Los embudos de ventas son una de las cosas que diferencian a las empresas que generan ingresos de forma consistente, de aquellas que se tienen que esforzar para traer clientes nuevos.

Con un embudo de ventas puedes organizar mejor todo el proceso necesario para captar nuevos clientes-- desde crear una lista de prospectos potenciales, hasta el cierre de negocios mediante la firma del contrato.

Además, esto sirve para cualquier empresa. Da igual si vendes por tu cuenta o si formas parte de un equipo muy grande de comerciales, un embudo de ventas es el paso mínimo para empezar a estructurar tu proceso de ventas.

¿Qué es un embudo de ventas?

Los embudos de ventas son la forma en que una empresa estructura el proceso de generar nuevos clientes, en base a su propio criterio. Un embudo es diferente para cada empresa, e incluso es posible tener múltiples embudos dependiendo de cada línea de negocio.

Un embudo de ventas consiste en una serie de fases de venta que te permite saber en qué estado se encuentra cada cliente potencial. Este sería un ejemplo muy básico y tradicional:

  • Contactado: Se introduce al cliente potencial en la base de datos
  • Interesado: El cliente está interesado en los servicios de la empresa
  • Ofertado: Se ha enviado una propuesta al cliente
  • Negociando: La oferta se está negociando y ajustando
  • Cierre: El cliente está en proceso de firmar el acuerdo

Las fases del embudo o funnel de ventas están claramente definidas, y puedes personalizarlas a tu gusto según tu forma de trabajar.

Las fases de un embudo de ventas

Al diseñar tu propio embudo de ventas, tienes total libertad para añadir cualquier número de fases y en el orden que prefieras. Sin embargo, hay algunas prácticas que deberías tener en cuenta para conseguir que sea lo más efectivo posible:

Ubica tus fases en orden cronológico: normalmente, la idea es que un cliente avance en las fases de tu embudo. El sistema está pensado para ir desde el primer contacto hasta el cierre. Por ello, plantea tu embudo de forma lógica.

Crea múltiples embudos si es necesario: si vendes muchos productos, analiza si el proceso de ventas para cada uno de ellos es el mismo, o merece su propio proceso independiente. Por ejemplo, vender un servicio de consultoría es completamente diferente que vender que un producto físico-- si ves que tienes que acomodar detalles en cada embudo, hazlos independientes.

Incluye una fase posventa: los embudos no solamente te sirven para cerrar negocio, sino para hacer un pequeño seguimiento después del cierre. Esto está muy relacionado con tener un proceso estructurado para la posventa, e introducirlo dentro de tus embudos te puede ayudar a mejorar la relación con tus clientes.

El embudo de marketing o prospección

Además de tu proceso de ventas, los embudos también se pueden utilizar para gestionar la prospección de clientes, un paso previo y que sirve para localizar aquellos prospectos que pueden ser un objetivo a conseguir.

Embudo de marketing digital

Los embudos de marketing digital están más orientados hacia el inbound marketing. Es decir, el arte de atraer clientes hacia tu página web en lugar de salir a buscarlos con métodos más tradicionales.

En un embudo de marketing online podrás encontrar fases pensadas para la captación de prospectos. Las fases que contenga dependerán del medio que se utilice

Las ventajas de un embudo de ventas

Como has leído hasta ahora, los embudos de venta te permiten organizarte mucho mejor e incluso llevar un proceso estructurado para todos tus clientes potenciales.

Imagina tener que gestionar decenas de posibles clientes con papel y lápiz, sin ningún tipo de orden. Sería un caos.

Los embudos de ventas te ayudan a mantener bajo control todos los negocios que quieres cerrar, y al mismo tiempo aumentar tu productividad de forma considerable. 

Ventaja #1: Ayuda a colaborar con tus compañeros de trabajo

La principal ventaja de los procesos de venta estructurados es la colaboración. En muchas empresas, es posible que la venta no solamente corra a cargo tuyo, sino que tengas compañeros que deben realizar acciones concretas para el cierre de un negocio. Por ejemplo:

  • Compañeros administrativos que redactarán el contrato a firmar
  • Técnicos que deberán realizar una inspección o dar estimaciones del trabajo
  • Otros agentes comerciales que colaboran en el proceso de ventas

Una forma de comunicarte con tus compañeros es utilizar el e-mail. Pero si tienes un proceso de ventas estructurado (Y además le sacas todo el potencial mediante un software de ventas como Vendomia), tus compañeros sabrán inmediatamente qué es lo que deben hacer y cuando entrar.

Toda esta colaboración nos lleva a la siguiente ventaja, que consiste en automatizar las tareas más mundanas.

Ventaja #2: Permite automatizar el proceso de ventas

Haciendo uso de un software de embudo de ventas podrás empezar a quitarse trabajo de encima. Dependiendo de las fases que tengas, es posible que algunas de ellas sean  protocolarias. Me explico-- es decir, que consisten en un simple trámite como enviar un correo o redactar una propuesta. 

En casos como estos, un software te permite automatizar parte de tu proceso de ventas. Vamos, que funciona por sí solo.

Además de las horas que te vas ahorrar, también tienes que tener en cuenta los errores que vas a poder evitar. Una herramienta digital no se olvida de enviar correos críticos para poder cerrar un negocio, ni comete faltas de ortografía al montar una propuesta.

Todo esto es vital para poder cerrar más ventas, además de cuidar la imagen de tu empresa.

Ventaja #3: Ayuda a generar más oportunidades de negocio

Utilizas un software o no, un embudo de marketing y ventas te conducirá hacia más oportunidades para vender. Y por qué?

Sencillamente porque tener un proceso organizado luego te permitirá analizar tus cifras de forma consistente. Podrás hacerte las preguntas importantes y sacar información vital para mejorar tu proceso de ventas:

  • ¿Por qué tengo muchos contactos que se detienen en la fase Interesado?
  • ¿Cuánto tardo de media en cerrar un negocio nuevo?
  • ¿Qué porcentaje de éxito tengo con clientes nuevos vs. clientes existentes?

Una parte que no hay que olvidar es analizar tus resultados de forma habitual, y hacer pequeños cambios en tu proceso de ventas con el objetivo de mejorar tus estadísticas. 

Ante todo recuerda: la primera versión de tu proceso de ventas difícilmente va a ser la mejor.

Cómo crear un embudo de ventas

La mejor forma de poner en marcha un embudo de ventas es utilizando un software especializado para ello.

Un ejemplo de ello sería Vendomia, nuestro propio CRM de ventas.

Con esta plataforma podrás gestionar múltiples embudos y además utilizar varias herramientas para hacer tu día a día más fácil. Decidas o no utilizarlo, estas son algunas claves que puedes aprovechar para montar tu embudo rápidamente para ponerte en marcha cuanto antes.

Define los embudos de venta de tu negocio

El primer paso es tener claro cómo vas a trabajar. Puedes intentar gestionarlo todo con un único embudo de ventas, o puedes plantearte crear varios a la vez. 

Una forma fácil de saber si necesitas múltiples embudos de venta es comparar tus líneas de negocio-- si tienes varios productos que se venden de forma muy diferente, prueba a crear un embudo especializado para cada uno de ellos. Si por el contrario ves que un único proceso sirve para todo, mejor.

Nuestra recomendación es empezar de una forma sencilla y sin complicaciones, e ir añadiendo más elementos conforme te sientas cómodo. 

Define las fases de venta de cada embudo

Las fases de tus embudos de venta están dependen de los pasos que debes seguir para cerrar un cliente. Examina tu negocio: ¿qué acciones son absolutamente esenciales para que un prospecto se convierta en cliente?

En la gran mayoría de casos, recomiendo partir de una lista de fases sencilla:

  • Nuevo prospecto
  • Prospecto interesado
  • Ofertado por primera vez
  • Negociación y ofertas consecutivas
  • Firma y Cierre 

Si además de eso existen pasos adicionales en tu negocio (por ejemplo, ir a realizar mediciones o hacer un servicio previo), entonces puedes añadir más fases para documentar mejor todo el recorrido que hace el cliente (customer journey).

Simplemente ten en cuenta que debe ser un proceso simple y con lo más esencial.

Consejos para usar un embudo de ventas

Ahora que ya sabes cómo montar un embudo de ventas, queda lo importante: ¿cómo hago un buen uso de esta herramienta?

En principio, un embudo funciona de una forma muy sencilla: tus clientes potenciales entran en una primera fase, y van avanzando hasta el cierre del negocio. O bien, se quedan en el camino.

Para sacarle un mejor partido a este sistema, aquí tienes algunos trucos y consejos que puedes poner en práctica. Sólo un detalle importante: todo lo que te enseño a continuación lo puedes hacer con nuestra plataforma Vendomia.

Agrupa tus prospectos en segmentos

En cada uno de los embudos de venta de tu empresa, es posible que tengas clientes potenciales que vienen de lugares muy concretos. Por ejemplo, puede que estés captando nuevos prospectos desde las redes sociales, o que localices a un cliente potencial mediante su número de teléfono.

En estos casos, te recomiendo definir claramente una serie de segmentos para poder diferenciar el trato.

Haz uso de etiquetas

Las etiquetas son una forma excelente para organizar a tus prospectos y clientes. Se utilizan en software CRM, en marketing, en facturación... en todas partes.

Normalmente, un software te permitirá ponerle tantas etiquetas como quieras a cada contacto, y esto lo puedes aprovechar al máximo.

Durante el proceso de ventas, procura tener una serie de etiquetas listas para marcar a tus contactos y definirlos con claridad. Esto te sirve para separar lo urgente de lo importante, y priorizar tus acciones de cada día sabiendo más acerca de tus clientes.

¿Te faltan ideas? Aquí tienes algunos ejemplos de etiquetas que puedes poner en práctica:

  • Importantes: gente que hay que darle trato preferencial
  • Conectores: gente que te puede llevar más ventas
  • Alto mantenimiento: contactos que suponen bastante carga de trabajo
  • Existente: clientes previos, con mayor probabilidad de cierre
  • Referido: contactos que llegan a través de cierto canal

Como ves, las etiquetas te sirven para describir a tu cartera de clientes. Algunos tienen connotaciones positivas y otras no tanto, pero la idea es que puedas conocer a fondo con quién estás tratando.

Graba toda la información que pueda ser útil

Además de los datos que puedas introducir en tu ficha de venta, es recomendable guardar toda la información que consideres esencial sobre tu cliente. Pero a veces no hay dónde hacerlo.

Busca en tu herramienta CRM una opción para crear campos personalizados. Estas opciones te permitirán añadir información adicional de forma estructurada, y así poder tener todos los datos necesarios para un proceso de ventas efectivo.

Esto depende mucho de tu sector, Pero con el tiempo te harás una idea del tipo de información que debes tener a mano al hablar con tu cliente. Unos ejemplos:

  • Datos de su servicio actual y permanencias, en caso de hacer portabilidades
  • Su localización y horas preferidas para hablar
  • Los principales objetivos de su empresa
  • Datos sencillos como su cumpleaños, o redes sociales

Trabaja el calendario y las actividades

Por último, mi recomendación es sacarle partido no solo a tu embudo, sino utilizarlo en conjunción con tu calendario de actividades.

Las actividades y eventos te permiten marcar fechas importantes y tareas que debes realizar-- reuniones, llamadas, o pequeñas gestiones que te ayudarán a cerrar la venta.

Esto lo puedes hacer en cualquier herramienta con un calendario incorporado, pero el secreto está en ser lo bastante disciplinado como para tener una rutina.

  • Antes de empezar, revisa tus objetivos principales
  • Mantén todas tus actividades al día
  • Practica el método GTD y sus acciones (Do, Defer, Delegate, Delete)
  • Prioriza tus acciones y aplaza lo que no puedas realizar

Empieza ya a utilizar un funnel de ventas

Como puedes ver, los embudos de venta son vitales para poder crecer como negocio. Puedes utilizar cualquier herramienta digital para crear un embudo, pero lo importante es utilizarlo de forma consistente e ir haciendo mejoras con el paso del tiempo.

Si te parece interesante el funcionamiento de los embudos de venta, te invito a probar Vendomia como herramienta CRM para gestionar tus ventas. Además de los embudos, podrás sacar información detallada de tus prospectos y empezar a optimizar las ventas de tu negocio.

¿Tienes ya en marcha un embudo de venta?