El mejor software de gestión documental

Los programas de gestión documental son herramientas imprescindibles para organizar digitalmente toda la información y los procesos operativos de una empresa. Este tipo de software nos ayuda a clasificar documentos y archivos clave para el funcionamiento de nuestro negocio, para después localizar la información que necesitamos en cada momento.

En este artículo veremos varias soluciones de gestión documental en la nube, con diferentes niveles de funcionalidad para empresas y autónomos. entre otras cosas, veremos las funciones que debe tener un programa de gestión documental, y algunos ejemplos para que puedas elegir el mejor software de procesos para tu empresa.

¿Qué es un programa de gestión documental?

El principal objetivo de un software de gestión documental es la organización de la información en empresas de diferentes tamaños. Estos sistemas de gestión de documentos te ayudan a clasificar toda la información que tu empresa recopila a lo largo del tiempo-- desde facturas y presupuestos, hasta notas y documentos de procesos operativos.

A día de hoy, este tipo de herramientas son una necesidad para cualquier negocio, sin importar su tamaño. Conforme pasa el tiempo, la cantidad de información que debes almacenar aumenta. No, solo porque

Funciones de un software de gestión documental

Los programas de gestión documental tienen la capacidad de organizar una serie de archivos y documentos de forma estructurada. de esta forma, la idea es que puedas tener todo bien organizado para después recuperar toda la información que necesitas.

Algunas aplicaciones de gestión documental van más allá, y te ofrecen funciones más avanzadas como las búsqueda de datos, o la trazabilidad empresarial.

A continuación, vamos a ver algunas de las funciones más esenciales de un gestor documental:

Almacenamiento de documentos

Lo primero y más importante de una aplicación de gestión de documentos, es poder almacenar todo tipo de archivos e información.

A lo largo del tiempo, tu negocio va a generar muchas clases diferentes de documentos:

Facturas, presupuestos, y partes de trabajo
Notas con ideas y desarrollos
Modelos de contratos
Know-hows y procesos operativos

Algunos de estos documentos son generados como parte de las obligaciones de la empresa-- es decir, para facturar o para grabar gastos.

En otros casos, es una buena práctica documentar tus procesos y seguir una metodología para las operaciones de tu negocio. Esto quiere decir que generarás una gran cantidad de información que debe ser almacenada de forma segura y estructurada.

Control de acceso a documentos

Toda la información que se genera en tu empresa debe tener un carácter privado en su mayoría. los gestores documentales que permiten este control de acceso son más flexibles y te ayudan a proteger la información del negocio con facilidad.

Sin embargo, no basta con tener una base de datos totalmente privada. Lo más interesante es hacer uso de una aplicación de documentos que permita otorgar acceso a determinado usuarios para poder consultar archivos específicos.

Un ejemplo de esto es darle acceso a un colaborador para que pueda ponerse al día con un proyecto en particular. Si esto lo puedes hacer con tu gestor documental, se hace mucho más fácil saber quién ha accedido a la información.

Copias de seguridad

Un detalle muy importante de las aplicaciones de gestión documental es la seguridad. No solo es importante evitar accesos no autorizados a tus datos, sino también estar seguro de que se preservan correctamente.

Aquí es donde los sistemas de gestión documental en la nube brillan. A diferencia de un software de Documentos instalado directamente en tu ordenador, el software en la nube almacena toda tu información de forma remota y segura. Además, es muy habitual que se realicen copias de seguridad diarias para asegurar la integridad de tu información.

Es por este motivo que el software documental en la nube suele ser mucho más conveniente que uno instalado localmente.

Búsqueda de información

Un detalle muy importante a la hora de elegir tu gestor documental, es la facilidad con la que encuentras lo que buscas.

Entre tus archivos se encontrarán facturas, presupuestos, contratos, procesos, y mucho más... por lo que tener un buen sistema de búsquedas y filtros es imprescindible. Los mejores software de base documental son aquellos que te permiten localizar tus datos a través de múltiples criterios y campos de búsqueda:

Nombres de archivo
Fechas de creación
Precios
Cliente asociado
Etiquetas

Pero además, lo más importante es que tu programa de gestión documental tenga la capacidad de usar etiquetas. El etiquetado es una herramienta muy potente que te ayuda a clasificar la información de una forma personalizada-- por ejemplo, con ello puedes marcar documentos como importantes, o asociados a una determinada línea de negocio.

Trazabilidad documental

En cualquier empresa, toda la información que generas suele estar relacionada entre sí de una forma de otra.

Por ejemplo, tus clientes tendrán una ficha de cliente en la que deberían estar asociados todos los proyectos realizados hasta la fecha. O en el caso de los procesos operativos que hayas desarrollado, éstos deberían ir vinculados a sus documentos correspondientes.

La trazabilidad documental te permite seguir el rastro de un documento hasta su origen, y saber qué otras piezas de información están relacionadas con él. Lo ideal en este caso es poder saltar de un contacto a un presupuesto, o de un presupuesto a una factura y así sucesivamente.

Utilizar un software de gestión documental que incorpora trazabilidad hace que localizar la información sea mucho más sencilla a la hora de resolver incidencias.

Los mejores programas de gestión documental

Vendomia

Vendomia es un ERP para pymes en la nube que cubre muchos aspectos de una empresa. Además de ayudarte con la facturación, la gestión de proyectos o las ventas, también se puede utilizar como un gestor documental completo.

Este software es perfecto para pequeñas empresas que quieren organizar todas las operaciones del día a día, y tener toda la información, grabada en un solo sitio. Con Vendomia, se pueden almacenar miles y miles de documentos y dar acceso a tus empleados de una forma estructurada.

Además, Vendomia tiene filtros de búsqueda extremadamente potentes y flexibles, con los que puedes localizar cualquier archivo de tu empresa en cuestión de segundos.

Vendomia es una herramienta de gestión documental de pago, pero cuyo precio se adapta al crecimiento de tu empresa para que resulte muy asequible.

Funcionalidades de Vendomia

La trazabilidad de documentos, pudiendo vincular presupuestos con proyectos, o contactos con facturas.
Buscadores con mucha flexibilidad y la capacidad para encontrar todo lo que buscas de una forma rápida y sencilla.
Cubre casi todos los aspectos de las operaciones de una empresa: ventas, proyectos, facturas y gastos.
Permite almacenar archivos vinculados a cualquier documento de una forma fácil y sencilla.
Soporta la posibilidad de etiquetar tus documentos para que te organices con facilidad.
Es un software en la nube que te permite olvidarte de las copias de seguridad y de actualizar tu ordenador.

Alfresco

Alfresco es un software de gestión documental de código abierto basado en la nube. Es una plataforma desarrollada para empresas de diferentes tamaños, con el que se puede crear una librería de documentos e información muy completa.

Además de la gestión documental, Alfresco se especializa en la creación de procesos automatizados para empresas. Se basa en la idea de que los procesos de negocio son secuencias de acciones que se pueden simplificar y poner en marcha de forma semi automatizada.

Eso te permite crear flujos de trabajo orientados a tu negocio con relativa facilidad.

Funcionalidades de Alfresco

Permite crear una plataforma muy completa y potente para la gestión documental empresarial.
Tiene una API para conectarse con otros servicios en la nube.
Tiene un sistema de auditoría y trazabilidad de documentos para saber quién es el autor de cada cambio realizado en la aplicación.
Define flujos de trabajo basados en documentos, y reglas para realizar acciones cuando se realizan cambios a esos documentos.
Permite trabajar con lenguajes de programación para un funcionamiento más avanzado de la herramienta.
Tiene un potente sistema de metadatos para grabar información adicional de cada elemento que añades a la plataforma de gestión documental.
Realiza búsquedas de documentos por facetas, en base a los metadatos y los contenidos de los documentos.

Docuware

Docuware es un programa de gestión documental dirigido a empresas pequeñas y medianas, que incropora diferentes módulos como la facturación, gestión de empleados y la organización inteligente de documentos.

Esta herramienta se trata de una plataforma en la nube que almacena todos los archivos digitalizados de tu empresa, y te aporta una librería de documentos organizada y fácil de acceder.

Además, Docuware te ayuda a automatizar la entrada manual de datos mediante flujos de automatización, control de versiones, o un sistema de aprobaciones.

Funcionalidades de Docuware

Archivado de documentos en la nube, unico a un sistema de búsqueda rápida para encontrar la información que buscas.
Flujos de trabajo optimizados para automatizar tus procesos operativos y así mejorar tu productividad.
Colaboración con el resto de compañeros de trabajo al tener acceso desde cualquier parte del mundo.
Herramientas para la gestión de personal y trazabilidad documental.