Los consultores CRM son un concepto relativamente nuevo, que cada vez es más importante debido a la proliferación de los software CRM para empresas. Cada día, los procesos operativos de las empresas se hacen más complejos, y eso requiere de una persona especializada que asegure unas buenas prácticas de comunicación.

En este artículo, vamos a echar un vistazo a los consultores CRM y la labor que desempeñan para mejorar la eficiencia de las empresas.

¿Qué es un consultor CRM?

Un consultor CRM es un profesional que se especializa en analizar y optimizar los sistemas CRM de una empresa. Esto incluye la comunicación con clientes, organizar la agenda de contactos, y encontrar nuevas oportunidades de negocio a partir de toda la información almacenadas en la empresa.

Dicho de otra forma: los consultores especializados en CRM, ayudan a una empresa a ser más efectiva en sus procesos del día a día.

Para hacer esto, un asesor CRM analiza el estado actual de la empresa, y después planifica una serie de buenas prácticas para que los diferentes departamentos del negocio funcionen mejor.

Esto es un proceso proceso incremental-- muchas veces, se trata de ir realizando pequeñas mejoras a lo largo del tiempo para corregir fallos en la gestión del día a día. Aquí, el objetivo es mejorar el rendimiento de la plantilla de trabajo.

Entonces, ¿cómo hace un consultor CRM para ayudar a una empresa?

¿Cómo trabaja un consultor CRM?

El proceso de la consultoría de gestión de procesos suele ser diferente para cada profesional. Sin embargo, hay algunas pautas básicas que se suelen tomar para realizar mejoras incrementales en los procesos operativos de una empresa:

Medición de datos

El aspecto más fundamental para un consultor CRM es asegurarse de que se están midiendo todos los aspectos necesarios de la empresa. Si no se puede medir algo, no se puede mejorar.

Muchas veces, lo primero que hace un especialista CRM es comprobar los datos existentes que tiene la empresa-- desde el histórico de documentos que se tienen, hasta las diferentes métricas que se recogen en el día a día.

En este primer paso, es habitual que un consultor recomiende hacer uso de una plataforma ERP para pymes, que permita realizar todo este tipo de mediciones de forma automatizada.

Documentar procesos

Con los datos en mano, un consultor especializado en ERP se dedicará a documentar todos los procesos que se realizan en la empresa. Esto incluye tanto las ventas, como la gestión de proyectos y la administración.

El principal propósito de documentar los procesos operativos es reducir el funcionamiento de todo el negocio a una serie de pasos fáciles de entender. todo esto, hace que los trabajos puedan ser delegados con más facilidad, y que se puedan entender los diferentes procesos que hacen funcionar a la empresa.

Además, una serie de pasos estructurados de forma consistente, se hace posible tomar datos estadísticos con mucha más certeza. esto es algo que luego retroalimenta la medición de datos, al poder sacar información que dirá si un proceso funciona correctamente o no.

Analizar las acciones más óptimas

Durante el proceso de documentación, los consultores CRM realizan un análisis a fondo de la efectividad o o la eficiencia de cada acción realizada en el negocio.

Aquí es donde se pueden realizar mejoras incrementales para hacer que todo funcione mejor. Por ejemplo, se puede buscar un menor gasto de tiempo en realizar las mismas tareas una y otra vez automatizando todo el proceso mediante un software de automatización. O también se puede mejorar la comunicación, utilizando canales concretos para transmitir información entre empleados.

Evaluar y poner objetivos

Poniendo en marcha todos los procesos, se puede empezar a comprobar si el proceso de consultoría resulta efectivo.

Para comprobar los resultados, es habitual marcar una serie de objetivos a cumplir por parte de la empresa. algunos de estos objetivos pueden girar en torno a ventas, pero también se pueden marcar metas de otras formas:

  • Agilidad en la comunicación
  • Satisfacción de clientes
  • Tiempo de vida medio de los clientes
  • Cantidad de tareas completadas

En general, los CRM sirven para optimizar estas métricas. Y eso hace que medirlas, se convierta en una tarea esencial.

Realizar mejoras de forma incremental

Por último, es esencial, hacer un seguimiento constante de los objetivos planteados y ajustar la estrategia conforme pasa el tiempo. el trabajo de un consultor CRM no es una ciencia exacta-- más bien, se trata de ir haciendo mejoras y conseguir pequeñas victorias.

La ventaja de realizar cambios de forma gradual a lo largo de muchos meses, es mantener un nivel de rendimiento aceptable dentro de la empresa. Al hacer cambios grandes, todos los empleados tienen que acostumbrarse a la nueva forma de trabajar y eso puede afectar el funcionamiento normal del negocio.

Cómo convertirse en consultor CRM

La carrera de consultor o analista CRM consiste en tener las capacidades necesarias para poder asesorar a empresas sobre el uso de este tipo de herramientas.

Todo esto se consigue a través de aprendizaje continuo y de la experiencia trabajando con programas CRM, además de expandir constantemente una cartera de clientes.

Para convertirse en un consultor CRM, se puede seguir una serie de pasos:

Aprender los conceptos más importantes de CRM

Lo primero es aprender todo lo posible sobre las herramientas CRM que hay en el mercado. Esto implica entender su funcionamiento general, las mejores prácticas sobre su uso, y como utilizarlos correctamente en una empresa.

Las herramientas CRM suelen dar mucha flexibilidad, y por ello es necesario saber utilizarlas para que una empresa pueda optimizar todos sus procesos-- cosas como el etiquetado de contactos, los diferentes procedimientos para realizar acciones, etc...

Un consultor debe tener esta clase de conceptos claros para poder impartirlos después a sus clientes.

Conseguir experiencia en el uso del software CRM

Al mismo tiempo que se debe aprender sobre los conceptos y metodologías CRM, también es necesario adquirir experiencia práctica como analista de empresas.

Para hacer esto, es posible que al principio sea necesario coger clientes pequeños y resolver problemas sencillos. Un consultor suele ir evolucionando a medida que gana experiencia en su terreno, y puede empezar a enfrentarse a problemas más grandes dentro de las empresas.

Para conseguir clientes como analista CRM, es necesario trabajar también una red de contactos y crear una cartera de clientes potenciales de forma constante.

Crear una cartera de clientes

La cartera de clientes es uno de los activos más importantes del consultor CRM. esta cartera se debería componer de empresas que puedan hacer uso de un consultor para mejorar sus metodologías, o que estén interesadas en la mejora continua de sus procesos.

Una buena forma de alimentar la cartera de cliente es mediante del marketing digital. Por ejemplo, puedes hacer uso de la redes sociales para publicar contenidos de forma habitual, y posicionarte como un experto en el sector. También es posible atender eventos y ferias, donde te des a conocer para ampliar tu red de colaboradores.

Conseguir referencias y recomendaciones

Tener una cartera de clientes y colaboradores nutrido te va a permitir conseguir referencias y recomendaciones. Esto es especialmente importante si has trabajado con clientes y han quedado satisfechos con tu trabajo.

Las recomendaciones son una excelente carta de presentación como consultor de empresas, y con ellas seguramente te resulte más fácil conseguir nuevos clientes.