¿Te cuesta organizar tus tareas? No estás solo. Cada vez más personas y empresas buscan herramientas para trabajar mejor y sin agobios.

Las apps de tareas se han convertido en grandes aliadas. Ayudan a planificar, priorizar y cumplir objetivos. Ya sea para uso personal o profesional, hay una app para cada necesidad.

En este artículo te mostramos las mejores aplicaciones para gestionar tareas pendientes. Y, te contamos cómo elegir la ideal según tu caso.

¿Qué es una app de tareas y para qué sirve?

Una app de tareas es una herramienta digital que te ayuda a organizar y priorizar tu trabajo diario. Sirve para anotar pendientes, asignar tareas, marcar fechas límite y hacer seguimiento del progreso.

Estas aplicaciones son ideales para quienes buscan mejorar su productividad. Te permiten centrarte en lo importante y reducir el estrés que produce el desorden.

Se dividen en dos grupos: una gestión abstracta de tareas, dónde se puede hacer cualquier cosa con total libertad. Y, por otro lado, una gestión más especializada, dónde se establece una forma de trabajar y cada elemento tiene un uso concreto.

Beneficios de usar una aplicación para gestionar tareas

Ordena fácilmente la información de tus proyectos

Una buena app de tareas hace que todo esté en su sitio. No necesitas revisar notas, hojas de cálculo o grupos de WhatsApp para saber qué se hizo y qué queda por hacer.

Con un vistazo, conoces el estado de cada trabajo y los responsables. Además, tienes una trazabilidad clara desde el inicio hasta el cierre del proyecto.

Así, el seguimiento deja de ser un caos y se convierte en una rutina sencilla y eficaz.

Usa listas de tareas para mejorar tu productividad

Tienes claras las tareas pendientes para no dejar nada sin hacer. Por eso, las listas de tareas digitales te permiten organizarte mejor, priorizar y ahorrar tiempo.

Ya sea desde el ordenador o el móvil, ayudan a aumentar la productividad del equipo. Esto ocurre especialmente cuando hay varios trabajos en marcha al mismo tiempo.

Organiza mejor a tu equipo de trabajo

Cuando todo el equipo sabe qué tiene que hacer y cuándo debe hacerlo, se nota.

Las apps para hacer tareas te permiten asignar tareas, marcar fechas límite y centralizar la comunicación. Mejoran la organización interna y evita errores que surgen cuando hay demasiadas cosas por determinar.

Además, si tu equipo trabaja en distintas ubicaciones o está en constante movimiento, una herramienta accesible desde cualquier lugar marca la diferencia.

Incluye imágenes o capturas de pantalla con descripción a tus trabajos

Una correcta aplicación de listas te permite adjuntar fotos, planos o documentos directamente en las tareas.

Esto resulta muy útil en sectores como la construcción, el mantenimiento o las reformas, donde poder ver el estado real de un trabajo agiliza la toma de decisiones.

Puedes dejar anotaciones, comentarios o incluso indicar la ubicación exacta donde se hizo la foto, todo desde la misma plataforma.

Mantén la privacidad de datos en tu negocio

Las herramientas que elijas deben cumplir con buenas prácticas de privacidad y ofrecer garantías claras sobre la gestión de datos.

Así te aseguras de que los datos de tus clientes, tus presupuestos o tus partes de trabajo estén seguros. Eso pasa incluso si trabajas desde varios dispositivos o ubicaciones.

Elegir una app que respete tu política de privacidad no es un detalle menor, es una necesidad.

Además, debería permitirte la creación rápida de tareas y escoger quién tiene acceso a ellas. De esta forma, solo tú escoges qué persona tiene acceso a tu base de datos.

Las mejores aplicaciones de tareas pendientes

Vendomia

Vendomia es un ERP para pymes que te ayuda a reunir todas las actividades de tu empresa en un único lugar. Es más que una app de tareas, subtareas y proyectos. También te permite crear embudos de venta, gestionar proyectos de gran tamaño, e incluso, facturar a tus clientes y cobrar por tu trabajo.

Este software de gestión de proyectos y tareas te permite hacer lo siguiente

• Tener una base de datos de clientes con la siguiente información: nombre, edad, correo, dirección, otros datos de contacto, información de pago...
• Crear presupuestos para tus clientes.
• Convertirlos a proyectos y anotar actividades.
• Automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar.
• Visualizar toda la información en formatos de tabla, calendario, gráficos...
• Acceder a tu información desde cualquier parte del mundo.
• Facturar por tus trabajos con un clic.

Empresas como Vaesma, especializada en reformas y construcción, ha pasado de perseguir partes de trabajo en papel a tenerlo todo organizado en una sola tarde. Y Key&Rent, que gestiona más de 150 propiedades desde su sistema de tareas y facturación automatizado.

Lo interesante de Vendomia

Vendomia reúne varios departamentos en un único lugar. Esto aporta un gran nivel de trazabilidad documental, al poder unificar las ventas, los proyectos y la facturación en un mismo sitio.

Por ejemplo, tienes tu agenda de contactos y todos los datos de tus clientes y proveedores, sin fragmentar la información de tu empresa.

Está enfocada a empresas y a generar flujos de trabajo estructurados. Tendrás que hacer uso de buenas prácticas y trabajar de forma correcta para sacarle el máximo partido.

Asimismo, destaca por su facilidad de uso. Además, su equipo te acompaña durante todo el proceso y te ofrece asesoramiento, tutoriales y formaciones para un mejor uso.

La compatibilidad de este programa de gestión es excelente. Se integra con otras herramientas de trabajo de tu empresa. Y, las integraciones con esta aplicación de gestión las hace su desarrollador.

Incluye vistas para los usuarios con resumen de proyecto y de finanzas, gráficos, calendarios con fechas de vencimiento y de inicio de trabajos y gantts. Todo ello, para que tengas la información organizada por orden de prioridad y puedas verla de un solo vistazo.

Trello

Trello es una app gratuita de tareas que funciona a través de tarjetas kanban. Cada tarjeta puede tener un nombre, descripción, una lista de tareas, y comentarios. En otras palabras, cada tarjeta podría representar un trabajo o una tarea de tu empresa.

Sus tableros se utilizan para casi cualquier cosa. Puedes montarlos como un embudo de ventas, crear una secuencia de acciones, organizar las columnas como proyectos individuales, y más.

Todo esto hace que sea muy flexible, en comparación con otros ERP. Sin embargo, eso quiere decir que tendrás que crear tu propio sistema de trabajo y dedicarle horas a configurar cada tablero.

Lo interesante de Trello

No es solamente una herramienta empresarial de gestión de tareas. También puede utilizarse para asuntos más personales.

Dentro de tu empresa, lo podrás utilizar para cualquier proyecto, pero de ti depende seguir unas normas para crear flujos de trabajo estructurados.

El gran problema de Trello, y de muchas de las apps de tareas, es que no te permiten limitar la forma de trabajar para crear procesos operativos.

Todoist

Todoist (conocido popularmete como to do list) te permite gestionar las tareas personales de una forma muy sencilla, al estilo de una lista de tareas. Emplea un sistema similar al de Trello, donde cada tarea puede contener descripciones y adjuntar archivos y otros elementos.

Es una aplicación de tareas sumamente sencilla, lo que hace que sea fácil de utilizar y de entender. A nivel personal, es una herramienta muy útil para anotar todo lo que necesitas recordar y acceder a ello de forma rápida y conveniente.

Qué te ofrece Todoist

La gran ventaja de todo esto es su sencillez. Aquí, no estás creando flujos de trabajo ni tableros complicados. 

En lugar de eso, todo funciona a base de proyectos, donde cada proyecto te permite crear listas de tareas que puedes ir marcando como completadas. Al ser un diseño simple, la forma de visualizar la información también lo es, y eso te obliga a simplificar tu forma de trabajar.

La desventaja es que puede resultar limitada para el ámbito empresarial. Cuando una empresa va creciendo, se hace necesario gestionar los procesos operativos y crear flujos de trabajo para automatizar las tareas más repetitivas.

Monday

Monday es una de las mejores apps para organizar tareas. Es muy flexible, donde puedes crear tu propio sistema de trabajo y guardar toda la información.

A diferencia de Trello y Todoist, puedes configurar la apariencia y la forma de guardar la información dentro de cada proyecto. Por ejemplo, puedes crear un proyecto enfocado a gestionar tus clientes potenciales y guardar cada campo de una forma muy estructurada. También puedes crear otro proyecto enfocado a montar una cartera de clientes para dar soporte en tu empresa.

A nivel general, Monday es como crear una hoja de Excel e introducir limitaciones para organizar tus proyectos.

Lo que ofrece Monday

La gran ventaja es su capacidad para personalizar cada proyecto y crear vistas a medida. Como hemos dicho antes, puedes añadir campos personalizados y estructurar toda la información que se guarda en tu cuenta de Monday.

Sin embargo, esto tiene el mismo problema que Trello y Todoist. Debes dedicar horas a organizar tus tareas y a crear un flujo de trabajo que te permita ir más rápido, más adelante.

Notion

Notion combina notas, bases de datos, tareas, calendarios y wikis en un solo lugar. Puedes flujos de trabajo personalizados para la gestión de tareas. Todo en un mismo espacio y con una interfaz muy visual.

Lo que ofrece Notion

Una de sus grandes ventajas es la flexibilidad. No te obliga a seguir un formato fijo. Tú decides cómo estructurar tus tareas. Además, puedes colaborar con tu equipo en tiempo real.

Permite enlazar tareas con documentos, archivos o notas, lo que evita tener la información dispersa.

Si buscas una herramienta potente y adaptable para gestionar tus tareas, Notion es una opción muy completa.

Asana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos muy popular. Está diseñada para ayudarte a organizar tareas, equipos y flujos de trabajo de forma clara.

Permite crear listas de tareas, tableros Kanban, calendarios y cronogramas. Puedes asignar tareas a distintos miembros del equipo, añadir fechas límite y seguir el progreso fácilmente.

Lo que ofrece Asana

Una de sus ventajas más destacadas es la visión general del trabajo. Con Asana puedes ver qué tareas hay pendientes, quién las tiene asignadas y en qué estado están. Esto ayuda a evitar olvidos, duplicidades y desorganización.

También se integra con muchas herramientas como Slack, Google Drive o Zoom, lo que facilita la colaboración y centraliza la información.

Si buscas una app para gestionar tareas en equipo, con enfoque profesional y fácil de usar, Asana es una de las mejores opciones del mercado.

Microsoft to do

Microsoft To Do está muy centrada en el uso personal o equipos pequeños. Aunque permite crear listas, añadir subtareas y marcar prioridades, sus funciones son limitadas para una gestión empresarial.

No ofrece flujos de trabajo colaborativos ni un buen seguimiento de tareas entre distintos usuarios. Su integración con otros servicios de gestión de Microsoft (como Outlook o Teams) puede resultar útil si ya se trabaja dentro de ese ecosistema.

Aquí te dejamos una tabla comparativa para que tu escojas la mejor app de listas para tu negocio.

Google Keep y Google Tasks: ¿por qué no están entre las mejores apps?

Las tareas de Google no son las mejores app de creación de tareas para empresas.

Google Keep es una aplicación con funciones muy sencillas para tomar notas, crear listas de verificación y guardar recordatorios.

Algo similar ocurre con Google Tasks. Es una excelente app con pocas funciones para hacer listas de tareas personales en el móvil o la tablet.

Programas como Google Keep o Google Tasks, aunque son gratuitos, no son útiles para las empresas. ¿Por qué? Pues, porque no tienen funciones como medir la productividad de cada tarea. Tampoco permite asignar responsables, hacer seguimiento del estado de las tareas pendientes ni organizar flujos de trabajo por proyectos.

Top 10 gestores de tareas

Ahora que conoces algunos gestores de tareas, te dejamos nuestro top 10 de aplicaciones para organizar mejor tu día a día. Y, así, podrás escoger la que mejor opción para tu negocio.

¿Qué novedades esperar entre las apps de tareas?

En los últimos meses, muchas de estas herramientas han incorporado inteligencia artificial para automatizar la organización y priorización de tareas.

Otras han mejorado sus sistemas de subtareas, notificaciones inteligentes y funciones colaborativas. Están apostando por ofrecer servicios de gestión más completos.

También destaca el esfuerzo de muchas apps por mejorar la experiencia móvil y reforzar la identidad visual de las tareas, para facilitar el trabajo en movimiento.

Cómo elegir una app de tareas y proyectos

La mejor app para organizar tareas depende del tipo de uso que le vayas a dar o la forma de trabajar de tu empresa.

Las empresas que están empezando o que tienen un equipo muy pequeño, pueden hacer uso de aplicaciones abstractas o sencillas.

Esto es debido a que es más importante moverse rápido. Al principio, lo normal es no tener una forma definida de trabajar y es más práctico completar tus actividades diarias.

Si un freelancer se detiene a organizar su flujo de trabajo cuando apenas tiene volumen de negocio, al final perderá mucho tiempo. Y pasará más tiempo gestionando su negocio que consiguiendo nuevos clientes.

Conforme tu empresa va creciendo, tu equipo va a necesitar un software de gestión de proyectos más especializado y potente.

Aquí es donde entran aplicaciones como Vendomia y Monday, que están enfocadas a poner unos límites a la forma de trabajar de tus empleados. Tener límites es algo sano, ya que impide hacer cosas indebidas.

Tras alcanzar cierto nivel de negocio, es probable que tengas que pararte a organizar tus procesos operativos de empresa.  También, deberás definir flujos de trabajo para tus empleados.

Las aplicaciones de proyectos que te permiten hacer esto resultan útiles para aumentar la productividad. Gracias a ellas, podrás reducir cada proceso de tu negocio a una secuencia de pasos.

Si has intentado hacer crecer tu negocio, pero te está costando, aquí te dejo un artículo que puede interesarte. 

Descubre qué frena el crecimiento de tu empresa y cómo solucionarlo

Al final, la clave no es solo gestionar tareas. Es tener visibilidad real de lo que ocurre en tu empresa.

Te dejamos este vídeo sobre Vendomia para que te hagas una idea de qué buscar en una app de tareas completa, fácil de usar y muy intuitiva.