Cuando una empresa crece, el volumen de datos también. Y si no se gestiona bien, puede que, en lugar de avanzar, acabes retrocediendo.

Eso es lo que Vaesma, una empresa de construcción y reformas, quería evitar a toda costa. Sabían que seguir confiando en libretas, agendas y partes en papel podía hacer que perdieran oportunidades comerciales o cometieran errores en obra.

Por eso, decidieron modernizar su gestión con Vendomia, un ERP para reformas diseñado para centralizar la información.

"Antes todo estaba en libretas. Ahora controlamos ventas, presupuestos y partes desde la tablet, sin perder tiempo ni información”, aclara Manuel Muñoz, fundador de Vaesma.

Hoy, trabajan con más control, más orden y la información siempre a mano, sin perder más tiempo del necesario.

Software de gestión para reformas: proceso de ventas digital

En el área comercial, antes todo dependía de la memoria. Si cambiaban de libreta o agenda, se perdía el seguimiento. Ahora, con una tablet en mano y Vendomia como herramienta central, cada visita queda registrada dentro de una línea de trabajo clara y consultable.

“El tiempo que dedico es similar, pero la gran ventaja es que ahora los datos no se pierden. Todo lo recojo en la tablet y sé en qué punto está cada venta”, comenta el CEO de Vaesma. 

Gracias a la posibilidad de añadir actividades en cada fase del proceso comercial, pueden registrar cada paso. Documentan desde llamadas de seguimiento hasta solicitudes de planos o visitas adicionales. Esto es clave en ventas largas, como suele suceder en proyectos de reforma que dependen del calendario del cliente.

“Antes todo estaba en la cabeza, ahora todo queda anotado en la línea temporal de cada oportunidad”, afirma Manuel.

Gestión de presupuestos de obra con ERP para reformas

En el área de presupuestos, aunque sigue ajustando los precios manualmente para adaptarlos a cada caso, ha ganado en agilidad y control. La gestión de presupuestos de obra es ahora más ágil, con márgenes claros y control de horas por operario.

Ahora puede ver márgenes directamente dentro del documento, algo fundamental para tomar decisiones rápidas sin perder rentabilidad. Además, los grupos de trabajo dentro de una partida permiten controlar qué trabajos hay que hacer, qué pedir a proveedores y cómo limitar las horas de cada operario.

“Tener los márgenes claros dentro del presupuesto me permite valorar todo más ágilmente”, dice el gerente de Vaesma.

Digitalización de partes de trabajo en pymes de reformas

Uno de los mayores logros de Vaesma ha sido eliminar por completo los partes en papel. Se acabaron las frases de “mañana te los doy” o “creo que se han quedado en la furgoneta”.

Ahora, los operarios completan los partes de trabajo desde el móvil y la oficina tiene acceso a toda la información en tiempo real. Lo hacen todo desde el ERP para reformas.

Su CEO lo tiene muy claras sus ventajas: “Antes dedicábamos un par de días por semana a organizar los partes. Ahora, con una tarde más o menos, tenemos todo valorado”.

Además, tener todos los partes centralizados en el mismo sitio ha reducido errores y mejorado la supervisión. Aunque reconocen que aún hay margen de mejora con el factor humano, están considerando implementar alertas automáticas para asegurarse de que se entregan los partes diarios a tiempo.

“Lo más útil es que al hacerlos en el teléfono, siempre los llevan encima. Ya no hay excusas”, argumenta este profesional de las reformas. 

Software de control de proyectos para pymes de servicios

La gestión de proyectos era otro punto débil. Hasta ahora, lo resolvían con carpetas físicas y documentos sueltos. Esto hacía que tuviesen mucho caos de información entre el papel y dificultase el desarrollo de sus tareas diarias.

Pero, Vendomia les ha dado la posibilidad de agrupar toda la información relevante en un solo lugar y localizar cualquier archivo de manera inmediata. Ahora, son mucho más ágiles y organizan los proyectos de forma más eficiente. 

Aún están explorando herramientas como el diagrama de Gantt, la agrupación de datos por proyecto ya les ha ahorrado mucho tiempo. Este software de control de proyectos para pymes les ha permitido ganar tiempo y centralizar toda la información en un solo lugar.

Software de gestión para empresas de reformas: más control y rentabilidad

Vaesma tiene claro su siguiente objetivo: analizar la rentabilidad real de la empresa por departamentos. Quiere saber qué empleados son más rentables, cuánto tiempo se dedica realmente a cada proceso y cómo optimizar la carga de trabajo de la oficina.

Su visión es clara. Con los datos de partes de trabajo, presupuestos, facturas y costes, Vendomia puede ofrecer una radiografía completa del negocio.

El caso de Vaesma muestra cómo una empresa de reformas puede digitalizarse sin complicaciones. Con pasos progresivos y centrados en lo práctico, han logrado:

• Ganar fiabilidad en sus datos comerciales.
• Mejorar el seguimiento y rentabilidad de los presupuestos.
• Agilizar el control de partes de trabajo.
  
• Organizar mejor la documentación de sus proyectos.
  

Y lo mejor: todo sin aumentar el tiempo de trabajo. Porque cuando la herramienta se adapta a la empresa, y no al revés, los resultados llegan solos.

¿Te gustaría organizar tu empresa como lo ha hecho Vaesma? Si quieres implementar un ERP para reformas en tu pyme, hablemos de cómo hacerlo sin perder tiempo.

El caso de Vaesma demuestra cómo un software de gestión para empresas de reformas puede transformar procesos sin complicaciones.