Si cada cierto tiempo tienes que emitir manualmente una factura por el mismo servicio o producto, probablemente ya sepas el desgaste que eso implica. 

Repetir tareas, perder tiempo valioso en recordar fechas, corregir errores, enviar recordatorios y perseguir pagos... es un desgaste innecesario para ti y para tu equipo.

La facturación recurrente es una solución sencilla y eficaz para todo ese trabajo repetitivo que va restando rentabilidad a tu negocio sin que te des cuenta. Al automatizar el cobro de servicios periódicos, puedes olvidarte del papeleo y mejorar tu flujo de caja. 

Al automatizar la creación de las facturas, ahorras tiempo que puedes dedicar en centrarte en lo importante: hacer crecer tu empresa.

Pasemos a analizar la facturación recurrente y descubre las señales que indican que deberías aprovecharla en tu negocio. Puedes implementarla en tu empresa con las indicaciones que te damos al final de este artículo. 

¿Qué es la facturación recurrente?

La facturación recurrente consiste en programar cobros automáticos para servicios o productos que se prestan de forma periódica. En lugar de emitir una nueva factura cada vez, defines un plan con tu cliente y a partir de ahí, las facturas se generan solas.

Esto es especialmente útil en negocios donde las condiciones del servicio no cambian demasiado entre periodos: mantenimientos mensuales, suscripciones, asesorías, alquileres o formaciones continuas, entre otros.

En el enlace de aquí abajo, te explicamos cómo un cliente ahorró el 90% del tiempo que dedicaba a facturar al implementar facturas recurrentes. Se trata de la empresa Slow Comunicación, una agencia de marketing digital con cobros mensuales. 

Ahorra el 90% del tiempo que dedicas a facturar y elimina los impagos como hizo nuestro cliente Slow Comunicación. 

¿Cómo funciona esta forma de hacer facturas?

Para poder emitir facturas recurrentes, el primer paso es definir un plan de facturación para tus clientes. Si tus servicios cambian dependiendo del cliente, puedes hacer varios planes de facturación que engloben este tipo de cosas.

Las características que debes definir dentro de tu plan de facturación son:

• Precio.
• Frecuencia del cobro.
• Duración del servicio.
• Condiciones de cancelación.
• Condiciones de renovación.

Una vez establecido el plan y aprobado por ambas partes, se generan facturas cada período de tiempo y se tramitan los pagos de forma automatizada.

5 señales para pasarte a la facturación recurrente

Ahora, tan solo te queda saber cuándo dar el salto hacia la facturación recurrente. Puede que aún no lo tengas claro, pero si notas algunas de estas señales, seguramente tu negocio se beneficiaría de este tipo de facturación.

1. Ofreces servicios recurrentes. 

Es muy útil para empresas que ofrecen mantenimientos mensuales, asesorías, soporte técnico, alquileres o cualquier servicio que se repite con cierta frecuencia. Pues, estas empresas terminan repitiendo también las tareas administrativas asociadas a cada factura. 

Y eso, en el día a día, se traduce en una carga innecesaria. Tener que emitir una nueva factura cada mes por el mismo servicio no solo es repetitivo, sino que también es un foco de errores y distracciones.

La facturación recurrente te permite automatizar este proceso, generar las facturas de forma programada y liberar a tu equipo de una tarea que no aporta valor. Así, puedes centrarte en dar un buen servicio y no en cómo cobrarlo cada mes.

2. Inviertes mucho tiempo en la facturación de tu empresa.

El proceso de facturación manual puede volverse un agujero de tiempo del que no siempre somos conscientes. Según algunos estudios, las empresas pueden llegar a invertir hasta 120 horas al mes en emitir, corregir, enviar y hacer seguimiento de facturas. Tiempo que podría dedicarse a tareas que sí hacen crecer el negocio.

Si facturar se ha convertido en una actividad que ocupa más espacio del que debería en tu agenda o en la de tu equipo, la solución es clara: automatizar. Con la facturación recurrente, programas el cobro una sola vez y te olvidas. El sistema se encarga del resto.

Tu tarea pasa de crear, enviar y hacer seguimiento de facturas, a supervisar como lo hace el programa. Por lo tanto, una tarea que llevaba horas, ahora solo lleva minutos. 

3. Tienes un flujo de caja inestable que pone en riesgo a tu negocio. 

Una de las causas más comunes de los problemas de liquidez en las empresas no es la falta de ingresos, sino la falta de organización en los cobros. 

Cuando las facturas se emiten tarde, los recordatorios no llegan o los clientes se olvidan de pagar, tu flujo de caja se ve afectado directamente. Y eso impide que puedas planificar, invertir o incluso cubrir gastos básicos con tranquilidad.

La facturación recurrente te ayuda a estabilizar esa entrada de dinero. Al automatizar tanto la emisión como los recordatorios, reduces considerablemente el número de impagos y consigues que los cobros lleguen cuando deben. Esto, a su vez, mejora tu capacidad de tomar decisiones y de hacer crecer el negocio con menos sobresaltos.

4. Creas facturas con muchos errores. 

Una cifra mal colocada, un concepto que falta, una fecha incorrecta... los errores en las facturas hechas a mano o en hojas de cálculo como Excel son más habituales de lo que parece. Y cada uno de esos errores puede suponer desde retrasos en el cobro hasta reclamaciones de clientes o pérdidas económicas.

Usar un software de facturación con funciones de automatización reduce drásticamente estos errores. Las plantillas ya están configuradas, los datos del cliente se rellenan automáticamente, y el sistema valida los campos clave antes de emitir cualquier documento. Menos errores, menos tiempo perdido y una imagen mucho más profesional para tu empresa.

5. Estás creciendo y tus tareas administrativas crecen con tu negocio. 

A medida que tu cartera de clientes aumenta, también lo hace la cantidad de facturas que debes emitir, gestionar y seguir. 

Al principio puedes llevarlo tú mismo, luego quizás alguien más del equipo, pero llega un momento en el que facturar manualmente deja de ser viable. Y contratar a alguien solo para eso puede no ser rentable.

La facturación recurrente te permite escalar tu negocio sin multiplicar tu carga administrativa. Automatizas el proceso, mantienes el control y te aseguras de que todo fluye sin fricciones.

Incluso, puedes duplicar o triplicar el volumen de clientes, dedicando el menor tiempo a los procesos administrativos. Porque facturar no debería ser un freno al crecimiento.

Si te interesa conocer el caso de un cliente que automatizó su facturación y ahora está expandiendo su negocio en la Comunidad Valenciana y Madrid, aquí tienes el caso de Key&Rent. 

Cómo escalar tu negocio sin aumentar tus costes administrativos o contratar más personal.

Tipos de negocios donde es habitual la facturación recurrente

Aunque la automatización de cobros es cada vez más fácil de implementar, no todos los modelos de negocio se prestan a ella. En sectores donde cada factura varía mucho en concepto o cantidad, puede no ser viable. 

Sin embargo, hay muchos otros en los que encaja perfectamente. Algunos ejemplos de ello son:

• Servicios basados en membresías o suscripciones.
• Servicios abonados.
• Contratos del mismo servicio por una cantidad de meses preestablecidos, tales como las agencias de marketing. 
• Servicios de mantenimiento.
• Formación y consultorías.
• Envío recurrente de productos.
• Servicios de software, hosting o dominio.
• Asesorías para PYMES y autónomos.

¿Qué se necesita para emitir facturas recurrentes?

Para automatizar la facturación, necesitas una herramienta de facturación. Esta te permitirá definir planes de cobro, generar facturas de forma automática, programar avisos, gestionar pagos y tener trazabilidad.

Hay muchas opciones en el mercado. Algunas soluciones más genéricas son Zoho Invoice, Debitoor o Holded. 

También hay plataformas más centradas en sectores concretos o programas que incluyen además presupuestos, trabajos y gestión de proyectos, inventarios y almacenes. Entre estos últimos destaca Vendomia. 

Lo importante es que el software que elijas te permita escalar sin perder el control. Que te ahorre tiempo y, sobre todo, que se adapte a cómo tú gestionas tu negocio.

Aquí abajo te dejamos un vídeo para que puedas ver los resultados de una agencia de marketing al automatizar su facturación. El tiempo que invertía antes frente el que invierte ahora con las facturas recurrentes es muchísimo más reducido.