Caso de Estudio: “Gestionar 5 proyectos en Excel era un caos, pero ahora llevamos más de 500 al año entre 3 personas sin volvernos locas”
Si bien gestionar cientos de proyectos al año es una tarea complicada para una empresa con varios departamentos, parecer una imposible para un negocio pequeño. Pero es exactamente lo que consiguió hacer Todo En Común.
Durante años, esta consultoría social trabajaba únicamente con Excel. Este método de trabajo, aunque es muy común entre empresas, pronto se les quedó corto. La información se perdía, los documentos se dispersaban y la carga de trabajo crecía sin control.
Por eso, tomaron la decisión de mejorar sus procesos internos y establecer una metodología de trabajo más clara. ¿Su secreto?
Decidió dejar de invertir horas y horas de trabajo en Excel e invirtió en un software de gestión completo. Y, ahora, gestionan más de 500 proyectos con diversos clientes entre 3 personas.
En este artículo te contamos cómo Todo En Común dejó atrás el caos de Excel y consiguió profesionalizar la gestión interna. Si tú también necesitas poner orden y ahorrar tiempo en la organización de tu negocio, aquí encontrarás algunas claves que te pueden ayudar.
El punto de partida: de Excel a un software de gestión
Todo En Común es mucho más que una consultoría social. Su labor consiste en acompañar a asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro y ayudarles a alcanzar sus objetivos y desarrollar toda su actividad.
Pero, cuando María Ardid fundó Todo En Común, quiso ir un paso más allá.
Su enfoque es ver a las organizaciones en su globalidad y tener en cuenta todas sus áreas de intervención, trabajo y necesidades. Así, crea un modelo de trabajo único y propio para cada organización, según su situación, necesidades y sus potencialidades.
“Visión global, profesionalización y corazón, el camino hacia el éxito de las organizaciones”, así resume María la filosofía que mueve a Todo En Común.
Mientras trabajaba sola en la empresa y gestionaba un grupo reducido de proyectos, podía sostener el flujo de trabajo con herramientas básicas.
“Tenía cinco clientes y diez proyectos, así que con Excel me bastaba”, recuerda la CEO. Pero el volumen de trabajo creció… y mucho.
Lo que antes parecía manejable, empezó a hacer aguas con la escalabilidad de la consultoría. "Se nos perdía mucha información entre carpetas, no conseguíamos tener los proyectos bien asignados a los clientes, ni organizarlos de forma eficiente", explica María. "Excel se nos quedaba corto por todos lados”.
Tenía claro que el sistema no funcionaba, si quería hacer crecer su negocio. Era el momento de digitalizar y automatizar algunos procesos internos. Y, buscó una herramienta que permitiera gestionar todos los proyectos y tareas sin perder información por el camino.
Decidió cambiar su metodología de trabajo y la clave para conseguirlo pasó por dejar atrás Excel e invertir en un programa de gestión de proyectos.
Probó varias aplicaciones: algunas gratuitas y otras de pago. Incluso, lo intentó con plataformas más caras como Odoo, pero ninguna terminaba de encajar.
“Ninguna nos permitía tener un proyecto con diferentes clientes asignados. Hasta que llegamos a Vendomia”, expresa la CEO de la consultora.
Gracias a este cambio, hoy Todo En Común gestiona más de 500 proyectos al año, muchos de ellos con múltiples clientes implicados.
El cambio de metodología: orden, visibilidad y trabajo en equipo
La implementación de Vendomia fue, en palabras de María, un antes y un después. “En el momento que empezamos a trabajar con Vendomia, en una semana ya notamos mogollón la efectividad”, nos comenta.
La única labor que requirió más esfuerzo antes de empezar a usarla seriamente fue la introducción de datos. Durante tres semanas, invirtió gran parte de su tiempo en subir la información de los proyectos y los clientes a la aplicación.
Pero, sin lugar a duda, nos asegura que este proceso mereció la pena. Ahora trabaja segura, sabiendo que no comete errores pasando datos ni corre el peligro de perder las carpetas de sus clientes.
“Con esta aplicación, no duplicábamos tareas, no se nos perdía información, íbamos a tiro hecho”, afirma María.
Lo que más valoran es la capacidad de ver toda la información de forma clara:
“Tenemos una vista global con tareas pendientes, recordatorios, calendario…”. Esto le facilita organizar mejor el flujo de trabajo y aprovechar al máximo el tiempo.
“Yo, como coordinadora del equipo, puedo ver qué hace cada persona, con qué cliente trabaja y en qué fase está. Es brutal”, añade María Ardid.
Gracias a esa visión general y a la posibilidad de centralizar todos los proyectos y subvenciones, Todo En Común ha podido escalar sin perder calidad en su servicio. Hoy son tres personas en el equipo, pero cada una gestiona proyectos de forma independiente, con una herramienta que les permite trabajar como si fueran diez.
No solo María Ardid ha conseguido escalar su negocio, con una pequeña plantilla. Aquí tienes el caso de otro cliente que consiguió gestionar más de 150 clientes sin aumentar su plantilla. Además, consiguió hacerlo reduciendo el tiempo que dedicaba a facturar a la mitad.
La facturación, el otro gran salto
Si la gestión de proyectos fue el primer paso hacia la digitalización, la facturación terminó de consolidar la transformación interna de Todo En Común.
“Antes facturaba en Excel y tenía que revisar todo a mano cada mes. Ahora, con Vendomia, es darle a un botón, ¡y ya está!”, nos cuenta María Ardid, CEO de la consultora.
La implantación del software fue progresiva. María empezó por lo más urgente: organizar y centralizar la gestión de proyectos. Una vez comprobó los resultados, decidió dar el siguiente paso: digitalizar la facturación.
Ahora, las tareas administrativas que antes le llevaban horas se resuelven en minutos. Y, puede centrarse plenamente en lo que realmente aporta valor: acompañar a las entidades sin ánimo de lucro para conseguir sus fines.
Uno de los grandes avances ha sido la automatización de la facturación recurrente. “Esas ya me las olvido. Solo dedico tiempo a las puntuales, y son muy pocas”, explica. Lo que antes era una tarea repetitiva y estresante, hoy está completamente automatizado.
“Empezar a facturar con Vendomia me dio la vida”, resume María Ardid.
Todo En Común no es el único caso. Cada vez más empresas que ofrecen servicios encuentran en el software de facturación una solución clave para ahorrar tiempo, evitar errores y mejorar la gestión administrativa. Aquí tienes otro ejemplo:
Cómo Slow Comunicación ha automatizado su proceso de facturación y sus cobros
Resultados de su transformación digital
María lo tiene muy claro: “Sí. Me arrepiento de no haberlo hecho antes. Tardé un año en pasar también la facturación y, cuando lo hice, me di cuenta del tiempo que habíamos perdido”.
Desde que Todo En Común apostó por digitalizar su negocio con Vendomia, ha gestionado más de 1.344 proyectos en dos años con un equipo de solo tres personas. Más de 500 de estos proyectos siguen activos, y el equipo trabaja con tranquilidad, sin caos, sin estrés y con todo bien organizado en su software de gestión.
La diferencia es enorme: ahora no solo trabajan con más clientes y proyectos, sino que han profesionalizado por completo su operativa. Todo gracias a una herramienta que se adapta a su forma de trabajar, y que además les ofrece un soporte cercano y eficaz en cada paso.
“Vendomia nos ha acompañado en todo el proceso. Siempre nos han dado respuesta, con un trato muy humano. Para nosotras fue una apuesta ganadora”, resume María.
En este vídeo puedes ver lo sencillo que es crear facturas con Vendomia:
Si tú también estás valorando organizar mejor tus procesos, automatizar tu facturación o gestionar proyectos con más eficiencia, no esperes más.
Empieza hoy a digitalizar tu negocio con una herramienta hecha para ti.
