Cada empresa es un mundo. Tiene su forma concreta de trabajar, sus procesos determinados, sus propios retos del día a día y unas metas muy concretas que alcanzar.

Por eso, no existe una receta universal para hacer crecer un negocio. 

Lo que funciona para una, puede no servir para otra. Y lo que a ti te frena, quizá ni siquiera sea un problema para otra empresa del mismo sector.

Quizá llegaste a este artículo buscando una solución rápida, una especie de truco mágico que te ayude a escalar tu negocio de forma inmediata. Pero si algo hemos aprendido acompañando a otras empresas en su crecimiento, es que el primer paso para avanzar es saber exactamente qué te está frenando.

En este artículo te ayudaremos a identificar los principales bloqueos que pueden estar afectando a tu negocio. Verás casos reales de empresas como la tuya que consiguieron crecer después de detectar sus cuellos de botella. Y descubrirás las mejoras concretas que implementaron en su forma de trabajar para poder conseguir sus objetivos y hacer crecer su negocio. 

Sigue leyendo y descubre si alguno de estos frenos también está afectando a tu empresa. Y lo más importante: cómo solucionarlo.

Cómo identificar qué te impide crecer

Para poder escalar tu negocio, primero necesitas saber qué lo está frenando. Y eso solo se consigue con un análisis honesto y profundo, que combine una mirada interna (procesos, recursos, equipo) con una visión externa (competencia, mercado, oportunidades).

No se trata de buscar culpables, sino de entender qué partes del engranaje no están funcionando como deberían.

Aquí te dejamos las claves que usamos con nuestros propios clientes cuando queremos ayudarlos a identificar qué les impide crecer:

Revisa tus procesos internos y los recursos con los que cuentas

Haz un recorrido por cada parte de tu empresa. Analiza detenidamente cómo se capta el interés del cliente. Continúa revisando la producción del producto o servicio que ofrece tu empresa y hasta cómo se entregan o facturan. ¿Dónde se generan los atascos?

Por ejemplo, uno de nuestros clientes, una empresa de servicios técnicos, perdía horas cada semana porque usaban mucho papel. Sus operarios usaban hojas de papel para registrar las incidencias o reparaciones extra que habían tenido que hacer. Tardaban en encontrar la información, cometían errores al pasar datos y, luego, el administrativo tenía que corregir todo a mano para poder facturar.

Cuando implantaron un sistema digital de gestión, todo ese tiempo se recuperó y pudieron empezar a asumir más clientes sin necesidad de contratar más personal.

Por eso, hazte estas preguntas:

• ¿Tu equipo pierde tiempo en tareas repetitivas que podrían automatizarse?
• ¿Tus herramientas actuales están a la altura de tu volumen de trabajo?
• ¿Tienes los recursos financieros, humanos y tecnológicos necesarios para crecer?

Escucha lo que tus empleados y clientes tienen que decir

Tus clientes y tu equipo suelen tener una visión muy clara de lo que funciona… y de lo que no.

Haz encuestas simples o entrevistas breves. Pregunta, por ejemplo:

• ¿Qué cosas les hacen perder tiempo en el trabajo diario?
• ¿Qué parte del servicio les resulta confusa o mejorable?

En el caso de Slow Comunicación, una agencia de marketing digital, se dieron cuenta de que dedicaban demasiado tiempo a su proceso de facturación. Por eso, decidieron dar el paso y automatizar sus facturas. Ahora, a través de Vendomia solo revisan las facturas que se crean automáticamente para cerciorarse de que son correctas. Esto les ahorra horas de trabajo que invierten el tiempo ahorrado en captar y atender más clientes. 

Observa bien a tu competencia

¿Sabes exactamente qué están haciendo bien tus competidores? ¿En qué te superan? ¿Qué están ofreciendo que tú aún no?

Uno de nuestros clientes del sector reformas detectó que sus competidores ofrecían presupuestos más rápidos y detallados. Ellos tardaban días en responder con un Excel y tardaban aún más si debían aplicar modificaciones a dicha propuesta. Al adoptar un sistema digital de presupuestos con plantillas automatizadas, pudieron dar respuesta en menos de 24 horas. Y, el cambio fue inmediato: más presupuestos, más confianza y más cierres de ventas.

No se trata de copiar a la competencia, sino de aprender en qué puedes mejorar para destacar. 

Estate atento a las tendencias de tu sector

El mercado cambia constantemente. Si sigues haciendo las cosas como hace cinco años, es posible que te estés quedando atrás.

Investiga nuevas formas de ofrecer tu servicio, herramientas que usen otras empresas del sector o cambios en los hábitos de consumo.

Muchos negocios que antes cobraban con transferencias ahora están usando métodos automáticos de cobro como domiciliaciones bancarias o links de pago. Es más rápido, más cómodo y más seguro para ambas partes.

Revisa con frecuencia tu plan de negocio

No sirve de nada tener un plan de negocio que hiciste cuando comenzaste y no has tocado desde entonces. Un buen plan se revisa cada cierto tiempo y se adapta a los cambios del entorno.

Pregúntate:

• ¿Tus objetivos siguen siendo realistas?
• ¿Tu modelo de ingresos necesita un ajuste?
• ¿Hay nuevas oportunidades que no estás aprovechando?

Los factores más comunes que están frenando a muchas empresas

Puede que cada empresa tenga sus particularidades, pero hay ciertos errores o hábitos que se repiten más de lo que parece. 

Muchos de ellos tienen que ver con algo tan simple (y tan crítico) como el tiempo. En qué se va, cómo se malgasta y qué podrías hacer para aprovecharlo mejor.

Aquí te compartimos algunos de los factores que más suelen frenar el crecimiento de las empresas con las que trabajamos. Quizás te sientas identificado.

Cuando todo está en papel y todo se pierde

Aún hay muchas empresas que siguen gestionando presupuestos, facturas o partes de trabajo en papel. Parece lo más sencillo, lo de toda la vida. Pero en realidad, es una trampa.

Un cliente del sector de la construcción nos contaba que sus operarios apuntaban los trabajos en hojas sueltas. A final de semana, había que reunir esas hojas, pasar todo a mano al ordenador, cruzar datos y preparar las facturas. ¿El resultado? Errores frecuentes, trabajos mal facturados y mucho tiempo perdido que nadie pagaba.

¿Te suena? Los procesos en papel no solo hacen que todo vaya más lento, sino que también impiden tener una visión clara del negocio. Y lo que no se ve, no se puede mejorar.

Herramientas que no ayudan o no se entienden entre ellas

Excel puede ser útil para muchas cosas, pero no para todo. Hay empresas que lo usan para hacer presupuestos, facturas, seguimiento de pagos y control de trabajos. Y eso implica introducir datos una y otra vez, con riesgo de errores y una gran pérdida de tiempo.

Y, si se usan varias herramientas distintas sin estar conectadas entre ellas, el problema se agrava más. Tu equipo tiene que copiar información manualmente, se pierden datos por el camino y todo se ralentiza. Al final, las herramientas que deberían ayudarte, se convierten en una carga.

En el caso de SeoForce Agency, por ejemplo, pasaron de usar varias herramientas dispersas a centralizarlo todo con Vendomia. Antes usaban 4 herramientas diferentes para gestionar su proceso de facturación y cobros. Ahora lo tienen todo en una misma herramienta.

Una organización poco clara que genera caos

Hay empresas que funcionan como pueden. No porque no quieran organizarse, sino porque nadie ha parado a pensar cómo hacerlo mejor.

Hemos visto casos donde los técnicos reciben instrucciones por WhatsApp, los presupuestos se aprueban por teléfono y las facturas se hacen cuando alguien tiene tiempo. Todo "funciona", hasta que un cliente se queja, un trabajo se queda sin cobrar o un operario se planta porque no entiende su planificación.

Una mala organización puede ser silenciosa al principio, pero termina saliendo cara: retrasos, duplicidad de tareas, errores y un equipo quemado o desmotivado.

Problemas de comunicación interna

Muchas veces, el problema no es lo que se dice, sino lo que no se dice. Equipos que no comparten la misma información o encargados que no transmiten los cambios a tiempo. Incluso, pueden ser empleados que no saben a quién acudir cuando surge un problema.

Uno de nuestros clientes, Hydronik, consiguió aunar en una sola aplicación todas las necesidades de su equipo. Esta empresa cuenta con muchos departamentos y la intercomunicación entre ellos, a veces, era complicada. Pero, gracias a una buena herramienta de gestión de proyectos, ahora consiguen que muchas personas trabajen juntas sin dificultad. 

Cuando no hay una comunicación fluida, cada uno va por su lado. Y eso genera errores, malentendidos y desconfianza.

No poder asumir más proyectos

A veces, el problema no es la falta de clientes, sino la imposibilidad de asumir más trabajo sin que todo se descontrole. Y eso frustra muchísimo. Porque ves que podrías crecer, pero te falta estructura para hacerlo.

Esto le pasaba a Key&Rent, una empresa de gestión de alquiler vacacional. Cada mes iban sumando más propiedades, pero también más tareas repetitivas. En especial, la facturación. Tenían la sensación de que para seguir creciendo tendrían que contratar a alguien más solo para facturar. O, en su defecto, trabajar muchas más horas.

Y, sin embargo, lo que hicieron fue justo lo contrario.

Automatizaron toda la facturación con Vendomia. Cada vez que se termina un servicio, la factura se genera automáticamente. Ya no tienen que meter datos a mano, ni revisar si algo se ha quedado pendiente. Solo dedican unas 4 horas al mes a revisar todo el proceso. Y ahora gestionan más de 150 propiedades, sin necesidad de ampliar equipo.

Es un buen ejemplo de lo que pasa cuando dejas que el sistema trabaje por ti. El crecimiento no te sobrepasa, porque todo está bajo control.

No saber dónde se está perdiendo dinero o detectarlo muy tarde

Este es uno de los errores más peligrosos, porque muchas veces pasa desapercibido hasta que ya es tarde.

La mayoría de nuestros clientes tardaban mucho tiempo en identificar en qué tareas o proyectos se iban la mayoría de sus recursos. Debían sacar cuentas y comparar proyectos hasta averiguar dónde estaba el problema, identificándolo a veces muy tarde y generando pérdidas económicas en la empresa. 

Algunos clientes detectaron este problema en la gestión de proyectos. Otros, en su facturación o en los cobros a clientes. 

Si no sabes con claridad qué te cuesta cada trabajo, qué te debe cada cliente y cuánto te entra cada semana, es muy difícil tomar decisiones. Y mucho más aún crecer.

¿Qué hacer para mejorar el rendimiento de tu empresa?

Después de repasar los problemas más comunes que frenan a muchas empresas, es momento de enfocarnos en las soluciones. Porque sí, hay salida. Y no hace falta reinventar la rueda ni contratar a diez personas más para volver a tomar impulso.

A veces, lo que tu empresa necesita es un cambio estratégico en la forma de trabajar: más claridad, más control y más automatización. Aquí te dejamos las claves para lograrlo.

Digitaliza tus procesos

Si aún trabajas con papel, ha llegado la hora de dar el salto. Digitalizar tus procesos no solo te ahorra tiempo, sino que también reduce errores. 

Además, facilita el acceso a la información y te permite tener todo bajo control desde cualquier lugar. Desde la firma de documentos hasta el control de stock o la emisión de facturas: todo puede hacerse de forma digital.

Vincula tus herramientas de trabajo

Uno de los errores más frecuentes en las empresas es trabajar con muchas herramientas... que no se hablan entre sí. Esto obliga a duplicar esfuerzos y genera pérdidas de información.

La solución es clara: usar herramientas que estén conectadas o que permitan centralizar todos tus procesos en una sola plataforma. Así, evitas el caos de tener mil ventanas abiertas y puedes tomar decisiones más rápido, con una visión completa del negocio.

Usa gestores de tareas con calendarios, gráficas y Gantt

Tener las tareas apuntadas en una libreta o en notas sueltas ya no es suficiente. Necesitas una vista clara y visual de qué tareas hay que hacer, quién las hace y para cuándo deben estar.

Los gestores de tareas que incluyen calendarios, gráficos de avance y diagramas de Gantt te ayudan a priorizar. También te permiten distribuir el trabajo de forma más equitativa y evitar retrasos en los proyectos.

Centraliza la comunicación del equipo

¿Tu equipo se comunica por WhatsApp, email, llamadas y notas en papel? Entonces, es probable que parte de la información importante se esté perdiendo por el camino.

Centralizar la comunicación en una única herramienta te permite mantener todo organizado. Además, si esa herramienta permite enviar mensajes, compartir partes de trabajo, planos, imágenes o vídeos, el resultado es una comunicación clara y sin malentendidos.

Utiliza un buen gestor de proyectos

Cuando tienes varios proyectos abiertos al mismo tiempo, necesitas una herramienta que te permita gestionarlos sin volverte loco. Un buen gestor de proyectos te ayuda a ver en qué estado está cada uno, asignar responsables, controlar los tiempos y evitar cuellos de botella.

Con una buena gestión, puedes asumir más trabajo sin perder calidad… ni la cabeza.

Mide tu rentabilidad en tiempo real

Si no sabes con exactitud cuánto ganas (o pierdes) con cada proyecto, estás trabajando a ciegas. Necesitas un sistema que te diga, en todo momento, cómo va la rentabilidad de tu empresa.

De esta forma, si algo empieza a ir mal, puedes detectarlo a tiempo, corregir el rumbo y evitar pérdidas mayores. Es como tener un radar que te avisa antes de que llegue la tormenta.

Como has visto, muchos de los frenos que impiden el crecimiento de una empresa tienen solución. Y no hace falta complicarse: con las herramientas adecuadas, puedes ahorrar tiempo, ganar control y centrarte en lo que realmente importa.

Vendomia te ofrece todo esto y mucho más.

Con nuestra plataforma, puedes digitalizar tus procesos, centralizar la información y automatizar tareas como la facturación. Además, te permite mejorar la comunicación con tu equipo y tener un control total de la rentabilidad de tu empresa. Todo, desde un solo lugar.

Y no tienes que imaginarlo. Te lo mostramos.

Mira este vídeo y descubre cómo Vendomia ayudó a una empresa real a mejorar su facturación.