posible que ya tengas ingenieros de software en plantilla.

Pero si tu empresa no domina el software, la mejor opción suele ser buscar a una agencia de desarrollo especializada que te pueda guiar.

¿Tiene tu empresa una intranet? ¿Cuál ha sido tu experiencia?