Si gestionas una empresa de servicios, mantenimiento o reformas, es muy probable que en los últimos meses te hayas hecho esta pregunta: ¿el sistema Verifactu es obligatorio para mi empresa?

La duda es razonable. La información que circula sobre Verifactu es abundante, a menudo contradictoria y, en muchos casos, excesivamente técnica. El resultado es que muchos gerentes no tienen claro qué exige realmente la normativa, qué parte es obligatoria y qué parte no, ni cómo les afecta en el día a día de su negocio.

Y aquí está el problema: el sistema Verifactu no es una cuestión teórica, sino una normativa que impacta directamente en cómo emites facturas, qué software utilizas y qué riesgos asumes si no te adaptas a tiempo. Especialmente en sectores donde la facturación es continua, por trabajos, y muchas veces desde el móvil o desde obra.

En este artículo vamos a responder de forma clara y directa a la pregunta clave:
si el sistema Verifactu es obligatorio en empresas de servicios y reformas, qué implica exactamente y qué decisiones debería estar tomando hoy el gerente de una pyme para evitar problemas mañana.

Respuesta rápida: qué es obligatorio y qué no del sistema Verifactu

Si necesitas una respuesta clara antes de entrar en matices, es esta:

• Sí, el sistema Verifactu afecta a las empresas de servicios y reformas.
• No, no todo lo que se dice sobre Verifactu es obligatorio.

La confusión viene de mezclar dos conceptos distintos: usar un software de facturación conforme a la normativa y enviar las facturas automáticamente a la Agencia Tributaria. No son lo mismo.

Vamos por partes.

Qué exige la ley sobre el sistema Verifactu

La normativa establece que todas las empresas y autónomos que emitan facturas deberán utilizar un software de facturación que cumpla los requisitos técnicos del sistema Verifactu.

Esto implica que el programa de facturación debe:

• Garantizar que las facturas no puedan modificarse una vez emitidas

• Registrar cada factura de forma íntegra y trazable

• Evitar la eliminación o manipulación de facturas

• Mantener un registro encadenado de la facturación

• Incorporar elementos de control como huella digital (hash) y código QR

Es decir, lo obligatorio no es Verifactu como “programa”, sino usar un software de facturación que esté preparado para cumplir con Verifactu.

Para una empresa de servicios o reformas, esto afecta directamente a cómo se generan las facturas, desde qué herramienta y con qué nivel de control.

Qué no es obligatorio (y por qué hay tanta confusión)

Lo que no es obligatorio, al menos en el planteamiento actual de la normativa, es:

• Enviar automáticamente cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real

• Estar conectado permanentemente con Hacienda

• Cambiar la forma de facturar a nivel operativo si el software ya cumple la normativa

El envío automático de facturas a Hacienda es una opción voluntaria dentro del sistema Verifactu. Las empresas pueden decidir si utilizan o no esta funcionalidad.

Entonces, ¿por qué existe tanta confusión?

Porque se ha simplificado el mensaje hasta el extremo de decir que “Verifactu es obligatorio”, cuando la realidad es más matizada: lo obligatorio es el uso de software conforme, no necesariamente el uso del sistema de envío inmediato.

Entender esta diferencia es clave para no tomar decisiones precipitadas ni asumir costes innecesarios.

Qué es el sistema Verifactu y para qué sirve

El sistema Verifactu es un sistema de control de la facturación impulsado por la Agencia Tributaria cuyo objetivo es garantizar que las facturas que emiten empresas y autónomos sean íntegras, trazables y no manipulables desde el momento en que se generan.

No es un software independiente ni una plataforma que las empresas tengan que contratar por su cuenta. Es un marco técnico y normativo que define cómo deben funcionar los programas de facturación para evitar prácticas como la eliminación de facturas, la modificación posterior de importes o el uso de dobles contabilidades.

Dicho de forma sencilla: el sistema Verifactu busca que cada factura que se emite deje rastro y que ese rastro no pueda alterarse.

El sistema Verifactu dentro de la Ley Antifraude

El sistema Verifactu nace dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude.

Esta ley pone el foco en un punto muy concreto: el uso de software de facturación que permita manipular la información contable. A partir de aquí, la Agencia Tributaria establece una serie de requisitos técnicos obligatorios que deben cumplir los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos.

Verifactu es, por tanto, la traducción técnica de esa exigencia legal. No regula cómo debe facturar cada empresa, sino cómo debe comportarse el software con el que se emiten esas facturas.

Para un gerente de pyme, esto es importante porque el cumplimiento no depende tanto de “cómo facturo”, sino de con qué herramienta lo hago.

Qué problema quiere resolver Hacienda con Verifactu

Desde el punto de vista de la Agencia Tributaria, el problema es claro: hasta ahora, era relativamente sencillo alterar o eliminar facturas utilizando determinados programas o sistemas manuales.

El sistema Verifactu busca eliminar esa posibilidad mediante:

• La inalterabilidad de las facturas

• La trazabilidad completa de cada emisión

• El registro de cualquier evento relacionado con la facturación

• La posibilidad de verificación posterior por parte de Hacienda

En sectores como servicios, mantenimiento y reformas, donde se emiten muchas facturas por trabajos concretos y en momentos distintos, este control cobra especial relevancia.

El objetivo final no es complicar la gestión de las empresas, sino estandarizar y asegurar la información de facturación. La clave está en adaptarse con un software que lo haga de forma transparente, sin añadir carga administrativa al negocio.

Qué dice la normativa sobre el sistema Verifactu

Una vez entendido qué es el sistema Verifactu, la siguiente pregunta lógica es:
¿qué exige exactamente la normativa y cómo me afecta como empresa?

La clave está en no interpretar la norma desde el miedo, sino desde la obligación real que impone. Y esa obligación no recae tanto en la empresa como en el software de facturación que utiliza.

Software de facturación conforme vs. sistema Verifactu

La normativa distingue claramente entre dos conceptos que a menudo se confunden:

• Software de facturación conforme a la normativa

• Sistema Verifactu como opción de envío de información a Hacienda

Lo que la ley exige es que las empresas utilicen un software de facturación que cumpla los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Esos requisitos son los que garantizan la integridad y trazabilidad de las facturas.

El sistema Verifactu, entendido como el envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria, es una opción adicional, no una obligación general.

Por tanto, una empresa puede cumplir la normativa:

• Sin enviar las facturas en tiempo real a Hacienda

• Siempre que el software utilizado esté preparado para hacerlo y cumpla los requisitos técnicos

Esta distinción es fundamental para tomar decisiones correctas y no asumir cambios innecesarios en la operativa diaria.

Aquí tienes una tabla donde te presentamos mejor las diferencias entre software de facturación adaptado a la normativa y sistema Verifactu:

En qué casos se envían facturas a la Agencia Tributaria

El envío de información a la Agencia Tributaria a través del sistema Verifactu se produce solo si la empresa decide utilizar esta opción.

En ese caso, el software de facturación:

• Genera el registro de cada factura

• Lo envía de forma automática y segura a Hacienda

• Permite una verificación casi inmediata de la información

Para muchas empresas de servicios o reformas, esta opción puede ser interesante a medio plazo por motivos de seguridad jurídica o simplificación de controles, pero no es una imposición.

Lo importante es entender que, incluso sin activar el envío automático, el software debe estar preparado para:

• Generar registros inalterables

• Mantener la trazabilidad de la facturación

• Facilitar la información en caso de requerimiento

En resumen: la normativa no obliga a cambiar tu forma de facturar, pero sí obliga a cambiar —si es necesario— la herramienta con la que facturas.

Cómo afecta el sistema Verifactu a empresas de servicios, mantenimiento y reformas

El impacto del sistema Verifactu no es el mismo para todos los sectores. En empresas de servicios, mantenimiento y reformas, la forma de trabajar hace que la adaptación sea especialmente relevante.

Aquí no hablamos de emitir unas pocas facturas al mes desde un despacho, sino de facturación continua, trabajos en movilidad y múltiples situaciones operativas que deben quedar correctamente registradas.

Cómo se factura en empresas de servicios y mantenimiento

En este tipo de empresas, la facturación suele tener características muy concretas:

• Trabajos puntuales o recurrentes

• Facturación tras la finalización del servicio

• Emisión de facturas desde el móvil o la tablet

• Múltiples clientes, tanto particulares como empresas

• Presupuestos y partes de trabajo que acaban convirtiéndose en factura

Con el sistema Verifactu, cada uno de estos pasos debe quedar perfectamente trazado. Esto significa que:

• Las facturas no pueden modificarse una vez emitidas

• Cualquier rectificación debe quedar registrada

• El origen de la factura debe ser claro y verificable

Para una empresa de servicios, utilizar herramientas improvisadas o sistemas manuales supone un riesgo cada vez mayor.

Implicaciones prácticas para empresas de reformas

En empresas de reformas, la complejidad es aún mayor:

• Presupuestos que se modifican durante la obra

• Facturación por fases o certificaciones

• Cambios de alcance que afectan al importe final

• Varias facturas para un mismo proyecto

El sistema Verifactu no impide esta forma de trabajar, pero exige que todo quede correctamente documentado y registrado a través del software de facturación.

Esto implica que:

• No se pueden “ajustar” facturas a posteriori sin dejar rastro

• Las facturas rectificativas pasan a tener un papel clave

• Es imprescindible que el software conecte presupuestos, trabajos y facturas

Para el gerente de una empresa de reformas, el verdadero impacto de Verifactu no está en la normativa en sí, sino en contar o no con una herramienta preparada para gestionar esta complejidad sin frenar el negocio.

Aquí es donde cobra importancia un software para empresas de servicios, mantenimientos y reformas especializado. 

Qué ocurre si una empresa de servicios no cumple con el sistema Verifactu

Cuando se habla del sistema Verifactu, muchas empresas se centran únicamente en si “es obligatorio o no”. Sin embargo, la pregunta realmente importante es otra:
¿qué riesgos asume una empresa de servicios o reformas si no se adapta?

Y aquí conviene ser claro: el riesgo no es solo legal, también es operativo y de control del negocio.

Sanciones y riesgos legales

La normativa contempla sanciones tanto para:

• Empresas y autónomos que utilicen software de facturación no conforme

• Fabricantes o distribuidores de software que ofrezcan soluciones que permitan manipular la facturación

Para una empresa de servicios, esto puede traducirse en:

• Sanciones económicas

• Requerimientos de información por parte de la Agencia Tributaria

• Mayor probabilidad de inspección

Además, el uso de herramientas como Excel, programas antiguos o sistemas no adaptados deja a la empresa en una posición débil ante cualquier comprobación, incluso aunque no exista intención de fraude.

El problema no es solo “hacerlo mal”, sino no poder demostrar que se ha hecho bien.

Qué debería hacer hoy el gerente de una pyme de servicios o reformas

Con toda la información sobre la mesa, la cuestión ya no es si el sistema Verifactu va a afectar a tu empresa, sino cómo prepararte de forma práctica y sin sobredimensionar el problema.

Para un gerente de una pyme de servicios o reformas, la clave está en anticiparse, no en reaccionar cuando el cambio ya es obligatorio.

Decisiones prácticas a corto plazo

A corto plazo, hay tres decisiones que conviene tomar cuanto antes:

1. Revisar el software de facturación actual

Asegúrate de que el programa que utilizas está adaptado —o va a estarlo— a los requisitos del sistema Verifactu. Si no hay garantías claras, es una señal de alerta.

2. Abandonar herramientas manuales o improvisadas

Excel, plantillas personalizadas o programas antiguos no están preparados para cumplir la normativa ni para escalar con el negocio.

3. Pensar la facturación como un proceso, no como un trámite

En empresas de servicios y reformas, facturar bien implica conectar presupuestos, trabajos realizados y facturas. Verifactu refuerza esta necesidad.

Estas decisiones no requieren grandes cambios operativos, pero sí elegir bien la herramienta con la que se trabaja.

Cómo gestionar el sistema Verifactu con Vendomia

Adaptarse al sistema Verifactu no tiene por qué suponer más carga administrativa ni cambios complejos en la forma de trabajar. La clave está en utilizar un software que lo gestione de forma automática y transparente.

En Vendomia, el cumplimiento de Verifactu está integrado en el propio proceso de facturación, sin que el usuario tenga que preocuparse por aspectos técnicos o normativos.

Vendomia como software adaptado al sistema Verifactu

La facturación con Vendomia es sencilla y está pensada para empresas de servicios, mantenimiento y reformas.

Las facturas pueden crearse:

• Desde cero, en cuestión de minutos, utilizando el catálogo de productos y servicios

• A partir de presupuestos ya aprobados

• Desde proyectos y trabajos realizados, con pocos clics

Todas las facturas se generan de forma digital, cumpliendo los requisitos del sistema Verifactu y garantizando la trazabilidad completa de cada operación.

Además, Vendomia utiliza la modalidad “sí” del sistema Verifactu, lo que significa que:

• Las facturas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria

• No hay riesgo de incumplimiento por errores técnicos

• La empresa trabaja con un mayor nivel de seguridad jurídica frente a Hacienda

En el siguiente vídeo, te explicamos un poco en qué consiste el software de facturación de Vendomia para empresas de servicios, mantenimientos y reformas. Recuerda que está especializado para empresas de oficios de la construcción. 

Ventajas reales para empresas de servicios y reformas

Más allá del cumplimiento normativo, gestionar Verifactu con Vendomia aporta ventajas prácticas en el día a día:

• Eliminación de procesos manuales

• Reducción de errores en la facturación

• Mayor control sobre trabajos, proyectos y facturas

• Trazabilidad completa desde el presupuesto hasta la factura

• Tranquilidad ante posibles comprobaciones de Hacienda

Para un gerente de una pyme de servicios o reformas, esto se traduce en algo muy concreto: menos preocupaciones administrativas y más foco en el negocio.

Preguntas frecuentes sobre el sistema Verifactu

¿Quién no tiene que hacer Verifactu?

No existe una exclusión general por sector o tamaño de empresa.

El sistema Verifactu afecta a empresas y autónomos que emiten facturas, por lo que solo quedarían fuera aquellos casos en los que no exista obligación de facturar según la normativa fiscal.

Lo relevante no es “hacer Verifactu”, sino utilizar un software de facturación conforme. Si se emiten facturas, el software debe cumplir los requisitos del sistema Verifactu.

¿Quién no está obligado a hacer factura electrónica?

La obligación de factura electrónica depende de otra normativa distinta y de factores como:

• El tipo de cliente
• El volumen de facturación
• Si se factura a empresas o a particulares

Esto es importante porque factura electrónica y sistema Verifactu no son lo mismo. Una empresa puede:

• No estar obligada a emitir factura electrónica
• Y, aun así, estar obligada a usar un software conforme a Verifactu

¿Es obligatorio Verifactu en 2027?

El sistema Verifactu forma parte de un proceso de implantación progresivo. Lo que está claro es que:

• La obligación de utilizar software de facturación conforme será general
• Las empresas deberán haber adaptado sus sistemas dentro de los plazos establecidos

Más que fijarse en una fecha concreta, lo recomendable es prepararse con antelación para evitar cambios forzados a última hora.

¿Cuánto cuesta un programa Verifactu?

El sistema Verifactu en sí no tiene un coste directo, ya que no es un programa que se contrate de forma independiente.

El coste depende del software de facturación que se utilice y de sus funcionalidades. En el mercado existen opciones con precios muy distintos, según:

• El tipo de empresa
• El número de usuarios
• Las funcionalidades de gestión incluidas

Por ejemplo, el software de facturación de Vendomia está pensado para facilitar la facturación a empresas de servicios, mantenimientos y reformas. Su coste es uno de los más asequibles del mercado. Puedes revisarlo tú mismo en nuestra página de precios. 

¿Cuál es el coste de facturación para una empresa de servicios?

Más allá del precio del software, el verdadero coste de la facturación está en:

• El tiempo invertido
• Los errores administrativos
• La falta de control sobre trabajos y cobros

Un sistema de facturación adaptado a Verifactu y pensado para empresas de servicios reduce estos costes indirectos y mejora la eficiencia del negocio.

¿Cómo funciona el Verifactu de Hacienda?

El sistema Verifactu de Hacienda se basa en:

• La generación de un registro de cada factura
• La imposibilidad de modificarla sin dejar rastro
• La trazabilidad completa de la información

Cuando se utiliza la modalidad “sí”, el software envía automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, facilitando su verificación.

¿Cuáles son las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica?

Aunque a menudo se confunden, son conceptos distintos:

• Sistema Verifactu: regula cómo deben funcionar los programas de facturación y garantiza la integridad de las facturas.
• Factura electrónica: regula el formato y el envío de la factura al cliente.

Una empresa puede cumplir Verifactu sin estar obligada a emitir factura electrónica y viceversa.

¿Puedo seguir facturando con Excel o programas antiguos?

No. Excel y programas no adaptados no cumplen los requisitos técnicos del sistema Verifactu, ya que permiten modificar o eliminar facturas sin trazabilidad.

Para cumplir la normativa, es necesario utilizar un software de facturación conforme.

El sistema Verifactu no es una moda ni una recomendación opcional. Es un cambio estructural en la forma en que las empresas deben gestionar su facturación, y las empresas de servicios, mantenimiento y reformas no son una excepción.

La clave está en entender bien la normativa: lo obligatorio no es enviar facturas a Hacienda en tiempo real, sino utilizar un software de facturación que cumpla los requisitos del sistema Verifactu. A partir de ahí, cada empresa puede decidir cómo adaptarse sin alterar su operativa diaria.

Para un gerente de pyme, este cambio no debería afrontarse desde el miedo ni desde la urgencia, sino desde la planificación. Elegir una herramienta preparada, que integre Verifactu de forma automática y que encaje con la realidad del negocio, evita riesgos legales y mejora el control interno.

En este contexto, soluciones como Vendomia permiten cumplir con el sistema Verifactu de forma sencilla, integrando la facturación con presupuestos, trabajos y proyectos, y garantizando la trazabilidad exigida por la normativa.

En definitiva, Verifactu es obligatorio, pero cumplirlo bien no tiene por qué ser un problema. Al contrario: puede ser el impulso para profesionalizar la gestión y ganar tranquilidad frente a Hacienda.