Los presupuestos de obra son la principal herramienta en la construcción para conseguir nuevos clientes. Este documento puede marcar la diferencia entre que el cliente acepte el proyecto, o que se decida por un competidor de tu empresa.

En este artículo, vamos a ver todo sobre los presupuestos de obra, como realizarlos, y las distintas herramientas, con las que podrás crear presupuestos, profesionales y más fáciles de aceptar.

Qué es un presupuesto de obra

Un presupuesto de obra es una aproximación del coste de un proyecto de construcción, desglosado por partidas e indicando todos los elementos asociados a la obra. Estos documentos son esenciales para entender el alcance de los trabajos y los materiales utilizados, así como la mano de obra es estimada para realizar el proyecto.

En la práctica, los presupuestos de obra son esenciales para cerrar nuevos proyectos de obra civil. Un buen presupuesto no solo debe ser competitivo a nivel de precio y calidad, sino además tener una buena presentación-- un diseño profesional y fácil de entender.

Cada proyecto de obra es único y diferente, y requiere de un estudio para poder realizar una propuesta detallada. Hacer un buen presupuesto de obra implica realizar las mediciones y estudios adecuados, y después hacer uso de cálculos y fórmulas para determinar todo el material necesario.

Vamos a echar un vistazo a los pasos generales que se deben tomar para realizar presupuestos de obra.

Cómo hacer un presupuesto de obra

Para realizar un presupuesto de obra, necesitarás realizar una serie de mediciones y estudios a medida del proyecto. Esto ocurre en obras civiles de todos los tamaños-- desde pequeñas reformas de casa, hasta la construcción de nuevos edificios.

Un presupuesto de obra puede contener muchos elementos diferentes sobre el proyecto:

  • Ubicación de los trabajos, incluyendo el lugar y posición de la obra 
  • Dimensiones físicas del proyecto, incluyendo mediciones de los diferentes elementos que componen los trabajos
  • Partidas y etapas de la obra para separar cada aspecto del proyecto
  • Tiempo y plazos estimados de la obra, posiblemente, repartido en múltiples etapas y fases
  • Listado de materiales, utilizar en la obra y memoria de calidades
  • Gastos de mano de obra y personal involucrado en la realización del proyecto de obra
  • Gastos y trámites adicionales, como por ejemplo la retirada de escombros o el transporte de materiales
  • Tareas administrativas a realizar, en caso de que el proyecto deba cumplir con alguna normativa vigente

Pasos para realizar un presupuesto de obra

Como es lógico, un presupuesto de una obra civil menor va a ser mucho más simple y menos detallado que el de una construcción realizada en colaboración con otras empresas.

En cualquiera de los casos, para realizar correctamente un presupuesto de obra, se debería seguir una serie de pasos estructurados.

Paso 1: Define los requerimientos del proyecto

El primer paso en todo proyecto es definir los requerimientos y el alcance que va a tener la obra final. Esta es quizás la fase más importante, ya que se deben acotar los trabajos a realizar para evitar los excesos en tu presupuesto.

En una obra civil, el margen de beneficio suele ser bastante ajustado y la mayor incógnita suele ser la mano de obra. Por ello, es ideal tener una estimación lo más aproximada posible del tiempo que tomará realizar cada partida del presupuesto.

Esto se puede hacer de varias formas:

  • Añadiendo un margen de seguridad a la cantidad de horas estimadas, en caso de que haya un retraso o una baja imprevista.
  • Midiendo la eficiencia de tu equipo de obras con un software de gestión de obras, registrando los tiempos estimados vs. los tiempos reales, y conociendo tu media de retrasos.
  • Añadiendo cláusulas al presupuesto sobre los déficits de tiempo o ampliaciones de mano de obra.

En cualquiera de los casos, un buen presupuesto de obra debe considerar posibles ampliaciones y retrasos, y disponer de cláusulas para protegerse ante situaciones inesperadas.

Paso 2: Toma las mediciones de obra necesarias

El siguiente paso en tu presupuesto de obra es realizar todas las mediciones adecuadas para posteriormente estimar costes y materiales a comprar.

Normalmente, en todo tipo de proyectos de obra civil se debe hacer un estudio del lugar en donde se realizarán los trabajos. La única diferencia es la complejidad y magnitud de estas mediciones.

Aquí, es esencial tomar las medidas de la forma más exacta posible, Y para lo cual puedes hacer uso de varias técnicas de medición:

Mide varias veces y desde varios puntos cada elemento, sobre todo con buena luz y nunca asumiendo que los espacios son totalmente cuadrados (a ras de suelo o en las paredes).

Utiliza un smartphone moderno que permita tomar mediciones en 3D, para tener mayor exactitud. Esto no sustituye las medidas que haga el perito de obra, pero puede aportar información adicional a tu equipo administrativo para evitar errores.

Toma un video completo del espacio para poder aproximar las dimensiones y tener otros respaldo más en caso de perder alguna medida. Esto ayuda si las mediciones se toman también por voz.

Utiliza un metro láser que ayude a definir grandes distancias con más velocidad y precisión. También puedes hacer uso de un nivel láser para localizar desniveles o inclinaciones poco aparentes.

Paso 3: Definir los materiales

Una vez se tengan las medidas del proyecto, hay que proceder a definir los materiales necesarios para cumplir con los requerimientos de la obra.

Aquí es donde puedes lanzar varias solicitudes de presupuesto a tus proveedores, para encontrar precios competitivos y rellenar tus partidas de obra lo antes posible.

Una forma fácil de hacerlo es con un software de construcción como Vendomia, que te permite realizar solicitudes de material a tus proveedores habituales, y después controlar los albaranes y gastos que entran en un proyecto.

Si no utilizas una herramienta de software, lo ideal es comparar cada una de las solicitudes de material que realizas con cada proveedor, buscando los precios más competitivos para aumentar el margen de beneficio del proyecto.

Paso 4: Definir la mano de obra necesaria

Además de los materiales, también es necesario definir la cantidad de horas para tu equipo de obras. Como sabrás, no vale lo mismo la hora de un albañil que la de un capataz, por lo que tendrás que desglosar la cantidad de tiempo que va a dedicar cada rol a este proyecto.

Hay una serie de cosas a tener en cuenta al crear tu presupuesto de obra:

  • Las horas de cada trabajador deberían contabilizarse de forma independiente, sin totalizar el tiempo de los empleados. Esto ayuda a saber cuántas personas dedicarán su tiempo y en qué proporción.
  • Siguiendo el punto anterior, es posible que determinadas partidas de una obra requieran de más personal de construcción, por lo que es útil separar las horas de mano de obra por partidas.
  • Deberías utilizar un software de gestión de obras para tener ya una lista de los precios de tu mano de obra, y sus costes asociados. Esto lo veremos en el siguiente paso.
  • Siempre es recomendable estimar unas horas adicionales para tener un margen de seguridad, entorno a tus excesos habituales al presupuestar obras.

Paso 5: Definir los costes del presupuesto de obra

Una vez se han definido los materiales necesarios y la mano de obra en tu presupuesto de construcción, llega el momento de definir costes y margen de beneficio.

Por un lado, los costes de materiales deberían ser imputados a la obra en base a los precios que tu empresa pueda obtener. Sin embargo, hay varias formas de estimar costes materiales para una obra:

  • Utilizar los precios de las compras realizadas específicamente para el proyecto de obra, tal cual se obtienen de los proveedores y con un margen de beneficio.
  • Emplear unos precios adaptados en base a compras anteriores y la media de costes, suponiendo que existan materiales utilizables en tus inventarios.

Hay que tener en cuenta que una empresa puede mantener un inventario de materiales entre cada proyecto, y aprovechar un gran volumen de compras para ser más competitivo.

Por ejemplo, si tu empresa siempre ha de utilizar varios metros de cable en cada proyecto, puede ser buena idea comprar una gran cantidad de este material para conseguir un precio mejor. Esto hace que puedas bajar el precio de tu presupuesto de obra, u obtener un mayor porcentaje de beneficio.

Por otro lado, el coste de las horas de trabajo deberán definirse a partir de las nóminas de tus trabajadores. Aquí es donde debes imputar un margen de beneficio a cada trabajador, tanto para generar una ganancia a la empresa como para cubrir errores de presupuesto.

En general, es recomendable que utilices un programa de gestión de obras para introducir tu margen de beneficio de forma automática, y así ser mucho más ágil en tus presupuestos.

Paso 6: Definir los plazos de la obra

Los plazos del presupuesto de obra son determinados por varios factores, como la cantidad de horas de trabajo necesarias, la disponibilidad de tu plantilla, y factores externos como los festivos o la necesidad de esperar a que otra empresa realice sus trabajos primero.

Una forma más sencilla de presupuestar un calendario de obra es hacer uso de una herramienta de software para gestión de proyectos, que permita consultar la disponibilidad de tu plantilla a lo largo de todos tus proyectos.

Este tipo de herramientas combina todos los factores que hemos mencionado para estimar un plazo de obra razonable, y generar los partes de trabajo de cada día de forma automática.

También es posible crear un calendario de trabajo a mano, pero resulta mucho más difícil ya que se deben tener en cuenta los retrasos e imprevistos que ocurren en otros proyectos.

Programa para hacer presupuestos de obra

Para poder realizar presupuestos de obra con facilidad, puedes utilizar un software de presupuestos de construcción como Vendomia.

Este programa te permite realizar toda la gestión de proyectos de obra en un único lugar, lo que ahorra tiempo y esfuerzo-- al no tener que saltar de un entorno a otro:

  • Gestionar un catálogo de materiales y precios por hora de trabajo
  • Crear presupuestos de obra con los productos de tu catálogo
  • Realizar solicitudes de compra a múltiples proveedores
  • Crear proyectos en base a los presupuestos e imputar trabajos y compras
  • Facturar los proyectos realizados y cobrar por el trabajo realizado

En general, hacer uso de un erp de construcción permite a las empresas de obra civil ser mucho más rápidas y eficientes, lo que ayuda a generar más beneficios sin tener que realizar más proyectos cada mes.