Los software de gestión documental son herramientas imprescindibles para organizar digitalmente toda la información y los procesos operativos de una empresa. Este tipo de software nos ayuda a clasificar documentos y archivos clave para el funcionamiento de nuestro negocio, para después localizar la información que necesitamos en cada momento.

En este artículo veremos varios programas de gestión documental en la nube, con diferentes niveles de funcionalidad para empresas y autónomos. entre otras cosas, veremos las funciones que debe tener un programa de gestión documental, y algunos ejemplos para que puedas elegir el mejor software de procesos para tu empresa.

¿Qué es un software de gestión documental?

El principal objetivo de un software de gestión documental es la organización de la información en empresas de diferentes tamaños. Estos sistemas de gestión de documentos te ayudan a clasificar toda la información que tu empresa recopila a lo largo del tiempo-- desde facturas y presupuestos, hasta notas y documentos de procesos operativos.

A día de hoy, este tipo de herramientas son una necesidad para cualquier negocio, sin importar su tamaño. Conforme pasa el tiempo, la cantidad de información que debes almacenar aumenta. No, solo porque

Para qué sirve un gestor documental

Un software de gestión documental sirve para centralizar, organizar y controlar todos los documentos de una empresa en un único sistema digital. Gracias a este tipo de herramientas, las empresas pueden almacenar archivos de forma estructurada, encontrarlos rápidamente y controlar quién puede acceder o modificarlos.

En lugar de trabajar con documentos dispersos en carpetas, correos electrónicos o distintos dispositivos, un gestor documental permite gestionar toda la información desde una única plataforma, facilitando el acceso y la colaboración entre los equipos.

Además, estos sistemas ayudan a automatizar procesos relacionados con los documentos, como la aprobación de presupuestos, la firma de contratos, la gestión de facturas o el control de versiones de archivos. De esta forma, se reducen errores, se mejora la trazabilidad de la información y se optimiza el tiempo que los equipos dedican a buscar o gestionar documentación.

En definitiva, un gestor documental permite a las empresas mejorar la organización de la información, aumentar la eficiencia operativa y garantizar un mayor control sobre sus documentos y procesos internos.

Beneficios para las empresas de usar un programa de gestión documental

Implementar un software de gestión documental aporta numerosas ventajas a las empresas, especialmente en entornos donde se manejan grandes volúmenes de información. Estos sistemas permiten optimizar la forma en que se crean, almacenan y utilizan los documentos dentro de la organización.

Acceso rápido a la información

Un gestor documental permite localizar cualquier documento en segundos gracias a sistemas de búsqueda avanzada, etiquetas o metadatos. Esto evita perder tiempo revisando carpetas, correos o archivos dispersos.

Mejor organización de los documentos

Todos los archivos se almacenan en un repositorio centralizado y estructurado. Esto facilita mantener la documentación ordenada y accesible para los distintos departamentos de la empresa.

Mayor control y seguridad

Los programas de gestión documental permiten definir permisos de acceso, controlar quién puede ver o modificar cada documento y mantener un historial de cambios. Esto mejora la seguridad de la información y evita pérdidas o modificaciones indebidas.

Reducción de errores y duplicidades

Al trabajar con un sistema centralizado y control de versiones, se evitan problemas como documentos duplicados o versiones desactualizadas, algo muy habitual cuando se gestionan archivos manualmente.

Automatización de procesos documentales

Muchos gestores documentales permiten automatizar flujos de trabajo, como la aprobación de documentos, la gestión de contratos o el procesamiento de facturas, lo que agiliza los procesos internos.

Ahorro de tiempo y aumento de la productividad

Al simplificar la gestión y búsqueda de documentos, los equipos pueden dedicar más tiempo a tareas de mayor valor, mejorando la eficiencia general de la empresa.

En conjunto, un programa de gestión documental ayuda a las empresas a trabajar de forma más organizada, segura y eficiente, facilitando la gestión de la información y mejorando los procesos internos.

Funciones de un software de gestión documental

Los programas de gestión documental tienen la capacidad de organizar una serie de archivos y documentos de forma estructurada. de esta forma, la idea es que puedas tener todo bien organizado para después recuperar toda la información que necesitas.

Algunas aplicaciones de gestión documental van más allá, y te ofrecen funciones más avanzadas como las búsqueda de datos, o la trazabilidad empresarial.

A continuación, vamos a ver algunas de las funciones más esenciales de un gestor documental:

Almacenamiento de documentos

Lo primero y más importante de una aplicación de gestión de documentos, es poder almacenar todo tipo de archivos e información.

A lo largo del tiempo, tu negocio va a generar muchas clases diferentes de documentos:

• Facturas, presupuestos, y partes de trabajo
• Notas con ideas y desarrollos
• Modelos de contratos
• Know-hows y procesos operativos

Algunos de estos documentos son generados como parte de las obligaciones de la empresa-- es decir, para facturar o para grabar gastos.

En otros casos, es una buena práctica documentar tus procesos y seguir una metodología para las operaciones de tu negocio. Esto quiere decir que generarás una gran cantidad de información que debe ser almacenada de forma segura y estructurada.

Control de acceso a documentos

Toda la información que se genera en tu empresa debe tener un carácter privado en su mayoría. los gestores documentales que permiten este control de acceso son más flexibles y te ayudan a proteger la información del negocio con facilidad.

Sin embargo, no basta con tener una base de datos totalmente privada. Lo más interesante es hacer uso de una aplicación de documentos que permita otorgar acceso a determinado usuarios para poder consultar archivos específicos.

Un ejemplo de esto es darle acceso a un colaborador para que pueda ponerse al día con un proyecto en particular. Si esto lo puedes hacer con tu gestor documental, se hace mucho más fácil saber quién ha accedido a la información.

Copias de seguridad

Un detalle muy importante de las aplicaciones de gestión documental es la seguridad. No solo es importante evitar accesos no autorizados a tus datos, sino también estar seguro de que se preservan correctamente.

Aquí es donde los sistemas de gestión documental en la nube brillan. A diferencia de un software de Documentos instalado directamente en tu ordenador, el software en la nube almacena toda tu información de forma remota y segura. Además, es muy habitual que se realicen copias de seguridad diarias para asegurar la integridad de tu información.

Es por este motivo que el software documental en la nube suele ser mucho más conveniente que uno instalado localmente.

Búsqueda de información

Un detalle muy importante a la hora de elegir tu gestor documental, es la facilidad con la que encuentras lo que buscas.

Entre tus archivos se encontrarán facturas, presupuestos, contratos, procesos, y mucho más... por lo que tener un buen sistema de búsquedas y filtros es imprescindible. Los mejores software de base documental son aquellos que te permiten localizar tus datos a través de múltiples criterios y campos de búsqueda:

• Nombres de archivo
• Fechas de creación
• Precios
• Cliente asociado
• Etiquetas

Pero además, lo más importante es que tu programa de gestión documental tenga la capacidad de usar etiquetas. El etiquetado es una herramienta muy potente que te ayuda a clasificar la información de una forma personalizada-- por ejemplo, con ello puedes marcar documentos como importantes, o asociados a una determinada línea de negocio.

Trazabilidad documental

En cualquier empresa, toda la información que generas suele estar relacionada entre sí de una forma de otra.

Por ejemplo, tus clientes tendrán una ficha de cliente en la que deberían estar asociados todos los proyectos realizados hasta la fecha. O en el caso de los procesos operativos que hayas desarrollado, éstos deberían ir vinculados a sus documentos correspondientes.

La trazabilidad documental te permite seguir el rastro de un documento hasta su origen, y saber qué otras piezas de información están relacionadas con él. Lo ideal en este caso es poder saltar de un contacto a un presupuesto, o de un presupuesto a una factura y así sucesivamente.

Utilizar un software de gestión documental que incorpora trazabilidad hace que localizar la información sea mucho más sencilla a la hora de resolver incidencias.

Cómo elegir un software de gestión documental

Elegir el software de gestión documental adecuado es clave para mejorar la organización de la información y optimizar los procesos internos de una empresa. No todos los gestores documentales ofrecen las mismas funcionalidades, por lo que es importante analizar varios aspectos antes de tomar una decisión.

Facilidad de uso

El sistema debe ser intuitivo y fácil de utilizar para que todos los miembros del equipo puedan adoptarlo rápidamente. Un software demasiado complejo puede generar resistencia al cambio y dificultar su implementación.

Capacidad de organización y búsqueda

Un buen gestor documental debe permitir clasificar los documentos mediante carpetas, etiquetas o metadatos, además de ofrecer un buscador potente que facilite localizar cualquier archivo en pocos segundos.

Control de permisos y seguridad

Es importante que el software permita definir distintos niveles de acceso a los documentos. De esta forma, cada usuario solo podrá visualizar o modificar la información que le corresponda, mejorando la seguridad y el control de la documentación.

Control de versiones

La gestión de versiones evita problemas cuando varias personas trabajan sobre un mismo documento. Un sistema de control de versiones permite registrar los cambios realizados y recuperar versiones anteriores si es necesario.

Integraciones con otras herramientas

El software debe poder integrarse con otras herramientas que utilice la empresa, como sistemas ERP, CRM, herramientas de facturación o almacenamiento en la nube. Esto facilita la automatización de procesos y evita duplicar trabajo.

Escalabilidad del sistema

Es recomendable elegir un software que pueda adaptarse al crecimiento de la empresa. A medida que aumenta el volumen de documentos y usuarios, el sistema debe seguir ofreciendo buen rendimiento y nuevas funcionalidades.

Analizar estos factores permite seleccionar un gestor documental que realmente se adapte a las necesidades de la empresa y ayude a mejorar la gestión de la información a largo plazo.

Los mejores softwares de gestión documental

Vendomia

Vendomia es un ERP para pymes en la nube que cubre muchos aspectos de una empresa. Además de ayudarte con la facturación, la gestión de proyectos o las ventas, también se puede utilizar como un gestor documental completo.

Este software es perfecto para pequeñas empresas que quieren organizar todas las operaciones del día a día, y tener toda la información, grabada en un solo sitio. Con Vendomia, se pueden almacenar miles y miles de documentos y dar acceso a tus empleados de una forma estructurada.

Además, Vendomia tiene filtros de búsqueda extremadamente potentes y flexibles, con los que puedes localizar cualquier archivo de tu empresa en cuestión de segundos.

Vendomia es una herramienta de gestión documental de pago, pero cuyo precio se adapta al crecimiento de tu empresa para que resulte muy asequible.

Funcionalidades de Vendomia

• La trazabilidad de documentos, pudiendo vincular presupuestos con proyectos, o contactos con facturas.
• Buscadores con mucha flexibilidad y la capacidad para encontrar todo lo que buscas de una forma rápida y sencilla.
• Cubre casi todos los aspectos de las operaciones de una empresa: ventas, proyectos, trabajos,  facturas, costes y gastos.
• Permite almacenar archivos vinculados a cualquier documento de una forma fácil y sencilla.
• Soporta la posibilidad de etiquetar tus documentos para que te organices con facilidad.
• Es un software en la nube que te permite olvidarte de las copias de seguridad y de actualizar tu ordenador.

Lo más interesante de Vendomia

• Los campos personalizados, que puedes añadir para almacenar todo tipo de información, de forma estructurada y en el formato que quieras.
• Un canal de Soporte cercano mediante teléfono que te ayuda a resolver cualquier duda y de forma en el uso de la herramienta.

Alfresco

Alfresco es un software de gestión documental de código abierto basado en la nube. Es una plataforma desarrollada para empresas de diferentes tamaños, con el que se puede crear una librería de documentos e información muy completa.

Además de la gestión documental, Alfresco se especializa en la creación de procesos automatizados para empresas. Se basa en la idea de que los procesos de negocio son secuencias de acciones que se pueden simplificar y poner en marcha de forma semi automatizada.

Eso te permite crear flujos de trabajo orientados a tu negocio con relativa facilidad.

Funcionalidades de Alfresco

• Permite crear una plataforma muy completa y potente para la gestión documental empresarial.
• Tiene una API para conectarse con otros servicios en la nube.
• Tiene un sistema de auditoría y trazabilidad de documentos para saber quién es el autor de cada cambio realizado en la aplicación.
• Define flujos de trabajo basados en documentos, y reglas para realizar acciones cuando se realizan cambios a esos documentos.
• Permite trabajar con lenguajes de programación para un funcionamiento más avanzado de la herramienta.
• Tiene un potente sistema de metadatos para grabar información adicional de cada elemento que añades a la plataforma de gestión documental.
• Realiza búsquedas de documentos por facetas, en base a los metadatos y los contenidos de los documentos.

Lo más interesante de Alfresco

• Se trata de una plataforma de código abierto, por lo que podrás utilizarla con un acceso completo a su código fuente y de forma gratuita.
• Se puede integrar con plataformas como Microsoft 365 y Google Docs, haciendo que toda la información de tu empresa sea más flexible y comunicada.
• Permite transformar documentos de un formato a otro.
• Puede servir para empresas más avanzadas y que necesitan una solución a medida, por su naturaleza de código abierto.

Docuware

Docuware es un programa de gestión documental dirigido a empresas pequeñas y medianas, que incropora diferentes módulos como la facturación, gestión de empleados y la organización inteligente de documentos.

Esta herramienta se trata de una plataforma en la nube que almacena todos los archivos digitalizados de tu empresa, y te aporta una librería de documentos organizada y fácil de acceder.

Además, Docuware te ayuda a automatizar la entrada manual de datos mediante flujos de automatización, control de versiones, o un sistema de aprobaciones.

Funcionalidades de Docuware

• Archivado de documentos en la nube, unico a un sistema de búsqueda rápida para encontrar la información que buscas.
• Flujos de trabajo optimizados para automatizar tus procesos operativos y así mejorar tu productividad.
• Colaboración con el resto de compañeros de trabajo al tener acceso desde cualquier parte del mundo.
• Herramientas para la gestión de personal y trazabilidad documental.

Lo más interesante de Docuware

• Es un software de gestión documental que está orientado a empresas de todo tipo de tamaños, incluso grandes empresas.
• Combina el procesamiento de datos con el almacenamiento de archivos, pudiendo procesar tus facturas para una mayor productividad.
• Dispone de varias herramientas adicionales de pago como Docuware Cloud, para una mayor organización de tu empresa.
• Se integra con otras herramientas de productividad como Teams u Outlook para tener un acceso a la información más cómodo.

Tabla comparativa de los mejores programas de gestión documental

Aquí puedes encontrar un resumen comparando los programas de gestión documental que te hemos mencionado antes, para que vas cuál se puede adaptar mejor a tu empresa.

Preguntas frecuentes sobre los softwares de gestión documental

¿Qué tipos de documentos se pueden gestionar con un software de gestión documental?

Un sistema de gestión documental permite almacenar y gestionar todo tipo de archivos empresariales, como contratos, presupuestos, facturas, informes, documentación técnica, manuales o correos electrónicos. De esta forma, toda la información relevante de la empresa queda organizada y accesible desde un mismo sistema.

¿Cuál es el mejor software de gestión documental?

El mejor software de gestión documental depende de las necesidades de cada empresa, del volumen de documentos que gestione y de los procesos que quiera digitalizar. Algunas soluciones están orientadas a grandes corporaciones, mientras que otras están diseñadas para pymes o sectores específicos como empresas de servicios, mantenimiento o reformas.

Si buscas una solución que esté diseñada a medida para empresas de servicios, mantenimientos o reformas, sin duda Vendomia es tu solución. 

¿Cuál es la diferencia entre un gestor documental y un ERP?

Un gestor documental se centra principalmente en organizar, almacenar y controlar documentos, mientras que un ERP gestiona procesos empresariales como facturación, contabilidad, proyectos o inventario. Algunos programas empresariales integran funcionalidades de gestión documental para centralizar tanto los procesos como la documentación en una misma plataforma.

Soluciones como Vendomia son tanto un gestor documental como un ERP completo para mejorar tus procesos. Así, ahorras tiempo y dinero en tus procesos diarios. 

¿Un software de gestión documental es obligatorio para las empresas?

No es obligatorio para la mayoría de las empresas utilizar un software de gestión documental, pero sí es una herramienta cada vez más necesaria para gestionar la información de forma eficiente. A medida que una empresa crece y aumenta el volumen de documentos, contar con un sistema que centralice y organice la documentación facilita el trabajo diario, mejora el control de la información y reduce errores en la gestión de archivos.

¿El software de gestión documental se puede integrar con otros sistemas?

Sí, la mayoría de los programas de gestión documental modernos permiten integrarse con otras herramientas empresariales como CRM, ERP, programas de facturación o plataformas de almacenamiento en la nube. Estas integraciones permiten automatizar procesos, evitar duplicar información y mejorar la gestión de documentos dentro de los distintos departamentos de la empresa.

¿Cómo funciona un software de gestión documental?

Un software de gestión documental funciona centralizando todos los documentos de una empresa en un sistema digital donde pueden almacenarse, organizarse y consultarse fácilmente. Los archivos se clasifican mediante carpetas, etiquetas o metadatos, lo que permite encontrarlos rápidamente mediante un buscador interno.

Además, estos sistemas suelen incluir funciones como control de versiones, gestión de permisos de acceso y automatización de flujos de trabajo. Esto permite que distintos usuarios puedan trabajar con los documentos de forma segura, manteniendo siempre un registro de los cambios realizados y evitando duplicidades o pérdidas de información.

Ejemplos de uso de un software de gestión documental

Un software de gestión documental puede utilizarse en muchas áreas de una empresa para organizar y controlar la documentación. Algunos ejemplos habituales son:

• Gestión de contratos: almacenar y controlar contratos con clientes o proveedores.
• Gestión de facturas: organizar facturas emitidas y recibidas para facilitar su consulta.
• Documentación de proyectos: centralizar planos, presupuestos, informes y otros archivos relacionados con un proyecto.
• Archivo de documentación interna: guardar manuales, procedimientos o documentación técnica accesible para todo el equipo.

Gracias a estas funcionalidades, las empresas pueden mantener toda su información organizada y accesible, mejorando la eficiencia en la gestión de documentos.

¿Piensas en usar un gestor documental?

Elegir un buen software de gestión documental puede marcar una gran diferencia en la forma en que una empresa organiza su información y gestiona sus procesos internos. Centralizar los documentos, facilitar el acceso a la información y mantener un mayor control sobre la documentación ayuda a trabajar de forma más eficiente y a evitar muchos de los problemas habituales derivados de una mala gestión de archivos.

Si tu empresa presta servicios, realiza mantenimientos o gestiona proyectos de reformas, contar con una herramienta que combine gestión empresarial y gestión documental puede simplificar mucho el trabajo diario.

En Vendomia hemos diseñado nuestro software precisamente para este tipo de empresas, permitiendo gestionar presupuestos, proyectos, clientes, facturación y documentos desde una única plataforma.

Si quieres verlo por ti mismo, puedes probar Vendomia gratis y sin ningún compromiso. Nuestro objetivo no es vender el software a cualquier empresa, sino ayudar a aquellas para las que realmente puede aportar valor. Por eso, si durante la demo vemos que Vendomia no encaja con tu negocio o con la forma en que trabajas, te lo diremos con total transparencia.

Preferimos ser honestos desde el principio y que cada empresa utilice la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.