El control horario de trabajadores dejó de ser hace tiempo un simple trámite administrativo. Hoy es una obligación legal, una herramienta de gestión y, para muchas empresas, una fuente constante de dudas. Especialmente cuando hablamos de organizaciones con personal en distintos entornos: oficina, obras, servicios técnicos o mantenimiento en movilidad.

Una de las preguntas más habituales es clara: ¿el control horario puede llevar geolocalización o no?

Y justo detrás aparecen otras igual de importantes: qué dice la ley, cuándo es obligatorio fichar, cómo hacerlo sin complicar el día a día de los empleados y qué sistema encaja mejor cuando parte del equipo no trabaja siempre en el mismo sitio.

En este artículo vamos a aclarar qué es exactamente el control horario de trabajadores, cómo debe aplicarse en empresas de servicios, mantenimiento y obras, y qué límites legales existen en el uso de la geolocalización. Todo desde un enfoque práctico, pensado para responsables de empresa que necesitan cumplir la normativa sin perder control ni eficiencia.

Si tu empresa tiene empleados que fichan desde la oficina y otros que lo hacen desde la obra o en desplazamiento, aquí encontrarás una guía clara para entender el problema y tomar la mejor decisión.

¿Qué es el control horario de trabajadores?

El control horario de trabajadores es el sistema que permite registrar de forma fiable la jornada laboral de cada empleado. En la práctica, significa dejar constancia de la hora de inicio y de fin de la jornada, así como de las pausas que no computan como tiempo de trabajo.

No se trata solo de “fichar”, sino de disponer de un registro objetivo que permita a la empresa demostrar que cumple con la normativa laboral y, al mismo tiempo, gestionar mejor el tiempo de trabajo de sus equipos.

Este registro debe ser:

• Diario, para todos los trabajadores.

• Fiable y verificable, sin posibilidad de manipulación.

• Accesible, tanto para la empresa como para los empleados y, en caso de inspección, para la autoridad laboral.

Qué se entiende por control horario

Cuando hablamos de control horario, hablamos de un registro de jornada, no de un sistema de vigilancia. El objetivo no es controlar qué hace el trabajador en cada momento, sino cuánto tiempo trabaja y en qué franja horaria.

Un sistema de control horario de trabajadores debe permitir:

• Registrar entradas y salidas.

• Diferenciar jornada ordinaria y horas extra.

• Gestionar incidencias (olvidos de fichaje, correcciones justificadas).

• Generar informes claros y trazables.

En empresas de servicios, mantenimiento u obras, este punto es especialmente relevante, ya que no todos los trabajadores fichan desde el mismo lugar ni tienen el mismo tipo de jornada. Por eso, el sistema debe adaptarse a la operativa real de la empresa, y no al revés.

Qué dice la normativa sobre el control horario de trabajadores

La normativa laboral obliga a las empresas a llevar un registro diario de la jornada de todos sus trabajadores, independientemente de su puesto o lugar de trabajo. Este registro debe conservarse durante el tiempo establecido por ley (Real Decreto-ley 8/2019) y estar disponible ante una posible inspección.

La ley no impone un sistema concreto de fichaje, pero sí exige que el control horario:

• Sea objetivo y fiable.

• Refleje la jornada real trabajada.

• No pueda modificarse de forma arbitraria.

• Respete la normativa de protección de datos.

Esto significa que tanto un trabajador de oficina como un técnico en obra deben registrar su jornada, aunque la forma de hacerlo puede ser distinta. Aquí es donde entran en juego los sistemas digitales de control horario, diseñados para cubrir distintos escenarios sin generar conflictos legales ni operativos.

Control horario de trabajadores en empresas de servicios, mantenimiento y obras

En las empresas de servicios, mantenimiento y obras, el control horario de trabajadores presenta un reto añadido: no todos los empleados trabajan en el mismo lugar ni bajo las mismas condiciones. Mientras parte del equipo desarrolla su jornada en oficina, otra parte lo hace en obra, en instalaciones de clientes o en desplazamiento continuo.

Esto hace que los sistemas tradicionales de fichaje se queden cortos y que muchas empresas acumulen errores, incumplimientos involuntarios y dudas legales.

Diferencias entre personal de oficina y personal en obra

El personal de oficina suele tener una jornada más predecible y un lugar de trabajo fijo. En estos casos, el control horario es relativamente sencillo: fichaje desde un ordenador, un terminal físico o un sistema web.

Sin embargo, en el caso del personal de obra, técnicos de mantenimiento o equipos de servicios:

• El lugar de trabajo cambia con frecuencia.

• Los horarios pueden variar según el servicio o la obra.

• No siempre es viable fichar desde un dispositivo fijo.

Aquí es donde el control horario de trabajadores debe ser flexible y adaptarse a la realidad del trabajo en movilidad. Obligar a usar sistemas pensados solo para oficina suele generar incumplimientos, errores y rechazo por parte de los empleados.

Problemas habituales cuando no hay un buen control horario

Cuando el sistema de control horario no se ajusta al tipo de empresa, los problemas aparecen rápido:

• Registros incompletos o incorrectos, especialmente en personal desplazado.

• Dificultad para demostrar el cumplimiento legal ante una inspección.

• Conflictos con los trabajadores por horas extra mal contabilizadas.

• Falta de visibilidad real sobre la jornada de los equipos.

• Procesos manuales que consumen tiempo y generan errores.

En sectores como servicios, mantenimiento y obras, donde la operativa diaria ya es compleja, un mal control horario no solo es un riesgo legal, sino también un problema de gestión.

Por eso, más que implantar cualquier sistema, es clave elegir un control horario de trabajadores que entienda cómo trabajan tus equipos y facilite el fichaje tanto en oficina como en obra.

Sistemas de control horario de trabajadores

No todos los sistemas de control horario de trabajadores sirven para todas las empresas. La clave no está en cumplir “sobre el papel”, sino en implantar un sistema que se use bien y que refleje la jornada real de los empleados, estén donde estén.

Hoy en día, la mayoría de empresas ha dejado atrás los registros manuales para apostar por soluciones digitales, más fiables y fáciles de gestionar. Aun así, conviene entender qué opciones existen y en qué casos tiene sentido cada una.

Control horario desde la oficina

En entornos de oficina, el control horario suele ser más sencillo. Los sistemas más habituales permiten fichar:

• Desde un ordenador mediante una aplicación web.

• A través de un terminal físico ubicado en la entrada.

• Mediante software integrado con otros sistemas de gestión.

Este tipo de control horario de trabajadores funciona bien cuando el puesto de trabajo es fijo y el horario es estable. Además, facilita la automatización de informes y el control de incidencias desde un único punto.

El problema aparece cuando este mismo sistema se intenta aplicar, sin cambios, a trabajadores que no están físicamente en la oficina.

Control horario para trabajadores en movilidad u obra

En empresas de servicios, mantenimiento y obras, gran parte del equipo desarrolla su jornada fuera de la oficina. En estos casos, el control horario de trabajadores debe permitir fichar de forma remota, normalmente desde el móvil.

Un buen sistema para trabajadores en movilidad debe:

• Permitir fichajes desde cualquier ubicación autorizada.

• Registrar la jornada sin procesos complejos.

• Adaptarse a cambios de obra, cliente o servicio.

• Evitar registros posteriores poco fiables.

Aquí es donde entran en juego funcionalidades como el fichaje móvil o, en algunos casos, la geolocalización, siempre que se utilice de forma legal y proporcionada. Este punto es clave y lo veremos con detalle en el siguiente apartado.

Aquí tienes una tabla comparativa, donde se muestra cómo debe ser el control horario de trabajadores según si trabajan en un lugar fijo, se desplazan o siguen un modelo mixto. 

Qué debe tener un software de control horario

Más allá del lugar desde el que se ficha, un software de control horario de trabajadores debería cumplir una serie de requisitos básicos para ser realmente útil:

• Facilidad de uso, tanto para empleados como para responsables.

• Registros fiables y trazables, sin manipulaciones.

• Gestión de incidencias clara y documentada.

• Informes automáticos listos para inspecciones.

• Cumplimiento de la normativa laboral y de protección de datos.

En empresas con personal mixto (oficina y obra), estos puntos no son opcionales. Son la base para que el control horario deje de ser un problema y pase a ser una herramienta de gestión.

Control horario de trabajadores con geolocalización: ¿es legal?

La geolocalización es, sin duda, uno de los aspectos que más dudas genera cuando se habla de control horario de trabajadores. Muchas empresas la ven como una solución para verificar fichajes en obra o en movilidad, pero al mismo tiempo temen estar incurriendo en un uso indebido de datos personales.

La respuesta corta es: sí, el control horario puede incluir geolocalización, pero no en cualquier caso ni de cualquier forma. La clave está en el uso que se haga de esa información y en cómo se comunique a los trabajadores.

Cuándo se puede usar la geolocalización en el control horario

La geolocalización puede utilizarse como parte del control horario de trabajadores cuando existe un fin legítimo y proporcional, por ejemplo:

• Verificar que el fichaje se realiza desde una obra o ubicación autorizada.

• Evitar registros fraudulentos en trabajos en movilidad.

• Gestionar equipos que no tienen un centro de trabajo fijo.

Eso sí, para que su uso sea legal, deben cumplirse una serie de condiciones:

• Información previa y transparente al trabajador.

• Uso limitado exclusivamente al momento del fichaje, no durante toda la jornada.

• Recogida solo de los datos necesarios, sin excesos.

• Integración dentro de una política clara de control horario y protección de datos.

En este contexto, la geolocalización actúa como un mecanismo de validación, no como un sistema de seguimiento continuo.

Cuándo no está permitida la geolocalización

El uso de la geolocalización en el control horario de trabajadores no es legal cuando se convierte en una herramienta de vigilancia permanente o desproporcionada.

Algunos ejemplos de uso incorrecto serían:

• Geolocalizar al trabajador durante toda la jornada sin justificación.

• Recoger datos de ubicación fuera del horario laboral.

• No informar claramente al empleado sobre el uso de la geolocalización.

• Utilizar los datos con fines distintos al control horario.

En estos casos, el problema no es el control horario en sí, sino el abuso de la tecnología, que puede derivar en sanciones por vulnerar la normativa de protección de datos.

Buenas prácticas para usar geolocalización de forma legal

Para evitar riesgos, las empresas deben aplicar la geolocalización dentro del control horario de trabajadores siguiendo buenas prácticas claras:

• Limitar la geolocalización exclusivamente al fichaje.

• Documentar el motivo por el que se utiliza.

• Informar al trabajador de forma sencilla y accesible.

• Evitar cualquier sistema de seguimiento continuo.

• Revisar periódicamente que el uso sigue siendo proporcional.

Cuando se aplica correctamente, la geolocalización no solo es legal, sino que facilita el control horario en empresas con personal en obra o en movilidad, sin generar conflictos ni desconfianza.

¿Cómo ayuda Vendomia al control horario de trabajadores?

Implantar un control horario de trabajadores no debería añadir complejidad a la gestión diaria de la empresa. Especialmente en sectores como servicios, mantenimiento y obras, donde los equipos trabajan en entornos muy distintos, la clave está en contar con una solución que se adapte a la operativa real.

Vendomia está diseñada precisamente con ese enfoque: facilitar el cumplimiento legal y mejorar la gestión del tiempo, tanto para personal de oficina como para trabajadores en movilidad.

Control horario adaptado a oficina y obra

Con Vendomia, el control horario de trabajadores se ajusta a cada tipo de empleado sin necesidad de sistemas paralelos.

• El personal de oficina puede fichar de forma sencilla desde el ordenador.

• Los trabajadores en obra o desplazados pueden fichar desde el móvil, sin procesos complejos.

• Todos los registros quedan centralizados en un único sistema.

Esto permite a la empresa tener una visión completa y coherente de la jornada laboral, independientemente del lugar desde el que se trabaje.

Ventajas del control horario de Vendomia

Más allá del fichaje, Vendomia aporta una serie de ventajas clave para empresas con equipos mixtos:

• Registros fiables y trazables, listos para una inspección.

• Gestión clara de incidencias y olvidos de fichaje.

• Informes automáticos que ahorran tiempo administrativo.

• Uso de funcionalidades como la geolocalización de forma limitada, transparente y legal, cuando es necesaria.

• Interfaz sencilla, pensada para que los trabajadores la usen sin formación compleja.

El resultado es un control horario de trabajadores que se utiliza bien, que reduce errores y que aporta tranquilidad tanto a la empresa como al empleado.

Cómo es el control horario de trabajadores en Vendomia

Para entender mejor cómo funciona el control horario de trabajadores en Vendomia, lo más útil es verlo en acción.

En el siguiente vídeo puedes ver:

• Cómo fichan los trabajadores desde oficina y desde obra.

• Cómo se registran las jornadas y las incidencias.

• Cómo se gestionan los registros desde el panel de administración.

Este tipo de demostración ayuda a valorar si el sistema encaja con la forma de trabajar de tu empresa antes de dar el paso.

Preguntas frecuentes sobre el control horario de trabajadores

A continuación resolvemos algunas de las dudas más habituales sobre el control horario de trabajadores, especialmente en empresas de servicios, mantenimiento y obras.

¿Es obligatorio el control horario de trabajadores para todas las empresas?

Sí. El control horario de trabajadores es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. La obligación afecta a todos los trabajadores, incluidos los que trabajan en oficina, en obra o en movilidad.

La empresa debe registrar diariamente la jornada laboral y poder demostrarlo ante una posible inspección.

¿Cuándo entró en vigor la obligación de fichar en España?

La obligación de llevar un control horario de trabajadores entró en vigor en España en mayo de 2019. Desde ese momento, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus empleados.

La normativa no fue algo puntual, sino un cambio estructural en la forma de controlar el tiempo de trabajo, y sigue plenamente vigente.

¿Es obligatorio el control horario de trabajadores para todas las empresas?

Sí. El control horario de trabajadores es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. La obligación afecta a todos los trabajadores, incluidos los que trabajan en oficina, en obra o en movilidad.

La empresa debe registrar diariamente la jornada laboral y poder demostrarlo ante una posible inspección.

¿Quién no está obligado a fichar por ley?

Con carácter general, la mayoría de trabajadores deben fichar. No obstante, existen algunas excepciones muy concretas, como ciertos puestos de alta dirección o relaciones laborales especiales reguladas de forma distinta.

En cualquier caso, estas excepciones son limitadas y deben analizarse con cuidado. Ante la duda, lo más recomendable es implantar el control horario de trabajadores, ya que el riesgo de no hacerlo suele ser mayor que el de aplicarlo.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros de control horario?

Los registros del control horario de trabajadores deben conservarse durante el plazo legal establecido, y deben estar disponibles tanto para los propios trabajadores como para la autoridad laboral en caso de inspección.

Por eso es importante contar con un sistema que almacene los datos de forma segura y accesible.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a fichar?

El control horario de trabajadores es una obligación legal de la empresa, pero también forma parte de las normas internas de funcionamiento.

Si un trabajador se niega a fichar sin causa justificada, la empresa puede:

• Registrar la incidencia.
• Requerir el cumplimiento de la obligación.
• Aplicar las medidas internas correspondientes, siempre de forma proporcional.

Lo fundamental es que el sistema esté bien explicado y que el trabajador conozca su obligación.

¿Es legal fichar con el móvil personal?

Sí, es legal fichar con el móvil personal siempre que:

• El uso esté claramente definido.
• No suponga un coste para el trabajador.
• Se respete la normativa de protección de datos.

En muchos casos, el fichaje desde el móvil personal es la solución más práctica para el control horario de trabajadores en movilidad, especialmente en obras y servicios.

¿Se puede fichar desde el móvil?

Sí. El fichaje desde el móvil es una de las soluciones más habituales para empresas con trabajadores en movilidad, obras o servicios externos.

Eso sí, el sistema debe garantizar que los registros sean fiables, trazables y conformes a la normativa, evitando fichajes posteriores o manipulaciones.

¿Es legal usar geolocalización en el control horario de trabajadores?

Sí, es legal si se utiliza correctamente. La geolocalización puede emplearse para validar el fichaje en ubicaciones autorizadas, siempre que:

• Se informe previamente al trabajador.
• Se use solo en el momento del fichaje.
• No se convierta en un sistema de seguimiento continuo.

El problema no es la geolocalización en sí, sino su uso desproporcionado.

¿Cuántos minutos se dan de cortesía en el fichaje?

La ley no establece minutos de cortesía obligatorios. Cualquier margen de flexibilidad en el fichaje forma parte de la política interna de la empresa o de acuerdos colectivos.

Lo importante es que el control horario de trabajadores refleje de forma fiel la jornada realizada y que las reglas de fichaje sean claras y conocidas por todos.

¿Cuál es la regla de los 7 minutos para fichar?

La llamada “regla de los 7 minutos” hace referencia a criterios internos o acuerdos empresariales, no a una obligación legal general. No existe en la ley una norma que permita automáticamente redondear fichajes dentro de un margen concreto.

Cualquier sistema de control horario de trabajadores debe reflejar la jornada real trabajada, y cualquier redondeo debe estar claramente definido, documentado y ser coherente con la normativa laboral.

¿Qué ocurre si un trabajador olvida fichar?

Los olvidos de fichaje pueden ocurrir, especialmente en trabajos en movilidad. En estos casos, el sistema de control horario de trabajadores debe permitir:

• Registrar la incidencia.
• Justificar la corrección.
• Dejar trazabilidad del cambio.

Las correcciones deben ser la excepción, no la norma.

¿Qué sanciones puede haber si no se cumple con el control horario?

No cumplir con la obligación de llevar un control horario de trabajadores puede derivar en sanciones económicas y en problemas legales durante una inspección.

Más allá de la sanción, el principal riesgo es no poder demostrar que la jornada registrada coincide con la jornada real.

El control horario de trabajadores no es solo una obligación legal, sino una herramienta clave para gestionar mejor el tiempo de trabajo, especialmente en empresas de servicios, mantenimiento y obras, donde conviven equipos de oficina y personal en movilidad.

Como hemos visto, el uso de la geolocalización es posible, pero siempre con límites claros. No se trata de controlar al trabajador, sino de garantizar que el registro de la jornada sea fiable, legal y coherente con la realidad del trabajo. Cuando el sistema no se adapta a cómo trabaja la empresa, aparecen los problemas: errores, conflictos y riesgos innecesarios.

Por eso, elegir bien el sistema de control horario marca la diferencia entre cumplir por obligación o utilizarlo como una herramienta que aporta orden, transparencia y tranquilidad.

Si tu empresa necesita un control horario de trabajadores que funcione tanto en oficina como en obra, y que permita fichar en movilidad de forma sencilla y legal, Vendomia puede ayudarte.

Prueba el control horario de Vendomia, solicitando una demo aquí, y comprueba cómo puede adaptarse a tu forma de trabajar.