Cuando una empresa crece, también lo hace la carga de trabajo. Si tienes la sensación de que estás al borde del colapso por la cantidad de proyectos que gestionas, no estás solo.

La buena noticia es que gestionar muchos proyectos a la vez sin perder la cabeza es posible. Pero solo puedes conseguirlo siempre que cuentes con las herramientas y los procesos adecuados.

Ahí es donde entra en juego una herramienta de gestión de proyectos adaptada a tus necesidades específicas.

En este artículo aprenderás cómo gestionar proyectos de reformas, construcción o mantenimiento de forma eficaz. Te contaremos cómo dividir, priorizar y hacer seguimiento de cientos de proyectos sin perder el control.

Y te mostraremos un sistema de gestión completo. Este software de gestión te permitirá escalar sin caos, con visión clara del progreso del proyecto, fechas de entrega y recursos disponibles.

Problemas de gestionar proyectos sin herramientas adecuadas

Cuando tienes muchos proyectos de construcción, reformas o mantenimiento encima, sientes que no llegas a todo. Por eso, debes preguntarte: ¿estoy usando el sistema de gestión adecuado para organizar los trabajos y los proyectos?

En muchos casos, la respuesta es no.

Muchas empresas siguen usando papel, Excel o programas genéricos que no se adaptan a su forma de trabajar. Esto les obliga a duplicar tareas, perder tiempo buscando información y tomar decisiones sin datos claros.

Esto es habitual en sectores como la construcción, reformas, carpintería, electricidad o mantenimiento. Al tener operarios en movimiento, suele resultar difícil definir procesos de trabajo fluidos que sean compatibles con un software ERP o una herramienta de gestión documental.

Pero tomarse tiempo para hacerlo es lo que marca la diferencia entre una empresa que obtiene grandes beneficios y una que sobrevive al día a día. Si tu negocio se encuentra en esta situación, es muy probable que hayas notado algunos de los problemas que te mencionamos.

Falta de orden y control

Cuando no tienes una herramienta pensada para la gestión de proyectos, lo habitual es que todo esté disperso. Los partes de trabajo en papel, los presupuestos en un Excel y las facturas en otro programa distinto. ¿Te suena esta situación?

El resultado es que se pierde el control. No sabes qué tareas están hechas, cuáles pendientes, o si estás cumpliendo los objetivos. Además, sin una hoja de ruta clara ni una buena gestión de recursos, el avance se vuelve muy poco previsible.

Esto genera errores y muchos dolores de cabeza, sobre todo, cuando tienes varios proyectos en marcha. Incluso, eres incapaz de ver qué proyectos te están dando beneficios y cuáles están generando pérdidas hasta que no paras a hacer números.

No cumplir los plazos de tiempo

La falta de orden y control impacta de forma directa en los plazos de entrega. Las notas en papel o Excel no tienen recordatorios para fechas clave, ni permiten ver el progreso del proyecto.

Aunque puedes usar programas gratuitos como Google Calendar, tampoco es una herramienta eficiente para asignar tareas o coordinar miembros del equipo. Mucho menos para hacer un seguimiento de la ejecución del proyecto en tiempo real.

¿Resultado? Los proyectos se retrasan. Y, en construcción o reformas, eso implica perder dinero y dañar la imagen de tu empresa.

Errores en presupuestos y facturas

Gestionar presupuestos y facturas con Excel o herramientas genéricas puede parecer cómodo, pero no es fiable. Un error de fórmula o un dato mal copiado puede provocar importantes pérdidas de tiempo y dinero sin darte cuenta.

Además, si la facturación no está integrada con la gestión de proyectos, es probable que factures fuera de plazo o incluso te olvides de ciertos trabajos. Sin un sistema de gestión centralizado, también es fácil perder datos críticos.

Comunicación deficiente

Cuando los miembros del equipo no tienen una plataforma común para trabajar, la información se pierde. Operarios que no saben cuál es su próxima tarea, responsables que no están al tanto del avance o problemas que se notifican demasiado tarde.

Sin un canal claro, seguro y rastreable, es seguro que ocurran errores o no se interpreten bien mensajes. Además, se puede pasar por alto algo que se ha dicho o que cueste encontrarlo más adelante.

Falta de visibilidad en la rentabilidad

Sin un software para construcción que integre todas las funciones clave, es imposible tener una visión global. No sabes qué margen tiene cada proyecto, si hay tareas bloqueadas o cuántos recursos estás destinando a cada obra.

Trabajas a ciegas, sin datos fiables ni indicios claros. Y si no puedes medir, no puedes mejorar.

Casos reales de empresas que usaban papel, Excel o programas de gestión genéricos

Uno de nuestros clientes, Vaesma, lo vivía cada semana. Tardaba días en recopilar partes escritos a mano, descifrar la letra de sus operarios y saber en qué punto estaba cada proyecto.

Desde que usa Vendomia, gestiona proyectos de mantenimiento y reformas de forma automática y digital. En una tarde, revisa todos los partes de trabajo y sabe si los proyectos avanzan o no.

Lo mismo pasa con Excel.

Es una herramienta útil, conocida y barata. Pero cuando tienes una alta carga de trabajo, se queda corta.

• Tareas duplicadas y versiones diferentes del mismo archivo.
• Información crítica repartida en mil pestañas.
• Errores al meter datos o en las fórmulas.
• Dudas constantes sobre quién hace qué y cuándo.

Esto no lo decimos solo nosotros. Lo hemos visto en clientes de sectores muy distintos: Slow Comunicación (marketing), Key&Rent (alquiler vacacional) o Todo En Común (consultoría social). Todos intentaron organizar sus proyectos y facturas con Excel. Y todos terminaron atrapados en el caos.

En el caso de Todo En Común, María Ardid comenzó gestionando 10 proyectos con 5 clientes cada uno. Hoy, su equipo de tres personas gestiona más de 500 proyectos al año.

Gracias a Vendomia, aplican metodologías ágiles, gestionan tareas y usan diagramas de Gantt para organizar cada paso del trabajo. ¡Incluso tienen automatizado el correo electrónico para enviar facturas!

Aquí te contamos más sobre su caso y cómo han gestionado 1344 proyectos en dos años usando nuestra herramienta.

Antes de dar con Vendomia, María probó otros programas de gestión. Gratis y de pago. Pero ninguno le servía del todo. Faltaban funciones o eran poco ágiles.

Por eso, si tú también sientes que todo te supera, revisa tu sistema de gestión. Tal vez Excel no sea el problema, pero seguro que tampoco es la solución.

¿Cómo lo hacen las empresas más productivas?

Cada empresa es un mundo. Pero, si te fijas bien, las más productivas tienen varios puntos en común. 

Han creado sistemas para trabajar de forma más ágil, evitan errores y controlan sus proyectos con mayor precisión. Ahora, te contaremos cuáles son sus claves de éxito:

Priorizan bien el trabajo

Las empresas más productivas saben muy bien qué tareas deben ir primero. No lo dejan al azar.

Clasifican el trabajo según:

• Fechas clave: ¿Cuándo debe estar listo?
• Urgencia: ¿Qué tareas no se pueden retrasar?
• Impacto: ¿Cuál tiene mayor repercusión en el resultado final?
• Recursos disponibles: ¿Qué se puede hacer con lo que tenemos ahora?

Al hacerlo así, evitan bloqueos y ayuda a tomar mejores decisiones cada día.

División de proyectos

Gestionar cientos de proyectos grandes no es cuestión de fuerza, sino de método. Las empresas más productivas dividen sus proyectos en partes más pequeñas y manejables:

• Tareas y subtareas: Así cada persona sabe qué tiene que hacer.
• Categorías y etiquetas: Para agrupar por cliente, fase o tipo de trabajo.
• Filtros y fases: Para ver rápido qué tareas son urgentes, críticas o están por vencer.

Un ejemplo: imagina que una constructora recibe tres reformas grandes. Lo primero es crear un presupuesto para cada una.

Una vez aceptado el presupuesto, se divide cada obra en fases (derribo, electricidad, pintura…). A cada fase se le asigna un responsable. Y ya tienes un plan claro desde el principio.

Digitalización de tareas y subtareas

Estas empresas no se enredan con papeles ni hojas de cálculo infinitas. Todas las tareas y subtareas se hacen de forma digital. Así evitan tener que escribir lo mismo dos veces, hacen cambios en segundos y centralizan todos los datos.

Con listas de tareas eficientes, hacen un seguimiento claro y ordenado. También, ven de un vistazo lo urgente, crítico o en riesgo.

Sistemas de avisos

Nada se les pasa por alto. Las tareas tienen avisos que recuerdan lo que hay qué hacer y cuándo. Tanto oficiales como operario evitan olvidos, mejorando la ejecución del proyecto.

Además, automatizan los cobros: tú no tienes que perseguir al cliente. El sistema envía la factura y, una vez emitida, puedes solicitar el cobro desde el mismo programa de gestión.

Esto ofrece un mejor flujo de caja y reduce los impagos en los negocios. También es más cómodo para tus clientes.

Gestión documental integrada

Todos los datos y procesos de la empresa están en un mismo lugar. Una app de gestión completa te permite iniciar el proceso de venta a través de ella. Te permite hacer formularios de captación y recopila los datos de tus clientes.

Las herramientas de gestión adecuadas también te permitirán hacer y enviar presupuestos en minutos para cerrar más ventas. Para hacerlo, tienen integrado todo tu catálogo de productos y servicios.

Además, puedes vincularlo a tu inventario y saber qué materiales hay en tus almacenes. Así, evitan compras que no son necesarias, mejoran la planificación y reduce parones en los proyectos por falta de material.

Una vez aceptado el presupuesto, crean proyectos y trabajos de forma directa en un clic. Y, asignan a las personas responsables de hacer cada tarea.

Se acabaron los partes en papel con letra ilegible o que se pierden en la furgoneta. Las empresas productivas usan partes de trabajo digitales que los operarios rellenan desde el móvil, nada más terminar el trabajo. Así, el supervisor puede revisarlos esa misma tarde y tomar decisiones con datos frescos.

E, incluso las facturas se hacen rápido sin invertir en personal administrativo. A través de un proyecto o uno o varios trabajos, se hacen de manera directa las facturas. Y, se pueden mandar al cliente.

Control de costes y recursos humanos

Los negocios que son más productivos tienen gestores de proyectos que les permiten ver cuánto están gastando. Y, no solo eso. Estas herramientas comparan los gastos con los beneficios que están obteniendo.

Así saben qué proyectos son rentables y cuáles no. Al obtener datos en tiempo real, pueden ver cuándo una obra, una reforma o un mantenimiento requiere su atención.

Cómo te ayuda Vendomia en la gestión de proyectos

Si has llegado hasta aquí, ya te habrás dado cuenta de una cosa: no se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor. Y para eso, necesitas una herramienta que esté a la altura.

Vendomia está diseñada para empresas que gestionan muchos proyectos a la vez. Sobre todo, si trabajas en el sector de la construcción, reformas, instalaciones o cualquier negocio con operarios en movimiento.

Este software de gestión incluye todo lo que hacen las empresas productivas y puedes:

• Definir procesos de ventas claros con estados.
• Crear presupuestos rápidos para cerrar más proyectos.
• Dividir cada proyecto en tareas y fases claras.
• Asignar responsables y fechas clave.
• Ver el alcance del proyecto y medir su rentabilidad.
• Controlar las facturas y los cobros sin salir del sistema.
• Llevar los partes de trabajo al día y tener visibilidad en tiempo real.

Y, sobre todo, ahorrar tiempo para dedicarlo a lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.

Aquí te dejamos un vídeo donde te mostramos cómo gestionan proyectos otras empresas como la tuya usando Vendomia.