En toda empresa de reformas es muy importante tener toda la información a mano para poder tomar decisiones: cuántas obras tienes abiertas, qué presupuestos están pendientes de respuesta, o qué cuadrillas tienen carga de trabajo esta semana. Para eso existen los dashboards o cuadros de mando.

Estas herramientas te facilitan una visión global de tu negocio, sin importar si eres autónomo o tienes varias cuadrillas trabajando a la vez. A día de hoy, tener un dashboard con las métricas importantes de tus obras es imprescindible para funcionar con agilidad.

Vamos a ver este tipo de herramientas— cómo funcionan, cómo puedes sacarles partido, y formas de crear un dashboard para tu empresa de reformas.

Qué es un dashboard de empresa

Un dashboard, cuadro de mando o panel de control te muestra de forma resumida el estado de tu empresa. Se trata de una pantalla con múltiples indicadores y gráficos, que normalmente puedes configurar para tener una idea clara de dónde se encuentra tu negocio: cuántas obras están en marcha, cuántos presupuestos siguen pendientes o cuánto llevas facturado este mes.

Esto sería un ejemplo de dashboard:

Los dashboards te ayudan a tomar decisiones y a saber qué tienes que hacer cada día. Con ellos evitas tener que pensar en tu siguiente tarea, y sirven para estar al tanto de todo lo que ocurre en tus obras. Se podría decir que es una especie de encargado que te resume el día.

En pocas palabras, un dashboard empresarial es tu panel de control para el día a día.

Los dashboards pueden estar configurados de muchas formas. Es posible hacer que te ofrezcan una visión general de tu negocio, o que estén especializados en un área concreta— por ejemplo, la facturación o el seguimiento de las obras.

En cualquiera de los casos, un buen dashboard debe ser claro y ofrecer información valiosa para que puedas ser más productivo.

Parte de un cuadro de mando integral

Seguramente habrás escuchado el término cuadro de mando integral alguna vez. Y es que los dashboards están íntimamente relacionados con el concepto de cuadro de mando (o balanced scorecard).

Sin embargo, no son exactamente lo mismo.

El cuadro de mando integral es una forma completa de organizar tu negocio para conseguir métricas y formas de medir el rendimiento. Se basa tanto en la recolección de datos como en la forma de calcularlos y de mostrártelos. Y además suele estar orientado a la dirección de la empresa.

Por el contrario, un dashboard es más bien una herramienta de visualización. Es principalmente utilizado para poder tener a mano toda la información día a día, y trabajar con ella de forma eficiente.

Los tipos de dashboard para una empresa de reformas

Para funcionar correctamente, una empresa de reformas debe mantener muchos aspectos diferentes de la gestión bajo control.

Y en algunos casos, es posible que haga falta crear múltiples dashboards, cada uno enfocado a un aspecto concreto: las obras en marcha, la facturación, o los presupuestos pendientes.

Aquí tienes algunos ejemplos de tipos de dashboard para hacerte una idea de la información que pueden contener:

Dashboard ejecutivo: si eres el gerente de tu propia empresa de reformas, puede ser difícil abarcar todo. Y una forma de ponértelo fácil es hacer un resumen de los aspectos más importantes del negocio: la salud financiera y el progreso de tus obras:

• Facturas pendientes y volumen de presupuestos en curso
• Estado de las obras y carga de trabajo asignada a cada cuadrilla
• Estado del personal y operarios en cada obra
• Resumen de incidencias en curso

Dashboard de ventas y presupuestos: Si usas un CRM de ventas en tu empresa, entonces tendrás a tu disposición una gran cantidad de información histórica. Todo esto te puede servir para crear un cuadro de mando que te permita ver el estado actual de tus presupuestos y clientes potenciales:

• Presupuestos enviados y pendientes de respuesta
• Tiempo promedio hasta que un presupuesto se convierte en obra
• Llamadas de seguimiento pendientes con clientes

Dashboard de facturación: en las pequeñas empresas de reformas, es muy importante mantener a raya la facturación. Hay que hacer cumplir los plazos para cobrar facturas, y en muchos casos es posible que tengas que dedicar tiempo al cobro de certificaciones o facturas pendientes. Un dashboard de facturación te ayuda a saber de un vistazo todo lo que tienes por hacer:

• Facturas pendientes de cobrar
• Gastos de materiales por registrar
• Certificaciones o cobros recurrentes de contratos de mantenimiento

Dashboard de obras: la operativa de una empresa de reformas normalmente gira en torno a la gestión de sus obras. Aquí entra en juego la coordinación con las cuadrillas— aunque tengas poca gente en tu equipo, la comunicación es vital para conseguir que las obras se terminen a tiempo:

• Obras activas y operarios asignados a cada una
• Carga de trabajo y calendario de intervenciones
• Estado de cada obra y partes de trabajo pendientes de cerrar

Ventajas de los dashboard para una empresa de reformas

Utilizar un dashboard en tu empresa tiene muchas ventajas.

Principalmente, te aportan comodidad y rapidez para saber lo que ocurre en cada una de tus obras. Tu equipo lo puede utilizar para optimizar su día a día. Y en general, son una herramienta muy potente de productividad.

Vamos a ver algunos puntos fuertes de un dashboard:

Visión global de tu empresa

La función principal de un panel de control para tu empresa de reformas es tener toda la información de un vistazo.

Imagina por un momento que estás utilizando un CRM para gestionar tus presupuestos y obras (como Vendomia). Aunque el CRM te puede dar informes detallados de todo lo que ocurra en cada obra, tener un sitio de entrada para ver la información resumida es mucho más cómodo.

A lo mejor te interesa saber todos los días cuántos presupuestos nuevos se han generado durante la semana. O es posible que quieras ver las facturas que tienes pendientes para llamar a clientes. Incluso puede que quieras ver el estado de tus obras abiertas de un solo vistazo.

Con un escritorio, puedes configurarlo todo en un único lugar, sin tener que acceder a cada sección por separado y filtrar la información a mano.

Ahorro de tiempo y costes

En la misma línea que la ventaja anterior, un panel de control centralizado te va a ahorrar tiempo y dinero. Si te lo configuras bien, puedes tener toda la información importante para hacer tu día a día.

Rápidamente, y evitando cometer errores.

Un ejemplo de esto es lo que hacemos en Vendomia con clientes del sector de reformas. Muchos utilizan un panel para cada aspecto principal de su empresa:

• Facturación y cobros
• Presupuestos y obras en curso
• Partes de trabajo de cada cuadrilla
• Documentación técnica por obra

En cada sección, conviene tomarse el tiempo necesario para definir qué información necesitas saber. Por ejemplo, en la facturación puede interesarte conocer las facturas pendientes de cobrar. O en la sección de obras, tener a mano qué partes de trabajo están sin cerrar.

Comunicación en todo el equipo de empresa

Los paneles de control también ayudan a mejorar la coordinación con tu equipo. Sobre todo, al gestionar varias obras a la vez y al responder a incidencias.

Toma por ejemplo las actividades de un día como cualquier otro. Lo normal en una empresa de reformas es que tengas programada una serie de tareas por obra, en orden de prioridad.

Tener un escritorio hecho especialmente con estas tareas te lo pone fácil, porque te dice lo que debes hacer en todo momento.

Si tu equipo también hace uso de un panel de control con las tareas de cada obra, cada operario o encargado podrá consultar el progreso sin tener que llamarte a ti para preguntarte.

Cómo crear un dashboard para tu empresa de reformas

Tiempo atrás, los paneles de control estaban limitados a empresas más grandes que trabajaban con una gran cantidad de datos. Para crear un cuadro de mando normalmente hacía falta software caro y complejo, y echar mano de consultores que te pudieran configurar todo. ¿Ahora? Ya no tanto.

Para crear tu propio dashboard, una solución fácil es utilizar un software de gestión en la nube. La mayoría de este tipo de herramientas tiene funcionalidades para crear escritorios modulares— incluyendo nuestra plataforma, Vendomia.

Crear un escritorio modular con Vendomia

En Vendomia, el dashboard empresarial o panel de control se conoce como escritorio modular. Eso es porque cada escritorio se compone de una serie de paneles que puedes mover y configurar a tu gusto, hasta conseguir el resultado que deseas.

Además, puedes tener múltiples escritorios diferentes para separar la información. Puedes tener un escritorio en forma de resumen, otro dedicado a tus obras, otro para tu facturación, y así sucesivamente.

Dentro de Vendomia, puedes añadir un escritorio simplemente con pulsar un botón. Después, se te mostrará una serie de plantillas de dashboard.

Como a veces montar un panel de control desde cero es tedioso, puedes buscar en una colección de varios escritorios preparados para diferentes usos. Algunos con listados de obras pendientes, otros con gráficas que muestran la rentabilidad de cada proyecto.

Al seleccionar uno de ellos, ya está. Tu nuevo escritorio te mostrará toda la información de un vistazo, que podrás retocar y afinar hasta que funcione a tu manera.

Si quieres probar a utilizar Vendomia, sólo tienes que registrarte y empezar en cuestión de minutos.

Consejos para un dashboard de empresa efectivo

Ahora que ya sabes cómo crear un dashboard, vamos a lo importante: ¿cómo hago que funcione para mí?

Montar un panel de control en tu empresa no es tan sencillo como parece. A veces, es mejor mostrar menos información en lugar de tener todo a tu alcance— la idea del dashboard es sintetizar, no saturar tu pantalla de información.

Aquí tienes algunos consejos que puedes seguir cuando estés montando el dashboard:

¿Cuál es el objetivo de tu dashboard?

El principal objetivo de un dashboard de empresa es darle visibilidad a todos los aspectos importantes de tu negocio. Un dashboard debe servir para mejorar la eficiencia, ayudar en la toma de decisiones, y en general aumentar la productividad.

Además, el dashboard debe ayudarte a descubrir tendencias e identificar posibles puntos de mejora. Por ejemplo:

• Presupuestos que tardan demasiado en cerrarse
• Mejoras en la tasa de conversión de presupuesto a obra
• Reducción de la morosidad en clientes
• Aumento general de las obras cerradas

Un primer paso es empezar por unos objetivos sencillos. Plantéate lo que quieres conseguir en un único aspecto de tu empresa (por ejemplo, mantener la facturación sana y sin cobros pendientes). Conforme tengas clara la información que deba mostrarte tu dashboard, puedes ir añadiendo más contenidos a la mezcla.

Indicadores de procesos para un dashboard de empresa

Una vez que tengas un objetivo claro, tienes que definir los indicadores y métricas a seguir. Esto puede parecer simple, pero ten en cuenta que los números se pueden leer de muchas formas.

Un ejemplo de esto es medir la carga de trabajo en base a las tareas asignadas a cada cuadrilla.

Una forma de hacerlo es saber la cantidad de tareas asignadas a cada cuadrilla (X tareas por cuadrilla). Pero al hacerlo así, no tendrás una medida exacta de la carga de trabajo— en lugar de eso, una forma más efectiva sería medir la cantidad de horas estimadas de todas las tareas de una cuadrilla (X horas estimadas por cuadrilla).

Se trata de la misma información, desde diferentes perspectivas.

Evita mostrar información innecesaria

De la misma forma que algunos indicadores son esenciales para tu negocio, hay muchos otros que son en realidad métricas de vanidad. Esas métricas las deberías evitar a toda costa, ya que no te sirven para tomar decisiones o para obtener información útil.

Entonces, ¿cómo puedo saber si una métrica es de vanidad?

Cuando estés considerando mostrar algún tipo de información en tu dashboard, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Necesito saber esta información para completar el día?
• ¿Es una métrica con contexto y especializada?
• ¿Puedo tomar decisiones con datos así?
• ¿Es poco sencilla de medir, y no un simple dato?
• ¿Es un valor relativo, y no absoluto?

Si tu respuesta es no a cualquiera de estas preguntas, entonces estás ante una métrica de vanidad. Para que te hagas una idea, aquí tienes algunos ejemplos de métricas que realmente no te ayudan a conseguir objetivos de negocio. Al menos, no sin antes procesarlos y compararlos con otros KPI:

• Visitas al sitio web (no indica cuántos presupuestos generó)
• Total de clientes (no define el valor real de tu negocio)
• Total facturado (no es comparado con otros periodos de tiempo)

Toda la información en un panel de control

Como puedes ver, los dashboards son una herramienta de productividad muy potente para una empresa de reformas.

Con ellos puedes organizar toda la información de tus obras, presupuestos y facturación en una sola pantalla— la idea es que no se te pase nada por alto, y que puedas trabajar día a día de una forma más cómoda y eficiente.

Si quieres montar tu propio dashboard para tu empresa de reformas, te recomendamos probar Vendomia.

¿Qué es lo que buscas en un dashboard de empresa? Deja tu opinión.