Cuando tu empresa crece, es probable que necesites centralizar la información. Así mejoras la comunicación interna y facilitas la colaboración entre equipos. Y ahí es cuando te preguntas: ¿cómo puedo crear una intranet paso a paso?

Contar con una intranet corporativa te permite construir un entorno privado. Podrás gestionar documentos, coordinar tareas, comunicarte con tu equipo y acceder a herramientas clave para el día a día. Incluso es útil como zona de acceso restringido para clientes o colaboradores.

Crear una intranet no solo es una cuestión de practicidad, también es una inversión en organización, productividad y eficiencia. A continuación, te explicamos cómo crear una.

¿Qué es una intranet y por qué es una herramienta clave en tu empresa?

Una intranet es un sitio web privado con acceso restringido, diseñado para mejorar la comunicación, la colaboración y el intercambio de información dentro de una organización. Solo las personas autorizadas pueden acceder, lo que garantiza seguridad y control sobre los contenidos y recursos compartidos.

Se trata de un espacio de trabajo digital donde los empleados inician sesión, consultan documentos a los que tienen permisos, comparten archivos, colaboran en proyectos, envían mensajes o gestionan tareas del día a día. Además, puede incorporar otras funcionalidades como blog, calendarios, repositorios de archivos y herramientas específicas según los objetivos de la empresa.

Ejemplos de intranets:

• Un grupo de WhatsApp para empleados.

• Un portal interno como el de una universidad o empresa.

• Un software como SharePoint, orientado a la colaboración y gestión documental.

• La zona privada de una tienda online donde consultas tus pedidos.

Existen muchos tipos de intranets, y su forma dependerá del uso que quieras dar a esta tecnología en tu negocio. Puede ser desde el almacenamiento de archivos a estructurar procesos empresariales.

Las tiendas online tienen su mini-intranet

Aunque a veces no se les llame así, muchas aplicaciones web incluyen un pequeño sistema de intranet. Por ejemplo, al comprar en una tienda online, tienes que crear una cuenta, iniciar sesión y consultar tu historial de pedidos. Esa área privada es una de las soluciones de intranet.

Estos espacios permiten personalizar la experiencia del usuario, ofrecer servicios exclusivos y facilitar el acceso a la información relevante de forma segura.

¿Para qué sirve una intranet? Mejora la colaboración y la gestión interna

Implementar una intranet ayuda a ordenar tu empresa. Trabajes con cinco personas o con cincuenta, necesitas un sistema interno donde acceder a los recursos, intercambiar información, y colaborar de manera efectiva sin esfuerzo.

En Vendomia, nuestra intranet está pensada para que cada usuario tenga privilegios personalizados. Los administrativos consultan facturas, los agentes de ventas acceden al CRM, y todos los movimientos quedan registrados, mejorando la trazabilidad.

Además, cuenta con:

• Calendario de eventos y tareas.

• Gestión de procesos.

• Notificaciones en tiempo real.

• Espacios para compartir archivos y dejar mensajes.

• Soporte multilingüe (ideal si trabajas en varios idiomas).

Sin una intranet que centralice todo esto, la coordinación entre departamentos y personas sería un caos.

Cómo crear una intranet: herramientas y soluciones según tus objetivos

Existen distintas formas de crear una intranet dependiendo de tus objetivos, necesidades y nivel de personalización. Lo más importante es para qué vas a usarla: ¿quieres mejorar la colaboración interna? ¿Gestionar documentos? ¿Grear un espacio para tus clientes? ¿O implementar un sistema completo de gestión empresarial?

Estas son las tres principales formas de hacer un sistema privado de acceso: 

• Utilizar un CMS como WordPress

• Usar software de Intranet especializado, como Vendomia

• Crear una Intranet desde cero en PHP u otro lenguaje de programación

Vamos a echar un vistazo a cada uno de estos métodos.

Utilizar WordPress para crear una intranet básica

WordPress es el sistema de gestión de contenidos web más utilizado en todo el mundo. Lo utilizarás principalmente para crear una página web, pero se puede adaptar para una Intranet WordPress.

WordPress tiene su propio sistema de usuarios y de acceso, y basta con activar una opción para que cualquier persona se registre en tu página web.

Ahora sólo tienes que añadir funcionalidades extra mediante plugins WordPress, en función de lo que quieras hacer con ella.

Montar una red social en WordPress

Si buscas tener tu propia red social, el primer paso es instalar el plugin BuddyPress. Este plugin añade funcionalidades para que los usuarios puedan publicar estados y compartir contenidos, como lo harían en Facebook. Tendrás que configurar este plugin, ya que tiene muchas opciones y es bastante flexible.

Si sólo necesitas un sistema de usuarios para tu página web, WordPress te puede servir. Si buscas una intranet para tu empresa, te conviene más utilizar un software especializado.

Aquí puedes saber todo lo que necesitas al comparar WordPress vs diseño web a medida utilizando una plataforma hospedada.

Un software de gestión para empresas es una intranet que te ayuda a mejorar tu comunicación

Un software no solo se limita a tener un acceso con usuario y contraseña. También viene acompañado de otras herramientas de gestión:

• Facturación y gastos

• Oportunidades de venta y CRM

• Gestión de proyectos y trabajos

• Documentar procesos

• Publicación web

En otras palabras, las intranets corporativas suelen ser más bien un software de gestión. Lo importante en estas herramientas empresariales es la productividad y la facilidad con la que puedes hacer el día a día.

Puede que tu empresa necesite unas herramientas muy concretas para funcionar. Pero para la mayoría de casos, aquí tienes una lista de las cosas que toda intranet empresarial tiene para ser rentable:

Calendario de eventos y tareas

Lo más importante es el calendario. Todas las empresas tienen que saber las tareas y eventos de cada día, y una intranet debería tener un lugar donde visualizarlo todo.

Además, un sistema de tareas es esencial para poder asignar trabajos a personas concretas, y saber qué es lo que hay pendiente por hacer.

Mensajería entre usuarios y compartir archivos

Un uso habitual es poder comunicarse con otros usuarios y compartir archivos en el día a día.

Piensa en esto: las llamadas y la reuniones son una forma de comunicación disruptiva, es decir, te interrumpen. El chat y los mensajes son formas de comunicarse que respetan tu tiempo, porque una persona decide cuándo revisar correos o ponerse al día.

En una intranet, es vital que un usuario pueda dejar notas, mensajes y eventos para que otros sean notificados.

Notificaciones

Si hay una funcionalidad que resulta esencial para una intranet, son las notificaciones. En una empresa ocurren muchas cosas durante el día, y es muy importante que todos los trabajadores estén actualizados.

Es importante que tu Internet privada tenga flexibilidad al configurar las notificaciones:

• Recibir las notificaciones en tiempo real

• Recibir notificaciones por correo

• Poder elegir qué notificaciones recibir

• Tener un histórico de actividad

Documentar procesos de la empresa

Todo tiene que ser documentado para poder replicar y hacer que la empresa funcione correctamente.

Uno de los secretos de las grandes empresas son los procesos operativos estandarizados (los SOP), es decir, todo lo que hacen se documenta y se queda archivado.

Así, cuando una persona falta sus conocimientos están disponibles.

Las intranet corporativas deben tener algún sitio donde guardar todo ese conocimiento. Puedes hacerlo con algo tan simple como el bloc de notas, pero una red privada te permite compartirlo, preservarlo, y distribuirlo entre tus empleados.

Por ejemplo, en Vendomia hemos creado una sección llamada Procesos... Enfocado a documentar todo lo que hacemos. Desde nuestro proceso de ventas, hasta la forma de afrontar proyectos.

Cómo desarrollar una intranet desde cero para ofrecer tus servicios

La tercera forma de crear tu propia intranet sería desarrollarla desde cero. Es decir, hacer uso de un lenguaje de programación como PHP y una base de datos para programar todas las funcionalidades que necesites.

Esta es la forma más cara de montar una zona privada, pero te ofrece una gran experiencia de navegación. Ya existe software que te aporta una solución en cuestión de minutos (u horas si decides utilizar WordPress). Y es mucho más económico recurrir a uno de estos productos.

Existen razones por las que es conveniente crear un software a medida:

• Funcionalidad a medida: Si lo has hecho tú mismo, la intranet estará hecha y optimizada para el funcionamiento de tu empresa. Esto garantiza una mayor productividad.

• Control sobre el software: Un desarrollo a medida te permite añadir nuevas funcionalidades según las necesitas, y evoluciona junto a tu empresa.

• Libertad a largo plazo: Crear el software tú mismo evita que dependas de otra empresa cuando necesites cambiar de proveedor.

En otras palabras, hacer el software desde cero es invertir a largo plazo. Si buscas desarrollar una intranet a medida, tienes dos alternativas:

• Realizar el proyecto dentro de tu empresa, con programadores que hayas contratado

• Contratar a una empresa externa para el desarrollo del proyecto

Dependiendo del tipo de empresa que tengas, puede que valga la pena hacer un proyecto interno para desarrollar esta herramienta.

Pero si tu empresa no domina el software, la mejor opción suele ser buscar a una agencia de desarrollo especializada que te pueda guiar.

¿Tiene tu empresa una intranet? ¿Cuál ha sido tu experiencia?