¿Todavía facturas en Word, Excel o un programa que no está adaptado a la nueva normativa?

Entonces este artículo te interesa (y mucho).

A partir de 2025, entra en vigor la nueva ley de facturación electrónica. Todas las empresas y autónomos tendrán de margen uno o dos años, para empezar a emitir sus facturas de forma electrónica. Y no hablamos solo de hacerlas “en digital”. Hablamos de que deben enviarse automáticamente a Hacienda, cumplir con formatos concretos y estar conectadas con sistemas como Verifactu.

Muchas empresas aún no tienen claro qué implica esta normativa ni cómo les afecta. Pero lo cierto es que no cumplir puede suponer sanciones, pérdida de tiempo y mucho estrés innecesario.

En este artículo te explicamos, con un lenguaje claro y sin tecnicismos, todo lo que necesitas saber para adaptarte a tiempo y sin complicaciones. Además, podrás descargar una infografía gratuita con los puntos clave para entender mejor la normativa.

¿Qué es la nueva normativa de facturación electrónica y por qué te afecta?

La nueva normativa de facturación electrónica es un cambio de modelo que busca acabar con el fraude fiscal. Y, para cumplir con su objetivo, se han de digitalizar por completo las relaciones entre empresas, autónomos y la Administración.

Hasta ahora, muchas pymes y profesionales venían usando plantillas de Excel, Word o programas sin conexión con Hacienda para emitir sus facturas. Con la entrada en vigor de esta nueva ley, eso dejará de ser válido.

¿Qué cambia con esta normativa?

• Las facturas deberán emitirse en formato electrónico estructurado (no vale simplemente un PDF).
  
  
• Deberán enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria, a través de sistemas como Verifactu.
  
  
• Tendrán que incluir códigos únicos y trazabilidad, de forma que no se puedan modificar una vez emitidas.
  
  
• Todas las operaciones deberán quedar registradas en tiempo real, sin modificarse ni borrarse, lo que implica usar un software adaptado.
  

Este cambio afectará a todas las empresas y autónomos, sin importar su tamaño o sector. Da igual si eres un instalador, una consultoría o una empresa de reformas: si emites facturas, tendrás que adaptarte.

Y aunque todavía hay margen para prepararse, lo cierto es que muchas empresas están posponiendo esta transición. ¿El problema? Que cuando llegue el momento, los tiempos estarán ajustados y los errores saldrán caros.

La factura electrónica no es una opción. Es el nuevo estándar, y cuanto antes empieces, mejor preparado estarás. 

¿A quién afecta la ley de facturación electrónica?

Una de las preguntas más frecuentes es: “¿Esto me afecta a mí o solo a grandes empresas?”.

Y la respuesta es clara: te afecta seguro, salvo que no factures nada.

La Ley Crea y Crece establece que todos los autónomos y empresas deberán adaptarse a la facturación electrónica si operan en España y emiten facturas en el desarrollo de su actividad.

¿Quién entra en esta obligación?

• Autónomos que emiten facturas a otras empresas o a particulares.
  
  
• Pymes de cualquier sector: construcción, reformas, asesorías, clínicas, etc.
  
  
• Empresas con empleados o sin ellos.
  
  
• Profesionales freelance, cooperativas, asociaciones…
  
  
• Cualquier actividad con obligación de emitir factura.
  
  

¿Y a partir de cuándo será obligatoria?

*La normativa ya ha entrado en vigor, pero la fecha definitiva para implementarla considera como margen hasta 2026 y 2027. No obstante, esta última depende de la aprobación de los desarrollos técnicos por parte de Hacienda. Pero el calendario ya está en marcha y conviene no esperar al último momento.

Esto no es algo puntual. Será obligatorio sí o sí.

Y lo peor no es solo la sanción, sino los retrasos, el caos administrativo y los errores que puedes evitar desde ya.

Por eso muchas empresas ya están migrando a softwares adaptados como Vendomia, que te permiten emitir, enviar y registrar facturas electrónicas sin complicarte la vida.

Cuanto más preparado estés hoy, menos estrés tendrás mañana.

¿Qué requisitos deben cumplir las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas no son simples PDFs enviados por email.

Para cumplir con la normativa, deben seguir una serie de requisitos técnicos y legales que garanticen su autenticidad, integridad y trazabilidad.

A continuación, te explico los puntos clave que deben cumplir tus facturas electrónicas para no tener problemas:

Formato estructurado obligatorio

La factura debe generarse en un formato estructurado, como el Facturae (el que establece Hacienda) o en otros formatos compatibles con sistemas de intercambio electrónico.

No basta con escanear una factura en papel ni con enviar un PDF normal.

Firma electrónica

Las nuevas facturas digitales siempre deben incluir todos los datos del emisor y del receptor, salvo en una excepción. Las facturas simplificadas (o reducidas), aquellas que no excedan un importe total de 400€, no hace falta que contengan todos los datos del receptor

Debe estar firmada electrónicamente con un certificado digital válido. Con los NIFs del emisor y del receptor que deberá validar la propia Agencia Tributaria.

Esta firma garantiza que la factura no ha sido modificada y asegura su validez legal.

Intercambio a través de plataformas autorizadas

Las facturas se deben enviar a través de una plataforma de intercambio electrónico homologada.

Esto puede ser:

• La plataforma pública FACeB2B (ya operativa).
  Plataformas privadas certificadas, como las integradas en algunos softwares de gestión (como Vendomia).
• O Verifactu, obligatoria para la facturación electrónica en las relaciones comerciales privadas, según la nueva normativa. Tienes más información sobre esta plataforma en la infografía del final del artículo.

Control del estado de la factura

El sistema debe permitir consultar en tiempo real el estado de la factura: si ha sido enviada, aceptada, rechazada, cobrada…

Esto no solo es útil, también será obligatorio para garantizar la trazabilidad. 

Conservación electrónica de las facturas

Tanto emisor como receptor deberán conservar una copia electrónica de cada factura durante al menos 4 años, accesible y legible ante inspecciones.

En definitiva, no se trata de digitalizar lo que hacías antes en papel.

Las facturas electrónicas tienen un estándar, una firma y un proceso concreto que deben cumplirse para que tengan validez legal.

Y aquí es donde entra el papel de un buen software. Estas herramientas lo hacen en automático, sin necesidad de saber de formatos, plataformas ni certificados digitales.

Elige bien el sistema que uses, porque la normativa no admite errores.

Principales dudas de pymes y autónomos sobre la facturación electrónica

A medida que se acerca la implantación de la factura electrónica obligatoria, muchas pequeñas empresas y autónomos se hacen muchas preguntas. A continuación, te resuelvo algunas de las más comunes:

¿Todas las empresas y autónomos deben cumplir con Verifactu?

Sí. La normativa afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas.

No importa si eres autónomo, microempresa, pyme o gran empresa: si trabajas en B2B , te afecta.

Quedan excluidos de la obligación de utilizar Verifactu:

• Contribuyentes que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII), ya que sus sistemas actuales ya ofrecen las garantías necesarias.
  
  
• Operaciones no sujetas a obligación de facturar o regímenes especiales con dispensa legal.

¿Y si solo trabajo con particulares (B2C)?

En ese caso, no estás obligado a emitir facturas electrónicas ni a utilizar un sistema Verifactu. 

Pero si trabajas con otras empresas o autónomos (modelo B2B), entonces sí deberás adaptarte, según los plazos anteriores.

Eso sí, muchas empresas mixtas (que trabajan tanto con particulares como con empresas) optan por implantarlo ya para tener todo unificado y automatizado.

¿Qué pasa si no cumplo?

La AEAT (Agencia Tributaria) no ha detallado todavía las sanciones exactas. Pero se espera que haya inspecciones y penalizaciones para quienes sigan utilizando sistemas que no permiten enviar las facturas automáticamente al sistema Verifactu.

Por eso, lo más sensato es empezar a adaptarse ya, sobre todo si planeas seguir trabajando con empresas.

¿Y lo bueno?

Con un software como Vendomia, puedes estar tranquilo: ya estamos preparados para Verifactu.

Emitirás facturas válidas, cumplirás con la normativa y, además, automatizarás muchos procesos para ahorrar tiempo y errores.

Errores frecuentes al adaptarse a la facturación electrónica

Muchas empresas cometen errores que pueden salir caros. Estos son los fallos más comunes al intentar adaptarse:

Creer que basta con generar un PDF

Muchas pymes siguen enviando facturas en PDF por email, pensando que eso es suficiente. Pero sin formato estructurado, firma digital ni envío automático a Hacienda, la factura no es válida.

Esperar al último momento

Retrasar la implementación suele generar prisas, errores y caos administrativo. Además, los proveedores de software podrían saturarse a medida que se acerquen las fechas clave.

Elegir un software no homologado

No todos los programas de facturación cumplen con los requisitos de la nueva ley. Usar uno inadecuado puede hacer que tus facturas no tengan validez legal ni trazabilidad.

No formar al equipo

Implementar un nuevo sistema sin explicar bien cómo usarlo provoca fallos humanos, bloqueos y pérdida de tiempo. Es clave que tanto quien emite como quien registra facturas entienda el proceso.

No revisar los datos antes del envío

El envío automático no corrige errores. Si los datos del cliente, el importe o la fecha están mal, se enviarán tal cual. Y una vez emitida, no se puede modificar.

Pensar que no te afecta por ser “pequeño”

Muchos autónomos y microempresas creen que esta normativa no va con ellos. Pero sí se les aplica, y no adaptarse a tiempo puede limitar su capacidad para trabajar con otras empresas o acceder a ayudas públicas.

Prepárate hoy para facturar sin estrés mañana

La nueva normativa de facturación electrónica no es una opción ni algo lejano. Es una realidad que va a cambiar la forma de trabajar de todas las empresas y profesionales.

Cuanto antes te adaptes, menos impacto tendrá en tu negocio. 

Descarga al final la infografía gratuita con todos los puntos clave para entender la normativa y empezar tu transición de forma sencilla.

Y para que veas lo fácil que es hacer y enviar facturas válidas con Vendomia, aquí tienes un vídeo: