La estimación de costos consiste en predecir la cantidad de recursos y materiales que serán necesarios para completar un proyecto. Esto se realiza en muchas industrias diferentes-- desde la construcción y las obras, hasta la gestión de servicios y otros proyectos.

La gestión de costes es una disciplina que se realiza desde hace ya mucho tiempo, y existen diferentes formas definidas de estimarlos. Se trata de una disciplina esencial para poder asegurar el margen de beneficio en un proyecto, y poder predecir también posibles sobre costes.

¿Qué es la estimación de costes?

En las empresas, las estimación de costes es necesaria a la hora de realizar presupuestos y proyectos. Para poder cerrar un nuevo negocio, muchas veces es necesario ofrecer una propuesta detallada del coste total, aunque no sea una cuantía exacta.

La estimación de costes sirve para prevenir posibles pérdidas durante la ejecución de un proyecto, o realizar un presupuesto muy por encima de la capacidad económica del cliente. Aquí, el objetivo es conseguir la mayor exactitud posible de los gastos que supondrá un proyecto, sin tener que dedicar demasiado recursos a hacer el presupuesto en sí mismo.

Hacer una buena estimación de costes requiere de conocimientos sobre la industria en la que se trabaja, conocer a fondo el funcionamiento de la empresa, y de tener la experiencia necesaria para prevenir fallos e imprevistos que sean comunes.

Vamos a echar un vistazo a los tipos de coste que se pueden producir en un proyecto.

Tipos de costes de proyecto

Para poder Air, con más claridad, el proceso de estimación de costes de un proyecto, primero, es necesario identificar los diferentes tipos de costes que se pueden dar. Estos costes se tratan de forma diferente, y pueden afectar de diferentes formas al desarrollo de un proyecto.

Costes directos

Los costes directos son aquellos que están localizados en una única área de la empresa, y que por lo general, afectan directamente a un proyecto en particular. Eso hace que un coste directo pueda ser imputado directamente al proyecto que se desea estimar.

Por ejemplo, un coste directo de una obra sería un material comprado explícitamente para ser utilizado en ella. Al hacerlo de esta forma, es posible atribuir el coste del material directamente contra el rendimiento del proyecto, y así conocer su margen.

Costes indirectos

A diferencia de los costes directos, un coste indirecto puede ser atribuido a más de un proyecto, Y no es fácilmente imputable para determinar el rendimiento de un proyecto. Por ejemplo, los salarios del personal de obra son considerados como costes indirectos de un proyecto, ya que una persona puede estar trabajando en diferentes obras a lo largo de las jornadas.

Los costes indirectos se pueden atribuir a un proyecto concreto mediante diferentes técnicas que veremos más adelante.

Otras formas de clasificar los costes

Además de considerar los costes como directos o indirectos, también es posible diferenciarlos por su naturaleza y su aplicación. Hay muchos tipos diferentes de costes que permiten saber a detalle la cantidad de recursos que un proyecto va a requerir de una empresa:

  • Horas de trabajo
  • Materiales consumibles
  • Servicios externos y contrataciones puntuales
  • Licencias y bienes intangibles
  • Maquinaria y herramientas
  • Espacios e instalaciones
  • Seguros y contingencias

Tener en cuenta la naturaleza de cada uno de estos costes, permite generar una estimación más a fondo de un proyecto, y disponer de suficiente margen en caso de retrasos.

Por ejemplo, existe la posibilidad de necesitar más horas de mano de obra, en caso de una rotura o un imprevisto-- para esta situaciones, es esencial, disponer de un calendario que permita delegar más horas de trabajo sin impedir el desarrollo de otros proyectos.

Técnicas de estimación de costes

Para estimar la mayor precisión posible los costes de un proyecto, existe una serie de técnicas que puedes utilizar. 

Estimación de costes por analogía (top-down)

La estimación de costes por analogía implica cuestionar el coste desde el ámbito más general hacia el ámbito más específico. Se trata de una técnica rápida y con menos coste asociado, pero menos exacta.

Además, su uso depende de disponer de experiencia en proyectos similares, ya realizados para utilizarlos como guía.

Un ejemplo de esto es tomar un proyecto anterior y analizar su envergadura y duración-- Y después utilizarlo como analogía para estimar otro proyecto de una envargadura similar. Si un proyecto ha tardado seis meses en completarse, se podría estimar de forma rápida que otro proyecto dos veces más grande tardaría 12 meses.

Teniendo esta cantidad en mente, se puede subdividir el proyecto en tareas más sencillas que sean más fáciles de estimar.

Estimación ascendente (bottom-up)

La estimación de costes ascendente es contraria a la estimación por analogía. En lugar de partir de un posible coste total del proyecto, se trata de estimar de forma individual los costes de cada tarea y después sumarlos.

La estimación ascendente es más exacta porque parte de tareas muy pequeñas que se pueden definir con facilidad-- por ejemplo, tareas de menos de una hora o que se pueden realizar dentro de una misma jornada de trabajo.

La gran ventaja de la estimación ascendente es poder tener una visión realista de los costes de un proyecto, al desglosar cada elemento del que se compone. Sin embargo, es un método de estimación de costes más exhaustivo y más caro, ya que implica ir al detalle para poder englobar todo un proyecto.

Además, los proyectos que consisten en muchas tareas repetitivas pueden incurrir en un presupuesto más alto de lo necesario, ya que una mala estimación de cada tarea se acumula y multiplica.

Estimación paramétrica

La estimación par métrica es similar a la estimación por analogía porque también utiliza datos de proyectos pasados, con algunas diferencias notables.

La mayor diferencia es el uso de variables y puntos de datos, muy precisos para estimar posibles diferencias entre otros proyectos y la estimación actual-- por ejemplo, tener en cuenta los posibles cambios de proveedor o las diferencias de precio de un año a otro. O incluso tener en cuenta la diferencia en la capacidad productiva de los empleados, si hubiera.

La estimación paramétricas supone saber al detalle el funcionamiento y el motivo por el cual se producen ineficiencias durante el desarrollo de un proyecto. Los pequeños detalles como el cambio en el precio de los materiales pueden suponer una gran diferencia en el coste de un proyecto, Y tenerlos en cuenta, puede producir una estimación más exacta.

Cómo realizar una estimación de costes de proyecto

Como hemos mencionado antes, para realizar una buena estimación de costes en un proyecto, es necesario tener actitudes de diferentes tipos:

  • Conocer a fondo la industria en la que se trabaja
  • Prevenir imprevistos comunes en proyectos de la misma naturaleza
  • Conocer la empresa en la que se trabaja y sus fortalezas o debilidades

Además de esto, las estimaciones de costes que resultan más precisas suelen compartir cualidades como:

Cobertura completa

Lo principal en una estimación de costes es que exista una cobertura lo más completa posible de los factores que suponen un coste para el proyecto. Como hemos visto antes, existen muchas formas diferentes de costes, cada una con una serie de características propias. 

Para realizar una buena estimación de costes, es esencial, cubrir todos los aspectos necesarios y tener en cuenta hasta el más mínimo detalle dentro del presupuesto.

Actualizad de importes

A medida que pasan los meses, los precios e importes de materiales también pueden cambiar. Esto es particularmente frecuente en las obras, donde un material puede ser más barato, dependiendo de donde ha sido adquirido.

Una buena estimación de costes considera estos factores para prevenir un sobrecoste en la compra de los materiales que se han presupuestado-- esto es particularmente importante, cuando las propuestas de esta naturaleza tardan mucho tiempo en ser negociadas.

Por ejemplo, una obra de gran envergadura puede tardar meses entre que se considera la propuesta y se empiezan los trabajos. En este espacio de tiempo, es muy posible que el precio de algunos materiales haya cambiado.

Nivel de confianza

Las estimaciones de costes no dejan de ser eso, una estimación. Por ello, realizar una propuesta sólida implica describir el nivel de confianza sobre la exactitud de los costes y recursos del proyecto.

Y en caso de incurrir en sobrecoste, tener unas contingencias lo suficientemente sólidas para poder mantenerse dentro de un margen.

Veracidad de los datos

Muchas veces, las estimaciones de costes se basan en una serie de medidas y tomas de datos previas en el lugar del proyecto-- sobre todo, si se trata de una obra en construcción o de un proyecto de gran envergadura. 

Aquí, es esencial, disponer de unas medidas lo más exactas posibles para evitar un error en la cantidad de los materiales necesarios para ejecutar los trabajos. Una estimación de costes veraz ayuda a tener en cuenta posibles sobre costes dentro de un margen aceptable.