¿Alguna vez te has excedido del presupuesto en un proyecto? O, ¿se ha cumplido la fecha límite que te habías marcado para acabarlo? Seguramente haya pasado porque no has planificado de modo eficiente tus proyectos. 

Tener un plano o mapa a seguir bien detallado y estructurado es clave para alcanzar los objetivos que te has establecido en cada proyecto. 

Un plan de acción que establezca cada paso a seguir te ayuda a mantener el rumbo, optimiza la gestión del tiempo, los recursos y el presupuesto. Esta planificación eficiente te permite anticipar posibles obstáculos, asignar tareas de manera estratégica y garantizar que cada fase del proyecto se desarrolle sin contratiempos.

Planificar y controlar un proyecto no es tarea fácil. Por eso, te quiero contar en que se basa la gestión de proyectos y cómo puede ser una herramienta útil en tu día a día. 

¿En qué se basa la gestión de proyectos? 

La clave está en definir claramente el rol de cada persona, especificar las tareas, su secuencia y plazos, incluyendo la fecha límite del contrato. Esto nos permite: 

• Supervisar el progreso. Comparando avances con la planificación esperada. 
• Detectar y resolver problemas. Aprender de ellos y prevenir futuros inconvenientes. 
• Reaccionar con rapidez y eficiencia. Actuar de inmediato para minimizar riesgos y mantener el proyecto en marcha. 

Al tener una definición clara desde el inicio del proyecto, te permite prever y controlar los posibles problemas que pueda haber en un futuro.

Fases de la gestión de proyectos 

¿Qué es una fase? 

Las fases de los proyectos son el conjunto de pasos a seguir durante su desarrollo, desde la idea inicial hasta su finalización. Suelen variar dependiendo del sector laboral y del tipo de proyecto.

Sin embargo, es fundamental que tengas claro que marca el inicio y el final de cada fase, para gestionar a tu equipo entorno a ello.

Las 5 fases más comunes son:

1. Evaluación de viabilidad. Esta fase nos sirve para hacer un estudio de la rentabilidad del proyecto. Ten en cuenta que no solo incluye los gastos directos, sino también los generales de tu empresa. Además, debes contemplar posibles imprevistos.

2. Planificación del proyecto. Define la duración, roles, costes, etc. Con el  objetivo de que dure lo mínimo y sea lo más rentable. Lo ideal es programar hitos, es decir, pequeñas metas que prueban el progreso del proyecto a la empresa y al cliente.  

3. Ejecución del proyecto. Siguiendo la planificación anterior, inicia el  proyecto completando poco a poco los hitos. Si comparas la planificación que tenías con el progreso que está teniendo la ejecución del proyecto, verás tu eficacia

4. Seguimiento y control. Esta es posiblemente la fase más importante. En ella, te enfrentarás a posibles problemas y verás si se cumple lo establecido en el plan de acción. 

Para que el proyecto sea rentable, debes tener en cuenta:

• Documentación y seguimiento  
• Liderazgo efectivo
• Gestores de proyecto
• Comunicación eficiente
• Planificación de recursos

5.  Cierre y revisión. Por último, daremos por terminado el proyecto,  revisándolo y perfeccionando los últimos detalles.

Métodos de gestión de proyectos 

Los métodos de gestión son plantillas predefinidas para globalizar tus proyectos. Puedes seguirlas para empezar a aprender a gestionarlos y, cuando ya tengas la experiencia suficiente, puedes crear los tuyos propios. 

• Agile : La metodología de Agile no está definida por nadie, pero como su nombre en inglés indica, se trata de agilizar todos los procesos. Esto se hace mediante soluciones rápidas a problemas que vayan surgiendo, así se puede continuar con el trabajo. 

• La Ruta Crítica : La Ruta Crítica puede ser el método más famoso de los que  vamos a presentar. Se basa en encontrar el camino perfecto para el proyecto. Para hacerlo, se valoran las tareas que se puede empezar ya y las requieren preparación previa para optimizar el tiempo. 

• Kanban : El método Kanban es de origen Japonés. Consiste en dividir a los empleados en equipos de trabajo, que tendrán asignada una tarea con un  orden de ejecución. Aparte de ese orden, las tareas no podrán realizarse hasta que las anteriores relacionadas con estas hayan sido finalizadas, es decir, que estarán bloqueadas hasta que se cumplan los requisitos.

¿Cómo afecta a mi negocio? 

La Gestión de Proyectos, puede llevarte a ser más rentable, en menos tiempo.

¿Te ha pasado que diariamente te llama tu equipo para saber qué debe hacer? Ese es uno de los principales problemas que se solucionan. Planificar los trabajos, no solo hace a tu equipo más eficiente, sino que también hace que no todo dependa de ti. 

Por defecto, esto también mejora el ánimo de los trabajadores, ya que tienen claro qué trabajo deben hacer y cuándo entregarlo. 

Software de gestión de proyectos 

Puede parecer difícil implementar un sistema de gestión de proyectos si no tienes experiencia. No obstante, con Vendomia es muy intuitivo. Este programa te permite gestionar tus proyectos de forma rápida y sencilla, sin esfuerzo. 

“Trabajar con Vendomia ha sido muy fácil, porque nos han ayudado en la  implementación de todos los procesos. Hemos tenido sesiones de mentoría y de formación. Y, nos han explicado cómo utilizar cada una de las áreas y cómo las podíamos adaptar mejor a nuestro negocio“ 

Aquí tienes un tutorial de nuestro software de gestión de proyectos para que compruebes lo simple que es gestionar tus proyectos con él.