Toda empresa necesita gestionar las tareas de cada día con eficiencia. Resulta esencial tener la capacidad de programar recordatorios para actividades, automatizar los trabajos más repetitivos, y en general, tener un foco claro de la siguiente tarea a realizar.

En este artículo vamos a echar un vistazo a los gestores de tareas, y como los puedes utilizar en tu empresa para ser más eficiente y multiplicar tu volumen de negocio.

Que es un gestor de tareas

Un gestor de tareas es una herramienta de software que te permite organizar el trabajo diario y las responsabilidades que tienes en tu empresa. Con ello puedes crear diferentes tipos de actividad, y repartirlas entre tu equipo para trabajar de una forma más cómoda y eficiente.

Los gestores de tareas son esenciales en todas las empresas, ya que permiten mejorar la productividad y llevar un control exhaustivo de muchos proyectos de forma simultánea.

Sin ellos, sería imposible organizar todas las acciones de un equipo de trabajo y gestionar una empresa resultaría extremadamente difícil.

Ventajas de utilizar un gestor de tareas

Los gestores de tareas sirven principalmente para multiplicar la productividad de una empresa.

Su principal objetivo es organizar toda la información, y permitir a cada empleado saber qué es lo que hay que hacer, en cada momento.

Vamos a echar un vistazo a las principales ventajas que te aporta el uso de un software de gestión de tareas.

Organizar las tareas diarias

En empresas de todos los tamaños, hay muchas cosas por hacer todos los días. algunas actividades son imprescindibles, como por ejemplo, contabilizar facturas o asegurar los cobros.

En otros casos, hay acciones que se deben realizar en el momento adecuado, como es el caso del departamento de ventas. y finalmente, también existen muchos tipos de tareas que no son urgentes, pero que es necesario anotarlas para realizarlas más adelante.

Una aplicación de tareas permite organizar todo este caos y darle sentido a los procesos de la empresa. Utilizado correctamente, los gestores de tareas permiten definir con claridad los siguientes pasos que debe realizar cada empleado.

Esto evita tener que pensar, ya que la toma de decisiones es algo que consume mucho tiempo y energía en una empresa.

Mayor concurrencia de tareas

Además del trabajo diario, las herramientas de gestión de tareas permiten abarcar una mayor cantidad de proyectos de forma simultánea. La capacidad de registrar tareas y actividades para más adelante, permite a un empleado olvidarse temporalmente de un proyecto para retomarlo en el momento adecuado.

Como resultado, los programas de tareas te ayudan a abarcar mucho más negocio, sin tener que contratar más personal.

Automatizar tareas repetitivas

Un gestor de tareas también ayuda a automatizar parte del trabajo, diario de muchas maneras diferentes.

Por ejemplo, una herramienta de productividad que permite crear plantillas y checklists predefinidas te evitará tener que crearlas a mano una y y otra vez. Esto ahorra pequeñas cantidades de tiempo cada día, que al final del año se traducen en un aumento considerable de la productividad.

Los mejores programas de tareas también suelen incluir automatizaciones-- es decir, la capacidad de programar secuencias de acciones predefinidas. Estas secuencias de acciones te evitan tener que repetir los mismos pasos para un proyecto determinado, lo cual te ayuda a ahorrar mucho tiempo en la práctica.

Un ejemplo de esto es Vendomia, donde se pueden lanzar automatizaciones a partir de una acción concreta, y ejecutar una serie de comandos de forma instantánea.

Como bonus, las automatizaciones también ayudan a reducir los errores humanos.

Mejor comunicación en tu equipo

Por último, una de las principales ventajas de las aplicaciones de tareas es la mejor comunicación entre tus miembros de equipo.

La mayoría de empresas necesita intercambiar información de forma inmediata entre sus empleados-- para ello, casi todas las aplicaciones modernas te permiten notificar de cualquier cambio que hayas realizado en un proyecto proyecto.

Cuando utilizas un gestor de tareas, la forma de comunicarte con tus compañeros cambia. En lugar de tener que ir a reportar tus acciones y resultados a los demás, cada persona puede consultar el registro de acciones sobre las tareas de un proyecto por su cuenta.

Trabajar de esta manera, ayuda a ahorrar tiempo, ya que evita interrumpir el trabajo de cada empleado.

Programas para gestión de tareas

Día de hoy, existe una gran cantidad de opciones a la hora de elegir un gestor de tareas. Aquí tienes una lista de los mejores programas de tareas y sus principales ventajas, para que puedas elegir tu software de gestión ideal.

Vendomia

Vendomia es una solución completa para los que buscan un programa de gestión integral para su empresa. Dispone de muchas herramientas para el seguimiento de tareas y creación de actividades, que puedes además integrar con el resto de departamentos de tu empresa.

Vendomia no es solo un gestor de tareas, sino que te permite gestionar tus ventas, administrar tus proyectos, y facturar a tus clientes desde un único lugar. La gran ventaja de este software de gestión es que puedes tener todos tus proyectos y documentos en constante comunicación.

Además de este gran nivel de trazabilidad, Vendomia permite automatizar los diferentes departamentos de tu empresa y generar tareas de forma automática. Por ejemplo, puedes crear una serie de tareas a partir de una oportunidad de venta o de un cambio en un proyecto.

Principales ventajas del software de gestión Vendomia

  • Integra un CRM, gestión de proyectos y software de facturación
  • Permite crear tareas en cualquier departamento de tu empresa
  • Soporta la creación de tareas recurrentes
  • Muestra tus tareas en diferentes formatos, como tableros kanban o calendarios
  • Tiene la capacidad de automatizar tareas con el resto de tus departamentos

Clickup

Clickup es una aplicación que te ayuda a gestionar tareas y procesos de muchas formas distintas. La gran ventaja de Clickup es su alto grado de personalización-- aunque a veces puede resultar un poco complejo, puedes crear proyectos con diferentes columnas y adaptar cada pieza de información que guardas en tu empresa.

Todo esto te permite personalizar los procesos de tu empresa y la gestión de tareas diaria al milímetro, además de hacer uso de herramientas como un Chat interno, paneles, modulares, o automatizaciones.

Hay que tener en cuenta que Clickup no es un ERP de gestión empresarial. Su uso se limita a la gestión de tareas, y por tanto no se puede utilizar como software de facturación.

Lo que te aporta Clickup

  • Control total sobre la cantidad de información que guardas
  • Visualizar la información en diferentes formatos
  • Gestionar tareas con gran cantidad de infromación
  • Crear paneles y escritorios modulares

Trello

Trello es uno de los programas más conocidos del mercado para gestionar tareas de una forma personalizada y adaptable. Su uso es bastante similar a Clickup, pudiendo crear tantos tableros como necesites y definiendo tus propias reglas para gestionar la información.

Su principal uso funciona a base de tableros de estilo kanban, en donde puedes crear listas de tarjetas agrupadas por cualquier criterio. Cada tarjeta representa la gestión de una tarea, dentro de la cual puedes añadir títulos y descripciones, listas de subtareas, fechas de vencimiento, e incluso comentarios.

Al igual que Clickup, Trello te ofrece un canvas en blanco que puedes personalizar a tu medida, pero no tiene funciones específicas de cada departamento de tu empresa. 

Un detalle importante de Trello es que puedes crear automatizaciones para realizar cambios sobre tus tarjetas. Esto incluye crear botones de acciones, reaccionar ante cambios específicos, y mucho más.

Las ventajas de Trello

  • Fácil de utilizar y con power-ups que añaden funcionalidad adicional
  • Gestionar información de forma ordenada son que resulte complejo
  • Utilizar diferentes vistas para ver tus tarjetas: calendarios, diagramas de GANTT
  • Crear plantillas de tarjetas para organizar tus procesos de trabajo

Todoist

De todas las aplicaciones y programas de tareas que hemos visto, Todoist es la más sencilla con diferencia. Pero no por ello es la menos útil.

Todoist es una aplicación de tareas que funciona a base de proyectos y tareas individuales. Cada tarea se puede complementar con descripciones, fecha de vencimiento, asignación a compañeros de equipo, y más.

Sin embargo, la belleza de Todoist está en su sencillez. Tiene un aspecto muy limpio y te permite crear tantos proyectos como necesites para organizar tu forma de trabajar. En lugar de crear tarjetas llenas de información como lo hace Trello, Todoist te anima a crear tareas más sencillas y fáciles de completar.

Además, Todoist tiene la capacidad de crear filtros de tareas, que funcionan como una especie de búsquedas guardadas para crear listados de tareas a tu medida.  

Lo más interesante de Todoist

  • Sencillez y facilidad de uso; es una aplicación de tareas limpia
  • Crear proyectos y subproyectos para organizar tus trabajos diarios
  • Vistas de tableros o de listado, para ver la información con mayor facilidad

Asana

Asana es un gestor de tareas moderno, que permite organizar grandes equipos de trabajo con facilidad. Su principal enfoque es crear flujos de trabajo en cualquier tipo de empresa, para administrar las tareas del día a día.

Asana se podría considerar una solución más completa que Todoist, al tener muchas más funciones y una mayor complejidad para implantar los procesos de trabajo de tu empresa.

Como programa de gestión de tareas, Asana está enfocado a crear elementos de forma abstracta-- carece de funciones específicas para sectores concretos, aunque se puede adaptar for su flexibilidad.

Las ventajas de utilizar Asana

  • Automatizar parte del trabajo gracias a los flujos de trabajo
  • Crear proyectos complejos y de varios niveles
  • Utilizar múltiples vistas para visualizar la información más fácilmente
  • Adaptable y configurable, pero no desde su inicio