Las apps para organizar tareas son herramientas de software que ayudan a una empresa a gestionar todos sus proyectos y actividades del día a día. A día de hoy, son una herramienta imprescindible para que tu negocio sea más competitivo y pueda crecer en ventas.

En este artículo, vamos a echar un vistazo a algunas apps de tareas que te ayudarán a organizar todo el trabajo y conseguir una mayor satisfacción de clientes.

Apps para organizar tareas

Las apps para organizar tareas se dividen principalmente en dos grupos: una gestión abstracta de tareas, dónde se puede hacer cualquier cosa con total libertad. Y por otro lado, una gestión más especializada dónde se establece una forma de trabajar y cada elemento tiene un uso concreto.

A continuación, veremos algunas aplicaciones gratuitas y de pago para gestionar las tareas de tu empresa:

Vendomia

Vendomia es un ERP para Pymes que te ayuda a reunir todas las actividades de tu empresa en un único lugar. No es solamente una app para tareas y proyectos-- también te permite crear embudo de venta, gestionar proyectos de gran envergadura, e incluso facturar a tus clientes y cobrar por tu trabajo.

Este software de gestión de proyectos y tareas te permite hacer lo siguiente:

  • Crear presupuestos para tus clientes
  • Convertirlos a proyectos y anotar actividades
  • Automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar
  • Visualizar toda la información en formatos de tabla, calendario, gráficos...
  • Acceder a tu información desde cualquier parte del mundo
  • Facturar por tus trabajos con un clic

Lo interesante de Vendomia

La gran ventaja de Vendomia es que reúne varios departamentos de tu empresa en un único lugar. Esto te aporta un gran nivel de trazabilidad documental, al poder unificar las ventas, los proyectos y la facturación en un mismo sitio.

Por ejemplo, puedes tener tu agenda de contactos y tener todos los datos de tus clientes y proveedores por igual, sin fragmentar la información de tu empresa.

Un detalle de Vendomia es que está enfocado a empresas y a generar flujos de trabajo estructurados. Más que una aplicación de tareas, es un ERP para pymes y equipos de trabajo profesionales.

Tendrás que hacer uso de buenas prácticas y trabajar de forma correcta para sacarle el máximo partido-- al fin y al cabo, en lugar de ser una herramienta de tareas abstracta se trata de un software de gestión integral.

Precios de Vendomia

Vendomia es una app de tareas de pago, cuyo precio va en función de la cantidad de usuarios que tengas en tu empresa. Cada usuario cuesta alrededor de 12€ al mes, y su precio se escala conforme tu negocio vaya creciendo.

Un detalle importante de Vendomia es que al juntar múltiples departamentos de tu empresa en un solo sitio, te ahorrarás pagar por un software de facturación, un CRM de ventas, o un gestor de base documental.

Trello

Trello es una app gratuita de tareas que funciona a través de tarjetas kanban. Cada tarjeta puede tener un nombre, descripción, una lista de tareas, y comentarios. En otras palabras, cada tarjeta podría representar un trabajo o una tarea de tu empresa.

Una de las grandes ventajas de Trello es la capacidad de utilizar sus tableros para casi cualquier cosa. Puedes montarlos como un embudo de ventas, crear una secuencia de acciones, organizar las columnas como proyectos individuales, y más.

Todo esto hace que sea muy flexible, en comparación con otros ERP. Sin embargo, eso quiere decir que tendrás que crear tu propio sistema de trabajo y dedicarle horas a configurar cada tablero.

Lo interesante de Trello

Trello se posiciona como una herramienta que cualquiera puede utilizar-- No es solamente una herramienta empresarial de gestión de tareas, sino que también puede utilizarse para cosas de casa o asuntos más personales.

Dentro de tu empresa, esto quiere decir que lo podrás utilizar para cualquier tipo de proyecto. Pero como hemos dicho antes, de ti depende seguir unas normas para crear flujos de trabajo estructurados.

El gran problema de Trello y de muchas de las apps de tareas que veremos más adelante, es que no te permiten limitar la forma de trabajar para crear procesos operativos.

¿Cuánto cuesta Trello?

Trello es una herramienta que se puede utilizar de forma totalmente gratuita. pero si deseas más funcionalidades, deberás pagar por su versión comercial. Los precios empiezan a partir de unos 6€ por usuario al mes, en función de las funciones extra que necesites.

Todoist

Todoist te permite gestionar las tareas personales de una forma muy sencilla, al estilo de una lista de tareas. Emplea un sistema similar al de Trello, donde cada tarea puede contener descripciones y adjuntar archivos y otros elementos.

Todoist es una aplicación de tareas sumamente sencilla, lo que hace que sea fácil de utilizar y de entender. A nivel personal, es una herramienta muy útil para anotar todo lo que necesitas recordar y acceder a ello de forma rápida y conveniente.

Qué te ofrece Todoist

La gran ventaja de todo esto es su sencillez. Aquí, no estás creando flujos de trabajo ni tableros complicados. 

En lugar de eso, todo funciona a base de proyectos, donde cada proyecto te permite crear listas de tareas que puedes ir marcando como completadas. Al ser un diseño simple, la forma de visualizar la información también lo es, y eso te obliga a simplificar tu forma de trabajar.

La desventaja de una aplicación de tareas es que puede resultar limitada para el ámbito empresarial. Cuando una empresa va creciendo, se hace necesario gestionar los procesos operativos y crear flujos de trabajo para automatizar las tareas más repetitivas.

Esto es posible con Todoist, pero definitivamente se trata de una herramienta más simple que las demás.

El precio de Todoist

Todoist tiene un precio bastante asequible, empezando desde unos 4€ al mes por usuario. Al ser una aplicación bastante sencilla, está enfocada a un uso más personal por tanto no ofrece demasiadas funcionalidades comparado con la versión gratuita.

Si no vas a hacer un uso intensivo de esta herramienta, podrías utilizarlo de forma gratuita sin ningún problema.

Monday

Monday es una app para organizar tareas muy flexible, donde puedes crear tu propio sistema de trabajo y guardar toda la información que elijas.

A diferencia de Trello y Todoist, Monday tiene la ventaja de que puedes configurar la apariencia y la forma de guardar la información dentro de cada proyecto. Por ejemplo, puedes crear un proyecto enfocado a gestionar tus clientes potenciales y guardar cada campo de una forma muy estructurada. o también puedes crear otro proyecto enfocado a montar una cartera de clientes para dar soporte en tu empresa.

A nivel general, Monday es como crear una hoja de Excel e introducir limitaciones para organizar tus proyectos.

Lo que ofrece Monday

La gran ventaja de Monday es su capacidad para personalizar cada proyecto y crear vistas a medida de tu negocio. Como hemos dicho antes, puedes añadir campos personalizados y estructurar toda la información que se guarda en tu cuenta de Monday.

Sin embargo, esto tiene el mismo problema que Trello y Todoist. Debes dedicar horas a organizar tus tareas y a crear un flujo de trabajo que te permita ir más rápido, más adelante. Esto puede resultar un problema para muchas empresas, ya que toda esta libertad supone una mayor posibilidad de no tener un especio de trabajo bien organizado.

Precios de Monday

Monday es una plataforma que puede usar de forma gratuita hasta dos usuarios y tres tableros. Si eliges pagar, podrás tener mucho más espacio de almacenamiento para tus datos de empresa, por unos 27 € al mes.

Además, Monday te ofrece otros planes de pago más caros, a cambio de mayores funcionalidades, enfocadas a empresas.

Cómo elegir una app de tareas y proyectos

La mejor app para organizar tareas depende del tipo de uso que le vayas a dar o la forma de trabajar de tu empresa.

Gestión de tareas para freelancers y startups

Las empresas que apenas están empezando o que tienen un equipo muy pequeño, pueden hacer uso de aplicaciones abstractas o sencillas, como hemos visto con Trello o Todoist.

Esto es debido a que es más importante moverse rápido y organizar tareas de una forma sencilla sin complicaciones. al principio, lo normal es no tener una forma definida de trabajar y es más práctico completar tus actividades diarias.

Si un freelancer se detiene a organizar su flujo de trabajo cuando apenas tiene volumen de negocio, al final perderá mucho tiempo y estará pasando más tiempo gestionando su negocio en lugar de conseguir nuevos clientes.

Gestión de tareas para pequeñas empresas

Conforme tu empresa va creciendo, tu equipo va a necesitar un software de gestión de proyectos más especializado y potente.

Aquí es donde entran aplicaciones como Vendomia y Monday, que están enfocadas a poner unos límites a la forma de trabajar de tus empleados. Tener límites es algo sano, ya que impide hacer cosas indebidas y evitar tener que pensar demasiado en la forma de hacer los trabajos.

Tras alcanzar cierto nivel de negocio, es probable que tengas que pararte a organizar tus procesos operativos de empresa, y definir flujos de trabajo para tus empleados.

Las aplicaciones de proyectos que te permiten hacer esto resultan útiles para aumentar la productividad, ya que gracias a ellas podrás reducir cada proceso de tu negocio a una secuencia de pasos.