En todas las empresas es muy importante tener toda la información a mano para poder tomar decisiones. Para eso, existen los dashboard de ventas y dashboard empresariales.

Estas herramientas te facilitan una visión global de tu negocio, sin importar si es grande o pequeño. A día de hoy, tener un dashboard con métricas importantes es imprescindibles para funcionar con agilidad.

Vamos a echar un vistazo a este tipo de herramientas-- cómo funcionan, cómo puedes sacarles partido, y formas de crear un dashboard para tu negocio.

Qué es un dashboard de empresa

Un dashboard de ventas, dashboard empresarial o cuadro de mando te muestra de forma resumida el estado de tu empresa. Se trata de una pantalla con múltiples indicadores y gráficos, que normalmente puedes configurar para tener una idea clara de dónde se encuentra tu negocio.

Esto sería un ejemplo de dashboard:

Los dashboard te ayudan a tomar decisiones y a saber qué es lo que tienes que hacer cada día. Con ellos evitas tener que pensar en tu siguiente tara, y sirven para estar al tanto de todo. Se podría decir que es una especie de secretario personal.

En pocas palabras, un dashboard empresarial es tu panel de control para el día a día.

Los dashboard pueden estar configurados de muchas formas. Es posible hacer que te ofrezcan una visión general de tu negocio, o que estén especializados en un área concreta-- por ejemplo, la facturación o la gestión de proyectos.

En cualquiera de los casos, un buen dashboard debe ser claro y ofrecer información valiosa para que puedas ser más productivo.

Parte de un cuadro de mando integral

Seguramente habrás escuchado el término cuadro de mando integral alguna vez. Y es que los Dashboard están íntimamente relacionados con el concepto de cuadro de mando (o balanced scorecard).

Sin embargo, no son exactamente lo mismo.

El cuadro de mando integral es una forma completa de organizar tu negocio para conseguir métricas y formas de medir el rendimiento. Se basa tanto en la recolección de datos como en la forma de calcularlos y de mostrártelos. Y además suele estar orientado a la dirección de la empresa.

Por el contrario, un dashboard es más bien una herramienta de visualización. Es principalmente utilizado para poder tener a mano toda la información día a día, y trabajar con ella de forma eficiente.

Los tipos de dashboard de empresa

Para funcionar correctamente, un negocio debe mantener muchos aspectos diferentes de la gestión bajo control.

Y en algunos casos, es posible que haga falta crear múltiples dashboard o cuadros de gestión, cada uno enfocado a un aspecto concreto. Como la contabilidad. O los proyectos.

Aquí tienes algunos ejemplos de tipos de dashboard para hacerte una idea de la información que pueden contener:

Dashboard ejecutivo: si eres el gerente de tu propia empresa, puede ser difícil abarcar todo. Y una forma de ponértelo fácil es hacer un resumen de los aspectos más importantes del negocio. En este caso, se trata de mostrar los indicadores principales, como la salud financiera o el progreso de tus proyectos:

  • Facturas pendientes y volumen de ventas en curso
  • Estados de proyectos y carga de trabajo asignada
  • Estado del personal
  • Resumen de incidencias

Dashboard de ventas: Si usas un CRM de ventas en tu empresa, entonces tendrás a tu disposición una gran cantidad de información histórica. Todo esto te puede servir para crear un cuadro de mando que te permita ver el estado actual de tus negocios potenciales y embudos de venta:

  • Ventas en curso
  • Tiempo promedio hasta el cierre de una venta
  • Actividades pendientes sobre negocios potenciales

Dashboard comercial: en las pequeñas empresas, es muy importante mantener a raya la facturación. Hay que hacer cumplir los plazos para cobrar facturas, y en muchos casos es posible que tengas que dedicar tiempo al cobro de tus facturas. Un dashboard comercial te ayuda a saber de un vistazo todo lo que tienes por hacer:

  • Facturas pendientes de cobrar
  • Gastos por grabar
  • Facturaciones recurrentes y suscripciones

Dashboard operativo: la operativa de una empresa normalmente se centra en torno a la gestión de proyectos. Aquí entra en juego la colaboración-- aunque tengas poca gente en tu equipo, la comunicación es vital para conseguir que los proyectos se terminen a tiempo:

  • Proyectos activos y usuarios asignados
  • Carga de trabajo y calendario de de actividades
  • Estado de los proyectos

Ventajas de los dashboard de empresa

Utilizar un dashboard en tu empresa tiene muchas ventajas.

Principalmente, te aportan comodidad y rapidez para saber lo que ocurre en tu empresa. Tus compañeros de trabajo lo pueden utilizar para optimizar su día a día. Y en general, son una herramienta  muy potente de productividad.

Vamos a echar un vistazo a algunos puntos fuertes de un dashboard:

Visión global de tu empresa

La función principal de un panel de control para tu empresa es tener toda la información de un vistazo.

Imagina por un momento que estás utilizando un CRM para gestionar tus ventas (como Vendomia). Aunque el CRM te puede dar informes detallados de todo lo que ocurra en tu proceso de ventas, tener un sitio de entrada para ver la información resumida es mucho más cómodo.

A lo mejor te interesa saber todos los días la cantidad de ventas que se han generado durante la semana. O es posible que quieras ver las facturas que tienes pendientes para llamar a clientes. Incluso puede que quieras ver el estado de tus embudos de venta.

Con un escritorio, puedes configurarlo todo en un único lugar, sin tener que acceder a cada sección por separado y filtrar la información a mano. 

Ahorro de tiempo y costes

En la misma línea que la ventaja anterior, un panel de control centralizado te va ahorrar tiempo y dinero. Si te lo configuras bien, puedes tener toda la información importante para hacer tu día día.

Rápidamente, y evitando cometer errores.

Un ejemplo de esto es lo que hacemos en Vendomia. En mi caso, utilizo un panel para cada aspecto principal de la empresa:

  • Facturación y cobros
  • Ventas
  • Documentación
  • Blog y marketing

En cada sección, me he tomado el tiempo necesario para definir qué información necesito saber. Por ejemplo, en la facturación me interesa conocer las facturas pendientes para cobrarlas. O en la sección de marketing, tener a mano todos los artículos del blog pendientes por escribir.

Comunicación en todo el equipo de empresa

Los paneles de control también ayudan a mejorar la colaboración con tus compañeros de trabajo. Sobre todo, al realizar tareas importantes y al responder a emergencias.

Toma por ejemplo las actividades de un día como cualquier otro. Lo normal en una empresa es que tengas programada una serie de tareas para realizar, en orden de prioridad.

Tener un escritorio hecho especialmente con estas tareas te lo pone fácil, porque te dice lo que debes hacer en todo momento.

Si tus compañeros de trabajo también hacen uso de un panel de control con las actividades del equipo, cada uno podrá consultar el progreso de un proyecto sin tener que interrumpir a los demás.

Cómo crear un dashboard para tu empresa

Tiempo atrás, los paneles de control estaban limitados a empresas más grandes que trabajaban con una gran cantidad de datos. Para crear un cuadro de mando normalmente hacía falta software caro y complejo, y echar mano de consultores que te pudieran configurar todo. ¿Ahora? Ya no tanto.

Para crear tu propio dashboard de empresa, una solución fácil es utilizar un software de gestión en la nube. La mayoría de este tipo de herramientas tiene funcionalidades para crear escritorios modulares-- incluyendo nuestra plataforma, Vendomia.

Crear un escritorio modular con Vendomia

En Vendomia, el dashboard empresarial o panel de control se conoce como escritorio modular. Eso es porque cada escritorio se compone de una serie de paneles que puedes mover y configurar a tu gusto, hasta conseguir el resultado que deseas.

Además, puedes tener múltiples escritorios diferentes para separar la información. Puedes tener un escritorio en forma de resumen, otro dedicado a las ventas, otro para tu documentación de empresa, y así sucesivamente.

Dentro de Vendomia, puedes añadir un escritorio simplemente con pulsar un botón. Después, se te mostrará una serie de plantillas de dashboard.

Como a veces montar un panel de control desde cero es tedioso, puedes buscar en una colección de varios escritorios preparados para diferentes usos. Algunos con listados de tareas, otros con gráficas que muestran el rendimiento de tu empresa.

Al seleccionar uno de ellos, ya está. Tu nuevo escritorio te mostrará toda la información de un vistazo, que podrás retocar y afinar hasta que funcione a tu manera.

Si quieres probar a utilizar Vendomia, sólo tienes que registrarte y empezar en cuestión de minutos.

Consejos para un dashboard de empresa efectivo

Ahora que ya sabes cómo crear un Dashboard, vamos a lo importante: ¿cómo hago que funcione para mi?

Montar un panel de control en tu empresa no es tan sencillo como parece. A veces, es mejor mostrar menos información en lugar de tener todo a tu alcance-- la idea del dashboard es sintetizar, no saturar tu pantalla de información.

Aquí tienes algunos consejos que puede seguir cuando estés montando el Dashboard:

¿Cuál es el objetivo de tu dashboard?

El principal objetivo de un dashboard de empresa es darle visibilidad a todos los aspectos importantes de tu negocio. Un dashboard debe servir para mejorar la eficiencia, ayudar en la toma de decisiones, y en general aumentar la productividad.

Además, el dashboard debe ayudarte a descubrir tendencias e identificar posibles puntos de mejora. Por ejemplo:

  • Acciones redundantes o innecesarias
  • Mejoras en la tasa de conversión
  • Reducción de la morosidad en clientes
  • Aumento general de las ventas

Un primer paso es empezar por unos objetivos sencillos. Plantéate lo que quieres conseguir en un único aspecto de tu empresa (yo recomiendo mantener la facturación sana y sin cobros pendientes). Conforme tengas clara la información que deba mostrarte tu dashboard, puedes ir añadiendo más contenidos a la mezcla.

Indicadores de procesos para un dashboard de empresa

Una vez que tengas un objetivo claro, tienes que definir los indicadores y métricas a seguir. Esto puede parecer simple, pero ten en cuenta que los números se pueden leer de muchas formas.

Un ejemplo de esto es medir tu carga de trabajo en base a las tareas asignadas a cada miembro de tu equipo.

Una forma de hacerlo es saber la cantidad de tareas asignadas a cada usuario (X tareas por usuario). Pero al hacerlo así, no tendrás una medida exacta de la carga de trabajo-- en lugar de eso, una forma más efectiva sería midiendo la cantidad de horas estimadas de todas las tareas de un usuario (X horas estimadas para cada usuario). 

Se trata de la misma información, desde diferentes perspectivas.

Evita mostrar información innecesaria

De la misma forma que algunos indicadores son esenciales para tu negocio, hay muchos otros que son en realidad métricas de vanidad. Esas métricas las deberías evitar a toda costa, ya que no te sirven para tomar decisiones o para obtener información útil.

Entonces, ¿cómo puedo saber si una métrica es de vanidad?

Cuando estés considerando mostrar algún tipo de información en tu Dashboard comercial, hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Necesito saber esta información para completar el día?
  • ¿Es una métrica con contexto y especializada?
  • ¿Puedo tomar decisiones con datos así?
  • ¿Es poco sencilla de medir, y no un simple dato?
  • ¿Es un valor relativo, y no absoluto?

Si tu respuesta es no a cualquiera de estas preguntas, entonces estás ante una métrica de vanidad. Para que te hagas una idea, aquí tienes algunos ejemplos de métricas que realmente no te ayudan a conseguir objetivos de negocio. Al menos, no sin antes procesarlos y compararlos con otros KPI:

  • Visitas al sitio web (no indica conversión)
  • Total de clientes (no define valor de tu negocio)
  • Total facturado (no es comparado con otros periodos de tiempo)

Toda la información en un panel de control

Como puedes ver, los dashboard de empresa son una herramienta de productividad muy potente.

Con ellos puedes organizar toda la información de tu negocio en una sola pantalla-- la idea es que no se te pase nada por alto, y que puedas trabajar día día de una forma más cómoda y eficiente.

Si quieres montar tu propio dashboard de empresa, te recomendamos probar Vendomia.

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