Las certificaciones de obra son uno de los puntos más importantes —y a la vez más conflictivos— en cualquier obra o reforma. De ellas dependen los pagos parciales, el control del presupuesto y, en muchos casos, la relación entre el cliente y la empresa de reformas.

Sin embargo, no siempre está claro qué se certifica, cómo se calcula ni cuándo corresponde pagar una certificación de obra. Esto provoca malentendidos habituales: trabajos cobrados antes de estar terminados, desviaciones de presupuesto o discusiones sobre el porcentaje real de obra ejecutada.

En este artículo te explicamos cómo funcionan las certificaciones de obra paso a paso, qué tipos existen, cómo se calculan correctamente y qué debes tener en cuenta para evitar errores, tanto si eres cliente como si eres una empresa de reformas u oficios.

Si quieres entender de forma clara y práctica qué estás pagando en cada fase de la obra y cómo usar las certificaciones de obra como una herramienta de control y transparencia, sigue leyendo.

¿Qué son las certificaciones de obra?

Las certificaciones de obra son documentos que reflejan el trabajo realmente ejecutado en una obra o reforma durante un periodo determinado. Su función principal es cuantificar el avance de la obra para justificar los pagos parciales acordados entre el cliente y la empresa de reformas o de oficios.

En otras palabras, una certificación de obra indica qué parte del presupuesto ya se ha ejecutado y puede facturarse, ya sea en forma de porcentaje, por partidas o mediante mediciones reales.

A diferencia de un presupuesto —que es una previsión—, la certificación de obra se basa en trabajos ya realizados, visibles y comprobables en la obra.

Qué información incluye una certificación de obra

Aunque puede variar según el tipo de obra o contrato, una certificación de obra suele incluir:

• Las partidas o capítulos del presupuesto original.
• El porcentaje de ejecución o las mediciones realizadas en cada partida.
• El importe certificado correspondiente a ese avance.
• El periodo de certificación (mensual, por fase o por hito).
• La conformidad de las partes implicadas.

Este nivel de detalle es clave para evitar confusiones y mantener el control económico del proyecto.

Certificación de obra no es lo mismo que factura

Es importante no confundir ambos conceptos.

La certificación de obra es el documento que justifica el avance de los trabajos, mientras que la factura a origen es el documento económico que se emite a partir de esa certificación.

Primero se certifica lo ejecutado; después, se factura lo certificado. Cuando este orden no se respeta, suelen aparecer problemas.

Por qué son clave en obras y reformas

Las certificaciones de obra permiten:

• Saber exactamente qué se ha hecho y qué queda pendiente.
• Evitar pagos por trabajos no terminados.
• Controlar desviaciones respecto al presupuesto inicial.
• Mantener una relación transparente entre cliente y empresa.

Por eso, aunque no siempre sean obligatorias, las certificaciones de obra son una herramienta fundamental de control y confianza en cualquier proyecto de construcción o reforma.

Para qué sirven las certificaciones de obra

Las certificaciones de obra sirven, principalmente, para controlar el avance real de una obra y regular los pagos de forma justa y transparente. No son un simple trámite: bien utilizadas, se convierten en una herramienta clave para evitar conflictos y mantener el proyecto bajo control.

A continuación, te explicamos sus funciones principales.

Controlar el avance real de la obra

Una certificación de obra permite saber qué parte del trabajo está realmente ejecutada en cada momento. Esto es especialmente importante en obras que se desarrollan por fases o capítulos, donde el progreso no siempre es lineal ni evidente para el cliente.

Gracias a las certificaciones, el avance queda documentado y cuantificado, no sujeto a interpretaciones.

Justificar los pagos parciales

Las certificaciones de obra son la base para los pagos a cuenta durante la ejecución de la obra.
El cliente paga en función de lo ejecutado, no de lo previsto ni de lo pendiente.

Esto protege a ambas partes:

• El cliente evita adelantar dinero por trabajos no terminados.
• La empresa puede facturar conforme va ejecutando la obra.

Evitar desviaciones y sobrecostes

Al comparar cada certificación con el presupuesto inicial, es más fácil detectar:

• Desviaciones económicas.
• Cambios de alcance.
• Partidas que se están ejecutando más rápido o más lento de lo previsto.

Este seguimiento periódico reduce sorpresas al final de la obra.

Aportar transparencia y reducir conflictos

Muchas discusiones en obra surgen por una pregunta simple: “¿Cuánto está realmente hecho?”

Las certificaciones de obra responden a esa pregunta de forma objetiva, dejando constancia por escrito del estado de la obra. Esto mejora la comunicación y reduce conflictos entre cliente y empresa.

Servir como respaldo documental

En caso de desacuerdos, retrasos o revisiones posteriores, las certificaciones de obra actúan como registro histórico del desarrollo del proyecto.

Son una referencia clara de qué se ejecutó, cuándo y por qué importe.

Cómo se calculan las certificaciones de obra

El cálculo de las certificaciones de obra depende de cómo esté planteado el presupuesto y de cómo se haya acordado la forma de pago. No existe un único método, pero sí dos sistemas principales que se utilizan en la mayoría de obras y reformas.

Entenderlos es clave para saber qué se está certificando realmente y evitar errores habituales en los importes.

Certificaciones de obra por porcentaje de ejecución

Este es el sistema más habitual en reformas integrales y obras cerradas por capítulos.

Cada partida del presupuesto tiene un importe total y, en cada certificación, se indica qué porcentaje de esa partida ya está ejecutado. El importe certificado se calcula aplicando ese porcentaje al precio acordado.

Ejemplo:
Si una partida de albañilería tiene un importe de 10.000 € y se certifica un 40 %, el importe certificado será de 4.000 €.

Este método es sencillo y rápido, pero exige que el porcentaje refleje un avance real y verificable del trabajo.

Certificaciones de obra por mediciones reales

En este caso, la certificación se basa en unidades de obra realmente ejecutadas, no en porcentajes.

Es habitual en:

• Obras por precios unitarios.
• Trabajos de oficios concretos (electricidad, fontanería, pladur, etc.).

Se certifican metros cuadrados, metros lineales, unidades o cualquier otra medida definida en el presupuesto.

Ejemplo:
Si se han colocado 60 m² de alicatado a un precio unitario de 35 €/m², el importe certificado será el resultado de esa medición real.

Este sistema es más preciso, pero también requiere mayor control y detalle.

Certificaciones de obra por hitos o fases de trabajo

En algunas obras, las certificaciones se vinculan al cumplimiento de hitos concretos, previamente acordados.

Por ejemplo:

• Demoliciones finalizadas.
• Instalaciones terminadas.
• Acabados completados.

Cada hito tiene asociado un importe fijo que se certifica una vez finalizado el trabajo correspondiente. Este método es habitual cuando se busca simplificar el control y reducir discusiones sobre porcentajes.

Periodicidad de las certificaciones de obra

Independientemente del método de cálculo, las certificaciones de obra pueden realizarse:

• De forma mensual (lo más habitual).
• Al finalizar una fase concreta de la obra.
• En función del ritmo real de los trabajos, en reformas pequeñas.

Lo importante es que la periodicidad esté claramente definida desde el inicio.

Quién emite y valida una certificación de obra

Para que una certificación de obra tenga sentido y cumpla su función, es fundamental que esté bien emitida y correctamente validada. De lo contrario, deja de ser una herramienta de control y se convierte en un foco de conflictos.

Quién emite una certificación de obra

Por norma general, la certificación de obra la emite la empresa de reformas o el profesional que ejecuta los trabajos. Es quien conoce de primera mano el avance real de la obra y quien desglosa las partidas que se están certificando.

En este documento se detallan:

• Los trabajos realizados.
• El porcentaje o las mediciones ejecutadas.
• El importe correspondiente a ese avance.

La emisión de la certificación implica una declaración de obra ejecutada, por lo que debe ser fiel a la realidad del proyecto.

Quién valida una certificación de obra

La validación corresponde a la parte que contrata la obra, normalmente el cliente o promotor. En obras de mayor envergadura, esta validación puede realizarla un técnico o dirección de obra, si existe.

Validar una certificación significa:

• Comprobar que los trabajos certificados están realmente ejecutados.
• Revisar que los importes coinciden con el presupuesto acordado.
• Aceptar el importe que servirá de base para la factura.

Hasta que no está validada, la certificación no debería dar lugar a un pago.

La importancia del acuerdo entre ambas partes

Una certificación de obra no debería ser un documento unilateral. Para que funcione correctamente, debe existir consenso entre quien certifica y quien valida.

Cuando ambas partes comparten el mismo criterio:

• Se evitan discusiones sobre el estado real de la obra.
• Se agilizan los pagos.
• Se mantiene una relación profesional y transparente.

Certificaciones de obra con o sin técnico

En reformas pequeñas, es habitual que las certificaciones se gestionen directamente entre cliente y empresa. En obras más complejas, la intervención de un técnico aporta mayor objetividad y control, especialmente en certificaciones por mediciones.

En ambos casos, lo importante no es quién firma, sino que la certificación refleje trabajos reales, medibles y verificables.

Relación entre las certificaciones de obra y la facturación

Las certificaciones de obra y la facturación están directamente relacionadas, pero no son lo mismo. Entender esta diferencia es clave para saber qué se está pagando en cada momento y cómo se estructuran los cobros durante la ejecución de una obra o reforma.

La certificación es el documento que justifica el avance de los trabajos, mientras que la factura es el documento económico que se emite a partir de esa certificación.

La certificación como base de la factura

En un sistema correcto de gestión de obra, el orden es siempre el mismo:

1. Se ejecuta el trabajo.
2. Se certifica lo realmente ejecutado.
3. Se emite la factura por el importe certificado.

Esto garantiza que la facturación esté respaldada por un avance real de obra y evita adelantos injustificados.

Qué es la factura a origen

La factura a origen es la forma habitual de facturar las certificaciones de obra. En lugar de facturar únicamente el importe del periodo, la factura refleja el total acumulado de obra ejecutada desde el inicio.

En cada factura se indica:

• El importe total certificado a origen.
• El importe ya facturado en certificaciones anteriores.
• El importe a facturar en ese periodo, que es la diferencia.

Este sistema permite tener una visión clara y acumulada del estado económico de la obra en todo momento.

Por qué la factura a origen es la más utilizada

La facturación a origen facilita:

• El control del importe total ya ejecutado.
• La comprobación de que no se factura dos veces el mismo trabajo.
• La trazabilidad entre certificaciones y facturas.

Tanto para el cliente como para la empresa, es un sistema más transparente y fácil de verificar.

Certificaciones, anticipos y pagos a cuenta

En algunos casos, pueden existir:

• Anticipos iniciales.
• Pagos a cuenta.
• Retenciones acordadas.

Estos importes deben quedar claramente reflejados y descontados en la facturación a origen para que el cliente tenga siempre una visión real del importe pendiente y del total de la obra.

Errores frecuentes en las certificaciones de obra

Las certificaciones de obra están pensadas para aportar control y transparencia, pero cuando se gestionan mal pueden convertirse en el origen de muchos problemas. La mayoría de conflictos entre clientes y empresas de reformas no surgen por la obra en sí, sino por cómo se certifica y se factura.

Estos son los errores más habituales.

Certificar trabajos no terminados

Uno de los errores más comunes es certificar partidas que no están completamente ejecutadas o que todavía no cumplen las condiciones acordadas.

Esto genera desconfianza y provoca discusiones innecesarias. La certificación debe reflejar siempre trabajos reales y verificables, no previsiones.

Usar porcentajes poco claros o subjetivos

Certificar por porcentaje es válido, pero solo si ese porcentaje está bien justificado. Cuando se utilizan cifras redondas sin criterio claro, el cliente no tiene forma de comprobar si ese avance es correcto.

Cuanto mayor sea el detalle, menor será el margen de discusión.

No vincular la certificación al presupuesto original

Otro error habitual es presentar certificaciones sin una referencia clara al presupuesto inicial. Esto dificulta el seguimiento del coste total de la obra y hace que las desviaciones pasen desapercibidas hasta el final.

Cada certificación debería poder compararse fácilmente con el presupuesto aprobado.

Confundir certificación con factura

Facturar sin una certificación previa o mezclar ambos conceptos es una fuente constante de problemas.

Primero se certifica lo ejecutado; después se factura lo certificado. Alterar este orden genera descontrol y desconfianza.

No dejar constancia por escrito

Acordar certificaciones de forma verbal o informal suele acabar mal. Las certificaciones de obra deben quedar documentadas, con fechas, importes y conformidad de las partes.

Esto protege tanto al cliente como a la empresa.

Falta de seguimiento periódico

No certificar con una periodicidad clara provoca acumulaciones difíciles de revisar y discutir. Las certificaciones periódicas facilitan el control y evitan sorpresas al final de la obra.

Identificar y evitar estos errores es clave para que las certificaciones de obra cumplan su función.
En los siguientes apartados veremos cuándo son obligatorias, responderemos a preguntas frecuentes y, al final, cómo hacer una certificación de obra de forma rápida y sencilla con Vendomia.

¿Son obligatorias las certificaciones de obra?

Las certificaciones de obra no siempre son obligatorias por ley, pero en la práctica son altamente recomendables en la mayoría de obras y reformas, especialmente cuando existen pagos parciales durante la ejecución.

Su obligatoriedad no depende tanto de la normativa como de cómo se haya contratado la obra.

Cuándo no son estrictamente obligatorias

En reformas pequeñas o trabajos muy puntuales, donde:

• El importe es reducido.
• El trabajo se ejecuta en un corto periodo de tiempo.
• El pago se realiza al finalizar la obra.

En estos casos, puede no ser necesario emitir certificaciones de obra, ya que el control es sencillo y directo.

Cuándo son recomendables

Las certificaciones de obra son muy recomendables cuando:

• La obra se ejecuta por fases o capítulos.
• Existen pagos periódicos durante la obra.
• El presupuesto es elevado.
• Intervienen varios oficios.

En estos escenarios, las certificaciones ayudan a mantener el control económico y evitan malentendidos.

Cuándo son prácticamente imprescindibles

En obras de mayor envergadura, reformas integrales o contratos donde los pagos se realizan en función del avance, las certificaciones de obra se convierten en una herramienta imprescindible, aunque no exista una obligación legal explícita.

Sin certificaciones, es difícil justificar pagos, controlar desviaciones y resolver posibles conflictos.

La certificación como garantía para ambas partes

Más allá de si son obligatorias o no, las certificaciones de obra actúan como una garantía:

• Para el cliente, porque paga por lo realmente ejecutado.
• Para la empresa, porque puede justificar sus cobros.

Por eso, cada vez más empresas y clientes las utilizan como parte natural de la gestión de la obra.

Un ejemplo de certificaciones de obra

Para entender mejor cómo funcionan las certificaciones de obra, veamos un ejemplo sencillo y habitual en una reforma.

Imaginemos una reforma integral con el siguiente presupuesto:

• Albañilería: 12.000 €
• Instalación eléctrica: 4.000 €
• Fontanería: 3.000 €
• Pintura: 2.000 €

Presupuesto total: 21.000 €

Tras el primer mes de obra, el avance es el siguiente:

• Albañilería: 50 % ejecutado
• Instalación eléctrica: 30 % ejecutado
• Fontanería: 0 % ejecutado
• Pintura: 0 % ejecutado

La certificación de obra reflejaría:

• Albañilería: 6.000 €
• Instalación eléctrica: 1.200 €
• Fontanería: 0 €
• Pintura: 0 €

Importe certificado total: 7.200 €

Ese importe certificado es el que sirve de base para la factura a origen, descontando lo que ya se haya facturado en certificaciones anteriores, si las hubiera.

Este sistema permite saber en todo momento qué trabajos están hechos, cuánto se ha ejecutado económicamente y cuál es el importe pendiente de obra.

Cómo hacer las certificaciones de obra paso a paso más fácil con Vendomia

Gestionar certificaciones de obra y generar facturas a origen puede resultar laborioso si se hace de forma manual: implica cálculos, control de importes anteriores y reorganización de partidas cada vez que se certifica un avance. Con un software de gestión de obras como Vendomia, este proceso deja de ser un problema y se convierte en algo rápido, coherente y sin errores.

Las facturas a origen, que son la forma estándar de facturar avances de obra, permiten generar facturas que incluyen tanto lo ya facturado como lo nuevo a cobrar, mostrando así el progreso acumulado de la obra en un solo documento. Esto facilita tanto el control económico como la validación por parte del cliente.

Cómo simplifica Vendomia cada fase del proceso

1. Partir del presupuesto original

Vendomia importa el presupuesto de la obra con sus partidas, precios y cantidades definidas, lo que evita duplicar trabajo manualmente.

2. Registrar avances de obra reales

A medida que se ejecutan trabajos, puedes actualizar el avance por partida mediante porcentajes o mediciones reales. Esto alimenta automáticamente la base de cálculo de la certificación.

3. Generar la certificación automáticamente

Vendomia toma los datos de avance y calcula el importe certificado del periodo, incluyendo los importes ya certificadas anteriormente para poder emitir una factura a origen correctamente.

4. Emitir la factura a origen sin errores

En lugar de generar facturas independientes, Vendomia crea una factura en origen que muestra:

• El total acumulado de la obra hasta el momento.
• Lo ya facturado en periodos anteriores.
• El importe actual a cobrar por la certificación.

Todo sin cálculos manuales ni esquemas de resta/confusión.

5. Histórico y trazabilidad completa

Cada certificación queda registrada y accesible, junto con las facturas a origen asociadas, lo que facilita comprobar el avance completo de la obra en cualquier momento.

Por si tienes dudas, aquí te dejo un vídeo donde puedes ver paso a paso cómo crear certificaciones y emitir facturas a origen para cobrarlas.

Con Vendomia, la gestión de certificaciones de obra y la emisión de facturas a origen pasa de ser una labor tediosa a un flujo cómodo y seguro, sin perder precisión ni trazabilidad.

Preguntas frecuentes sobre certificaciones de obra

¿Quién certifica las obras?

Las certificaciones de obra las certifica, por norma general, la empresa de reformas o el profesional que ejecuta los trabajos, ya que es quien conoce el avance real de la obra.

En obras de mayor envergadura, la certificación puede realizarse con la intervención de una dirección de obra o técnico, que revisa y valida que los trabajos certificados se corresponden con lo ejecutado.

¿Quién firma las certificaciones de obra?

Depende del tipo de obra y del acuerdo entre las partes.

En reformas y obras pequeñas, suele firmar la empresa ejecutora, con la conformidad del cliente.

En obras más complejas, pueden firmar la empresa que ejecuta la obra, el técnico o dirección de obra o, el promotor o cliente como aceptación.

Más allá de la firma, lo importante es que exista aceptación expresa del contenido de la certificación.

¿Las certificaciones de obra llevan IVA?

La certificación de obra en sí no lleva IVA, ya que es un documento técnico o económico de control del avance.

El IVA se aplica en la factura, que se emite a partir de la certificación de obra.

Por tanto:

• Se certifica el importe de obra ejecutada.
• Se factura ese importe aplicando el IVA correspondiente según el tipo de obra.

¿Qué son los pagos por certificación de obra?

Los pagos por certificación de obra son pagos parciales que el cliente realiza en función del avance real de los trabajos.

Cada vez que se emite y valida una certificación, se determina cuánto se ha ejecutado y se emite la factura correspondiente (normalmente a origen). Después, se realiza el pago por ese importe.

Este sistema evita adelantar dinero por trabajos no ejecutados y mejora el control económico de la obra.

¿Es obligatorio certificar una obra para poder facturarla?

No siempre es obligatorio por ley, pero sí es altamente recomendable. La certificación es el documento que justifica la factura, especialmente cuando se utiliza la factura a origen o existen pagos parciales.

Facturar sin una certificación previa suele generar problemas de control y discrepancias.

¿Se puede modificar una certificación de obra ya emitida?

Sí, pero debe hacerse con cuidado. Si una certificación contiene errores, lo correcto es:

• Ajustar la siguiente certificación.
• Reflejar la corrección en la factura a origen correspondiente.

Lo importante es que el importe acumulado total refleje siempre la realidad de la obra ejecutada.

¿Qué pasa si no se usan certificaciones de obra?

En obras con pagos parciales, no usar certificaciones suele provocar:

• Falta de control del presupuesto.
• Dificultad para justificar facturas.
• Conflictos entre cliente y empresa.

Por eso, aunque no sean obligatorias en todos los casos, las certificaciones de obra son una buena práctica fundamental.

Las certificaciones de obra son una herramienta clave para controlar el avance real de una obra o reforma, justificar los pagos y evitar conflictos entre cliente y empresa. Cuando se utilizan correctamente, aportan transparencia, orden y control económico durante todo el proyecto.

Entender cómo se calculan, quién las emite, cómo se relacionan con la facturación y cuáles son los errores más habituales permite tomar mejores decisiones y evitar muchos de los problemas que suelen aparecer en obra.

Además, contar con una herramienta que simplifique este proceso marca una gran diferencia. Automatizar las certificaciones y la factura a origen no solo ahorra tiempo, sino que reduce errores y profesionaliza la gestión económica de la obra.

Si quieres gestionar tus certificaciones de obra de forma clara, rápida y sin complicaciones, soluciones como Vendomia te permiten hacerlo de manera sencilla, manteniendo el control total del proyecto desde el presupuesto hasta la última factura. Y, puedes pobar cómo funciona de forma totalmente gratuita solicitando una demo en el botón de bajo.