La nueva normativa sobre facturación electrónica en España transformará la manera en que miles de empresas y autónomos emiten y reciben facturas. Este cambio viene impulsado por la Ley Crea y Crece y por la creciente digitalización de los procesos administrativos en todos los sectores.

Si tienes una pyme, gestionas una empresa de servicios o eres autónomo, es fundamental conocer la obligatoriedad, los nuevos requisitos y cómo adaptarte fácilmente.

En esta guía actualizada, te explicamos qué es la facturación electrónica y los tipos de factura que deberás usar. También te hablamos de los beneficios de adaptarte con tiempo, y un paso a paso práctico para implementar el nuevo sistema de facturación electrónica.

Además, te dejamos un ebook gratuito con las preguntas más frecuentes sobre la facturación electrónica para que tengas toda la información clara y actualizada.

Qué es la factura electrónica y por qué es obligatoria?

La facturación electrónica es un proceso mediante el cual las facturas se generan, envían y almacenan en formato electrónico estructurado.  Sustituye a la tradicional factura en papel o a los simples PDFs.

Con este cambio se busca modernizar los sistemas de facturación en España. Además, se garantiza la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas en formato digital.

La obligatoriedad se recoge en la Ley Crea y Crece. Desarrollada a través del reglamento de facturación y el Real Decreto, establece los nuevos ciclos de tramitación para empresas y profesionales. Esta legislación tiene como objetivos principales:

• Favorecer el crecimiento de empresas.
• Aumentar la transparencia en los procesos de facturación.
• Mejorar la trazabilidad y el control fiscal.

A partir de la fecha de entrada en vigor, las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros deberán adoptar sistemas informáticos de facturación electrónica en 2025. Para el resto de pymes y autónomos, la normativa será obligatoria desde 2026.

Aquí tienes un artículo con más información sobre la nueva normativa de facturación electrónica.

Normativa y entrada en vigor de la facturación electrónica en 2025

La normativa sobre facturación electrónica en 2025 establece que todas las empresas que prestan servicios o venden productos a otras empresas o profesionales deberán emitir facturas electrónicas en formato estructurado.

La factura electrónica será obligatoria para la mayoría de negocios

• Si facturas más de 8 millones de euros al año y, por lo tanto, tienes un mayor volumen de facturación, tendrás que usar facturación electrónica obligatoria a partir de 2025.

• Si facturas menos, también te afectará… pero con más margen: el plazo se amplía a 2026.

Esto significa que desaparecerán las facturas en papel, Excel y PDF enviadas por email, al menos en las relaciones entre empresas y autónomos.

Nota: aunque estas fechas están anunciadas por la AEAT, pueden variar hasta que sea definitiva la aprobación del reglamento.

Deberás usar el formato Facturae

Para cumplir con la normativa, las facturas deberán generarse en un formato electrónico estructurado: el formato Facturae.

¿Qué es Facturae? Es el estándar oficial que permite que las facturas puedan leerse y procesarse automáticamente. No sirve con un PDF “normal”: la factura debe incluir campos específicos de información y poder ser verificada por Hacienda.

Se introduce el sistema Verifactu

Se introduce la plataforma pública de facturación llamada Verifactu. Esta permitirá enviar los registros de facturación en tiempo real a la administración. Así, garantiza un mayor control y simplificando el proceso de facturación para las empresas.

Esto afectará especialmente a empresas con software de facturación, ya que deberán garantizar la integridad y trazabilidad de todas sus facturas.

Si tu empresa ya usa un programa de gestión como Vendomia, será mucho más sencillo adaptarte, ya que integra facturación electrónica y te prepara para Verifactu.

Este cambio responde a una iniciativa del Ministerio de Hacienda y la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para modernizar la sociedad, aumentar el control tributario y reducir el fraude fiscal mediante sistemas informáticos de pago.

Tipos de factura según la nueva legislación

Con la llegada del nuevo sistema de facturación, es importante conocer los tipos de facturas que establece la normativa:

• Factura electrónica estructurada (obligatoria): en formato Facturae o lenguaje XML, válido para el intercambio electrónico de datos entre empresas y administraciones.

• Factura simplificada: para operaciones de menor importe, siempre respetando la autenticidad y la integridad de los datos.

• Factura tradicional en papel: solo válida en algunos supuestos residuales y pendiente de aprobación para ciertos sectores.

La implantación de estos formatos busca facilitar los ciclos de tramitación y la contabilidad del receptor, promoviendo la modernización de los sistemas informáticos de facturación.

¿Quiénes están obligados a usar factura electrónica?

La obligación no afecta por igual a todas las empresas. Depende principalmente de tu volumen de facturación y de con quién facturas.

Empresas y autónomos que venden a otras empresas o profesionales

Si tu negocio emite facturas a otras empresas o autónomos (B2B), sí o sí tendrás que usar factura electrónica.

Da igual el sector: construcción, reformas, servicios profesionales, comercios… todos los sectores están incluidos.

Empresas del sector público

Si trabajas con administraciones públicas, seguramente ya usas Facturae desde hace años, porque es obligatorio para facturar al sector público desde 2015.

Con la nueva ley, simplemente tendrás que asegurarte de que tu software esté actualizado para cumplir también con Verifactu y otros requisitos técnicos.

Empresas que solo venden a particulares (B2C)

Si solo facturas a clientes particulares, de momento la obligación no es total. Sin embargo:

• Tendrás que ofrecer factura electrónica cuando el cliente lo solicite.

• Además, es probable que con el tiempo se extienda a todos los sectores.

Por lo tanto, aunque no sea obligatorio desde el primer momento, conviene estar preparado para adaptarte fácilmente cuando llegue el momento.

La legislación busca ampliar gradualmente la facturación electrónica a toda la sociedad para mejorar los servicios al cliente y reducir costes administrativos.

Beneficios de la facturación electrónica para empresas y autónomos

Esperar hasta el último momento para adaptarte a la factura electrónica solo trae estrés y prisas. En cambio, anticiparte tiene ventajas muy concretas para tu día a día:

Menos errores administrativos

Con la factura electrónica se acabaron los errores de copiar datos mal o de enviar una factura incompleta. El sistema valida los datos antes de enviarlos, lo que reduce las facturas rechazadas y evita problemas con Hacienda. También se eliminan inconsistencias en el número de factura y se refuerzan los controles de gestión.

Ahorro de tiempo y recursos en la gestión diaria

Generar, enviar y contabilizar facturas es mucho más rápido. No tienes que ir copiando datos a mano ni enviando ficheros PDF por correo.

Todo queda automatizado y además puedes acceder a todas tus facturas desde cualquier lugar. Esto reduce el consumo de papel, agiliza la declaración de impuestos y facilita la entrega de bienes y prestación de servicios sin interrupciones administrativas.

Autenticidad en el origen y trazabilidad garantizada

La factura electrónica permite saber:

Cuándo ha sido enviada.

Si ha llegado correctamente al cliente.

En qué estado se encuentra (si ha sido aceptada, rechazada, anulada, etc.).

Esto te da un control total sobre tu facturación y te ayuda a detectar problemas antes de que afecten a tu caja. La autenticidad se garantiza mediante firma electrónica vinculada a la identidad del emisor, y se genera una pista de auditoría completa que puedes consultar siempre que lo necesites.

Mayor transparencia en el proceso de facturación

La digitalización favorece la transparencia en las operaciones comerciales. Cada número de factura queda registrado, se eliminan duplicidades y puedes ofrecer a clientes y proveedores información clara y verificable sobre cada transacción. Esta trazabilidad ayuda en caso de revisiones por parte del Ministerio de Economía o la Agencia Tributaria, mejorando la confianza y la reputación de tu empresa.

Acceso más ágil a la contabilidad desde cualquier lugar

La facturación electrónica facilita el acceso inmediato a tus datos de facturación y contabilidad. Puedes consultar cualquier factura desde tu móvil, resolver consultas con rapidez y llevar un mejor seguimiento de la prestación de servicios o entrega de bienes. Esta accesibilidad también agiliza la preparación de la declaración de impuestos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Mejora de la imagen empresarial ante clientes y proveedores

Adoptar programas de facturación homologados es un signo de modernización y compromiso con la sostenibilidad. La reducción del consumo de papel, la transparencia en las operaciones y la agilidad en la facturación generan una mejor percepción de tu empresa ante clientes, proveedores y colaboradores.

Cumplir con la normativa también posiciona a las empresas como referentes frente a la competencia, especialmente para autónomos en España que buscan destacar en su sector.

Solución pública de facturación: Verifactu como alternativa oficial

El Ministerio de Economía ha aprobado la creación de una solución pública de facturación. En principio, se creará en el propio Verifactu.

Esta herramienta gratuita y oficial permitirá a empresas y autónomos en España cumplir con la nueva normativa sin necesidad de contratar un software privado. Será una alternativa viable para quienes busquen una opción básica para la gestión de sus facturas.

Esta solución frecerá:

• Generación de facturas electrónicas válidas con número de factura correlativo.

• Validación automática de los datos para evitar errores administrativos.

• Registro en tiempo real de la entrega de bienes y prestación de servicios.

• Comunicación directa con la Agencia Tributaria para facilitar la declaración de impuestos.

• Conservación de la pista de auditoría según los requisitos legales.

Eso sí, el uso de Verifactu implicará una necesaria conexión constante a los medios telemáticos de la administración. Esto puede no ser adecuado para todas las empresas. Además, la flexibilidad será más limitada frente a programas de facturación avanzados que permiten integración con otras herramientas. Tampoco permitirá la personalización de facturas ni controles de gestión más completos.

En definitiva, la solución pública de facturación es una buena alternativa para autónomos en España y pequeñas empresas que busquen cumplir con la normativa. Pero las empresas con mayores necesidades encontrarán en los programas privados una herramienta más versátil y adaptada a su crecimiento.

Cómo implementar la facturación electrónica para autónomos y pymes paso a paso

Adaptarse a la factura electrónica no tiene por qué ser complicado. Con un proceso bien definido puedes hacer la transición de forma sencilla y sin dolores de cabeza. Estos son los pasos clave para hacerlo bien desde el principio:

Familiarízate con la normativa vigente

Antes de empezar, estudia bien la legislación, el reglamento de facturación y la entrada en vigor del nuevo sistema. Conocer los requisitos es clave para evitar sanciones.

Elige un software homologado que cumpla con la normativa

Selecciona un sistema informático de facturación que genere facturas electrónicas en formato estructurado, esté preparado para Verifactu y garantice la autenticidad e integridad de tus facturas.

Integra tu certificado digital

El proceso de facturación electrónica exige firmar las facturas digitalmente. Vincula tu certificado digital a tu software para garantizar validez legal.

Automatiza el proceso de facturación

Con sistemas como Vendomia puedes automatizar:

• Creación de facturas

• Envío automático a clientes

• Comunicación con la plataforma pública de facturación

• Registro de cobros y pagos

Archiva correctamente tus facturas electrónicas

Cumple con la legislación que exige conservar las facturas electrónicas durante al menos 4 años. Usa programas de facturación que permitan archivarlas de forma segura y accesible.

Forma a tu equipo

La transformación digital implica nuevos procesos. Asegúrate de que tu equipo conoce cómo usar el software, cómo gestionar la facturación y cómo resolver incidencias.

Errores comunes que debes evitar al implantar la facturación electrónica

A la hora de adaptarse a la factura electrónica, hay tres errores muy habituales que pueden hacerte perder tiempo, dinero y hasta exponerte a sanciones. Te los resumimos para que los evites desde el principio:

Pensar que un PDF es suficiente

Muchos negocios siguen enviando facturas en PDF simple creyendo que ya cumplen la normativa. Error. La nueva ley exige un formato estructurado, como Facturae, que permite a los sistemas informáticos leer los datos automáticamente.

Dejarlo para el último momento

Otro fallo habitual es esperar a que la ley entre en vigor para hacer cambios. Esto suele acabar en prisas, fallos y estrés innecesario. Cuanto antes lo tengas listo, más sencillo será el cambio y menos posibilidades de errores tendrás cuando llegue la obligatoriedad.

Usar herramientas no homologadas

Hay empresas que eligen programas que no están preparados para la factura electrónica o que requieren procesos manuales. Esto acaba generando:

• Más trabajo administrativo,

• Riesgo de errores en las facturas,

• Problemas en las inspecciones.

Solución: usa un software homologado como Vendomia para cumplir la normativa desde el primer momento y evitar complicaciones.

Información sobre algunas preguntas frecuentes sobre facturas electrónicas

¿Qué pasa si sigo usando facturas en papel?

Estarás incumpliendo la normativa y podrás ser sancionado. Además, no estarás cumpliendo con tus obligaciones de facturación, por lo que tu empresa no podrá emitir ninguna factura válida. Tampoco se le permitirá la recepción de facturas.

¿Debo usar el mismo formato para todas las facturas?

Depende: en B2B será obligatorio Facturae; en B2C puede mantenerse la factura tradicional bajo ciertas condiciones.

¿Cómo saber si mi software es válido?

Consulta si está homologado para facturación electrónica y Verifactu por el Ministerio de Hacienda. Si no lo está, no podrás emitir facturas a través de él. 

¿Qué empresas se benefician más?

Las pymes y empresas en proceso de crecimiento, ya que la digitalización permite eficiencia y mayor control financiero.

Con esta guía puedes iniciar la implantación de las facturas electrónicas con mayor seguridad y claridad. Cumplirás con el nuevo reglamento de facturación y mejorando los procesos administrativos en tu empresa.

La normativa de factura electrónica no tiene por qué ser un problema. Si empiezas con tiempo, eliges el software adecuado y evitas los errores más comunes, podrás ahorrar tiempo, reducir errores y cumplir con la normativa sin agobios.

Si quieres tenerlo todo claro desde el principio, hemos preparado un recurso que te lo pone aún más fácil:

Descárgate gratis nuestro ebook con las preguntas más frecuentes sobre la nueva normativa de factura electrónica.

Resuelve todas tus dudas y empieza a prepararte desde hoy.