Lo más importante cuando tenemos una empresa es poder generar ingresos constantes que te permitan seguir trabajando.

Cuando eres una empresa pequeña, la creación de las facturas y el seguimiento de los pagos puede ser muy complicado. Los clientes no terminan de hacer las transferencias o te falta tiempo para revisarlas.

Slow Comunicación ha conseguido reducir en un 90% el tiempo dedicado a la facturación. ¿Cómo? Ahora te lo explico. 

Trabajando en nuevas líneas de negocio

La mayoría de clientes de Slow Comunicación son referidos y recomendaciones de otros clientes. El proceso de captación arranca de una manera muy cercana y manual: una llamada, un café, etc.

Es una agencia muy cercana y personal. Eso es algo fundamental para la agencia. Sin embargo, tiene un reto por delante: automatizar procesos sin perder su trato más íntimo.

La necesidad de automatizar y ahorrar tiempo nace con la expansión de su agencia, especializándose en el sector de los eventos y el sector de la construcción. 

Su principal foco es optimizar los procesos donde no se pierde el contacto personal. Han decidido empezar por la facturación y la gestión de cobros por tres motivos:

• Es un proceso que quita mucho tiempo, que no aporta valor añadido.
• La situación de reclamar dinero a un cliente no es algo agradable.
• Es un proceso puramente administrativo, sin contacto personalizado.

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Un cambio a una nueva tecnología

A pesar de ser una empresa con un equipo joven, el cambio a una nueva tecnología y un nuevo proceso de trabajo siempre es un reto. Sin embargo, la curva de aprendizaje es más rápida por dos motivos:

• Estamos digitalizando un departamento concreto.
• El personal de la empresa tiene experiencia en software de gestión.

Con el apoyo de nuestro equipo, formaciones y vídeos pensados para reducir el tiempo de aprendizaje, Slow Comunicación desde el primer mes ya ha implementado todos los cambios.

“La gestión es muy rápida. La automatización mediante SEPA está siendo la mejor decisión de estos 10 años” - María, CEO de Slow Comunicación

Con unos pocos cambios, todo el proceso de alta de nuevos clientes es mucho más eficiente, con menos errores manuales y automatizable a lo largo del tiempo.

Sistema de cobro por SEPA

Uno de los primeros cambios es cómo se cobra a los clientes. Algo muy interno de la empresa. Se ha decidido pasar a otro método de SEPA para que la gestión de cobros sea mucho más sencilla.  

Existía el problema de los clientes actuales que no usaban ese método y podían ser reticentes. Pero, como la cercanía de la agencia era un pilar fundamental, se pudo pasar a todos los clientes a este método de pago.

Para hacer el sistema de remesa utilizamos GoCardless, una alternativa a los bancos. La gran ventaja es que los cobros se hacen desde la plataforma Vendomia. Ya no hay que descargar el mandato y subirlo, sino que las facturas se cobran automáticamente, eliminando un proceso de cobro.

“He reducido los impagos al 100%” nos cuenta María.

Sistema de facturas recurrentes

La creación de facturas mes a mes es un proceso que frena a la empresa. Además, suele generar problemas de escala. Más clientes, más facturas. 

Para la generación de facturas hemos implantado el sistema de facturas recurrentes de Vendomia. Cada cliente tiene asociado una factura que se crea según un plazo establecido y con unos conceptos y precio. 

Ahora salvo proyectos puntuales como creación de páginas web, las facturas que se crean solas y se cobran automáticamente. La agencia solo hace una revisión de las facturas creadas.

“Antes dedicaba una hora y media en facturar. Ahora está todo automatizado” añade.

Panel de Clientes

Las facturas se envían por correo en el momento que se crean. Sin embargo, para clientes que puedan solicitar las facturas también hemos implantado este panel.

El cliente puede acceder mediante usuario y contraseña para acceder a sus facturas y descargarlas. De esta forma, se cortan de raíz las peticiones de solicitud de facturas que quitan tiempo y ralentizan el desarrollo normal de las actividades de la empresa. 

Sistema de Plantilla de Contrato

Para arrancar esta nueva manera de gestionar la facturación se necesita un contrato y un documento SEPA. Por ello, una clave para hacerlo lo más fácil posible es crear un único documento que reúna toda la información.

El sistema de plantilla te permite cambiar los datos del cliente en unos pocos clics y el contenido al ser servicios muy parecidos no cambia. 

En apenas unos pocos minutos, el cliente ya recibe el contrato a cumplimentar y, con este devuelto, la agencia puede gestionar todo el proceso de facturación en unos pocos minutos.

“Antes los contratos se redactaban en Word y era más lento. Ahora, en cuanto incluyo al cliente, se implementa automáticamente” - María, CEO de Vendomia

Resultados de usar Vendomia

Tras dos meses de uso con el software de gestión hemos entrevistado a María, CEO de Slow Comunicación, para hacer un estudio de mejora de eficiencia. Los resultados han sido inmediatos. 

1. El tiempo dedicado a la facturación mensual ha pasado de una hora y media a prácticamente cero, ya que la facturación es automática.
2. La gestión de impagos es un proceso que ha dejado de existir en la empresa y con él ha desaparecido el estrés que generaba al equipo. Esto supone un ahorro de tiempo y mucha tranquilidad.
3. El uso de plantillas de contratos permite un alta de clientes mucho más rápido al automatizar los cambios de datos fiscales de clientes.
   

Una ventaja a largo plazo es un sistema más escalable, en el cual el crecimiento de clientes no implique un coste administrativo elevado. Duplicar el número de clientes puede suponer un incremento mínimo en el alta y la facturación de los servicios.

Conclusiones 

Cuando empezamos a hablar con María de hacer un cambio de facturación existía una incertidumbre sobre los resultados que podíamos conseguir trabajando juntos.

Era una implementación complicada, ya que supone una configuración inicial de ningún software, por lo que mucho trabajo era manual.

Otro miedo es un cambio de sistema respecto a clientes acostumbrados a métodos de pagos distintos. ¿Qué dirían? ¿Se podría implementar?

Sin embargo, ante la comodidad de un sistema automatizado y un proceso de trabajo establecido, las excepciones no suelen tener lugar. Siendo el nuevo sistema el método de cobro de todos los clientes existentes y nuevos. 

Y es que cuando todos los cobros son automáticos, si tienes un cliente que no va por ese camino, es una espina que no te deja olvidarte de un proceso. 

Gracias a la automatización, la facturación manual ha quedado en el pasado.

Ahora, Slow Comunicación puede centrarse en lo realmente importante: hacer crecer su negocio sin que la gestión administrativa suponga un freno.