Los presupuestos no son solo un documento para ganar clientes. Son la base de la rentabilidad de cualquier proyecto de construcción. 

Alguna vez has hecho un presupuesto, lo ha aprobado el cliente y todo parecía ir bien. Pero, ¿el proyecto avanza y empiezas a notar que los números no cuadran? Faltan materiales, se alargan los plazos, aparecen gastos inesperados y, al final, lo que parecía una buena oportunidad acaba generando pérdidas.

Cuando se cometen errores en la elaboración de un presupuesto, no solo se pierden oportunidades comerciales. También, se pone en riesgo la salud financiera del negocio.

Por eso, en este artículo vamos a repasar los cinco errores más comunes al hacer presupuestos de obra. Y, lo más importante, cómo puedes evitarlos con una mejor planificación y las herramientas adecuadas.

Errores comunes al presupuestar

Los errores al hacer presupuestos de obra pueden ser muchos y muy distintos entre sí.

A veces el fallo está en un cálculo. Otras ha sido un olvido. Incluso, la comunicación poco clara con el cliente o en no tener en cuenta imprevistos afecta directamente al presupuesto.

Lo que sí tienen en común todos es su impacto: pérdidas económicas, retrasos y clientes insatisfechos.

En Vendomia, llevamos años trabajando con empresas del sector de la construcción y servicios técnicos. Por eso, sabemos bien dónde suelen estar los puntos débiles en los presupuestos. 

Hemos preparado una lista con los 5 errores más comunes al presupuestar. Y, además, incluimos las soluciones prácticas que puedes aplicar desde ya para evitarlos.

Porque equivocarse al presupuestar es algo que puede pasarle a cualquiera. Pero, si tienes las herramientas adecuadas, los procesos claros y una buena visión del proyecto, puedes anticiparte y minimizar los riesgos.

1. Falta de comunicación con el cliente

Un presupuesto no debe ser un documento cerrado que el cliente recibe sin más. Es una propuesta que debe conversarse, aclararse y ajustarse. 

Tener una buena comunicación con el cliente es fundamental para tu presupuesto. Discutir los detalles, esclarecer dudas y tener actualizado a tu cliente, demuestra tu fiabilidad y experiencia.

Si no lo haces, pueden surgir malentendidos, expectativas poco realistas o detalles que se pasan por alto y que después derivan en problemas durante la ejecución.

Solución:

Para evitarlo, es clave establecer un protocolo de comunicación desde el inicio. Define quién habla con el cliente, cómo se registran las conversaciones y qué canales se utilizan. 

Hoy en día, un software de gestión permite mantener un historial claro de cada interacción. Estas herramientas envían seguimientos automáticos y asegurar que el cliente esté siempre informado. Eso transmite profesionalidad y evita muchos dolores de cabeza.

2. Mala gestión del tiempo.

Un error habitual es no tener en cuenta los plazos reales del proyecto al preparar el presupuesto. 

No se trata solo de estimar una fecha de inicio y de entrega. Se debe desglosar tiempos según tareas, disponibilidad de recursos, entrega de materiales y participación de terceros. Si esto no está bien definido desde el principio, es muy fácil que los retrasos acaben afectando a los márgenes.

Solución:

Lo ideal es definir las fases del proyecto y los roles y responsabilidades desde el primer momento. Así, cada persona del equipo debe saber qué debe hacer y cuándo. 

Esto evita duplicaciones, mejora la coordinación y permite anticiparse a posibles cuellos de botella. Además, el control del tiempo y la carga de trabajo se vuelve mucho más sencillo.

3. No contemplar los costos indirectos.

Es fácil pensar en materiales, mano de obra y maquinaria al hacer un presupuesto. Pero ¿qué pasa con los seguros, los desplazamientos, la gestión administrativa o los permisos? 

Todos esos costes indirectos muchas veces se subestiman o, directamente, se olvidan. Y cuando eso ocurre, el proyecto puede ser rentable sobre el papel, pero no en la realidad.

Solución:

Puedes evitar que esto pase, aplicando márgenes de contingencia. De esta forma, tienes en cuenta todos los costes asociados al proyecto, aunque no estén directamente vinculados a la obra en sí. 

Algunas herramientas para crear presupuestos o programas de contabilidad permiten vincular automáticamente conceptos como estos a cada tipo de trabajo. Evitan que los costes indirectos queden fuera del cálculo. 

4. Olvidar los imprevistos.

Por muy bien que planifiques, siempre pueden aparecer situaciones que no esperabas. Un proveedor puede fallar. En la obra puede surgir un problema que no se veía cuando tomaste las medidas para hacer el presupuesto. De repente, la normativa cambia y hay que sacar otros permisos distintos. 

Y cuando el presupuesto no contempla un colchón para estas situaciones, es el negocio el que asume los sobrecostes.

Solución:

Contar con un plan de gestión de riesgos es una práctica profesional que marca la diferencia. Incluye un fondo para imprevistos dentro del presupuesto, que además cuente con datos históricos de proyectos anteriores para estimar cuánto margen es razonable. 

Si además puedes identificar rápidamente qué tareas están generando desvíos, con partes de trabajo, podrás reaccionar a tiempo y tomar decisiones mejor informadas.

Aquí bajo te dejamos un enlace, donde puedes obtener más información sobre los partes de trabajo optimizan la gestión de proyectos.

Cómo los partes de trabajo mejoran la gestión de proyectos.

5. Mala documentación del presupuesto.

Uno de los errores más críticos y más frecuentes es no dejar por escrito todos los acuerdos, detalles técnicos o cambios que surjan sobre la marcha. En otras palabras, una mala documentación de las alteraciones que puedan aparecer en el proyecto.

Esto no solo complica la gestión del proyecto, también puede derivar en conflictos con el cliente si no hay claridad sobre lo que se pactó.

Solución:

La buena documentación empieza por utilizar plantillas claras y homogéneas. También es fundamental asignar responsables que las revisen y asegurarse de que todo queda archivado en un mismo sistema. 

Pero va más allá. Implica incorporar estándares de calidad y seguridad, para garantizar que todo el trabajo cumple con lo establecido.

6. No tener en cuenta los estándares de calidad y seguridad

Otro factor que afecta al presupuesto, pero no suele ser tan común, son los estándares de calidad y seguridad. 

Muchas empresas consideran que se trata de mero papeleo. No obstante, es la base para garantizar que los materiales empleados y los procesos aplicados estén alineados con las normativas vigentes. 

Cuando se trabaja con estos estándares como referencia, se asegura un resultado profesional. Además, se reduce al mínimo el riesgo de accidentes, errores costosos o fallos estructurales. 

En definitiva, es una forma de proteger tu trabajo, a tu equipo y a tus clientes.

¿Cómo evitar estos errores desde un único lugar?

Como bien hemos mencionado con anterioridad, los programas de gestión que incluyen la función de presupuestar te permiten evitar todos los errores comunes en tus presupuestos. 

Por ejemplo, Vendomia te permite crear presupuestos que estiman la rentabilidad del proyecto antes de empezarlo. De esta forma, sabes los costes y los beneficios que tiene una obra antes de comenzar.

Este programa usa presupuestos anteriores que se han hecho a través de él para no dejar ningún punto sin olvidar. E incluye partes de trabajo digitales que te permiten saber los materiales y la mano de obra real utilizada por los operarios en cada trabajo. 

Toda esta información te permite hacer presupuestos cada vez más rápidos y con el margen de beneficios que desees establecer. 

¿Quieres ver como se haría un presupuesto con nuestra herramienta? Entonces, mira este video.