El mantenimiento preventivo es una de las prácticas más eficaces para asegurar el buen funcionamiento de equipos, máquinas e instalaciones. Su objetivo es prevenir averías antes de que ocurran, reducir costes y prolongar la vida útil de los activos de una empresa.

En este artículo, descubrirás qué tipos de mantenimiento preventivo existen y cómo elaborar un plan de mantenimiento paso a paso. Conocerás también las ventajas y beneficios más importantes y ejemplos prácticos para empresas.

Qué es el mantenimiento preventivo (definición)

El mantenimiento preventivo consiste en realizar inspecciones programadas, limpiezas, lubricaciones, calibraciones y reemplazos de piezas con el fin de evitar fallos en equipos críticos.

Un mantenimiento preventivo busca evitar posibles averías antes de que ocurran. Así, se garantiza que el equipo sigue funcionando de forma correcta y que proporciona un servicio continuado.

Se aplica en sectores como la climatización, la automoción, la tecnología, la construcción o la industria energética. A diferencia del mantenimiento correctivo, que actúa cuando ya ha ocurrido una avería, el preventivo es una medida proactiva de seguridad y eficiencia.

Este tipo de mantenimiento se diferencia de los mantenimientos correctivos, que arreglan los problemas una vez han surgido y son una respuesta ante un problema real. En otras palabras, los mantenimientos preventivos son una medida de seguridad.

Por qué es importante el mantenimiento preventivo para empresas

El mantenimiento preventivo forma parte de un servicio de garantía que ofrece una empresa instaladora, a lo largo de la vida útil de un producto. Por ejemplo, las empresas de climatización suelen ofrecer revisiones periódicas para asegurar que un equipo está en correctas condiciones. Además, reemplaza piezas antes de que fallen por completo durante dicho diagnóstico.

Los mantenimientos preventivos ayudan a reducir los imprevistos, sobre todo, en el caso de máquinas cuyo funcionamiento crítico para una empresa. Por ejemplo, en el caso de un sistema eléctrico en un hospital, o los sistemas de climatización en una sala refrigerada.

Pasar por alto un mantenimiento preventivo puede resultar en caídas de servicio. También, puede resultar en una interrupción de los trabajos, o casos mucho peores como un fallo total de un sistema.

¿Es obligatorio realizar mantenimientos preventivos?

Para muchas organizaciones, un fallo inesperado puede generar pérdidas económicas, interrupción de la producción o riesgos de seguridad.

Ejemplos claros:

• Un sistema eléctrico en un hospital.

• La climatización de una cámara frigorífica.

• Los servidores de un centro de datos.

En estos casos, contar con un plan de mantenimiento preventivo no es opcional: es esencial para la continuidad del negocio.

Las empresas eligen ofrecer un servicio de mantenimiento por su propia cuenta para asegurar la buena calidad de los aparatos instalados. Por ejemplo, una empresa de automóviles puede ofrecer un plan de re revisiones anuales durante los primeros años. Esto se hace para mantener el motor de un coche en perfecto estado y alargar su vida útil.

Además, en algunos sectores es obligatorio por normativa. En España, por ejemplo, el RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios) establece revisiones periódicas para sistemas de climatización y calefacción.

Los mantenimientos preventivos pueden ser obligatorios, dependiendo del sector y de la normativa vigente en cada país o ciudad. Este tipo de reglamentos tiene varios objetivos que coinciden con las ventajas de realizar mantenimientos preventivos. En otras palabras, proporcionan mayor seguridad, higiene, mayor eficiencia energética... y deben ser ofrecidos por la empresa instaladora como una forma de garantía.

Tipos de mantenimiento preventivo

Las empresas que realizan mantenimientos preventivos son muchas y los ejecutan de diferentes maneras. Existen varias formas de aplicar el mantenimiento preventivo en función del equipo, la normativa y las necesidades de la empresa:

Mantenimiento basado en el tiempo (programado)

Los mantenimientos programados se realizan al cabo de un determinado uso de un equipo, o tras una duración de tiempo determinada.

Por ejemplo, en la industria automovilística, las revisiones programadas de un coche se realizan al año o tras 10.000 km, el que ocurra antes. Y normalmente incluye el cambio de aceites y consumibles, y un vistazo rápido al motor.

Este tipo de mantenimiento está pensado para hacer una revisión superficial al equipo o aparato.  También está hecho para cambiar elementos consumibles como aceites o piezas que se suelen desgastar.

Mantenimiento basado en el uso (de oportunidad)

Los mantenimientos de oportunidad se realizan durante un periodo de tiempo en el que es más fácil o resulta menos inconveniente. Por ejemplo, esto puede ocurrir durante los trabajos de mantenimiento, por otros motivos, o durante un periodo de tiempo de baja intensidad.

Los mantenimientos de oportunidad se suelen realizar para corregir o mejorar elementos del aparato en cuestión. No resultan lo suficientemente urgentes como para ser solucionados de forma inmediata.

La industria automovilística, por ejemplo, lanza campañas de forma habitual para corregir determinadas piezas de un automóvil. Esto se suele hacer cuando llega la revisión anual del coche, ya que se trata de una pequeña mejora o ajuste en la centralita del vehículo.

En determinados casos, un mantenimiento de oportunidad puede convertirse en una urgencia debido a un mal funcionamiento de las piezas y pasar a ser un mantenimiento correctivo.

Mantenimiento predictivo

Los mantenimientos predictivos hacen uso de múltiples sensores y tomas de datos para detectar desgastes y anomalías. Así, Mantenimiento se detecta de forma dinámica cuando un aparato necesita una o más correcciones.

Esto es esencial para aparatos de funcionamiento crítico, donde hay que monitorizarlos continuamente para determinar si algún elemento está fallando.

El objetivo de un mantenimiento predictivo es el de prevenir averías mayores, antes de que ocurran. Pueden ser necesarias de forma imprevista, y la empresa instaladora debe adaptarse para poder resolver el problema lo antes posible.

Por ejemplo, los sistemas de ACS (Agua calientes sanitaria), suelen incluir sensores que permiten estimar si el aparato se encuentra funcionando a pleno rendimiento. Este tipo de sensores son los que permiten saber cuando el aparato va a necesitar una reparación preventiva.

Mantenimiento prescriptivo

Este no se trata de un mantenimiento preventivo. 

El mantenimiento prescriptivo es la evolución más avanzada en la gestión de equipos. Va más allá del mantenimiento predictivo, ya que no solo anticipa fallas, sino que también recomienda qué acciones tomar para evitarlas.

Para ello utiliza inteligencia artificial, machine learning y análisis de datos en tiempo real. Estas tecnologías procesan información de sensores, históricos de fallas y condiciones de operación, generando modelos que proponen soluciones específicas.

La principal ventaja es que ofrece una guía de decisión. Puede indicar cuándo reemplazar una pieza, ajustar un parámetro o programar una intervención en el momento ideal. Así, se reducen costos, se mejora la eficiencia y se aumenta la confiabilidad de los equipos.

En resumen, el mantenimiento prescriptivo convierte los datos en acciones concretas, permitiendo a las empresas ser más competitivas y minimizar riesgos operativos.

Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo paso a paso

Los mantenimientos preventivos se realizan en base un plan de mantenimiento preestablecido por la empresa. Cada plan puede tener sus propios parámetros y criterios, Y la empresa puede decidir realizarlos por cuenta propia o bien a causa de una normativa vigente.

En cualquiera de los casos, para conseguir un mantenimiento preventivo de calidad, se debe seguir una serie de pasos durante su planificación y ejecución:

Paso 1: Definir el objetivo del plan de mantenimiento

Lo primero es determinar lo que se desea conseguir con un plan de mantenimiento. Aunque la gran mayoría de mantenimientos preventivos se busca evitar errores e incidentes en los aparatos instalados, se recomienda profundizar para determinar unas prioridades.

Por ejemplo, la empresa puede tener como objetivo fidelización al cliente para una posterior renovación. en casos como estos, la comunicación con el cliente será más prioritaria durante el servicio de garantía.

Paso 2: Definir los criterios de mantenimiento preventivo

Después, es importante definir las diferentes situaciones que se pueden encontrar durante un mantenimiento. que se debe hacer en cada caso, las soluciones más habituales, y así sucesivamente.

Es importante documentar todos los procesos realizados de esta forma, y crear un manual de mantenimiento preventivo para poder realizar las tareas con mayor eficacia.

Por ejemplo, si falla una pieza determinada con frecuencia, o el aparato da síntomas de un problema habitual, es recomendable crear una lista de estos problemas. Esto ayudará a tu equipo de mantenimiento a ser mucho más rápido y dar una respuesta mayor.

Es importante definir los parámetros del plan de mantenimiento con claridad:

• Cada cuanto se deben realizar
• Cuántas horas son necesarias para dedicar
• Materiales necesarios
• Protocolo de comunicación con el cliente
• Soluciones propuestas

Al documentar todos estos procesos, la empresa podrá ser mucho más ágil y ahorrar en costes.

Paso 3: Tener un sistema de seguimiento de los equipos

Una de las principales claves para poder mantener el calendario de mantenimiento bajo control, es saber dónde y en qué estado se encuentra cada equipo.

Al principio, puede resultar sencillo realizar un seguimiento de unos pocos equipos. pero conforme se realizan más instalaciones y se deben almacenar más datos, resulta complicado tener una idea clara de todos los servicios prestados por la empresa.

Para esto, es recomendable hacer uso de una base de datos o un software de gestión de proyectos que permita ubicar con rapidez una instalación concreta.

Teniendo en cuenta, además las normativas vigentes y todos los detalles de cada mantenimiento (materiales, horas invertidas, costes...), tener una aplicación para guardar todo esto de forma telemática resulta imprescindible.

Paso 4: Realizar mejoras incrementales

Por último, toda empresa que realice mantenimientos, preventivos de forma regular, debería plantearse una manera de introducir mejoras incrementales en su proceso.

Al principio, ningún plan de mantenimiento va a ser perfecto-- puede ser difícil cumplir con plazos establecidos, identificar y resolver incidentes en un tiempo aceptable, y muchos otros casos más.

Una buena forma de combatir esta clase de incidencias es tener una buena comunicación dentro de la empresa y registrar los eventos inesperados de este tipo.

Un CRM puede ayudar a paliar esta clase de problemas, pero sobre todo es importante definir un proceso e ir mejorándolo poco a poco.

Ejemplos de mantenimiento preventivo en empresas

En el sector de la automoción, el mantenimiento preventivo es una práctica indispensable para garantizar tanto la seguridad como la eficiencia de los vehículos. Un ejemplo muy claro es el cambio de aceite y de filtros cada 10.000 o 15.000 kilómetros, lo que permite proteger el motor.

A esto se suman las revisiones periódicas de neumáticos, frenos y sistemas de suspensión. Estas ayudan a anticipar fallos que podrían convertirse en averías graves o incluso en accidentes.

También resulta esencial comprobar la batería y los niveles de líquidos, como el anticongelante o el líquido de frenos. Un simple descuido puede derivar en un fallo crítico durante la conducción. Gracias a este enfoque preventivo, las empresas de transporte y logística consiguen reducir el número de incidencias, alargar la vida útil de su flota y optimizar el consumo de combustible.

En el ámbito de la construcción, la revisión periódica de la maquinaria pesada es clave para evitar paradas imprevistas. Sobre todo, se hacen para garantizar la seguridad de los operarios.

Equipos como grúas, excavadoras o compresores necesitan inspecciones programadas de sus sistemas hidráulicos y eléctricos antes de ser utilizados. Cuando una empresa de construcción implementa un plan de mantenimiento preventivo, evita accidentes laborales. Además, prolonga la vida útil de equipos cuyo coste y reparación es elevado.

En el entorno hospitalario, los mantenimientos preventivos adquieren una dimensión crítica porque de ellos depende, en muchos casos, la seguridad de los pacientes. Los sistemas eléctricos deben revisarse periódicamente para prevenir cortes de energía que comprometan la actividad de los quirófanos o las unidades de cuidados intensivos.

De igual forma, los sistemas de climatización y ventilación se someten a inspecciones constantes para mantener ambientes estériles y cumplir con las normativas sanitarias. Los generadores de emergencia se prueban con regularidad para asegurar que funcionarán en caso de fallo eléctrico. Este tipo de mantenimiento no solo reduce riesgos, sino que también asegura la continuidad del servicio sanitario y el cumplimiento de las normativas vigentes.

Por último, en el sector de las telecomunicaciones, la continuidad del servicio es un requisito imprescindible. Una interrupción en un servidor o en una red de datos puede traducirse en pérdidas millonarias y afectar a miles de usuarios.

Para prevenir estas incidencias, las empresas realizan mantenimientos periódicos de sus servidores y equipos de red. También, llevan a cabo controles sobre la temperatura y el suministro eléctrico en los centros de datos. Gracias a estas medidas, las compañías logran mantener un nivel de disponibilidad cercano al cien por cien y refuerzan la confianza de sus clientes.

Ahora te mostramos cómo sería un paso a paso de mantenimiento preventivo con ejemplos:

Inspección y diagnóstico

Determinar si se busca:

• Reducir averías.

• Prolongar la vida útil de los equipos.

• Aumentar la seguridad.

• Mejorar la fidelización de clientes.

Limpieza y lubricación

Documentar los procedimientos habituales:

• Frecuencia de inspecciones.

• Lista de fallos comunes y soluciones.

• Materiales y herramientas necesarios.

• Protocolos de comunicación con clientes y proveedores.

Calibración y ajustes

Es fundamental llevar un control de:

• Estado y ubicación de cada equipo.

• Horas de servicio acumuladas.

• Costes asociados.

• Historial de intervenciones.

Reemplazo de piezas críticas

Ningún plan es perfecto al inicio. Registra incidencias, tiempos de resolución y oportunidades de optimización para refinar el proceso con el tiempo.

Ventajas y beneficios del mantenimiento preventivo

Sean de obligado cumplimiento o no, realizar mantenimientos, preventivos posee muchas ventajas tanto para la empresa instaladora como para el cliente final.

Ventaja #1: Reducir costes

Los mantenimientos ayudan a reducir el coste de un aparato en el largo plazo, al realizar revisiones de forma periódica que ayuden a localizar problemas de forma preventiva, y no correctiva.

Normalmente, los problemas técnicos o incidencias en un aparato o máquina no mejoran por su propia cuenta. Más bien, empeoran con el paso del tiempo y localizarlos cuanto antes posible supone un menor esfuerzo para solucionar el problema.

Por ejemplo, en el caso de los edificios, las grietas nunca desaparecen, sino que crecen con el paso del tiempo. Es más fácil solucionar el problema cuando la grieta es pequeña en lugar de esperar más tiempo.

Ventaja #2: Minimizar las caídas del servicio

Para los equipos e instalaciones cuyo funcionamiento es vital, los mantenimientos ayudan a asegurar su correcto funcionamiento durante más tiempo. Y al mismo tiempo, a minimizar los fallos imprevistos en el servicio.

Esto es algo esencial en determinadas industrias, como por ejemplo las telecomunicaciones. Un servidor en un centro de datos debe estar siempre funcionando a pleno rendimiento, y para ello realizar un mantenimiento programado cada cierto tiempo ayuda a verificar el estado de la máquina.

En casos, como estos, una caída imprevista puede suponer una gran pérdida de dinero y recursos para la empresa.

Ventaja #3: Aumentar la vida útil de los aparatos

En determinados casos, un fallo no localizado dentro de un aparato puede propagarse a otras partes o piezas. Los mantenimientos preventivos son esenciales para evitar los daños innecesarios a una máquina, y así conseguir que el aparato pueda seguir funcionando más tiempo y pleno rendimiento.

Un ejemplo de esto serían los motores de coche, que si no tienen el nivel de aceite correcto pueden sufrir daños aún cuando se les da un uso normal.

Ventaja #4: Reducir incidentes o mejorar la seguridad

Como hemos hablado antes, los mantenimientos preventivos ayudan a reducir los incidentes o las caídas de servicio imprevistas.

Esto también se puede extender a la seguridad y la prevención de riesgos laborables, ya que determinadas industrias pueden resultar físicamente peligrosas por naturaleza. Por ejemplo, hacer un buen mantenimiento de maquinaria de construcción evita posibles problemas durante el transcurso de una obra civil.

Mejores prácticas para realizar un mantenimiento preventivo

Como puedes ver, los mantenimientos preventivos son sumamente importantes para que los aparatos y la tecnología que utilizamos todos los días funcione correctamente.

Una empresa instaladora debe siempre cumplir con un plan de mantenimiento al milímetro, ya que de lo contrario pueden empezar a surgir problemas en el uso habitual de un equipo.

El mantenimiento preventivo es clave para que empresas de cualquier sector puedan garantizar la fiabilidad de sus equipos, reducir costes y mejorar la seguridad.

Un plan de mantenimiento bien diseñado —con inspecciones, limpieza, lubricación, calibración y reemplazo de piezas— asegura que los activos trabajen siempre en condiciones óptimas.

Si quieres dar un paso más, comienza creando tu propio plan de mantenimiento preventivo adaptado a las necesidades de tu empresa y apóyate en software especializado para gestionarlo con eficacia.