Toda empresa necesita gestionar las tareas de cada día con eficiencia. Resulta esencial tener la capacidad de programar recordatorios para actividades y automatizar los trabajos más repetitivos. Para lograrlo, es necesario usar un gestor de tareas, pero no uno cualquiera.

Tu empresa necesita un gestor de tareas acorde con sus servicios y los tickets de sus productos. Necesita un programa de gestión que te consiga más tiempo y con el que ahorres dinero para invertir en otros procesos que puedan mejorar los resultados de tu negocio.

En general, es primordial que una herramienta de gestión de proyectos te permita tener un foco claro de la siguiente tarea a realizar. Pero, ¿qué gestores de tareas existen? ¿Son todos igual de útiles? ¿Cuál puede ser el mejor para tu negocio?

¡No te calientes la cabeza con todas estas dudas! Te ayudamos a resolver estas cuestiones y muchas leyendo este artículo. 

A continación, vamos a echar un vistazo a los gestores de tareas. Sobre todo, nos centraremos en cómo los puedes utilizar en tu empresa para ser más eficiente y multiplicar tu volumen de negocio.

Que es un gestor de tareas

Un gestor de tareas es una herramienta de software que te permite organizar el trabajo diario y las responsabilidades que tienes en tu empresa. Con ello puedes crear diferentes tipos de actividad, y repartirlas entre tu equipo para trabajar de una forma más cómoda y eficiente.

Los gestores de tareas son esenciales en todas las empresas, ya que permiten mejorar la productividad. También, porque permiten llevar un control exhaustivo de muchos proyectos de manera simultánea.

Sin ellos, sería imposible organizar todas las acciones de un equipo de trabajo y gestionar una empresa resultaría extremadamente difícil.

Ventajas de usar un gestor de tareas

Los gestores de tareas sirven principalmente para multiplicar la productividad de una empresa.

Su principal objetivo es organizar toda la información, y permitir a cada empleado saber qué es lo que hay que hacer, en cada momento.

Vamos a echar un vistazo a las principales ventajas que te aporta el uso de un software de gestión de tareas.

Organizar las tareas diarias

En empresas de todos los tamaños, hay muchas cosas por hacer todos los días. Algunas actividades son imprescindibles, como por ejemplo, contabilizar facturas o asegurar los cobros.

En otros casos, hay acciones que se deben realizar en el momento adecuado, como es el caso del departamento de ventas. Y, finalmente, también existen muchos tipos de tareas que no son urgentes, pero que es necesario anotarlas para hacerlas más adelante.

Una aplicación de tareas permite organizar todo este caos y darle sentido a los procesos de la empresa. Utilizado correctamente, los gestores de tareas permiten definir con claridad los siguientes pasos que debe hacer cada empleado.

Esto evita tener que pensar, ya que la toma de decisiones es algo que consume mucho tiempo y energía en una empresa.

Mayor concurrencia de tareas

Además del trabajo diario, las herramientas de gestión de tareas permiten abarcar una mayor cantidad de proyectos de forma simultánea. La capacidad de registrar tareas y actividades para más adelante, permite a un empleado olvidarse temporalmente de un proyecto para retomarlo en el momento adecuado.

Podrás llevar también varias tareas relacionadas con un mismo proyecto o diferentes proyectos al mismo tiempo sin perder el control. Gracias a la asignación clara de responsabilidades y a la capacidad de dividir los procesos, el equipo puede trabajar de manera colaborativa y eficiente.

Con una herramienta de gestión de proyectos, cada miembro sabe qué debe hacer y cómo su contribución encaja en el panorama general. Esto reduce las posibilidades de redundancias o conflictos entre tareas.

Como resultado, los programas de tareas te ayudan a abarcar mucho más negocio, sin tener que contratar más personal. 

Automatizar tareas repetitivas

Un gestor de tareas también ayuda a automatizar parte del trabajo diario de muchas maneras diferentes.

Por ejemplo, una herramienta de productividad que permite crear plantillas y checklists predefinidas te evitará tener que crearlas a mano una y otra vez. Esto ahorra pequeñas cantidades de tiempo cada día, que al final del año se traducen en un aumento considerable de la productividad.

Los mejores programas de tareas también suelen incluir automatizaciones. Es decir, la capacidad de programar secuencias de acciones predefinidas. Estas secuencias de acciones te evitan tener que repetir los mismos pasos para un proyecto determinado. Y, por consiguiente, te ayuda a ahorrar mucho tiempo en la práctica.

Un ejemplo de esto es Vendomia, donde se pueden lanzar automatizaciones a partir de una acción concreta, y ejecutar una serie de comandos de forma instantánea.

Como bonus, las automatizaciones también ayudan a reducir los errores humanos.

Cumplir con los plazos de entrega

Uno de los mayores retos para cualquier negocio es cumplir con los plazos de entrega establecidos, especialmente cuando se gestionan múltiples proyectos al mismo tiempo. Aquí es donde un programa de gestión, como Vendomia, se convierte en una herramienta esencial para alcanzar tus objetivos de manera eficiente y sin contratiempos.

Un software de gestión empresarial te permite organizar y asignar tareas a tu equipo con claridad y precisión. Cada miembro sabe exactamente qué debe hacer, cuáles son sus responsabilidades y cuáles son las fechas límite.

Esto elimina confusiones y evita retrasos innecesarios, asegurando que todo el equipo esté alineado con los plazos de entrega definidos. Además, herramientas como la asignación de prioridades y las alertas automáticas garantizan que las tareas más urgentes reciban la atención adecuada en el momento oportuno.

Mejor comunicación en tu equipo con gestión de proyectos

Por último, una de las principales ventajas de las aplicaciones de tareas es la mejor comunicación entre tus miembros de equipo.

La mayoría de empresas necesita intercambiar información de forma inmediata entre sus empleados. Para ello, casi todas las aplicaciones modernas te permiten notificar de cualquier cambio que hayas realizado en un proyecto.

Cuando utilizas un gestor de tareas, la forma de comunicarte con tus compañeros cambia. En lugar de tener que ir a reportar tus acciones y resultados a los demás, cada persona puede consultar el registro de acciones. Así tienen más información de las acciones sobre las tareas de un proyecto por su cuenta.

Trabajar de esta manera, ayuda a ahorrar tiempo, ya que evita interrumpir el trabajo de cada empleado.

Programas para gestión de tareas

A día de hoy, existe una gran cantidad de opciones a la hora de elegir un gestor de tareas. Aquí tienes una lista de los mejores programas de tareas y sus principales ventajas, para que puedas elegir tu software de gestión ideal.

Vendomia

Vendomia es una solución completa para los que buscan un programa de gestión integral para su empresa. Dispone de muchas herramientas para el seguimiento de tareas y creación de actividades, que puedes además integrar con el resto de departamentos de tu empresa.

Vendomia no es solo un gestor de tareas, sino que te permite gestionar tus ventas, administrar tus proyectos y facturar a tus clientes. Todo ello desde un único lugar. La gran ventaja de este software de gestión es que puedes tener todos tus proyectos y documentos en constante comunicación.

¿Y si tienes operario en continuo movimiento? Vendomia se adapta a tus necesidades. Permite que tus trabajadores accedan a esta herramienta desde cualquier dispositivo. Nuestro programa de gestión es accesible desde móvil, tablet u ordenador sin alterar ni dificultar su uso.

Además de este gran nivel de trazabilidad, Vendomia permite automatizar los diferentes departamentos de tu empresa y generar tareas de forma automática. Por ejemplo, puedes crear una serie de tareas a partir de una oportunidad de venta o de un cambio en un proyecto.

Principales ventajas del software de gestión Vendomia

• Integra un CRM, gestión de proyectos y software de facturación.
• Permite crear tareas en cualquier departamento de tu empresa.
• Soporta la creación de tareas recurrentes.
• Muestra tus tareas en diferentes formatos, como tableros kanban o calendarios.
• Tiene la capacidad de automatizar tareas con el resto de tus departamentos.

Si no crees en nuestras palabras, puedes solicitar una demo gratis para probar hoy mismo cómo Vendomia facilita el día a día de tu empresa. 

Clickup

Clickup es una aplicación que te ayuda a gestionar tareas y procesos de muchas formas distintas. La gran ventaja de Clickup es su alto grado de personalización. Aunque a veces puede resultar un poco complejo, puedes crear proyectos con diferentes columnas y adaptar cada pieza de información que guardas en tu empresa.

Todo esto te permite personalizar los procesos de tu empresa y la gestión de tareas diaria al milímetro. Además, puedes hacer uso de herramientas como un Chat interno, paneles, modulares, o automatizaciones.

Hay que tener en cuenta que Clickup no es un ERP de gestión empresarial. Su uso se limita a la gestión de tareas y, por tanto, no se puede utilizar como software de facturación.

Lo que te aporta Clickup, una herramienta de gestión

• Control total sobre la cantidad de información que guardas.
• Visualizar la información en diferentes formatos.
• Gestionar tareas con gran cantidad de información.
• Crear paneles y escritorios modulares.

Trello

Trello es uno de los programas más conocidos del mercado para gestionar tareas de una forma personalizada y adaptable. Su uso es bastante similar a Clickup, pudiendo crear tantos tableros como necesites y definiendo tus propias reglas para gestionar la información.

Su principal uso funciona a base de tableros de estilo kanban, en donde puedes crear listas de tarjetas agrupadas por cualquier criterio. Cada tarjeta representa la gestión de una tarea, dentro de la cual puedes añadir títulos y descripciones, listas de subtareas, fechas de vencimiento, e incluso comentarios.

Al igual que Clickup, Trello te ofrece un canvas en blanco que puedes personalizar a tu medida. No obstante, no tiene funciones específicas de cada departamento de tu empresa. 

Un detalle importante de Trello es que puedes crear automatizaciones para realizar cambios sobre tus tarjetas. Esto incluye crear botones de acciones, reaccionar ante cambios específicos, y mucho más.

Las ventajas de Trello para la gestión de tareas

• Fácil de utilizar y con power-ups que añaden funcionalidad adicional.
• Gestionar información de forma ordenada son que resulte complejo.
• Utilizar diferentes vistas para ver tus tarjetas: calendarios, diagramas de GANTT.
• Crear plantillas de tarjetas para organizar tus procesos de trabajo.

Todoist

De todas las aplicaciones y programas de tareas que hemos visto, Todoist es la más sencilla con diferencia. Pero no por ello es la menos útil.

Todoist es una aplicación de tareas que funciona a base de proyectos y tareas individuales. Cada tarea se puede complementar con descripciones, fecha de vencimiento, asignación a compañeros de equipo, y más.

Sin embargo, la belleza de Todoist está en su sencillez. Tiene un aspecto muy limpio y te permite crear tantos proyectos como necesites para organizar tu forma de trabajar. En lugar de crear tarjetas llenas de información como lo hace Trello, Todoist te anima a crear tareas más sencillas y fáciles de completar.

Además, Todoist tiene la capacidad de crear filtros de tareas, que funcionan como una especie de búsquedas guardadas para crear listados de tareas a tu medida.  

Lo más interesante de Todoist

• Sencillez y facilidad de uso; es una aplicación de tareas limpia.
• Crear proyectos y subproyectos para organizar tus trabajos diarios.
• Vistas de tableros o de listado, para ver la información con mayor facilidad.

Asana

Asana es un gestor de tareas moderno, que permite organizar grandes equipos de trabajo con facilidad. Su principal enfoque es crear flujos de trabajo en cualquier tipo de empresa, para administrar las tareas del día a día.

Asana se podría considerar una solución más completa que Todoist. Al tener muchas más funciones y una mayor complejidad para implantar los procesos de trabajo de tu empresa, ofrece más funcionalidades.

Como programa de gestión de tareas, Asana está enfocado a crear elementos de forma abstracta. Carece de funciones específicas para sectores concretos, aunque se puede adaptar por su flexibilidad.

Las ventajas de utilizar Asana en la gestión de tareas

• Automatizar parte del trabajo gracias a los flujos de trabajo.
• Crear proyectos complejos y de varios niveles.
• Utilizar múltiples vistas para visualizar la información más fácilmente.
• Adaptable y configurable, pero no desde su inicio.

¿Qué gestor de tareas implementar en tu negocio?

La organización y la eficiencia son factores clave para el éxito de cualquier negocio. Sobre todo, son fundamentales para la rentabilidad de medianos y pequeños negocios, donde optimizar la carga de trabajo puede marcar la diferencia.

Elegir el mejor gestor de tareas para tu empresa puede ayudarte a gestionar plazos, priorizar tareas del equipo y realizar seguimientos del progreso de manera eficiente. ¿Pero qué características debes tener en cuenta para escoger un programa de gestión?

A continuación, te ofrecemos una lista con varios elementos que debes tener en cuenta al contratar un software de gestión de tareas. Si tu programa ofrece estas características y más, estarás en el camino de encontrar tu herramienta de gestión ideal.

Factores clave para elegir el mejor software de gestión

Al evaluar qué herramienta implementar, es importante considerar los siguientes aspectos:

1. Facilidad de uso. El software debe ser intuitivo y fácil de adoptar por todo el equipo, sin requerir una curva de aprendizaje elevada.
2. Asignación de tareas. Debe permitir asignar tareas del equipo de manera eficiente y transparente.
3. Seguimiento del progreso. Opta por una herramienta que te brinde informes y actualizaciones en tiempo real sobre el avance de las tareas.
4. Flexibilidad y personalización. Cada negocio es único. Un buen gestor de tareas te permite personalizar flujos de trabajo, prioridades y versiones de proyectos según tus necesidades.
5. Implementación. El software debe permitir la integración con herramientas u otros sistemas que ya uses en tu negocio. Es muy útil que se integre con la facturación, el control horario o la gestión de clientes.

Si buscas una solución todo en uno que te ayude a asignar tareas con plazos y, además, te permita gestionar otros aspectos, Vendomia es la respuesta. Este programa de gestión empresarial está diseñado para adaptarse a las necesidades tanto de pequeños negocios como de empresas en crecimiento. 

A diferencia de otros programas, Vendomia te ofrece todo lo que necesitas para gestionar tu negocio en un solo lugar. Olvídate del papeleo o de usar muchas herramientas distintas. Centraliza tus procesos y benefíciate de ello.

¿Por qué elegir Vendomia?

A diferencia de otros software de gestión del mercado o alguna herramienta gratuita de gestión, Vendomia te permite disfrutar de beneficios extra. ¿Y cuáles son?

Si te decantas por Vendomia, tienes una demo gratuita. Así, puedes probar nuestro software sin compromiso y comprobar si se adapta a las necesidades de tu negocio. Te adelantamos que nuestro gestor de tareas siempre tiene alguna funcionalidad que puede mejorar la eficiencia de tu empresa.

Con Vendomia tienes acceso a módulos integrados específicos para tu sector. Además de gestionar tareas, puedes realizar seguimientos del progreso, calcular tiempos y administrar prioridades de manera centralizada.

Es una herramienta que permite una gran flexibilidad. Al contrario que un gestor de tareas gratis, Vendomia ofrece personalización total para gestionar las tareas del equipo según tus proyectos y fechas de entrega. También, te permite dar prioridad a las tareas más urgentes y asignarles una fecha prioritaria para llevarlas a cabo.

Otra funcionalidad clave de Vendomia es la medición de la productividad en tiempo real. Si has ingresado datos de otros proyectos, Vendomia te permite calcular la carga de trabajo y optimizar los recursos para futuras tareas.

Además, ahora Vendomia te ayuda a cumplir con la normativa. Evita sanciones por no cumplir con el control horario de trabajadores o la facturación electrónica. Con nuestra herramienta, obtienes estas funcionalidades sin tener que pagar una muchísimo más. 

Solicita ya tu demo

Elegir el mejor gestor de tareas para tu negocio no tiene por qué ser complicado. Herramientas como Vendomia te permiten gestionar la carga de trabajo, priorizar tareas y realizar seguimientos del progreso de manera eficiente y en una sola plataforma.

Además, cuenta con una demo gratuita. A través de ella, puedes explorar cómo esta solución puede transformar la forma en que manejas tu negocio.

Y, si te gustaría recibir consejos sobre cómo aumentar las ventas de tu negocio, captar más clientes o mejorar tu gestión, ¡escríbenos tu correo! Contacta con nosotros y solicita unirte a nuestra newsletter.

¡Empieza hoy y lleva la productividad de tu equipo al siguiente nivel! Solicita tu demo gratuita con Vendomia y descubre cómo podemos ayudarte a crecer.