Cuando arrancamos una empresa, queremos mantener los gastos bajos y empezar a generar ingresos cuanto antes. Por eso, en temas como la facturación o la gestión de proyectos, muchos recurren a Excel. Es una herramienta accesible, conocida y económica.

Pero pronto ese sistema práctico se convierte en un dolor de cabeza. Las fórmulas que se rompen, versiones duplicadas, errores difíciles de encontrar… Y cuando el volumen de trabajo crece, las limitaciones empiezan a ser un problema.

En este artículo te ayudamos a identificar si ya ha llegado el momento de dejar Excel para la gestión de tu empresa. También te contaremos qué alternativas existen y te mostramos alternativas que te permitirán ganar control, eficiencia y, sobre todo, tranquilidad.

El problema de usar Excel para llevar la facturación

Excel es genial para muchas cosas, pero no para gestionar los procesos internos de tu negocio. Y cuando tu empresa crece, empiezas a notar por qué.

Aquí los problemas más comunes que hemos visto en empresas que, como la tuya, comenzaron usando Excel:

Nada de automatización

Excel no fue creado pensando en la gestión de facturas ni la gestión de proyectos. Por eso, cuando la empresa comienza a crecer, sus limitaciones empiezan a notarse de forma clara.

Uno de los principales problemas es que no permite automatizar procesos. Todo el trabajo debe hacerse de manera manual: desde crear cada factura, introducir los datos, hasta calcular los impuestos correspondientes.

Esto consume mucho tiempo y deja espacio para que ocurran errores.

Errores humanos a la orden del día

Y hablando de errores, la probabilidad de que se produzcan es alta. Según un estudio reciente de la Universidad de Hawái, más del 80% de las hojas de cálculo de Excel contienen errores.

Un pequeño fallo en una celda, como por ejemplo, arrastrar mal una fórmula o modificar un dato accidentalmente, afecta a todo tu archivo. Puede hacer que una factura se envíe con información incorrecta o, peor aún, puede significar que no se reclame un pago a tiempo.

Estos errores, aunque parecen pequeños, pueden generar problemas importantes en la gestión financiera de un negocio. Un ejemplo mundialmente conocido de que Excel cuesta dinero es el caso de la entidad bancaria J.P. Morgan. Un trabajador introdujo mal un dato que les supuso una pérdida de 6 mil millones de dólares. 

Versiones duplicadas y pérdida de datos

Además, cuando varias personas necesitan acceder o modificar la misma hoja, el control de versiones se vuelve un caos. Es muy común que existan varias copias del mismo archivo con diferencias entre ellas. Y, esto puede llevar a no saber cuál es la versión más actualizada.

¿Resultado? Puede provocar pérdidas de información valiosa. Esta falta de control puede hacer que datos importantes desaparezcan o se sobreescriban sin querer.

Sin seguimiento ni trazabilidad

Excel no tiene forma de hacer un seguimiento automático de los cobros pendientes. Tampoco puede organizar las facturas de forma que sea fácil visualizarlas según su estado. No envía recordatorios, no clasifica las facturas vencidas ni te alerta cuando un pago está atrasado.

Todo esto obliga a realizar un control manual constante. Por lo tanto, no solo es engorroso, sino que también aumenta el riesgo de que se pasen por alto cobros. Y, se traduce en un efecto directo a la salud financiera de la empresa.

Casos reales de empresas que vivieron el caos de usar Excel

Y todo esto no es un problema teórico: lo hemos visto en decenas de empresas. Muchas llegaron a Vendomia tras pasar por esa etapa caótica en la que Excel ya no les servía.

Por ejemplo, Todo En Común, una consultoría social, vivía atrapada en un laberinto de hojas de cálculo. Intentaban organizar proyectos y facturas desde Excel, pero cuanto más crecía la actividad, más difícil era mantener el orden.

Los archivos se mezclaban. Los plazos de las subvenciones y ayudas se pasaban. Y, así,  el equipo acababa perdiendo más tiempo en buscar datos y estar alerta que en lo realmente importante: hacer avanzar sus proyectos.

Actualmente, María Ardid, fundadora de Todo En Común, tiene todo su negocio bajo control. Gestiona los proyectos sin dificultad introduciendo fechas claras en las tareas a realizar con vistas de calendario. Así no se le escapa nada. 

En el caso de Slow Comunicación, una agencia de marketing muy enfocada en el trato cercano con sus clientes, el Excel les suponía un freno enorme. La CEO, María, pasaba horas cada mes haciendo facturas manuales, revisando cobros uno a uno y, lo más frustrante, persiguiendo a clientes con recordatorios por impagos.

Sabían que ese sistema no era sostenible, especialmente al abrir nuevas líneas de negocio. Con Vendomia, no solo lograron automatizar el proceso de facturación, sino que también eliminaron los impagos. Ahora, las facturas se crean y se cobran automáticamente, y su tiempo se dedica a crecer, no a gestionar.

Y luego está Key&Rent, una empresa de alquiler turístico que necesitaba cobrar tras cada reserva para expandir su negocio a otras zonas de España. Pero como toda su gestión era manual, los cobros se hacían a final de mes, perdiendo liquidez y retrasando ingresos clave para su operación.

Cada reserva implicaba una factura generada y enviada a mano. Con la integración entre Vendomia e Icnea, todo ese proceso se automatizó. Ahora, cuando entra una reserva, se genera la factura y se cobra sin intervención humana. Eso les permitió escalar sin aumentar su carga administrativa.

Estos casos son un reflejo claro de lo que ocurre cuando el Excel deja de ser una solución y se convierte en una barrera. Son empresas reales, con problemas reales, que encontraron una salida efectiva al caos administrativo gracias a una herramienta pensada para gestionar de verdad.

Excel vs Vendomia: ¿qué cambia?

Durante un tiempo, Excel parece suficiente. Puedes crear una factura, copiarla, cambiar los datos, arrastrar una fórmula y tenerla lista para enviar. Pero llega un momento en que ese “arreglo rápido” se convierte en una montaña de archivos, versiones, correcciones, y tareas repetitivas que absorben tu tiempo.

Con Vendomia, ese esfuerzo desaparece. Todo lo que antes hacías manualmente se automatiza y se organiza en un sistema hecho para gestionar la facturación de verdad.

La automatización marca la diferencia

Mientras que en Excel debes crear cada factura a mano, con Vendomia puedes configurarlas una vez y olvidarte. Si tienes clientes con tarifas mensuales, las facturas se generan y se envían automáticamente en la fecha establecida.

Y si además tienes domiciliación SEPA integrada, también se cobran solas. Nada de perseguir pagos ni revisar hojas una a una.

El control del estado de cobros es inmediato

Con Excel, para saber qué facturas están pagadas, cuáles están pendientes o cuáles ya se han vencido, tienes que abrir archivos. Además, debes cruzar datos, comprobar correos o incluso contactar con clientes.

En Vendomia lo ves de un vistazo, en un solo panel, con filtros, estados y notificaciones claras.

La seguridad no es un lujo, es una necesidad

En Excel, cualquier error puede costarte caro: una fórmula borrada, un archivo sobrescrito, una versión desactualizada. Con Vendomia, todos los datos están respaldados en la nube, con acceso controlado y sin miedo a perder nada por error. Cada cambio queda registrado y puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Eficiencia es no repetir trabajo

Excel te obliga a copiar, pegar, buscar datos, enviar correos, generar PDFs, archivarlos…

Con Vendomia, todo está integrado. Creas un cliente una vez, generas presupuestos y facturas en segundos, las envías con un clic, y todo queda almacenado y organizado automáticamente.

Y lo más importante: escala contigo

En Excel, más clientes significan más lío. Cada nuevo proyecto implica más hojas, más seguimiento, más errores. Vendomia, en cambio, crece contigo. Ya gestiones 10 o 200 facturas al mes, el sistema no se resiente. De hecho, muchas tareas seguirán siendo exactamente las mismas: configurar, revisar, y listo.

Un caso claro es el de Key&Rent, que consiguió eliminar el cuello de botella que suponía su facturación. Las reservas se facturan automáticamente y el cobro se realiza sin intervención del equipo. Eso es lo que permite escalar sin disparar la carga administrativa.

La diferencia es clara: con Excel trabajas para facturar, con Vendomia facturas para poder seguir trabajando.

¿Cuándo es momento de decir adiós a Excel?

Hay un momento en el que te das cuenta de que algo tan simple como hacer una factura se ha convertido en un ejercicio de paciencia. Abres el Excel con la intención de resolverlo en cinco minutos y acabas corrigiendo fórmulas, buscando celdas que no cuadran y repasando números por miedo a equivocarte. Si esto te suena, probablemente ya estés en ese punto.

• Empiezas a pasar más tiempo corrigiendo errores que facturando.

Lo que antes era una tarea rápida se alarga porque tienes que revisar todo dos veces. Un número mal arrastrado, una fórmula rota, un dato duplicado… y el miedo constante a enviar algo mal.

• Te cuesta saber qué facturas están cobradas y cuáles siguen pendientes.

Tienes que abrir varios archivos, mirar correos, comprobar el banco, y aun así, no tienes una visión clara. Esto no solo te quita tiempo: pone en riesgo tu flujo de caja y complica la toma de decisiones.

• Quieres automatizar cobros, pero Excel no te lo permite.

Sabes que hay formas de hacer las cosas más fácil, que podrías enviar recordatorios automáticos o cobrar por domiciliación. Pero Excel no puede ayudarte en eso. Y tú sigues haciéndolo todo manual.

• Tu negocio crece, y Excel empieza a estorbar.

Más clientes, más proyectos, más facturas. Y de repente, esa hoja que antes funcionaba se vuelve lenta, se desorganiza, se rompe. Cuanto más creces, más evidente se hace que Excel no puede seguir tu ritmo.

Cuando llegas a este punto, cambiar de herramienta no es un gasto, es una inversión. Y además, una que se recupera rápido. 

Cómo cambia tu día a día con Vendomia

Imagina hacer presupuestos y facturas  sin errores ni revisiones interminables. Imagina que tus cobros se gestionan solos, que recibes avisos y recordatorios sin mover un dedo. Imagina que tienes toda la información ordenada y accesible en un solo lugar.

Con Vendomia, esto es posible.

No necesitas ser un experto ni hacer grandes inversiones para empezar. Además, cuentas con un equipo que te acompaña durante todo el proceso, resolviendo dudas y ajustando la herramienta para que encaje con lo que realmente necesitas.

Pero, si tienes dudas, aquí te dejamos el testimonio de María Ardid. En el siguiente vídeo, habla de como era usar Excel y otros programas de gestión en su consultoría social.