Caso de Estudio: “Dedicábamos 8 horas al mes a facturar y ahora 10 minutos al día. En la mitad de tiempo, gestionamos muchos más clientes”
Cuando tu empresa empieza a crecer, lo normal es que tu carga administrativa crezca también.
Pero, ¿y si no tuviera que ser así?
En Key&Rent lo tenían claro: crecer no podía significar pasar más horas facturando. Por eso, hemos aplicado la tecnología para que su sistema de facturación no se viera afectado por el aumento de clientes.
Con 10 minutos para facturar al día, gestionan entre 100 y 200 clientes de forma controlada.
La automatización les ha permitido escalar sin sumar costes administrativos. Ahorrar grandes costes y captar más clientes con menos coste adicional administrativo es clave para crecer de manera eficiente y sostenible.
Escalando con menos costes administrativos
Key&Rent se dedica a la gestión de alquileres vacacionales. Se encargan de tramitar las reservas, la limpieza y el mantenimiento de las viviendas.
Esto implica muchas propiedades gestionadas, mucha gestión de comisión y reservas de pocos días.
Empezaron de manera manual y casera, llevando unas pocas viviendas y han pasado a llevar la gestión de más de 150 viviendas.
El coste administrativo es elevado, cada vivienda puede tener varias reservas mensuales con sus correspondientes trámites de entrada, salida, incidencias, limpieza y facturación.
La facturación ha cambiado: antes dos personas del equipo dedicaban 4 horas mensuales cada una a la facturación. En total, dedicaban 8 horas mensuales a facturar. Ahora, con tan solo 10 minutos al día, gestionan cientos de viviendas.
En otras palabras, gestionan casi 200 clientes en la mitad de tiempo. Cada vivienda adicional, apenas supone unos segundos de revisión.
“Ahora mismo tenemos muchos más clientes, pero realmente la facturación está totalmente automatizada.” - Julio, Fundador de Key&Rent
Con su antiguo sistema, tenían que cobrar mes a mes. Y, como se hacía a través de transferencia bancaria, luego tenían que revisar de forma manual que esta se hubiese hecho correctamente.
Actualmente, los cobros se hacen a través del software de gestión y cobran el día después de hacer la reserva.
“Ya no tenemos que esperar. Cobramos inmediatamente el día después de hacer la reserva, no mes a mes.” - comenta Julio.
El beneficio de un proceso automatizado
La ventaja de trabajar con Key&Rent es que tienen claro cómo debería funcionar su sistema. Por ello, casi desde el principio, hemos podido ofrecerles la tecnología que ellos sabían que necesitaban.
La automatización de la facturación se ha basado en tres claves:
- Creación automática de facturas respecto a las reservas.
- Envío inmediato de la factura al cliente final o desde Vendomia.
- Cobro mediante SEPA desde Vendomia sin descargar el mandato.
En otras palabras, el sistema hace todo el trabajo. La administración ha dejado de ser responsable de la facturación, pasando a un rol de supervisión diaria sobre las facturas generadas.
El ahorro de tiempo ha sido inmediato. La reducción de errores humanos se ha eliminado por completo.
El equipo se despreocupa de toda la parte de facturación y cobros, y se centra en tareas más importantes, como la entrada y salida de clientes.
La clave es la integración
Para conseguir un sistema tan automático es importante conectar distintas herramientas, cada una especializada en una función diferente.
El proceso arranca en Icnea, un software especializado en la gestión de alquileres vacacionales. Este se encarga de enviar las propiedades a portales como Airbnb o Booking y, además, gestiona los calendarios generales de las viviendas y sincroniza las reservas. Es decir, maneja la gestión pura de las reservas.
Cuando ya existe una reserva, Icnea envía los datos de la reserva a Vendomia. Vendomia usa esta información —como fechas, vivienda, coste, entre otros— y la completa con datos adicionales para crear una factura a medida.
Por ejemplo, si un cliente tiene un acuerdo de un 20% con Key&Rent, Vendomia automáticamente calcula el porcentaje correcto para que la factura se cree lista para enviar.
Y eso hace, la genera, la envía y la cobra.
La última pieza en su nueva forma de facturar es GoCardless. Gocardless es un sistema SEPA como alternativa a los bancos. Gracias a su conexión, Vendomia puede a través de ellos cobrar la facturas automáticamente sin tener que hacer nada.
El trabajo real del sistema
La parte que realmente requiere más atención es el software de alquiler vacacional. Es ahí donde se ajustan precios y se gestionan incidencias más a menudo.
Si Icnea está controlado, el proceso de Vendomia y Gocardless es automático. Solo supone un rol de supervisión. El equipo solo tiene que supervisar que todo esté correcto y, en casos puntuales, hacer algún ajuste si surge algún error.
Conclusión
Key&Rent es un ejemplo de empresa que ha dedicado recursos a la mejora tecnológica de su empresa. Gracias a la automatización, han crecido dando un servicio más dedicado a sus clientes.
Actualmente, se expande por la Comunidad Valenciana y Madrid. Lo hacen con la tranquilidad de contar con un sistema que crece con ellos, es más controlable y trabaja en un segundo plano.
Si te interesa optimizar tus procesos de facturación, también te puede resultar útil el caso de estudios de Slow Comunicación. Esta agencia de marketing consiguió ahorrar el 90% del tiempo que destinaba a la facturación y eliminar los impagos de clientes.
¿Quieres saber cómo?
Te contamos más sobre los 4 cambios que implementaron en su proceso de facturación en el siguiente artículo.
Cómo un cliente ahorró el 90% del tiempo que dedicaba a facturar.
