Hoy queremos compartiros un caso de éxito de uno de nuestros clientes: el Colegio Peñafort de San Vicente del Raspeig. Se trata de un colegio de nivel infantil, primaria y secundaria, con el que hemos trabajado codo con codo para mejorar la forma en que se gestiona el sistema de notas y calificaciones.

Como resultado, se ha aumentado la productividad de la empresa, y el colegio ahora puede realizar más cosas con menos tiempo.

Si te interesa saber cómo el software puede mejorar la productividad de las empresas, sigue leyendo. Aquí te presentamos un caso real, con resultados notables.

El problema: gestionar las calificaciones toma mucho tiempo

Empezamos el proyecto cuando el Colegio Peñafort nos pidió echar un vistazo a la forma que tenían de gestionar las notas y calificaciones de los alumnos.

Al principio, hacían uso de herramientas como Word y Excel para administrar la información:

  • Las calificaciones se guardaban en un Excel clasificado por cursos
  • Cada profesor tenía que incluir las notas por separado
  • Los boletines se creaban a mano utilizando una plantilla de Excel
  • No se podía presentar las notas de una forma fácil y rápida a los padres

Word y Excel son aplicacióones potentes, sin duda. Pero se puede mejorar.

Gestionar las notas de más de 300 alumnos durante un curso entero es algo tedioso. Y además, ¿por qué pelearse con las herramientas de gestión cuando lo importante es dedicar tiempo a los niños?

Un colegio no funciona como un negocio habitual, pero sigue siendo una empresa. Y como tal, necesita mantener la productividad para funcionar bien. Eso significa automatizar las tareas sencillas de cada día, y dejar lo difícil a nuestros maestros y profesores.

Después de todo, una buena enseñanza requiere mucho tiempo y atención.

Vimos que la situación se podía mejorar mucho, así que propusimos lo que mejor sabemos hacer: crear una herramienta de productividad para automatizar el trabajo, hecha a medida.

Creando un software a medida para aumentar la productividad

Para hacer la vida más fácil a los profesores, decidimos crear un software que se ocupara de gestionar las notas de la forma más fácil posible. En lugar de utilizar Excel, podrían tener una interfaz mucho más sencilla con la que calificar a los alumnos.

Excel es una gran herramienta, pero tener una aplicación a medida tiene muchas ventajas:

  • Se pueden hacer pantallas a medida para cada tarea
  • Se pueden notificar errores e inconsistencias
  • Te indica los datos exactos que tienes que meter
  • Es más rápido de utilizar al estar más enfocado
  • No necesita formación porque incluye anotaciones

En resumen, un software a medida permite dar más resultados con menos clics.

Para este proyecto, nos propusimos crear un software a medida para el Peñafort. Primero hicimos un sistema para introducir las notas, y luego añadimos más funciones que hicieran la vida más fácil:

Gestión digital de las notas

En programas como Excel es fácil equivocarse-- se deben meter los datos en las celdas correctas, y a veces se puede descuadrar todo con facilidad. Con el software eso no pasa porque te permite implementar muchos detalles:

  • Validación de datos (No puedes escribir eso)
  • Mensajes de error (Lo que has escrito no cuadra)
  • Notificación de datos faltantes (Te falta escribir esto)

Vamos, que el software es tu secretario personal.

Durante el desarrollo, creamos una interfaz lo más sencilla posible para que los profesores puedan introducir las notas-- algo tan simple que un niño debería poder entenderlo.

Así, un profesor tarda mucho menos tiempo en introducir las calificaciones. La aplicación también te muestra datos útiles como notas promedio y totales, lo que ayuda a un más a dar una valoración justa del alumno.

Calificaciones visibles para las familias

Además de poder guardar las calificaciones, el nuevo software de calificaciones también permite a los padres consultar las notas desde Internet.

El Colegio Peñafort quería dar acceso a las familias para que vieran el progreso de los alumnos en cualquier momento, pero no tenía una forma fácil de hacerlo.

Con un software a medida, la cosa cambia.

Ahora se puede acceder a las notas desde la página web, donde basta con introducir unas claves de acceso para ver el progreso del alumno.

Al hacer esto, el colegio no necesita repatir boletines cada vez que se hacen los exámenes de los niños-- sólo tiene que notificar a los padres y cada familia puede consultarlos cuando quiera.

Boletines generados automáticamente

Y por último, están los boletines de notas.

Recuerdo que tiempo atrás, en el día de las notas había que ir directamente al colegio y recoger el boletín en papel. Tus padres se reunían con los profesores y les contaban cómo te habías portado durante el año.

Si eres como yo, los nervios te consumían ese día.

Que los profesores hablen con los padres sigue siendo importante. Pero por lo menos ahora pueden recibir las notas por Internet si hiciera falta.

La aplicación web que hemos desarrollado también puede generar automáticamente los boletines. La jefatura de estudios ya no tiene que diseñar cada boletín por separado, introduciendo el nombre del alumno, sus notas, sus observaciones... en lugar de eso, con un botón se imprime un PDF con el diseño del alumno:

¿No te parece impresionante?

Lo que antes era un trabajo de muchas horas ahora toma unos pocos segundos. Eso ha liberado mucho tiempo para que todo el personal del colegio tenga más tranquilidad.

El software aumenta la productividad

Como puedes ver, utilizar una herramienta para mejorar la productividad de la empresa se ha notado desde el primer momento.

Menos errores al trabajar

Lo más importante es que al introducir datos ya no se cometen tantos errores. El software te avisa cuando tienes datos incorrectos, y te impide introducir datos que no tienen sentido-- por ejemplo, notas con letras o números fuera de rango.

Eso evita problemas con los padres y tener que hacer correcciones. ¡Imagina si el colegio hubiera puesto mal las notas de tus hijos!

Hacer las cosas más fáciles

Otro detalle importante es que la eficiencia del trabajo ha mejorado considerablemente. Basta con hacer cuentas:

Si crear un boletín como antes tomaba unos 3-4 minutos por alumno hacer 200 boletines supone al menos 10 horas de trabajo. Ahora todos los boletines se pueden generar en sólo 5 minutos.

Ahora los profesores y la jefatura de estudios le pueden dedicar mucho más tiempo a otras cosas más importantes. Pueden enfocarse más en la enseñanza de los niños, hablar con los padres, y trabajar mejor el material educativo.

La posibilidad de mejorar aún más

Lo mejor de todo es que este proyecto es sólo el comienzo.

El software que hemos creado para el Colegio Peñafort es solamente una base-- Ahora podemos añadir nuevas funcionalidades y herramientas para hacer más fácil el día día y mejorar la productividad de la empresa.

En una institución hay muchas tareas que se pueden optimizar, y un colegio no es una excepción. Más adelante se pueden añadir notificaciones, tareas programadas, y mucho más.

Una de las cosas que siempre recomendamos es empezar poco a poco. El software funciona cuando mejora los procesos que ya existen.

Cómo ser más productivo en tu empresa

Como ves, utilizar el software para aumentar la productividad y hacer la vida más fácil es posible. Este ha sido un caso real de una empresa que ahora es más productiva y funciona mejor.

Ahora te toca a ti.

¿Cómo crees que puedes aumentar la productividad de tu empresa? Todos los negocios tienen partes que se pueden automatizar, y el software es una gran forma de conseguirlo.